Căn cứ Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 đã được sửa đổi, bổ sung theo Nghị quyết số 51/2001/QH10 ngày 25 tháng 12 năm 2001 của Quốc hội khoá X;
Quốc hội ban hành Luật lưu trữ.
Chương I:
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Luật này quy định về tổ chức, hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. Luật này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan đến hoạt động lưu trữ và tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
2. Trường hợp điều ước quốc tế mà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết hoặc gia nhập có quy định khác với Luật này thì áp dụng theo quy định của điều ước quốc tế đó.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. “Hoạt động lưu trữ” là hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. “Công tác lưu trữ” là một lĩnh vực hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhà nước bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp lý và thực tiễn về bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ.
3. “Tài liệu lưu trữ” là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp của tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân qua các thời kỳ lịch sử; không phân biệt nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin; được lựa chọn giữ lại bảo quản phục vụ nghiên cứu khoa học, lịch sử và hoạt động thực tiễn.
4. “Lưu trữ cơ quan” là tên gọi chung dùng để chỉ bộ phận làm nhiệm vụ thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
5. “Lưu trữ lịch sử” là tên gọi chung dùng để chỉ một cơ quan nhà nước làm nhiệm vụ thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản lâu dài, thống kê, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.
6. “Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam” là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phân biệt thời gian, nơi bảo quản, hình thức sở hữu, chế độ xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
7. “Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam” là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị- xã hội; các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng và của các tổ chức chính trị- xã hội.
8. “Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam” là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội- nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân qua các thời kỳ và của các nhân vật lịch sử, tiêu biểu.
9. “Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.
10. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
11. “Thu thập tài liệu” là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nộp và tiếp nhận tài liệu có giá trị để bổ sung vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử.
12 “Chỉnh lý tài liệu” là tổ chức phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của một cơ quan, một tổ chức hoặc của một cá nhân.
13. “Xác định giá trị tài liệu” là việc đánh giá mức độ giá trị của tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn nhất định để quyết định giữ lại bảo quản hoặc loại ra để tiêu huỷ.
14. “Bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ ” là bản sao từ bản gốc, bản chính tài liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định nhằm lưu giữ thông tin dự phòng khi có rủi ro xẩy ra đối với bản gốc, bản chính.
Điều 4. Nguyên tắc quản lý lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ được Nhà nước tổ chức và quản lý thống nhất theo những nguyên tắc, phương pháp khoa học và chuyên môn nghiệp vụ.
2. Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam phải được các cơ quan, tổ chức, cá nhân bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả vì lợi ích của Quốc gia, xã hội và công dân.
Điều 5. Chính sách của Nhà nước về lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Nhà nước bảo đảm ngân sách, nguồn nhân lực và các điều kiện khác để đáp ứng yêu cầu của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn, sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam và hiện đại hoá công tác lưu trữ.
2. Nhà nước khuyến khích xã hội hoá các hoạt động dịch vụ lưu trữ.
3. Nhà nước tăng cường mở rộng hợp tác quốc tế trong hoạt động lưu trữ.
Điều 6. Quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ
1. Tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ (sau đây gọi chung là cá nhân) có giá trị như tài liệu lưu trữ quy định tại khoản 3 Điều 3 của Luật này bao gồm:
a) Tiểu sử, gia phả, tộc phả, bằng, sắc;
b) Các công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác;
c) Tài liệu của cá nhân về hoạt động chính trị, kinh tế, xã hội;
d) Thư từ trao đổi;
đ) Những công trình, bài viết về cá nhân do cá nhân nhận hoặc sưu tầm được;
e) Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình của cá nhân hoặc về cá nhân mà cá nhân nhận hoặc sưu tầm được;
g) Ấn phẩm, tài liệu đặc biệt do cá nhân sưu tầm được.
2. Tài liệu lưu trữ của cá nhân có giá trị đối với quốc gia và xã hội được đăng ký thống kê tại Lưu trữ lịch sử bất kỳ, được hướng dẫn, giúp đỡ về kỹ thuật bảo quản và tạo điều kiện để giới thiệu, trưng bày, triển lãm nhằm phát huy giá trị.
3. Việc hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu của cá nhân
a) Việc hiến tặng, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ của cá nhân cho Lưu trữ lịch sử nào do cá nhân có tài liệu quyết định.
b) Cá nhân hiến tặng tài liệu lưu trữ được ưu tiên sử dụng tài liệu đó, được Nhà nước khen thưởng về vật chất và tinh thần theo quy định của pháp luật.
c) Cá nhân ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử phải trả phí bảo quản, trừ tài liệu được quy định tại khoản 2 Điều này. Tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng khi có ý kiến bằng văn bản của cá nhân có tài liệu.
d) Việc mua bán tài liệu lưu trữ của cá nhân (trừ tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia) được thực hiện theo thoả thuận. Trường hợp tài liệu lưu trữ được trả giá ngang nhau thì Lưu trữ lịch sử được ưu tiên mua tài liệu đó.
Điều 7. Các hành vi bị cấm
Cấm các hành vi làm nguy hại đến tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam dưới đây:
1. Làm hỏng, làm mất, tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ;
2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ;
3. Chiếm đoạt, mua, bán, chuyển giao trái phép tài liệu lưu trữ;
4. Cung cấp, sao chép, công bố, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích trái với lợi ích của quốc gia, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân;
5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài khi chưa được phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Chương II:
THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Mục 1: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 8. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các đơn vị trực thuộc.
2. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính có nhiệm vụ tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan, tổ chức trực thuộc; tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Thủ trưởng đơn vị trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.
4. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao giải quyết, theo dõi và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. Cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.
5. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định cụ thể việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Điều 9. Lưu trữ cơ quan
1. Lưu trữ cơ quan được lập tại mỗi cơ quan, tổ chức pháp nhân để quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó.
2. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm:
a) Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức chuẩn bị tài liệu nộp lưu;
b) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;
c) Lựa chọn tài liệu lưu trữ có giá trị để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử và tổ chức việc huỷ tài liệu hết giá trị.
Điều 10. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:
a) Trong thời hạn một năm, kể từ khi công việc kết thúc đối với tài liệu hành chính;
b) Trong thời hạn một năm, kể từ khi công trình được nghiệm thu chính thức đối với tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ;
c) Trong thời hạn ba tháng, kể từ khi công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản;
d) Trong thời hạn sáu tháng, kể từ khi công việc kết thúc đối với tài liệu ảnh, phim điện ảnh; micrôphim; tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử.
2. Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập Danh mục tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan, nhưng không được kéo dài quá ba năm.
Điều 11. Thủ tục giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Bên giao có trách nhiệm:
a) Hoàn thiện hồ sơ, thống kê “Mục lục tài liệu nộp lưu” thành hai bản;
b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.
2. Bên nhận có trách nhiệm:
a) Hướng dẫn việc chuẩn bị tài liệu nộp lưu;
b) Tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu” thành hai bản.
3. Bên giao và bên nhận mỗi bên giữ một bản “Mục lục tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu”.
Điều 12. Quản lý tài liệu chuyên môn nghiệp vụ
1. Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và một số ngành khác được quản lý lâu dài tại ngành theo quy định của Chính phủ.
2. Việc quản lý tài liệu chuyên môn nghiệp vụ quy định tại khoản 1 Điều này thực hiện theo quy định chung về lưu trữ.
Điều 13. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
1. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu lưu trữ được tạo lập và lưu trữ ở dạng thông điệp dữ liệu bằng phương pháp dùng tín hiệu số.
2. Tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, tổ chức và tại Lưu trữ lịch sử phải được quản lý và khai thác sử dụng theo quy định chung về lưu trữ, bảo đảm duy trì được tính xác thực, an toàn và khả năng truy cập theo thời hạn bảo quản.
3. Bộ trưởng Bộ Nội vụ chủ trì, phối hợp với Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông hướng dẫn việc thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
Điều 14. Quản lý tài liệu lưu trữ cấp xã
Uỷ ban nhân dân cấp xã quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp xã.
Mục 2: CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
Điều 15. Chỉnh lý tài liệu
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu sau:
a) Phân loại tài liệu và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ;
c) Hệ thống hoá hồ sơ;
d) Lập Mục lục hồ sơ;
đ) Lập Danh mục tài liệu hết giá trị.
3. Bộ Nội vụ hướng dẫn cụ thể nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu.
Điều 16. Xác định giá trị tài liệu
1. Người đứng đầu cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương thuộc Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
2. Người đứng đầu bộ, ngành quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành sau khi thoả thuận thống nhất với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương thuộc Bộ Nội vụ.
3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ và loại tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
4. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức thành lập, bao gồm:
a) Chánh Văn phòng cơ quan, tổ chức ở trung ương; Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; cấp phó của người đứng đầu đối với các cơ quan, tổ chức khác là Chủ tịch Hội đồng;
b) Đại diện lãnh đạo các đơn vị có tài liệu là Uỷ viên;
c) Đại diện của Lưu trữ cơ quan là Uỷ viên thư ký.
Điều 17. Huỷ tài liệu hết giá trị
1. Tài liệu hết giá trị lưu trữ là tài liệu không còn cần thiết cho khai thác sử dụng trong hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử.
2. Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị được quy định như sau:
a) Người đứng đầu cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp;
b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp quyết định huỷ tài liệu hết giá trị lưu trữ tại cơ quan, tổ chức sau khi có ý kiến bằng văn bản của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp;
c) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử quyết định huỷ tài liệu hết giá trị lưu trữ tại cơ quan, tổ chức sau khi có ý kiến bằng văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên.
3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm huỷ hết thông tin trong tài liệu đó.
4. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có:
a) Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
b) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;
c) Văn bản đề nghị thẩm định của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
d) Văn bản thẩm định của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp (đối với những cơ quan thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử) hoặc cơ quan cấp trên trực tiếp (đối với cơ quan khác);
đ) Quyết định về việc huỷ tài liệu hết giá trị;
e) Biên bản về huỷ tài liệu hết giá trị.
4. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ trong thời hạn ít nhất hai mươi năm kể từ ngày tài liệu bị huỷ.
Mục 3: THU THẬP TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ
Điều 18. Lưu trữ lịch sử
1. Lưu trữ lịch sử được tổ chức tại Trung ương và cấp tỉnh.
2. Lưu trữ lịch sử trong phạm vi thẩm quyền có trách nhiệm:
a) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;
b) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;
c) Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ.
Điều 19. Thẩm quyền thu thập tài liệu của Lưu trữ lịch sử
1. Lưu trữ lịch sử của Đảng Cộng sản Việt Nam thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo quy định của Luật này và các quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng.
2. Lưu trữ lịch sử của Nhà nước bao gồm các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Lưu trữ tỉnh) thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
3. Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức sau:
a) Các cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
b) Các cơ quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa;
c) Các cơ quan, tổ chức trung ương của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức trung ương khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trước;
d) Các doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật;
đ) Các cơ quan, tổ chức của chế độ phong kiến Việt Nam;
e) Các cơ quan, tổ chức của chế độ thực dân, đế quốc trên lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trước;
g) Các cơ quan, tổ chức trung ương của Việt Nam Cộng hoà và của các tổ chức khác từ năm 1975 về trước;
h) Các cơ quan, tổ chức khác theo quy định của pháp luật.
4. Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh thu thập tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức sau:
a) Các cơ quan, tổ chức nhà nước ở cấp tỉnh và cấp huyện;
b) Các cơ quan, tổ chức của Việt Nam cộng hòa và các tổ chức khác ở cấp tỉnh và cấp huyện từ năm 1975 về trước;
c) Các doanh nghiệp nhà nước do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định thành lập và các tổ chức khác theo quy định của pháp luật.
Điều 20. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Trong thời hạn mười năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu lưu trữ hành chính, tài liệu khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản.
2. Trong thời hạn hai năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu lưu trữ phim, ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử.
3. Thời hạn nộp lưu tài liệu chuyên môn nghiệp vụ có giá trị lịch sử của các ngành quy định tại Điều 12 của Luật này do Chính phủ quy định.
Điều 21. Trách nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu
a) Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp;
b) Thực hiện giải mật đối với tài liệu nộp lưu có đóng dấu mật và đóng dấu “ĐÃ GIẢI MẬT” lên tài liệu được giải mật;
c) Giao nộp tài liệu và các công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn. Trường hợp cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn nộp lưu phải được sự đồng ý bằng văn bản của Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền quy định tại Điều 19 của Luật này.
2. Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử:
a) Trình cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu;
b) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu chuẩn bị tài liệu giao nộp;
c) Chuẩn bị kho tàng, phương tiện và tổ chức tiếp nhận tài liệu giao nộp.
Điều 22. Quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức khác
Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức không thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan theo quy định của Luật này và quy định của pháp luật có liên quan.
Điều 23. Quản lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính chia, tách, sáp nhập, giải thể; doanh nghiệp nhà nước phá sản hoặc chuyển đổi hình thức sở hữu
Trường hợp cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính chia, tách, sáp nhập, giải thể, doanh nghiệp nhà nước chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì trước khi chấm dứt hoạt động hoặc chuyển đổi hình thức sở hữu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó phải tổ chức quản lý và giao nộp tài liệu theo quy định sau:
1. Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó.
2. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử phải được nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo thẩm quyền.
3. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức không thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp.
Chương III:
BẢO QUẢN, THỒNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 24. Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ; trang bị các thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
2. Trường hợp cơ quan, tổ chức không thuộc diện nộp lưu chưa có đủ điều kiện bảo quản theo quy định tại khoản 1 Điều này có thể ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, nhưng phải trả phí theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Điều 25. Quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm
1. “Tài liệu lưu trữ quý, hiếm” là tài liệu lưu trữ có một trong các yếu tố sau:
a) Có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia và xã hội;
b) Được hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian và địa điểm;
c) Được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử.
2. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm không phân biệt hình thức sở hữu được đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở Trung ương và cấp tỉnh.
3. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được thống kê, kiểm kê, bảo quản và sử dụng theo chế độ đặc biệt.
4. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được lập bản sao bảo hiểm và chỉ được sử dụng bản sao.
5. Bộ Nội vụ quy định chế độ bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ quý hiếm; quy định thủ tục đăng ký, công nhận tài liệu lưu trữ quý hiếm quốc gia và lựa chọn tài liệu lưu trữ quý, hiếm để đăng ký vào các chương trình, danh hiệu của khu vực và thế giới.
Điều 26. Thống kê nhà nước về lưu trữ
1. Các cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ báo cáo thống kê lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kê hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12.
2. Báo cáo thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định như sau:
a) Lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức kinh tế tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở Trung ương thuộc Bộ Nội vụ;
b) Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh tổng hợp số liệu của huyện và các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh; báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở Trung ương thuộc Bộ Nội vụ
c) Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện tổng hợp số liệu của xã và các cơ quan, tổ chức cấp huyện; báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh.
3. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê về lưu trữ.
Chương IV
SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 27. Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ có nghĩa vụ:
a) Thực hiện đúng các quy định của pháp luật hiện hành về sử dụng tài liệu lưu trữ;
b) Chỉ dẫn xuất xứ nơi bảo quản khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;
c) Tuân thủ quyền tác giả và các quyền khác theo quy định pháp luật;
d) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của Bộ Tài chính.
3. Cơ quan lưu trữ, bảo tàng, thư viện và các cơ quan khác có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm:
a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý;
b) Định kỳ hàng năm rà soát, giải mật, công bố tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục bí mật nhà nước được phép sử dụng.
Điều 28. Thời hạn được phép sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử
1. Tài liệu lưu trữ bảo quản tại Lưu trữ lịch sử được phép sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục bí mật nhà nước và tài liệu liên quan đến bí mật cá nhân.
2. Tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục bí mật nhà nước được sử dụng rộng rãi sau thời hạn dưới đây:
a) 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu chỉ mức độ mật, trừ tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia, quốc phòng, đối ngoại có đóng dấu tuyệt mật;
b) 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia, quốc phòng, đối ngoại có đóng dấu tuyệt mật.
3. Tài liệu liên quan đến bí mật cá nhân như hồ sơ bệnh án, hồ sơ nộp thuế, tài liệu liên quan đến bí mật cá nhân được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá nhân qua đời.
4. Tài liệu đến thời hạn được sử dụng rộng rãi như quy định tại khoản 2 và 3 của Điều này nhưng xét thấy chưa thể công khai thì Lưu trữ lịch sử phải trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định kéo dài thời hạn cho phép sử dụng rộng rãi.
Điều 29. Thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Người sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử vì mục đích công vụ cần có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu.
2. Thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Điều 30. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho phép sử dụng tài liệu bảo quản tại Lưu trữ cơ quan.
2. Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu lưu trữ quy định tại khoản 2 và 3 Điều 28 của Luật này.
3. Người đứng đầu cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ các cấp phê duyệt và cho phép sử dụng tài liệu thuộc Danh mục bí mật nhà nước và tài liệu liên quan đến bí mật cá nhân tại Lưu trữ lịch sử.
Điều 31. Sao tài liệu lưu trữ
1. Người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ thì cho phép sao tài liệu lưu trữ.
2. Việc sao tài liệu lưu trữ phải do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử nơi bảo quản tài liệu thực hiện.
3. Bản sao tài liệu lưu trữ là bản được chụp từ bản gốc, bản chính trong hồ sơ, tài liệu lưu trữ, có đóng dấu “SAO TẠI….(tên Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử”.
Điều 32. Chứng thực lưu trữ
1. Chứng thực lưu trữ là xác nhận của Lưu trữ lịch sử đối với bản sao từ tài liệu lưu trữ do Lưu trữ lịch sử đang trực tiếp quản lý.
2. Bản sao được chứng thực lưu trữ có giá trị pháp lý như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.
3. Lưu trữ lịch sử cấp chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản chứng thực lưu trữ.
4. Bộ trưởng Bộ Nội vụ phối hợp với Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định việc chứng thực lưu trữ.
Điều 33. Công bố tài liệu lưu trữ
1. Công bố tài liệu lưu trữ là công khai ra công chúng về toàn bộ hay một phần nội dung tài liệu lưu trữ thông qua các hình thức:
a) Xuất bản các ấn phẩm lưu trữ;
b) Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng, nơi công cộng và trên các trang thông tin điện tử;
c) Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ;
d) Sử dụng tài liệu lưu trữ trong các công trình nghiên cứu;
đ) Cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ.
2. Việc công bố tài liệu lưu trữ phải theo đúng quy định của pháp luật và không được làm tổn hại đến lợi ích của Quốc gia, xã hội và cá nhân.
3. Chính phủ quy định về nguyên tắc, thủ tục công bố tài liệu lưu trữ.
Điều 34. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài
1. Cơ quan, tổ chức mang tài liệu thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam ra nước ngoài để trưng bày, triển lãm, phục vụ hoạt động công vụ phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả lại nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.
2. Cá nhân mang tài liệu lưu trữ đã được Nhà nước đăng ký ra nước ngoài thì trước khi mang đi, cá nhân phải chuyển tài liệu đó cho Lưu trữ lịch sử để lập bản sao.
3. Chính phủ quy định việc mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài.
Chương V
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ LƯU TRỮ
Điều 35. Nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ
1. Xây dựng, chỉ đạo và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án và chính sách phát triển lưu trữ.
2. Xây dựng, ban hành, phổ biến, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chế độ nghiệp vụ, tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và định mức kinh tế- kỹ thuật về lưu trữ.
3. Quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ.
4. Quản lý thống nhất tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
5. Thống kê nhà nước về lưu trữ.
6. Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực để bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
7. Chỉ đạo và tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng và chuyển giao công nghệ về lưu trữ.
8. Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.
9. Thanh tra, kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ.
10. Hợp tác quốc tế về lưu trữ.
Điều 36. Trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ
1. Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ.
2. Bộ Nội vụ có trách nhiệm giúp Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ và tài liệu thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
3. Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội thực hiện quản lý về lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trực thuộc.
4. Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương theo thẩm quyền.
Điều 37. Hợp tác quốc tế về lưu trữ
1. Cơ quan, tổ chức thực hiện hợp tác về lưu trữ với cơ quan, tổ chức nước ngoài và tổ chức quốc tế trên cơ sở bình đẳng, cùng có lợi và bảo đảm lợi ích quốc gia.
2. Nội dung hợp tác quốc tế về lưu trữ bao gồm:
a) Ký kết, gia nhập tổ chức quốc tế và tham gia các điều ước quốc tế song phương, đa phương về lưu trữ;
b) Thực hiện chương trình, dự án về lưu trữ;
c) Tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học về lưu trữ;
d) Trao đổi chuyên gia, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ;
đ) Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ thông qua triển lãm quốc tế; biên soạn, xuất bản ấn phẩm lưu trữ;
e) Nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ;
g) Trao đổi Danh mục tài liệu lưu trữ, bản sao tài liệu lưu trữ và tư liệu nghiệp vụ lưu trữ.
Điều 38. Thanh tra chuyên ngành lưu trữ
1. Thanh tra Bộ Nội vụ, Thanh tra Sở Nội vụ thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành lưu trữ.
2. Thanh tra chuyên ngành lưu trữ có các nhiệm vụ:
a) Thanh tra việc chấp hành pháp luật về lưu trữ;
b) Phát hiện, ngăn chặn và xử lý theo thẩm quyền đối với các hành vi vi phạm pháp luật về lưu trữ;
c) Tiếp nhận, kiến nghị và giải quyết khiếu nại, tố cáo về lưu trữ theo thẩm quyền;
d) Kiến nghị các biện pháp đảm bảo thi hành pháp luật về lưu trữ;
e) Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kết luận thanh tra và việc thực hiện quyết định giải quyết khiếu nại, tố cáo về lưu trữ.
Điều 39. Khen thưởng và xử lý vi phạm pháp luật về lưu trữ
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích sau đây sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật:
a) Có thành tích xuất sắc trong việc bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;
b) Phát hiện, hiến tặng tài liệu lưu trữ có giá trị cho Nhà nước;
c) Phát hiện, tố giác kịp thời hành vi chiếm đoạt, làm hư hại hoặc tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật về lưu trữ thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
3. Chính phủ quy định về xử phạt hành chính đối với các hành vi vi phạm pháp luật về lưu trữ.
Điều 40. Xã hội hoá các hoạt động dịch vụ lưu trữ
1. Nhà nước khuyến khích các tổ chức, cá nhân thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ sau:
a) Nghiên cứu khoa học, ứng dụng và chuyển giao công nghệ lưu trữ;
b) Tư vấn, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ;
c) Sản xuất, cung ứng các trang thiết bị, vật tư phục vụ cho hoạt động lưu trữ;
d) Nhận ký gửi bảo quản tài liệu lưu trữ;
đ) Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ.
2. Các tổ chức, cá nhân thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ quy định tại khoản 1 Điều này phải bảo đảm chất lượng dịch vụ theo quy định về nghiệp vụ lưu trữ và có nghĩa vụ kê khai, nộp thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật.
Điều 41. Kinh phí cho công tác lưu trữ
1. Nhà nước bảo đảm kinh phí đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; khuyến khích tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước đóng góp, tài trợ cho việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
2. Nguồn kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ bao gồm:
a) Ngân sách nhà nước cấp;
b) Phí, lệ phí từ hoạt động dịch vụ lưu trữ được để lại theo quy định của pháp luật;
c) Viện trợ, tài trợ, quà biếu tặng của các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài.
3. Những nội dung công tác lưu trữ của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội được Nhà nước đầu tư kinh phí bao gồm:
a) Xây dựng, cải tạo kho bảo quản tài liệu lưu trữ;
b) Mua sắm các thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ;
c) Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm ở trong và ngoài nước;
d) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu;
đ) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ;
e) Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
g) Công bố, thông báo, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;
h) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác lưu trữ;
i) Những hoạt động khác về lưu trữ theo quy định của pháp luật.
4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho các nội dung được quy định tại khoản 3 của Điều này theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Điều 42. Người làm công tác lưu trữ
Người làm công tác lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội phải bảo đảm các tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức, viên chức lưu trữ; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác đối với chức danh và được hưởng chế độ phụ cấp nghề nghiệp theo quy định của pháp luật.
Chương VI
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 43. Hiệu lực thi hành
Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày ….
Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 hết hiệu lực thi hành khi Luật này có hiệu lực.
Điều 44. Quy định chi tiết thi hành
1. Chính phủ quy định chi tiết thi hành các điều 33, 34, 39.
2. Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính, Bộ Tư pháp, Bộ Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm hướng dẫn thi hành các điều được giao trong Luật này và những nội dung cần thiết khác để đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về lưu trữ.
_______________________________________________________________________
Luật này đã được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá…kỳ họp thứ… thông qua ngày…tháng…năm …