Công văn 108/TTTD2 hướng dẫn báo cáo thông tin tín dụng theo Quyết định 51/2007/QĐ-NHNN do Trung tâm Thông tin tín dụng ban hành

I. NỘI DUNG CHỈ TIÊU BÁO CÁO THÔNG TIN TÍN DỤNG

Tổ chức tín dụng, tổ chức khác có hoạt động ngân hàng (sau đây gọi chung là TCTD) báo cáo thông tin tín dụng theo các chỉ tiêu thông tin tín dụng quy định tại Điều 4 của Quy chế hoạt động thông tin tín dụng và Phụ lục Hệ thống các chỉ tiêu thông tin tín dụng đính kèm Quy chế bằng file điện tử thông qua web site CIC. Riêng thông tin về tài chính của khách hàng là tổ chức, báo cáo bằng văn bản.

1.1. Một số mã dùng trong báo cáo thông tin tín dụng

a) Mã TCTD, chi nhánh và đơn vị trực thuộc TCTD

Áp dụng theo quy định tại Quyết định số 23/2007/QĐ-NHNN ngày 5/6/2007 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành Quy định về hệ thống mã ngân hàng dùng trong hoạt động, nghiệp vụ ngân hàng.

b) Mã khách hàng vay

Mã khách hàng được thiết lập trong cơ sở dữ liệu kế toán của TCTD, chi nhánh TCTD và là duy nhất tại TCTD, chi nhánh TCTD, từ đó làm căn cứ xác định các thông tin về khách hàng trong quan hệ tín dụng, tài sản bảo đảm tiền vay, bảo lãnh,...

Duy nhất tại TCTD, chi nhánh TCTD được hiểu là: mỗi khách hàng chỉ có một mã khách hàng và ngược lại, một mã khách hàng chỉ cấp cho một khách hàng trong một TCTD, chi nhánh TCTD. Không cấp mã khách hàng cũ (đã tất toán, ngừng giao dịch) cho khách hàng mới.

Trường hợp thay đổi mã khách hàng, TCTD, chi nhánh TCTD phải lập và gửi lại thông tin hồ sơ pháp lý của khách hàng đó cho CIC và các thông tin về đổi mã khách hàng theo mẫu file K9 (yêu cầu khác về thông tin tín dụng) tại công văn này.

Nếu cấp mã khách hàng trùng, cấp sai, từ đó làm sai lệch hoặc mất thông tin tại kho dữ liệu thông tin tín dụng quốc gia, TCTD chịu hoàn toàn trách nhiệm khi có khiếu nại, tranh chấp liên quan về thông tin tín dụng đó.

c) Mã trụ sở: theo Bảng mã 01/CIC kèm theo công văn này.

d) Mã tài sản: được quy định theo tài sản bảo đảm tiền vay của khách hàng và phải là duy nhất đối với một khách hàng.

Mã loại tài sản bảo đảm tiền vay: theo Bảng mã 04/CIC kèm theo công văn này.

đ) Mã bảo lãnh: được quy định theo khoản bảo lãnh cho khách hàng và phải bảo đảm duy nhất đối với một khách hàng.

e) Mã số CIC

Mã số CIC do CIC cấp cho từng khách hàng trong toàn quốc, một khách hàng chỉ được CIC cấp một mã số duy nhất, kể cả đơn vị hạch toán phụ thuộc có quan hệ tín dụng cũng được CIC cấp mã số.

Mã số CIC gồm 10 ký tự số và được cấp theo nguyên tắc sau:

(i) Nhóm 1: gồm 2 ký tự đầu tiên bên trái, là mã tỉnh, thành phố và được quy định tại Bảng mã 01/CIC kèm theo hướng dẫn này.

(ii) Nhóm 2: gồm 2 ký tự kế tiếp nhóm 1, là mã nhận diện loại khách hàng.

(iii) Nhóm 3: gồm 6 ký tự cuối, được đánh số từ 000001 đến 999999, là số thứ tự khách hàng theo địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

g) Mã loại hình kinh tế và ngành kinh tế: theo Bảng mã 02/CIC và Bảng mã 03/CIC kèm theo công văn này.

h) Mã mục đích sử dụng vốn vay: theo Bảng mã 05/CIC kèm theo công văn này.

i) Thống nhất viết tắt một số từ thông dụng và chức danh: áp dụng một số từ viết tắt theo Bảng mã 06/CIC và chức danh theo Bảng mã 07/CIC kèm theo công văn này.

k) Mã lý do cho vay bằng hoặc hơn 15% vốn tự có của TCTD: theo Bảng mã 08/CIC kèm theo công văn này.

l) Mã quốc gia: theo Bảng mã 09/CIC kèm theo công văn này.

1.2. Thông tin về hồ sơ pháp lý của khách hàng (Điều 4 khoản 2 điểm 2.1)

a) Nội dung một số chỉ tiêu thông tin chung

Tên khách hàng (K102) là tên chính thức của khách hàng có quan hệ tín dụng (Điều 3 khoản 5). Khách hàng là tổ chức, lấy theo giấy phép thành lập, hoặc giấy đăng ký kinh doanh; khách hàng là cá nhân, lấy theo tên tại giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; khách hàng là hộ gia đình, lấy theo tên của chủ hộ và ghi theo tên tại giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của chủ hộ; khách hàng là tổ hợp tác, lấy theo tên tổ hợp tác và tên của tổ trưởng tổ hợp tác được cách nhau bằng dấu " - ". Riêng tổ vay vốn hoặc đại diện vay vốn tại các tổ chức, khách hàng được xác định là từng thành viên vay vốn theo hợp đồng vay vốn.

Đối với khách hàng là chủ thẻ tín dụng, nếu chủ thẻ là tổ chức thì phần tên khách hàng là tên tổ chức và bổ sung thêm tên của người sử dụng thẻ được cách nhau bằng dấu " - ".

Địa chỉ trụ sở (K1051) là nơi khách hàng đang đóng trụ sở chính và đã được đăng ký với cơ quan có thẩm quyền (đối với khách hàng là tổ chức và chủ thẻ tín dụng là tổ chức) hoặc nơi cư trú chính thức hợp pháp (đối với khách hàng là cá nhân, hộ gia đình, tổ hợp tác và chủ thẻ tín dụng là cá nhân).

Quốc tịch của khách hàng (K1061) là quốc tịch của nước, vùng lãnh thổ nơi khách hàng (cá nhân hoặc tổ chức) sinh sống hoặc thành lập, đăng ký kinh doanh.

Cư trú bao gồm người cư trú và người không cư trú, áp dụng theo quy địnhtại khoản 2, 3 Điều 3 Nghị định 160/2006/NĐ-CP ngày 28/12/2006 của Chính phủ.

b) Nội dung một số chỉ tiêu thông tin đối với khách hàng là tổ chức

Chi nhánh, công ty con, đơn vị thành viên (K139) là các chi nhánh, công ty con, đơn vị thành viên trực thuộc khách hàng là tổ chức (chỉ tiêu này phải mô tả rõ địa chỉ, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh).

c) Nội dung một số chỉ tiêu thông tin đối với khách hàng là cá nhân, hộ gia đình, tổ hợp tác và chủ thẻ tín dụng

Số chứng minh nhân dân/hộ chiếu (K1611) do cơ quan có thẩm quyền cấp ghi tại chứng minh nhân dân/hộ chiếu của khách hàng (chỉ nhập số Hộ chiếu đối với khách hàng là người nước ngoài).

Thời hạn còn lại ở Việt Nam (K163) là thời gian còn ở lại Việt Nam của chủ thẻ tín dụng là người nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền cho phép (tính bằng tháng).

Loại thẻ (K1641) thể hiện thẻ tín dụng thuộc loại Visa, Master,...

Họ tên chủ thẻ phụ (K16441) là chủ thẻ phụ được chủ thẻ chính cho phép sử dụng thẻ phụ (chỉ tiêu này phải mô tả thêm: địa chỉ, số và ngày cấp Chứng minh nhân dân/ Hộ chiếu).

1.3. Thông tin về dư nợ của khách hàng và cho vay tiêu dùng (Điều 4 khoản 2 điểm 2.3)

Định kỳ, TCTD báo cáo thông tin về dư nợ của khách hàng là 3 ngày làm việc một lần (số liệu phát sinh/hay là chỉ báo cáo những khách hàng có thay đổi số liệu trong kỳ báo cáo) và ngày làm việc cuối cùng của tháng. Riêng báo cáo dư nợ kỳ cuối tháng báo cáo toàn bộ khách hàng vay theo “Sao kê số dư khách hàng vay” tại chi nhánh TCTD. Cụ thể:

a) Kỳ trong tháng (3 ngày làm việc một lần):

Ví dụ: TCTD gửi báo cáo số liệu tháng 7/2008, sau 3 ngày làm việc thì kỳ báo cáo tiếp theo là ngày 04/7/2008 (thứ Sáu) của số liệu phát sinh/hay là chỉ báo cáo những khách hàng có thay đổi số liệu trong kỳ báo cáo từ ngày 01 - 03/7/2008; kỳ báo cáo tiếp theo là ngày 9/7/2008 (thứ Tư) của số liệu phát sinh các ngày 4, 7 và 8/7/2008; kỳ báo cáo tiếp theo là ngày 14/7/2008 (thứ Hai) của số liệu từ ngày 9 -11/7/2008,…, kỳ 29/7 của số liệu phát sinh các ngày 25, 27 và 28/7/2008, kỳ tiếp theo sẽ là ngày 01/8/2008 của số liệu từ ngày 29 - 31/7/2008.

Lưu ý, vì lý do nào đó, TCTD không thực hiện báo cáo được kỳ trước, thì ngày kỳ báo cáo tiếp theo, TCTD phải báo cáo số liệu của những khách hàng vay có phát sinh ở kỳ báo cáo này và khách hàng vay có phát sinh ở kỳ báo cáo trước để đảm bảo không bị sai sót hoặc bỏ qua những khách hàng đã có phát sinh dư nợ. Đồng thời, TCTD có văn bản gửi CIC nêu rõ lý do không thực hiện báo cáo định kỳ được, để cùng tháo gỡ.

b) Kỳ cuối tháng

Sau khi kết thúc tháng, TCTD báo cáo thông tin dư nợ đến cuối tháng của toàn bộ khách hàng vay theo “Sao kê số dư khách hàng vay”.

Ví dụ: Đối với kỳ báo cáo cuối tháng 7/2008 là ngày 31/7/2008 của số liệu tất cả mọi khách hàng vay: bao gồm các khách hàng có thay đổi dư nợ trong tháng và khách hàng không thay đổi dư nợ tháng 7/2008. Đây cũng được xác định là kỳ báo cáo định kỳ 3 ngày (29 - 31/7) của tháng 7/2008.

c) Số liệu phát sinh

Khi khách hàng vay hoặc trả nợ làm dư nợ (tăng hoặc giảm) trong khoảng thời gian từ lần báo cáo định kỳ trước đến lần báo cáo định kỳ sau được coi là có phát sinh. Trường hợp khách hàng vay có nhiều phát sinh thì lấy số liệu phát sinh gần nhất ngày gửi báo cáo (trừ trường hợp dư nợ của chủ thẻ tín dụng được báo cáo tương tự như kỳ cuối tháng).

d) Dư nợ cuối tháng:

Dư nợ cuối tháng bao gồm khách hàng vay có số phát sinh trong tháng và số khách hàng vay không có thay đổi doanh số cho vay, thu nợ trong tháng.

đ) Yêu cầu báo cáo

(i) Dư nợ của khách hàng vay trong báo cáo bằng dư nợ trên “Sao kê số dư khách hàng vay” tại chi nhánh TCTD.

(ii) Tổng số khách hàng vay trong báo cáo bằng số khách hàng trên “Sao kê số dư khách hàng vay” tại chi nhánh TCTD.

(iii) Đây là những căn cứ để kiểm tra số liệu, đối chiếu số liệu của CIC và TCTD vào kỳ cuối tháng.

e) Thời hạn báo cáo

(i) Thời hạn báo cáo không chậm quá 02 ngày làm việc của kỳ báo cáo. Ví dụ: kỳ I của tháng 7/2008 không chậm quá ngày 07/7/2008 hoặc kỳ cuối tháng 7/2008 không chậm quá ngày 02/8/2008.

(ii) Khuyên khích các TCTD báo cáo hàng ngày và tiến đến tức thời báo cáo kỳ trong tháng.

Thông tin về cho vay tiêu dùng được báo cáo cùng với thông tin về dư nợ của khách hàng vay, gồm các chỉ tiêu: K80101, K80102, K80103, K80104, K80199.

1.4. Thông tin về bảo đảm tiền vay (Điều 4 khoản 2 điểm 2.4)

Thông tin về bảo đảm tiền vay thể hiện khách hàng vay vốn có tài sản bảo đảm hay tín chấp.

Các TCTD báo cáo thông tin về bảo đảm tiền vay của khách hàng chậm nhất 3 ngày làm việc kể từ khi khách hàng có quan hệ vay vốn lần đầu hoặc khi thay đổi thông tin.

a) Hình thức bảo đảm tiền vay bằng tín chấp (áp dụng đối với khách hàng là cá nhân, hộ gia đình, tổ hợp tác)

Thời gian công tác/số năm làm việc (K411) là thời gian mà khách hàng làm việc tại tổ chức đang quản lý khách hàng và được tổ chức đó xác nhận, đơn vị tính bằng năm.

Vị trí làm việc (K412) là chức trách của khách hàng được tổ chức quản lý khách hàng giao trong thời điểm hiện tại.

b) Hình thức bảo đảm tiền vay bằng tài sản

Mô tả tài sản (K429) dùng để mô tả tài sản như vị trí, chất lượng, số lượng, nhãn hiệu, số hiệu, chủng loại,... đối với tài sản bảo đảm của khách hàng.

Chủ sở hữu tài sản (K45) là người được luật pháp công nhận có quyền sở hữu, sử dụng tài sản bảo đảm tiền vay. Chỉ tiêu này áp dụng cho trường hợp khách hàng vay vốn dùng tài sản của bên thứ ba để thế chấp, cầm cố (chỉ tiêu này phải mô tả rõ tên, địa chỉ, số và ngày cấp chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của chủ tài sản). Nếu không báo cáo chỉ tiêu này, thì tài sản thuộc quyền sở hữu của khách hàng vay.

1.5. Thông tin về bảo lãnh cho khách hàng (Điều 4 khoản 2 điểm 2.5)

Thông tin về bảo lãnh cho khách hàng thể hiện việc TCTD đã cam kết bảo lãnh cho khách hàng vay vốn tại TCTD, tổ chức tài chính khác trong hoặc ngoài nước.

Các TCTD báo cáo thông tin về bảo lãnh cho khách hàng chậm nhất là ngày 10 tháng kế tiếp của thông tin cuối tháng trước khi khách hàng có quan hệ bảo lãnh lần đầu hoặc khi thay đổi thông tin.

Mã bảo lãnh (K601) là mã do TCTD cấp cho từng khoản bảo lãnh cho khách hàng để quản lý theo nguyên tắc đã nêu trên trong hướng dẫn này.

Khách hàng được bảo lãnh trong nước (K602) là khách hàng được TCTD bảo lãnh vay vốn tại Việt Nam.

Khách hàng được bảo lãnh ngoài nước (K603) là khách hàng được TCTD bảo lãnh vay vốn ngoài Việt Nam.

Các khoản phải trả thay khách hàng khi vi phạm bảo lãnh (K604) là số tiền mà TCTD phải trả thay khách hàng theo cam kết bảo lãnh cho khách hàng mà khách hàng không trả được nợ vay.

Lý do (K6043) là nguyên nhân làm cho khách hàng không trả được nợ vay dẫn đến tình trạng TCTD phải trả nợ thay theo cam kết bảo lãnh.

1.6. Thông tin về thẻ tín dụng (Điều 4 khoản 2 điểm 2.6)

Thông tin về thẻ tín dụng là thông tin liên quan đến thẻ tín dụng do TCTD (tổ chức phát hành thẻ) cấp cho khách hàng là cá nhân hoặc tổ chức, bao gồm:

a) Thông tin về hồ sơ pháp lý của thẻ tín dụng (Điều 4 khoản 2 điểm 2.1c).

b) Thông tin về dư nợ thẻ tín dụng (Điều 4 khoản 2 điểm 2.6).

c) Thông tin về vi phạm quy định đối với thẻ tín dụng (Điều 4 khoản 2 điểm 2.8)

Riêng phần vi phạm quy định về thẻ tín dụng và biện pháp xử lý vi phạm, bao gồm cả danh sách thẻ bị khoá (blacklist), báo cáo hàng tháng vào ngày làm việc cuối tháng.

1.7. Thông tin về khách hàng có tổng dư nợ bằng hoặc hơn 15% vốn tự có của TCTD (Điều 4 khoản 2 điểm 2.7)

Thông tin về khách hàng có tổng dư nợ bằng hoặc lớn hơn 15% vốn tự có của TCTD là tổng dư nợ của khách hàng bằng hoặc lớn hơn 15% vốn tự có của TCTD tại thời điểm báo cáo.

Các TCTD báo cáo định kỳ 5 ngày làm việc một lần và ngày làm việc cuối cùng của tháng. Riêng báo cáo ngày cuối tháng được căn cứ theo “Sao kê số dư của khách hàng vay” ngày cuối của tháng báo cáo.

II. FILE BÁO CÁO THÔNG TIN TÍN DỤNG

Các file báo cáo Thông tin tín dụng điện tử phải đáp ứng được yêu cầu sau:

2.1. Các mã chuẩn sử dụng trong file báo cáo thông tin tín dụng theo các bảng mã từ số 01/CIC đến số 09/CIC kèm theo hướng dẫn này

2.2. Trong các file báo cáo thông tin tín dụng được dùng thống nhất bộ chữ tiếng Việt UNICODE theo tiêu chuẩn TCVN6909:2001 có dấu.

2.3. Tên file báo cáo thông tin tín dụng

.

X là loại file

* K là file TCTD gửi cho CIC;

* M là file CIC gửi cho TCTD.

b là loại báo cáo, 01 ký tự ký hiệu như sau:

* 1 file thông tin pháp lý của khách hàng vay

* 3 file dư nợ của khách hàng vay

* 4 file tài sản bảo đảm của khách hàng vay

* 6 file bảo lãnh vay vốn của khách hàng vay

* 7 file vi phạm quy định về thẻ tín dụng

* 8 file dư nợ của khách hàng vay có tổng dư nợ bằng hoặc hơn 15% vốn tự có của TCTD

* 9 file yêu cầu khác về thông tin tín dụng

Y là loại file, 01 ký tự

* T là file dữ liệu dạng text

* N là file nén kiểu zip các file dữ liệu dạng text

mm là 2 số của tháng báo cáo, 02 ký tự

dd là 2 số của ngày báo cáo, 02 ký tự

tctd là mã hệ thống Ngân hàng của đơn vị thực hiện gửi/ nhận báo cáo với CIC theo Quyết định số 23/2007/QĐ-NHNN ngày 5/6/2007 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước. Nếu là TCTD gửi báo cáo trực tiếp CIC thì dùng 03 ký tự của mã hệ thống ngân hàng, nếu là chi nhánh TCTD gửi báo cáo trực tiếp CIC thì dùng 08 ký tự của mã ngân hàng.

zzz để phân biệt: nếu trùng tên file trong một ngày báo cáo thì vị trí này là số thứ tự của file trong một ngày báo cáo hoặc số thứ tự chi nhánh, đơn vị trực thuộc của TCTD, bao gồm 03 ký tự, bắt đầu từ 001 (ví dụ: 001, 002,...).

2.4. Những nguyên tắc tạo file báo cáo thông tin tín dụng

Các mẫu file báo cáo tương ứng các loại thông tin quy định tại Điều 4 Quy chế hoạt động thông tin tín dụng và Phụ lục Hệ thống các chỉ tiêu báo cáo thông tin tín dụng đính kèm được thống nhất như sau:

a) Cách thức chung tạo dòng đầu của chi nhánh TCTD báo cáo

Dữ liệu đối với mỗi chi nhánh TCTD hoặc cho mỗi loại thông tin, ngày báo cáo, TCTD phải tạo một dòng đầu báo cáo.

Dòng đầu báo cáo đảm bảo đầy đủ và chính xác các thông tin quy định như sau:

(i) Mẫu dòng dữ liệu:

K K|Ngày báo cáo|Mã CN TCTD|Tên CN TCTD|

Trong đó S:

¡ A là đoạn file chứa thông tin pháp lý của khách hàng là tổ chức

¡ B là đoạn file chứa thông tin pháp lý của khách hàng là cá nhân, hộ gia đình, tổ hợp tác

¡ C là đoạn file chứa thông tin pháp lý của khách hàng là chủ thẻ tín dụng

¡ D là đoạn file chứa thông tin dư nợ của khách hàng là tổ chức, cá nhân, hộ gia đình, tổ hợp tác

¡ E là đoạn file chứa thông tin cho vay tiêu dung

¡ G là đoạn file chứa thông tin dư nợ của khách hàng là chủ thẻ tín dụng

¡ H là đoạn file chứa thông tin về bảo đảm của khách hàng là tín chấp

¡ K là đoạn file chứa thông tin về bảo đảm của khách hàng là tài sản

¡ M là đoạn file chứa thông tin về đổi mã khách hàng

¡ N là đoạn file chứa thông tin về thẻ tín dụng bị khóa (black list)

K, b, mã CN TCTD như chỉ dẫn tại điểm 2.3 nêu trên

(ii) Tên CN TCTD theo quyết định thành lập của CN TCTD

(iii) Thời gian trong báo cáo:

+ Ngày báo cáo: ngày lập báo cáo áp dụng trong các báo cáo thông tin tín dụng được thống nhất theo dạng dd/mm/yyyy (ngày/tháng/năm);

+ Giờ báo cáo: giờ lập báo cáo áp dụng trong các báo cáo thông tin tín dụng được thống nhất theo dạng hh:mm:ss (giờ:phút:giây).

(iv) Đơn vị tiền tệ báo cáo:

+ Đối với tiền Việt Nam đơn vị tính là 1 triệu đồng;

+ Các loại ngoại tệ khác và vàng đều được quy ra Đôla Mỹ tại thời điểm báo cáo để báo cáo. Đơn vị tính là 1 USD.

b) Dòng dữ liệu

(i) Các trường dữ liệu dạng ký tự có độ dài tối đa ghi trong dấu ngoặc bên cạnh.

(ii) Nhiều chỉ tiêu viết trên 1 dòng sử dụng dấu sổ đứng (|) để phân biệt giữa các chỉ tiêu. Nếu trên một dòng, các chỉ tiêu không có dữ liệu, thì không báo cáo dòng đó.

(iii) Mỗi dòng dữ liệu đều bắt đầu bằng dãy số tự nhiên để phân biệt các dòng, dấu cộng (+) tiếp sau (nếu có) để chỉ ra dữ liệu tiếp theo của dòng số liệu trên nó.

c) Các dòng chú thích bắt đầu bằng dấu thăng (#).

(i) Ký hiệu “EN:” ở đầu dòng là dấu hiệu kết thúc một loại khách trong một CN TCTD.

(ii) Ký hiệu “ssssss” là số dùng để kiểm tra tính đúng đắn số liệu và thể hiện tổng số khách hàng trong file.

d) Nguyên tắc sắp xếp trong file báo cáo

(i) Đối với file hồ sơ pháp lý của khách hàng được sắp xếp theo thứ tự: khách hàng vay là tổ chức, khách hàng là cá nhân, hộ gia đình, tổ hợp tác, khách hàng là chủ thẻ tín dụng.

(ii) Đối với file dư nợ khách hàng vay được sắp xếp theo thứ tự: dư nợ khách hàng vay là tổ chức, khách hàng là cá nhân, hộ gia đình, tổ hợp tác, dư nợ cho vay tiêu dùng, dư nợ thẻ tín dụng.

(iii) Đối với file bảo đảm tiền vay được sắp xếp theo thứ tự: bảo đảm bằng tín chấp, bảo đảm bằng tài sản.

(iv) Đối với file yêu cầu khác về thông tin tín dụng được sắp xếp theo thứ tự: thông tín đổi mã khách hàng, thông tin về thẻ tín dụng bị khóa (Black list).

2.5. Mẫu các file báo cáo thông tin tín dụng

Để thống nhất file báo cáo thông tin tín dụng, CIC yêu cầu các TCTD báo cáo dạng file theo dạng text theo mẫu dưới đây.

a) Mẫu file K1 (thông tin pháp lý của khách hàng)

• Tên file : K1T.

• Nội dung file

2.5. b) Mẫu file K3 (thông tin về dư nợ)

• Tên file: K3T.

• Nội dung file

2.5. c) Mẫu file K4 (thông tin về bảo đảm tiền vay của khách hàng)

• Tên file: K4T.

• Nội dung file

2.5. d) Mẫu file K6 (thông tin về bảo lãnh cho khách hàng)

• Tên file: K6T.

• Nội dung file

2.5. e) Mẫu file K7 (thông tin về vi phạm quy định đối với thẻ tín dụng)

• Tên file: K7T.

• Nội dung file

2.5. g) Mẫu file K8 (thông tin về khách hàng có tổng dư nợ bằng hoặc hơn 15% vốn tự có của TCTD)

• Tên file: K8T.

• Nội dung file

2.5. h) Mẫu file K9 (yêu cầu khác về thông tin tín dụng)

• Tên file: K9T.

• Nội dung file

III. QUYỀN TRUY CẬP WEB SITE CIC VÀ ĐỊA CHỈ GỬI/NHẬN

3.1. Đăng ký quyền truy cập

TCTD phải đăng ký người truy cập web site CIC để báo cáo thông tin tín dụng điện tử theo mẫu “Phiếu đăng ký quyền truy cập báo cáo số liệu” kèm theo công văn này.

3.2. CIC cấp quyền truy cập web site CIC

Để báo cáo thông tin tín dụng cho cá nhân theo mẫu “Phiếu đăng ký quyền truy cập báo cáo số liệu” được TCTD uỷ quyền bằng văn bản. Các quyền truy cập website CIC đã được CIC cấp trước khi có văn bản hướng dẫn này có quyền truy cập đến hết 30/8/2008 (trừ trường hợp TCTD thay đổi). Sau thời hạn này, các TCTD phải đăng ký lại theo mẫu đối với tất cả những người đã được đăng ký không theo mẫu quy định tại công văn hướng dẫn này.

3.3. TCTD thực hiện báo cáo thông tin tín dụng dưới dạng file điện tử thông qua website CIC.

3.4. Sử dụng và quản lý quyền truy cập

a) Các cá nhân được cấp quyền truy cập web site CIC được sử dụng để gửi/nhận các báo cáo thông tin tín dụng với CIC.

b) Trong quá trình sử dụng quyền truy cập web site CIC, không được cho người khác sử dụng quyền truy cập của mình và phải thường xuyên thay đổi password truy cập để tránh bị lợi dụng.

c) Cá nhân được cấp quyền truy cập web site CIC và TCTD quản lý cá nhân đó có trách nhiệm bảo mật khoá truy cập và sử dụng theo quy định về chữ ký điện tử.

d) Khi TCTD thay đổi người gửi/nhận các báo cáo thông tin tín dụng phải gửi văn bản cho CIC để đóng quyền truy cập web site CIC của người cũ và cấp quyền cho người mới.

e) Tổ chức, cá nhân lợi dụng quyền truy cập web site CIC để làm sai lệch thông tin tín dụng trong quá trình gửi/nhận báo cáo thông tin tín dụng thì tổ chức, cá nhân đó hoàn toàn chịu trách nhiệm.

3.5. Bảo mật trong quá trình gửi thông tin tín dụng

TCTD phải có các biện pháp bảo mật trong quá trình lập, gửi các báo cáo thông tin tín dụng để đảm bảo thông tin không bị sửa chữa và thay đổi như:

a) Quy định người có trách nhiệm thực hiện báo cáo thông tin tín dụng.

b) Quản lý mã khóa báo cáo thông tin của cán bộ thực hiện.

c) Nén và khoá file theo tên truy cập của người báo cáo khi truyền thông tin.

(i) Định dạng nén file theo winzip có phần mở rộng là (.zip)

(ii) Mã nén file báo cáo do CIC cấp cho từng người báo cáo. Trường hợp người báo cáo đã được cấp quyền trước văn bản này, CIC sẽ cấp và gửi qua web site CIC hoặc qua Email.

(iii) Khi cần thay đổi mã nén file báo cáo, TCTD thông báo cho CIC bằng văn bản để được cấp mã nén mới.

3.6. Địa chỉ gửi/nhận báo cáo thông tin tín dụng

a) Đối với các file báo cáo điện tử

(i) Gửi/nhận qua website của CIC theo địa chỉ:

http://www.cic.org.vn hoặc http://www.creditinfo.org.vn

(ii) Trường hợp có sự cố kỹ thuật khi truy cập website của CIC file báo cáo thông tin tín dụng được gửi qua địa chỉ Email: [email protected]

b) Đối với báo cáo bằng văn bản

Trung tâm Thông tin tín dụng – Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

Địa chỉ: 45 Lý Thường Kiệt, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội

c) Hỗ trợ tức thời người gửi/nhận báo cáo thông tin tín dụng

(i) Địa chỉ điện thoại hỗ trợ tức thời: 04-8251309/9361684

(ii) Giải đáp qua web site CIC

+ Địa chỉ:

http://cic.org.vn/cicportal/index.php?option=com_contact&task=view&contac t_id=1&Itemid=58

+ Cách thức gửi/nhận: qua địa chỉ Email: [email protected] và địa chỉ email cá nhân của người báo cáo thông tin tín dụng.

+ Thông báo trực tiếp với cán bộ xử lý thông tin phụ trách TCTD bằng điện thoại hoặc địa chỉ email cá nhân (theo danh sách trên web site CIC).

d) Quy định khác

Mọi liên lạc không theo quy định tại mục a, b, c trên đây là không hợp lệ, CIC không chịu trách nhiệm về chậm chễ giải quyết.

IV. SỬA SAI VÀ ĐIỀU CHỈNH SỐ LIỆU

4.1. Sai sót chưa cập nhật vào kho dữ liệu CIC

Do TCTD phát hiện ngay sau khi gửi hoặc CIC phát hiện có sai sót trong file báo cáo của TCTD như: không đúng mẫu file quy định, thiếu chỉ tiêu, số liệu không hợp lý,... CIC sẽ gửi trả TCTD chậm nhất sau 01 ngày kể từ khi nhận được, cả file hoặc các dòng dữ liệu chưa đầy đủ để chỉnh sửa, bổ sung. TCTD phải xử lý như:

a) Gửi lại ngay file đúng để thay thế file sai, chậm nhất 01 ngày làm việc đối

với toàn bộ file bị trả lại.

b) Các dòng dữ liệu sai được chỉnh sửa và gửi lại ngay vào ngày làm việc tiếp theo hoặc kỳ báo cáo tiếp theo gần nhất đối với các dòng dữ liệu bị trả lại.

4.2. Sai sót đã cập nhật vào kho dữ liệu CIC

a) Trường hợp CIC phát hiện

(i) Nếu sai sót từ TCTD, CIC có văn bản yêu cầu TCTD nêu rõ nguyên nhân sai sót (trả lời trong thời gian không quá 03 ngày làm việc) và có văn bản đề nghị để CIC điều chỉnh dữ liệu tại kho dữ liệu; sau khi đã điều chỉnh, CIC gửi thông báo cho các đơn vị, cá nhân đã nhận được các sản phẩm thông tin tín dụng liên quan đến thông tin sai sót đó để điều chỉnh theo.

(ii) Nếu sai sót thông tin do quá trình xử lý, lưu trữ của CIC, CIC nhanh chóng phối hợp với TCTD báo cáo thông tin điều chỉnh dữ liệu tại kho dữ liệu; đồng thời CIC gửi thông báo cho các đơn vị, cá nhân đã nhận được các sản phẩm thông tin tín dụng liên quan đến thông tin sai sót đó để điều chỉnh theo.

b) Trường hợp TCTD phát hiện sau 01 ngày kể từ khi gửi file dữ liệu cho CIC

TCTD thông báo tức thời để hoãn tiến độ xử lý tại CIC, hoặc yêu cầu dừng xử lý file sai, dữ liệu sai.

(i) Trường hợp chưa cập nhật thì CIC và TCTD thực hiện như điểm 4.1 trên đây.

(ii) Trường hợp đã cập nhật dữ liệu thì TCTD gửi văn bản cho CIC nêu rõ nguyên nhân sai sót để điều chỉnh dữ liệu tại kho dữ liệu CIC. Nếu các sản phẩm thông tin tín dụng của CIC cung cấp ra đã sử dụng những thông tin sai sót, CIC sẽ gửi thông báo cho các đơn vị, cá nhân nhận được các sản phẩm để điều chỉnh theo.

c) Trường hợp khách hàng vay phát hiện

(i) Nếu khách hàng phát hiện thông tin tín dụng của họ có sai sót, có quyền đề nghị bằng văn bản (kèm theo các giấy tờ liên quan để chứng minh) gửi trực tiếp CIC để điều chỉnh lại thông tin. Trường hợp này, CIC phối hợp với TCTD báo cáo thông tin tín dụng nhanh chóng tìm nguyên nhân sai sót, để chỉnh sửa từ nơi phát sinh sai và kịp thời thông báo cho khách hàng vay biết nguyên nhân và biện pháp xử lý sai.

(ii) Trường hợp khách hàng vay đề nghị TCTD xem lại thông tin:

+ Nếu sai ở đơn vị mình thì điều chỉnh lại dữ liệu và gửi đề nghị bằng văn bản cho CIC (như trường hợp b điểm 4.2 trên đây) nêu rõ nguyên nhân để CIC điều chỉnh và thông báo cho các đơn vị, cá nhân nhận được các sản phẩm để điều chỉnh theo.

+ Nếu sai ở TCTD khác thì gửi thông báo bằng văn bản cho CIC nêu rõ nguyên nhân để CIC xử lý theo quy trình.

4.3. Thẩm quyền đề nghị điều chỉnh thông tin tín dụng

(i) Việc đề nghị điều chỉnh dữ liệu tại kho dữ liệu thông tin tín dụng quốc gia, do Tổng Giám đốc (Giám đốc) TCTD đề nghị.

(ii) Trường hợp chi nhánh TCTD gửi báo cáo trực tiếp CIC: nếu phát hiện thông tin tín dụng có sai sót, cần điều chỉnh. Chi nhánh TCTD báo cáo Hội sở chính để Tổng Giám đốc (Giám đốc) TCTD gửi văn bản đề nghị điều chỉnh dữ liệu tại CIC theo thẩm quyền.

4.4. Lưu trữ văn bản, thông tin đề nghị điều chỉnh dữ liệu

Văn bản đề nghị điểu chỉnh dữ liệu và các tài liệu liên quan, ngoài việc lữu trữ theo chế độ văn thư lưu trữ còn được lưu trữ tại các bộ phận có liên quan với thời hạn là 5 năm.

(i) Tại CIC: bộ phận Xử lý thông tin và bộ phận cung cấp thông tin.

(ii) tại TCTD: bộ phận Thông tin tín dụng

4.5. Trách nhiệm đối với báo cáo, xử lý, lưu trữ, cung cấp thông tin tín dụng sai

Tổ chức, cá nhân thực hiện báo cáo, xử lý, lưu trữ, cung cấp thông tin tín dụng cố ý làm sai lệch thông tin tín dụng dưới bất cứ hình thức nào, tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định hiện hành.

V. ĐỐI CHIẾU, KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG, LƯU TRỮ THÔNG TIN TÍN DỤNG

5.1. Đối chiếu thông tin tín dụng

Căn cứ vào các file báo cáo thông tin tín dụng của TCTD, CN TCTD, CIC phối hợp với Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố tiến hành đối chiếu dữ liệu thông tin tín dụng đối với từng TCTD, chi nhánh TCTD.

a) Tại các Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố

Căn cứ vào số liệu trên web site CIC để đối chiếu:

(i) Tổng dư nợ tại CIC với cân đối kế toán của TCTD, CN TCTD trên địa bàn.

(ii) Danh sách khách hàng thiếu hồ sơ pháp lý tại CIC với hồ sơ khách hàng của TCTD, chi nhánh TCTD trên địa bàn.

b) Tại CIC

(i) Căn cứ vào file báo cáo cuối tháng của từng TCTD để đối chiếu số liệu về tổng dư nợ khai thác từ Thanh tra Ngân hàng Nhà nước, Vụ Chính sách tiền tệ.

(ii) Căn cứ vào chất lượng thông tin, thời gian báo cáo do TCTD gửi để tổ chức đối chiếu, kiểm tra.

Trong quá trình đối chiếu dữ liệu, nếu TCTD không khắc phục sai sót kịp thời, CIC đề nghị Thanh tra Ngân hàng hoặc Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố tổ chức thanh tra việc chấp hành báo cáo và chất lượng thông tin tín dụng của TCTD đó.

5.2. Kiểm tra chất lượng thông tin tín dụng tại TCTD của CIC

a) Kiểm tra định kỳ

Định kỳ quý hoặc năm, CIC tiến hành kiểm tra chất lượng thông tin tín dụng tại các TCTD so với dữ liệu đã báo cáo với CIC theo Quy chế hoạt động thông tin tín dụng và nội dung hướng dẫn tại công văn này.

b) Kiểm tra đột xuất

Căn cứ vào tình hình thực hiện báo cáo và chất lượng thông tin tín dụng do các TCTD báo cáo, CIC tiến hành kiểm tra đột xuất đối với những trường hợp chấp hành chưa nghiêm túc hoặc chất lượng báo cáo thông tin không đáp ứng yêu cầu hoặc có nhiều sai sót phải điều chỉnh.

c) Đánh giá chất lượng báo cáo thông tin tín dụng

Hàng tháng, quý và năm, CIC tiến hành đánh giá chất lượng báo cáo thông tin tín dụng theo Quyết định số 51/2007/QĐ-NHNN để:

(i) Báo cáo kết quả hoạt động thông tin tín dụng với Thống đốc Ngân hàng Nhà nước;

(ii) Đề nghị Thống đốc Ngân hàng Nhà nước khen thưởng hàng năm theo Quy chế;

(iii) Giảm tiền sử dụng thông tin của các TCTD theo Quyết định số 47/2007/QĐ-NHNN ngày 25/12/2007 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về mức thu cung cấp dịch vụ thông tin tín dụng.

5.3. Lưu trữ

Lưu trữ thông tin tín dụng phải bảo đảm tính toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ và phải in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

a) Tại TCTD, tổ chức khác có hoạt động ngân hàng

(i) Các file báo cáo thông tin tín dụng điện tử của TCTD sau khi gửi cho CIC được lưu trữ tại TCTD trong thời gian là 5 năm, theo nguyên tắc:

+ Giữ nguyên tên file gốc và thời gian như khi gửi.

+ Có danh mục để tìm kiếm, tra cứu khi đối chiếu.

(ii) Các báo cáo tài chính của khách hàng được lưu trong hồ sơ tín dụng của khách hàng theo chế độ quy định.

b) Tại CIC

(i) Ngoài việc lưu trữ thông tin tín dụng theo Điều 5 khoản 2, các file báo cáo thông tin tín dụng điện tử của TCTD (hoặc chi nhánh, đơn vị trực thuộc TCTD) được lữu trữ trong thời gian 5 năm theo quy định riêng của CIC nhưng cũng theo nguyên tắc:

+ Giữ nguyên tên file gốc và thời gian như khi nhận.

+ Có danh mục để tìm kiếm, tra cứu khi đối chiếu.

(ii) Các báo cáo tài chính của khách hàng được lữu trữ theo chế độ quy định.

VI. BẢNG MÃ THÔNG TIN TÍN DỤNG

Để thống nhất trong quá trình báo cáo thông tin tín dụng, CIC mã hoá một số chỉ tiêu như sau:

1. Mã tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Bảng mã 01/CIC)

2. Mã TCTD và chi nhánh TCTD được áp dụng theo Quyết định số 23/2007/QĐ-NHNN ngày 5/6/2007 của Thống đốc NHNN.

3. Mã loại hình kinh tế (Bảng mã 02/CIC)

4. Mã ngành kinh tế (Bảng mã 03/CIC)

5. Mã loại tài sản bảo đảm tiền vay (Bảng mã 04/CIC)

6. Mã mục đích sử dụng vốn vay (Bảng mã 05/CIC)

7. Mã viết tắt tên khách hàng (Bảng mã 06/CIC)

8. Mã chức danh (Bảng mã 07/CIC)

9. Mã lý do cho vay bằng hoặc hơn 15% VTC của TCTD (Bảng mã 08/CIC)

10. Mã quốc gia (Bảng mã 09/CIC)

VII. TỔ CHỨC TRIỂN KHAI

1. Tại CIC

1.1. Hướng dẫn Quy chế hoạt động thông tin tín dụng ban hành kèm theo Quyết định số 51/2007/QĐ-NHNN ngày 31/12/2007 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước; đồng thời tổ chức tập huấn, triển khai.

1.2. Tiếp nhận các file báo cáo mới của các TCTD để kiểm tra tính đúng đắn về tên file, dạng file, kết cấu và nội dung file,... Thời gian kiểm tra được tiến hành từ ngày 01 - 20/6/2008.

1.3. Chuyển đổi cơ sở dữ liệu từ 15 - 30/6/2008.

1.4. Từ 01/7/2008, nhận báo cáo thông tin tín dụng theo mẫu file được quy định tại công văn này.

2. Tại Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố

2.1. Căn cứ vào thời gian thực hiện gửi báo cáo thông tin tín dụng được cung cấp trên web site CIC hoặc văn bản của CIC về chấp hành chế độ gửi báo cáo, báo cáo sai, thiếu nội dung,... để đôn đốc, kiểm tra TCTD, chi nhánh TCTD thực hiện báo cáo thông tin tín dụng theo Quy chế hoạt động thông tin tín dụng.

2.2. Hàng tháng, chậm nhất vào ngày 10 tháng sau, tổ chức đối chiếu thông tin tín dụng giữa số liệu tại CIC (trên web site CIC hoặc theo đề nghị của CIC) với số liệu thực tế tại các TCTD, chi nhánh TCTD trên địa bàn theo mục V công văn này.

3. Tại các TCTD, tổ chức khác có hoạt động ngân hàng

3.1. Tạo các file báo cáo thông tin tín dụng theo nội dung quy định tại Điều 4 Quy chế hoạt động thông tin tín dụng và mẫu file, các quy định chuẩn tại công văn hướng dẫn này để báo cáo CIC.

3.2. Từ 01/6 đến 20/6/2008: các TCTD, tổ chức khác có hoạt động ngân hàng truyền file báo cáo mới về CIC để kiểm tra, xác nhận tên file, mẫu file và nội dung file (TCTD đăng ký thời gian cụ thể với CIC).

3.3. Từ ngày 01/7/2008, TCTD truyền file báo cáo thông tin tín dụng theo Quyết định số 51/2007/QĐ-NHNN.

Trên đây là hướng dẫn thực hiện Quy chế hoạt động thông tin tín dụng ban hành kèm theo Quyết định số 51/2007/QĐ-NHNN ngày 31/12/2007 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Trong quá trình tổ chức triển khai, các tổ chức, cá nhân có vướng mắc xin liên hệ với Trung tâm Thông tin tín dụng để được giải đáp, theo các số điện thoại: (04) 9342318/ 9361681/ 9345586 và fax: (04) 8248715.

Nơi nhận:

- Như trên;

- BLĐ NHNN (để báo cáo);

- Vụ, Cục NHNN (để biết);

- Ban giám đốc CIC (để chỉ đạo);

- Các phòng CIC (để thực hiện);

- Lưu: VT, TTTD2. | GIÁM ĐỐC

Phạm Công Uẩn