Quyết định 02/2002/QĐ-UB về việc ban hành Qui chế công tác lưu trữ

QUYẾT ĐỊNH CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Về việc ban hành Qui chế công tác lưu trữ

________________

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÀ TĨNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này bản Qui chế công tác lưu trữ của tỉnh Hà Tĩnh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày ban hành. Những qui định trước đây trái vói qui định tại Qui chế này đều bãi bỏ.

Điều 3. Các ông: Chánh Văn phòng ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các Sở, Ban ngành, Chủ tịch ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và các cơ quan, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

TM. UBND TỈNH HÀ TĨNH

CHỦ TỊCH

Trần Đình Đàn

QUY CHẾ CÔNG TÁC LƯU TRỬ

(Ban hành kèm theo Quyết định sô' 02/2002/QĐ-UB ngày 14 tháng 01 năm 2002 của ủy ban nhân dân tinh)

______________

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG:

Điều 1. Công tác lưu trữ ở các cơ quan Nhà nước, các cấp, các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội và các đơn vị vũ trang nhân dân ở địa phương (sau đây gọi chung là cơ quan) là một hoạt động nghiệp vụ, bao gồm toàn bộ các việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu tra cứu, khai thác sử dụng của các cơ quan, của xã hội và công dân.

Tài liệu lưu trữ của tỉnh là bản gốc, bản chính họp pháp được ghi trên giấy, phim ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác có giá trị thực tiễn, giá trị nghiên cứu về khoa học, về lịch sử, được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, của các tập thể hay cá nhân, không phân biệt thời gian hay phương pháp chế tác, được lựa chọn và bảo quản tại các cơ quan.

Tài liệu lưu trữ bảo quản tại các cơ quan trong tỉnh là tài sản chung của Nhà nước, là di sản của dân tộc. Không một cơ quan, đơn vị, cá nhân nào được chiếm làm của riêng hay mua bán, trao đổi trái phép, làm hư hại, thất thoát hoặc tiêu hủy một cách tùy tiện.

Điều 2. ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo công tác lưu trữ và quản ỉý tài liệu luu trữ của tỉnh:

Chánh Văn phòng UBND tỉnh giúp UBND tỉnh việc thực hiện công tác lưu trữ của tỉnh. Giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo công tác lưu trữ ở địa phương: hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan thuộc tỉnh và UBND các huyện, thị xã thực hiện nghiêm túc các qui định của Nhà nước, của tỉnh về công tác lưu trữ.'

Giám đốc các Sở, Ban ngành và Chủ tịch UBND các huyện, thị xã có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình; Công chức, viên chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao có trách nhiệm lập hồ sơ, bảo quản an toàn hồ sơ tài liệu và nộp lưu theo qui định.

Thủ trưởng cơ quan trong phạm vi ngân sách hàng năm có trách nhiệm cân đối để đảm bảo kinh phí cần thiết cho các hoạt động lưu trữ, đặc biệt là việc bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

Điều 3. Tổ chút lưu trữ ở các cơ quan được qui định như sau:

- Văn phòng UBND các huyện, thị xã cần bố trí cán bộ làm công tác lun trữ (gọi chung là hru trữ huyện, thị xã). Chức năng, nhiệm vụ và biên chế của lun trữ huyện, thị xã thực hiện theo qui định tại Thông tư 40/1998/TT- TCCBCP ngày 24/01/1998 của Ban tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn về tổ chức lưu trữ ở các cơ quan Nhà nước các cấp.

- Văn phòng hoặc Phòng hành chính các Sở, Ban ngành, tùy theo khối lượng yêu cầu công việc của mỗi cơ quan, có thể tổ chức bộ phận hoặc bố trí cán bộ chuyên trách hoặc bán chuyên trách làm lưu trữ. Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ chủ yếu sau:

1. Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trực thuộc, cá nhân trong cơ quan lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ.

2. Thu nhận hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân.

3. Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, xây dựng các công cụ thống kê, tra cứu.

4. Bảo đảm an toàn hồ sơ tài liệu lưu trữ của cơ quan theo qui định chung của Nhà nước và của cơ quan.

5. Phục vụ các yêu cầu tra cứu, sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ.

6. Chuẩn bị và thực hiện giao nộp hồ sơ tài liệu theo định kỳ cho Trung tâm lưu trữ tỉnh theo qui định của Nhà nước.

7. Thực hiện chế độ thống kê, báo cáo theo qui định (thống kê theo QĐ liên ngành của Cục Lưu trữ nhà nước và Tổng cục Thống kê số 149 ngày 23/10/1987; báo cáo công tác lưu trữ hàng năm gửi về UBND tỉnh vào nsày 20/12 của năm).
Nsười được bố trí làm luu trữ phải có nghiệp vụ, chức danh lưu trữ qui định tại QĐ số 420/TCCP ngày 29/5/1993 của Ban Tổ chức - Cán bộ CP v/v ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức lưu trữ và QĐ số 650/TCCP ngày 10/8/1993 của Ban Tổ chức CBCP v/v ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức quản lý văn thư - lưu trữ.

Chương II

THU THẬP, CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

Điều 4. Hàng năm lưu trữ cơ quan phải có kế hoạch và tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã đến hạn nộp luu trữ từ các đon vị trực thuộc, cá phân vào kho lưu trữ của cơ quan, cụ thể:

- Xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu

- Phối hợp cùng các đơn vị, cá nhân xác định những loại hồ sơ tài liệu cần thu và lưu trữ.

- Hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ tài liệu để giao nộp.

- Chuẩn bị kho tàng (phòng) và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ.

- Tổ chức tiếp nhận và làm các thủ tục giao nhận hồ sơ tài liệu (thủ tục giao nhận và mẫu biên bản giao nhận thực hiện theo qui định hiện hành của Cục Lưu trữ Nhà nước).

Điều 5. Hồ sơ tài liệu về những công việc đã giải quyết xong trong năm nếu có nhu cầu được giữ lại tại đơn vị, cá nhân 1 năm để tiếp tục theo dõi công việc và hoàn chỉnh hồ sơ. Hết thời hạn trên, tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị khoa học, lịch sử phải được phân loại, sắp xếp, thống kê và chuyển giao cho lưu trữ cơ quan quản lý. Mục lục hồ sơ tài liệu của các đơn vị phải giao nộp cho lưu trữ (do lưu trữ cơ quan phối họp cùng các đơn vị lập, trình thủ trưởng cơ quan duyệt).

Trường họp các đơn vị, cá nhân cần giữ lại một số hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu thì phải thông báo cho lưu trữ biết, nhưng thòi hạn giữ lại cũng không quá một năm nữa (tức 2 năm sau kết thúc công việc).

Mọi công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.

Điều 6. Nhũng hồ sơ tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử của những cơ quan là nguồn nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh hoặc lưu trữ huyện, thị xã được bảo quản tại cơ quan trong thòi hạn 5 năm kể từ năm kết thúc công việc hoặc hồ sơ. Sau thời hạn trên, những hồ sơ tài liệu đó phải giao nộp cho Trung tâm lưu trữ tỉnh hoặc lưu trữ huyện, thị.

Những hồ sơ tài liệu không thuộc diện nộp lưu cho lưu trữ tỉnh hoặc lưu trữ các huyện, thị thì tiếp tục bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan cho tói khi hết giá trị, xét thấy không cần lưu giữ tiếp thì làm thủ tục tiêu hủy.

Hàng năm lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu cho Trung tâm lưu trữ tỉnh hoặc luu trữ huyện, thị xã. Hồ sơ tài liệu nộp lưu và thủ tục giao nhận hồ sơ tài liệu thực hiện theo qui định và hướng dẫn của Cục Luu trữ Nhà nước.

Việc quân lý hồ sơ trong trường hợp chia tách, sáp nhập, giải thể thực hiện theo qui định hiện hành của Nhà nước.

Điều 7. Hồ sơ tài liệu được thu thập bảo quản trong kho lưu trữ các cơ quan phải là nhũng tài liệu có ý nghĩa và giá trị để tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài của cơ quan và của xã hội.

Các cơ quan phải có kế hoạch tổ chức xác định giá trị tài liệu như sau:

1. Xác định thời hạn bảo quản cho toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho cơ quan theo 3 múc độ sau:
- Hồ sơ tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử được bảo quản vĩnh viễn, hoặc lâu dài; sau 5 năm phải nộp vào Trung tâm lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện, thị xã.
- Hồ sơ tài liệu có giá trị thực tiễn trong thời gian dài (trên 10 năm) được bảo quản lâu dài tại kho lưu trữ cơ quan.
- Hồ sơ tài liệu có giá trị thực tiễn trong thời gian ngắn (dưới 10 năm) được bảo quản tạm thời tại kho lưu trữ cơ quan.

2. Những hồ sơ tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, hết giá trị không cần lưu giữ thì tổ chức tiêu hủy.
Tất cả hồ sơ, tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan phải được phân loại, chỉnh lý, sắp xếp một cách khoa học theo đúng phương pháp và qui trình nghiệp vụ lưu trữ để phục vụ kịp thời, chính xác cho mọi nhu cầu khai thác, sử dụng (của cơ quan, các cơ quan khác và của công dân).

Điều 8. Trung tâm luu trữ tỉnh, luru trữ huyện, thị xã đuợc thu thập tài liệu lum trữ từ các cơ quan sau:

1. Các cơ quan Nhà nước cùng cấp

2. Mặt trận Tổ quốc, các Đoàn thể và các Tổ chức xã hội, Tổ chức nghề nghiệp cùng cấp.

3. Các Doanh nghiệp Nhà nước do UBND tỉnh ra Quyết định thành lập.

Danh mục tài liệu nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện, thị

xã do UBND cùng cấp ban hành sau khi có ý kiến thỏa thuận bằng văn bản của cơ quan lưu trữ cấp trên trực tiếp. (Danh mục cụ thể các cơ quan là nguồn nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh thực hiện theo QĐ 321/1998/QĐ-UB ngày 23 tháng 3 năm 1998 của UBND tỉnh).

Điều 9. Việc tiêu hủy tài liệu không cần lum giữ tiếp đuợc qui định như sau:

- Lập danh mục hồ sơ, tài liệu đề nghị hủy và bản thuyết minh kèm theo trình thủ trưởng cơ quan xem xét;

- Thủ trưởng cơ quan ban hành QĐ thành lập Hội đồng để kiểm tra, xác định giá trị tài liệu hồ sơ đề nghị hủy.

- Sau khi xem xét đề nghị của Hội đồng và ý kiến thẩm định của luu trữ cấp trên, thủ trưởng cơ quan ra QĐ tiêu hủy tài liệu. Việc tiêu hủy tài liệu của cơ quan phải thực hiện an toàn, thiêu hủy hết thông tin, không để tài liệu thất thoát ra ngoài.

Điều 10. Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan:

1. Tại Văn phòng UBND tỉnh và Văn phòng UBND các huyện, thị xã:

- Chánh Văn phòng - Chủ tịch Hội đồng.

- Đại diện bộ phận hoặc đơn vị có tài liệu đề nghị hủy - ủy viên

- Giám đốc Trung tâm lưu trữ tỉnh; lưu trữ huyện, thị xã - ủy viên kiêm thư ký Hội đồng.

2. Tại các Sở, Ban ngành và các cơ quan khác:

- Thủ trưởng cơ quan hoặc Phó thủ trưởng cơ quan (được thủ trưởng cơ quan phân công) làm chủ tịch.

- Chánh hoặc Phó văn phòng, hoặc đ/c Trưởng phòng - Phó chủ tịch.

- Lưu trữ cơ quan - ủy viên kiêm thư ký Hội đồng

Chương III

THỐNG KÊ, BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 11. Tất cả hồ sơ tài liệu tại kho lưu trữ cơ quan phải được quản lý chu đáo, an toàn. Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ lập các công cụ thống kê cần thiết như sổ xuất, nhập tài liệu, mục lục hồ sơ để quản lý và tra tìm hồ sơ; thực hiện chế độ kiểm tra định kỳ và 2 năm tổng kiểm kê tài liệu trong kho 1 lần.

Mẫu các loại thống kê, tra cún tài liệu và chế độ báo cáo thống kê thực hiện theo qui định hiện hành của Nhà nước.

Thủ trưởng cơ quan thường xuyên kiểm tra, chỉ đạo để thực hiện đúng một số qui định sau:

1. Bố trí kho tàng đảm bảo thông số kỹ thuật của kho lưu trữ theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước.

2. Trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

3. Thiết lập và duy trì chế độ bảo quản như độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng phù họp, chế độ vệ sinh.

4. Thực hiện các biện pháp phòng gian bảo mật, phòng chống hỏa hoạn, lũ lụt, côn trùng, nấm mốc và các tác nhân gây hại đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

Điều 12. Việc khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu:

1. Tài liệu lưu trữ phục vụ việc tra cứu cho công chức, viên chức của cơ quan để thực hiện nhiệm vụ được giao; cho các ngành, các cấp để thực hiện công vụ; cho công dân để phục vụ mục đích chính đáng của mình phù họp với lợi ích chung của xã hội.

2. Thẩm quyền cho phép khai thác tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm lưu trữ tỉnh và các huyện, thị xã qui định như sau:

- Người phụ trách Trung tâm lưu trữ tỉnh, lưu trữ các huyện, thị xã cho phép khai thác tài liệu không thuộc loại mật.

- Chánh Văn phòng cho phép khai thác tài liệu mật (trên cơ sở xem xét đề nghị của người phụ trách luu trữ).

3. Thẩm quyền cho phép khai thác tài liệu lưu trữ bảo quản tại các sở, ban ngành thuộc tỉnh qui định cụ thể sau:

- Thủ trưởng các đon vị cho phép khai thác tài liệu lưu trữ còn bao quản tại đon vị;

- Chánh, Phó văn phòng hoặc Trưởng phòng cho phép khai thác tài liệu không thuộc loại mật bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan;

- Thủ trưởng cơ quan cho phép khai thác tài liệu lưu trữ loại mật.

4. Việc khai thác, sử dụng, sao chụp tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật Nhà nước phải thực hiện đúng qui định tại Nghị định 84-HĐBT ngày 9/3/1992 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành Qui chế bảo mật Nhà nước và các văn bản hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền.

5. Các cơ quan và công dân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan khác phải c.ó giấy giói thiệu của cơ quan nơi công tác, hoặc chính quyền địa phương nơi cư trú và phải được thủ trưởng cơ quan quản lý hồ sơ tài liệu đồng ý.

Điều 13. Việc khai thác, sử dụng tài liệu ỉuu trữ đối với nguời nước ngoài được qui định như sau:

1. Chỉ được khai thác những tài liệu lưu trữ không thuộc loại mật.

2. Có đơn xin đọc tài liệu, giấy giới thiệu của cơ quan nơi làm việc của Việt Nam, hoặc chính quyền địa phương nơi cư trú.

3. Phải được phép của người có thẩm quyền. Thẩm quyền cho phép đối với người nước ngoài khai thác tài liệu lưu trữ của tỉnh được qui định như sau:

- UBND tỉnh cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm lưu trữ tỉnh sau khi xem xét đề nghị của Chánh Văn phòng ƯBND tỉnh. Tài liệu lưu trữ bảo quản tại các cơ quan cấp tỉnh do Thủ trưởng cơ quan quyết định sau khi xem xét đề nghị của Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng (phụ trách bộ phận lưu trữ).

- UBND huyện, thị xã cho phép sử dụng tài liệu lưu trừ bảo quản tại lưu trữ huyện, thị sau khi xem xét đề nghị của Chánh Văn phòng UBND huyện; tài liệu lưu trữ bảo quân tại các phòng, ban đơn vị thuộc huyện do Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị quyết định.

Điều 14. Việc khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ chỉ được thực hiện tại phòng đọc hoặc phòng làm việc của lưu trữ cơ quan, không được mang tài liệu luu trữ ra khỏi nơi qui định.

- Trường hợp đặc biệt do yêu cầu phục vụ công tác của công chức, viên chức cơ quan cần đưa tài liệu ra ngoài nơi qui định phải được người phụ trách lưu trữ cho phép.

- Việc sao chụp tài liệu lưu trữ phải được người đã cho phép sử dụng duyệt. Người sử dụng tài liệu phải trả chi phí cho việc sao chụp những tài liệu mà mình yêu cầu. Chi phí sao chụp tài liệu giao Giám đốc Trung tâm luu trữ tỉnh đề xuất thống nhất với các cơ quan liên quan trình UBND tỉnh Quyết định để thực hiện.

- Người khai thác tài liệu phải thực hiện đúng các qui định về sử dụng tài liệu lưu trữ; thực hiện nghiêm túc qui định phòng đọc và hướng dẫn của cán bộ lưu trữ; giữ gìn an toàn tài liệu, không sửa chữa, gạch xóa hay làm xáo trộn tài liệu. Trường hợp người sử dụng vi phạm các qui định thì tùy theo mức độ nhẹ, nặng, người sử dụng có thể bị đình chỉ sử dụng hay bị xử lý theo qui định.

Điều 15. Trách nhiệm của luu trữ cơ quan:

- Soạn thảo các qui định khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan; nội qui phòng đọc trình thủ trưởng cơ quan ban hành. Các văn bân này được niêm yết công khai tại lưu trữ cơ quan.

- Lập các công cụ tra cứu hồ sơ tài liệu lưu trữ đưa ra phục vụ như: mục lục tài liệu, thẻ bạn đọc hoặc hướng dẫn tra tìm tài liệu trên máy tính v.v... Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ về tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Chuẩn bị các mẫu biểu cần thiết cung cấp cho người khai thác: Mẫu phiếu yêu cầu sử dụng, yêu cầu sao chụp; chứng thực tài liệu. (Qui định của Pháp lệnh lưu trữ).

- Hướng dẫn cho ngưòi sử dụng tài liệu và theo dõi trong quá trình khai thác tài liệu và quản lý hồ sơ tài liệu đưa ra phục vụ.

Chương IV

KHEN THƯỞNG VÀ xử LÝ KỶ LUẬT

Điều 16. Đơn vị, cá nhân đạt nhiều thành tích trong công tác lưu trữ được xét khen thưởng theo qui định hiện hành của Nhà nước. Đơn vị, cá nhân vi phạm các qui định tại Qui chế này và các qui định hiện hành khác của Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ thì tùy theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý qui định của Pháp luật.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 17. Căn cứ các Qui định tại Qui chế này và các qui định khác của Nhà nước về công tác lưu trữ, các cơ quan, các ngành, các cấp tổ chức xây dụng qui định cụ thể về công tác luư trữ để áp dụng ở các cơ quan, địa phương mình.

Điều 18. Chánh văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm hướng dãn, kiểm tra, đôn đốc việc thi hành Qui chế này trong phạm vi toàn tỉnh./.