Hướng dẫn 075/ĐKVN-VAR về kiểm tra, kiểm soát hoạt động kiểm định xe cơ giới do Cục Đăng kiểm Việt Nam ban hành

HƯỚNG DẪN

KIỂM TRA, KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG KIỂM ĐỊNH XE CƠ GIỚI

1. Phạm vi đối tượng áp dụng

1.1. Hướng dẫn này áp dụng cho việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe cơ giới, bao gồm:

a) Kiểm tra, đánh giá lần đầu, bổ sung, hàng năm (kiểm tra, đánh giá lần đầu/bổ sung/hàng năm).

b) Kiểm tra chuyên ngành.

c) Giám sát kiểm định.

d) Kiểm soát báo cáo, dữ liệu kiểm định và mạng cảnh báo phương tiện.

e) Tiếp nhận, kiểm tra, xử lý thông tin phản ánh về công tác kiểm định xe cơ giới qua đường dây nóng.

1.2. Hướng dẫn này áp dụng cho các đơn vị, cá nhân có liên quan đến hoạt động kiểm định cấp giấy “Chứng nhận an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường phương tiện cơ giới đường bộ” cho xe cơ giới tham gia giao thông.

2. Giải thích từ ngữ

2.1. Kiểm tra, đánh giá lần đầu là việc kiểm tra, đánh giá đối với Đơn vị đăng kiểm xe cơ giới mới được thành lập, xem xét sự phù hợp với các quy định về điều kiện thực hiện kiểm định xe cơ giới.

2.2. Kiểm tra, đánh giá hàng năm là kiểm tra, đánh giá được thực hiện định kỳ hàng năm đối với Đơn vị đăng kiểm xe cơ giới trong quá trình hoạt động, xem xét việc duy trì sự phù hợp với các quy định về điều kiện thực hiện kiểm định xe cơ giới.

2.3. Kiểm tra, đánh giá bổ sung là kiểm tra, đánh giá đối với Đơn vị đăng kiểm xe cơ giới, xem xét sự phù hợp với các quy định về điều kiện thực hiện kiểm định khi có sự thay đổi về dây chuyền, thiết bị kiểm định xe cơ giới.

2.4. Kiểm tra chuyên ngành là kiểm tra đột xuất việc tuân thủ các quy định trong hoạt động kiểm định xe cơ giới.

2.5. Giám sát kiểm định là việc kiểm tra trực tiếp quá trình kiểm định xe cơ giới tại Đơn vị đăng kiểm.

2.6. Kiểm soát báo cáo, dữ liệu kiểm định và mạng cảnh báo phương tiện là việc kiểm tra, soát xét các báo cáo, dữ liệu trên mạng kiểm định, mạng cảnh báo phương tiện trong hoạt động kiểm định xe cơ giới.

2.7. Mạng cảnh báo phương tiện là mạng chuyên ngành nội bộ của Cục Đăng kiểm Việt Nam, nhằm thông báo cho các Đơn vị đăng kiểm trên cả nước biết các xe cơ giới có vi phạm quy định, không đủ điều kiện kiểm định.

2.8. Tiếp nhận, kiểm tra, xử lý thông tin phản ánh qua đường dây nóng là việc tổ chức tiếp nhận, kiểm tra thông tin, trả lời theo yêu cầu các thông tin phản ánh về hoạt động kiểm định xe cơ giới và khắc phục, xử lý sai phạm nếu có.

3. Kiểm tra đánh giá lần đầu /hàng năm/bổ sung

Việc kiểm tra, đánh giá lần đầu/hàng năm/bổ sung được thực hiện tại Đơn vị đăng kiểm xe cơ giới. Nội dung thực hiện như sau:

3.1. Kiểm tra đánh giá lần đầu/hàng năm

a) Kiểm tra cơ sở vật chất kỹ thuật; thiết bị thông tin, lưu trữ và truyền số liệu, nhân lực của Đơn vị. Kết quả kiểm tra ghi vào Phụ lục 1a.

b) Kiểm tra việc thực hiện quy định, quy trình kiểm định của đăng kiểm và nhân viên nghiệp vụ theo các nội dung, yêu cầu nêu tại Phụ lục 9. Kết quả kiểm tra ghi vào Phụ lục 1b và Phụ lục 1c.

c) Kiểm tra thiết bị, dụng cụ kiểm định. Kết quả kiểm tra ghi vào Phụ lục 1d, 1e.

d) Kiểm tra Sổ theo dõi, chế độ báo cáo và quản lý, sử dụng ấn chỉ kiểm định. Kết quả kiểm tra ghi vào Phụ lục 1f.

e) Kiểm tra việc Quản lý, ghi chép, lưu trữ Hồ sơ phương tiện và Hồ sơ kiểm định (áp dụng đối với kiểm tra đánh giá hàng năm). Kết quả kiểm tra ghi vào Phụ lục 1g.

f) Lập Biên bản tổng hợp theo Phụ lục 1.

g) Lập Báo cáo kiểm tra theo Phụ lục 2.

3.2. Kiểm tra đánh giá bổ sung

a) Đối với trường hợp lắp đặt thêm dây chuyền kiểm định mới hoặc thay đổi vị trí lắp đặt dây chuyền kiểm định thực hiện kiểm tra theo các nội dung nêu tại điểm a), c), f) và g) Mục 3.1 của Hướng dẫn này.

b) Đối với trường hợp lắp đặt thêm hoặc thay thế thiết bị chỉ thực hiện kiểm tra thiết bị đó. Kết quả kiểm tra ghi vào Phụ lục 1d.

3.3. Phòng Kiểm định xe cơ giới có trách nhiệm tổ chức đoàn kiểm tra, thông báo lịch và thực hiện việc kiểm tra, đánh giá lần đầu/bổ sung/hàng năm; báo cáo Cục trưởng Cục Đăng kiểm Việt Nam kết quả thực hiện.

3.4. Đơn vị đăng kiểm có trách nhiệm lập Báo cáo hoạt động kiểm định trong kỳ theo mẫu Phụ lục 3 gửi về Cục Đăng kiểm Việt Nam (Phòng Kiểm định xe cơ giới) trước thời điểm hết hạn Giấy chứng nhận hoạt động kiểm định 10 ngày.

3.5. Hồ sơ kiểm tra, đánh giá hàng năm được lưu trữ trong thời hạn 3 năm kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận.

4. Kiểm tra chuyên ngành

4.1. Yêu cầu đối với Đội kiểm tra chuyên ngành

a) Đội kiểm tra chuyên ngành gồm đội trưởng, đội phó và các kiểm tra viên do Cục trưởng Cục Đăng kiểm Việt Nam bổ nhiệm và cấp Thẻ theo đề nghị của Trưởng phòng Kiểm định xe cơ giới.

b) Các kiểm tra viên là đăng kiểm viên, có phẩm chất đạo đức tốt, có đủ trình độ về chuyên môn nghiệp vụ và thao tác thực hành, có kinh nghiệm thực tế; thực hiện nhiệm vụ kiểm tra theo phân công của Trưởng phòng Kiểm định xe cơ giới.

c) Khi thực hiện kiểm tra, các kiểm tra viên phải mang theo Thẻ và phải có tối thiểu hai kiểm tra viên tham gia. Trường hợp đặc biệt, thực hiện theo chỉ đạo của Cục trưởng Cục Đăng kiểm Việt Nam.

4.2. Trách nhiệm của kiểm tra viên

a) Thực hiện nhiệm vụ kiểm tra chuyên ngành theo sự phân công đảm bảo chính xác, trung thực, khách quan và công tâm trong quá trình kiểm tra;

b) Thực hiện kiểm tra, phúc tra lại kết quả kiểm định căn cứ theo đúng các tiêu chuẩn, quy trình, quy định và hướng dẫn về kiểm định;

c) Khi kiểm tra phát hiện có sai phạm, kiểm tra viên phải lập Biên bản kiểm tra chuyên ngành theo Phụ lục 4 và chịu trách nhiệm về kết quả ghi trong Biên bản kiểm tra;

d) Đảm bảo nguyên tắc bảo mật khi được giao nhiệm vụ, báo cáo kịp thời, trung thực kết quả kiểm tra; ghi đầy đủ các nội dung đi kiểm tra trong Sổ nhật ký kiểm tra chuyên ngành theo Phụ lục 5.

4.3. Quyền hạn của kiểm tra viên

a) Có quyền kiểm tra, giám sát hoạt động kiểm định của các Đơn vị đăng kiểm, phúc tra kết quả kiểm định.

b) Có quyền lập biên bản khi phát hiện có sai phạm các tiêu chuẩn, quy trình, quy định, hướng dẫn, hoặc chỉ thị của các cấp trong việc thực hiện kiểm định.

c) Có quyền huỷ bỏ các kết quả kiểm định và yêu cầu Đơn vị đăng kiểm thu hồi chứng chỉ đã cấp cho phương tiện không đủ tiêu chuẩn hoặc cấp chứng chỉ cho phương tiện nếu kết quả phúc tra đạt tiêu chuẩn.

d) Có quyền đình chỉ tạm thời chức danh đăng kiểm viên, nhân viên nghiệp vụ khi có sai phạm hoặc gây khó khăn cho kiểm tra viên thực hiện nhiệm vụ trong phạm vi 15 ngày để chờ các cấp có thẩm quyền xem xét, ra quyết định xử lý.

e) Có quyền lập biên bản tạm dừng sử dụng thiết bị kiểm định khi phát hiện thiết bị hư hỏng, không đảm bảo độ chính xác, không đảm bảo an toàn theo quy định.

f) Có quyền đề xuất xử lý vi phạm đối với cán bộ đăng kiểm và Đơn vị đăng kiểm theo các quy định.

g) Được phép sử dụng các biện pháp nghiệp vụ khi tiến hành kiểm tra, kiểm soát nhằm phát hiện các sai phạm.

4.4. Phòng Kiểm định xe cơ giới có trách nhiệm tổ chức thực hiện kiểm tra chuyên ngành; báo cáo, đề xuất xử lý sai phạm với Cục trưởng Cục Đăng kiểm Việt Nam trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo kết quả xử lý sai phạm của Đơn vị đăng kiểm, trường hợp kéo dài phải có báo cáo nêu rõ lý do.

4.5. Đơn vị đăng kiểm có trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi cho các kiểm tra viên thực hiện chức năng, nhiệm vụ kiểm tra. Các cán bộ đăng kiểm liên quan có trách nhiệm chấp hành yêu cầu của kiểm tra viên và cung cấp đầy đủ các hồ sơ, số liệu, thiết bị, phương tiện phục vụ kiểm tra, phúc tra.

4.6. Đơn vị đăng kiểm, cá nhân có sai phạm phải tuân thủ các kết luận, chấp hành các ý kiến xử lý của kiểm tra viên và ký Biên bản kiểm tra. Trong trường hợp có ý kiến chưa thống nhất với kết luận kiểm tra thì có quyền bảo lưu ý kiến và báo cáo bằng văn bản với Cục Đăng kiểm Việt Nam, văn bản phải được gửi trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày lập biên bản, trường hợp kéo dài phải có văn bản nêu rõ lý do.

4.7. Đơn vị đăng kiểm, cá nhân có quyền giải trình các nội dung liên quan để phục vụ cho kết luận của kiểm tra viên được chính xác.

4.8. Các hành vi sai phạm bị phát hiện qua kiểm tra, kiểm soát đều phải lập biên bản và báo cáo đề xuất xử lý kỷ luật theo quy định. Trình tự thực hiện như sau:

a) Các cá nhân liên quan đến sai phạm viết giải trình về lỗi đã vi phạm;

b) Đơn vị đăng kiểm tổ chức họp kiểm điểm, căn cứ vào các quy định và lỗi sai phạm của tập thể, cá nhân để xem xét xử lý kỷ luật theo quy định; thời gian hoàn thành việc viết giải trình và họp kiểm điểm, báo cáo không quá 7 ngày làm việc kể từ khi lập biên bản kiểm tra;

c) Đơn vị đăng kiểm gửi báo cáo xử lý và kiểm điểm sai phạm về Cục Đăng kiểm Việt Nam (Phòng Kiểm định xe cơ giới - số 18, đường Phạm Hùng, Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội).

4.9. Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành được lưu trữ trong thời hạn 3 năm kể từ ngày xử lý xong vụ việc.

5. Giám sát kiểm định

5.1. Đơn vị đăng kiểm xe cơ giới có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc giám sát kiểm định tại đơn vị, nhằm thực hiện các nội dung sau:

a) Không để người ngoài đơn vị không có nhiệm vụ vào khu vực dây chuyền kiểm định; ngăn chặn các hình thức môi giới kiểm định xe cơ giới;

b) Kiểm tra, phát hiện không cho người đưa xe vào kiểm định để tiền, tư trang trên xe khi vào kiểm định;

c) Phát hiện, ngăn chặn đăng kiểm viên, nhân viên Đơn vị nhận tiền hoặc quà biếu của khách hàng;

d) Giám sát, yêu cầu đăng kiểm viên, nhân viên nghiệp vụ trong khi làm nhiệm vụ kiểm định thực hiện đúng vị trí được phân công, mặc trang phục và đeo bảng tên theo quy định;

e) Giám sát, phát hiện việc kiểm định khi thiếu thiết bị, dụng cụ kiểm tra trên dây chuyền.

5.2. Phòng Kiểm định xe cơ giới có trách nhiệm tổ chức, thực hiện giám sát kiểm định tại Đơn vị đăng kiểm trong trường hợp cần kiểm tra theo dõi tình trạng kỹ thuật thiết bị, việc thực hiện quy trình kiểm định của đăng kiểm viên, nhân viên nghiệp vụ. Quy định cụ thể như sau:

a) Thời gian giám sát không quá 5 ngày làm việc; trường hợp thời gian giám sát cần kéo dài phải báo cáo và được sự đồng ý của Cục trưởng Cục Đăng kiểm Việt Nam.

b) Bố trí cán bộ thực hiện giám sát phải có phẩm chất đạo đức tốt, có trình độ về chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với nội dung giám sát.

c) Khi kết thúc giám sát phải có báo cáo kết quả bằng văn bản gửi Cục trưởng Cục Đăng kiểm Việt Nam.

6. Kiểm soát báo cáo, dữ liệu kiểm định và mạng cảnh báo phương tiện

6.1. Phòng kiểm định xe cơ giới có trách nhiệm phân công cán bộ thường xuyên kiểm tra báo cáo, dữ liệu trên mạng kiểm định, mạng cảnh báo phương tiện. Nội dung kiểm tra gồm:

a) Lập hồ sơ phương tiện, hồ sơ kiểm định, cấp chu kỳ kiểm định, quản lý, sử dụng ấn chỉ; cấp chứng chỉ kiểm định.

b) Lập Phiếu kiểm định.

c) Sử dụng, phân công đăng kiểm viên, nhân viên nghiệp vụ thực hiện kiểm định.

d) Thực hiện chế độ báo cáo, quy định về định mức kiểm định.

e) Kiểm định phương tiện đã có cảnh báo.

f) Các nội dung khác của báo cáo, dữ liệu kiểm định.

6.2. Trong quá trình kiểm soát, cán bộ kiểm tra nếu phát hiện sai phạm phải báo cáo, ghi “Sổ kiểm soát báo cáo, dữ liệu” theo mẫu Phụ lục 6. Phòng Kiểm định xe cơ giới yêu cầu Đơn vị đăng kiểm giải trình về sai phạm; thực hiện khắc phục và báo cáo kết quả đã khắc phục. Các sai phạm nghiêm trọng cần phải kiểm tra xác minh cụ thể, báo cáo, đề xuất xử lý với Cục trưởng Cục Đăng kiểm Việt Nam.

6.3. Xe cơ giới có vi phạm quy định, không đủ điều kiện kiểm định phải đưa vào mạng cảnh báo, được thực hiện như sau:

6.3.1. Phòng Kiểm định xe cơ giới:

a) Tổ chức tiếp nhận thông tin; cập nhật, xóa cảnh báo; kiểm tra, theo dõi thực hiện của các Đơn vị đăng kiểm.

b) Đưa vào mạng cảnh báo các trường hợp sau: xe cơ giới hết niên hạn sử dụng; sử dụng hồ sơ giả; xác định sai năm sản xuất hoặc có sai phạm khác về hồ sơ kỹ thuật, hành chính; xe cơ giới có văn bản đề nghị của các cơ quan kiểm sát, toà án, công an, thanh tra giao thông hoặc các Đơn vị đăng kiểm và các Sổ kiểm định bị mất, Sổ kiểm định của xe hết niên hạn sử dụng.

c) Nội dung cảnh báo: biển số đăng ký hoặc số seri Sổ kiểm định bị mất, Sổ kiểm định của xe hết niên hạn sử dụng và lý do cảnh báo.

d) Ghi “Sổ theo dõi cảnh báo” theo mẫu Phụ lục 7, lưu trữ văn bản đề nghị cảnh báo cùng các hồ sơ liên quan.

e) Thực hiện việc xóa cảnh báo khi có bằng chứng xác nhận việc xe đã khắc phục sai phạm.

f) Các trường hợp khác thực hiện theo chỉ đạo của Cục trưởng Cục Đăng kiểm Việt Nam.

6.3.2. Đơn vị đăng kiểm:

a) Cập nhật thường xuyên chương trình cảnh báo theo quy định.

b) Hướng dẫn lái xe, chủ xe khắc phục các vi phạm theo nội dung cảnh báo để được kiểm định cấp Chứng nhận an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường phương tiện cơ giới đường bộ.

c) Báo cáo phương tiện có vi phạm để cảnh báo; hoặc phương tiện đã có khắc phục để xóa cảnh báo.

6.4. Hồ sơ kiểm soát báo cáo, dữ liệu kiểm định, cảnh báo và xoá cảnh báo của phương tiện được lưu trữ trong thời hạn 1 năm kể từ ngày được xoá cảnh báo.

7. Tiếp nhận, xem xét xử lý thông tin phản ánh về công tác kiểm định xe cơ giới qua đường dây nóng

7.1. Phòng Kiểm định xe cơ giới có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận xem xét, kiểm tra, báo cáo xử lý các thông tin phản ánh về công tác kiểm định xe cơ giới trực tiếp qua điện thoại đường dây nóng.

7.2. Thông tin phản ánh phải được ghi vào “Sổ tiếp nhận thông tin đường dây nóng” theo mẫu Phụ lục 8. Đối với những thông tin phản ánh phức tạp, thời gian giải quyết kéo dài, cần báo cáo Cục trưởng Cục Đăng kiểm Việt Nam để giải quyết.

7.3. Hồ sơ tiếp nhận, xem xét xử lý thông tin được lưu trữ trong thời hạn 3 năm kể từ ngày xử lý xong thông tin phản ánh.

8. Tổ chức thực hiện

8.1. Hướng dẫn này có hiệu lực thực hiện kể từ ngày ký và thay thế văn bản số 83/QĐ-ĐK ngày 24/03/2006; số 84/QĐ-ĐK ngày 24/03/2006; số 241/QĐ-ĐK ngày 11/9/2006 và thay thế các văn bản do Cục Đăng kiểm Việt Nam đã ban hành có nội dung trái với Hướng dẫn này.

8.2. Phòng Kiểm định xe cơ giới và các Đơn vị đăng kiểm xe cơ giới có trách nhiệm triển khai, thực hiện theo nội dung của Hướng dẫn này.

Nơi nhận:

- Bộ GTVT (để b/c);

- Thứ trưởng Lê Mạnh Hùng (để b/c);

- Các Sở GTVT (để p/h);

- Các Phó cục trưởng (để chỉ đạo);

- Phòng Kiểm định xe cơ giới (để t/h);

- Các Đơn vị đăng kiểm (để t/h);

- Lưu VP, VAR. | CỤC TRƯỞNG

Trịnh Ngọc Giao

PHIẾU ĐÁNH GIÁ

Thực hiện tiêu chuẩn, quy trình kiểm định

Ngày… tháng… năm…, tại Trung tâm ĐK………..

Người thực hiện:

Người đánh giá:

1. Thực hiện kiểm định:

2. Biên bản kiểm tra lập Sổ:

3. Sử dụng chương trình QLKĐ, tra cứu dữ liệu:

4. Kết luận:

Người thực hiện Người đánh giá