Quyết định 110/1998/QĐ-UB v/v: Ban hành quy chế về “Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND Tỉnh”

UBND TỈNH BÌNH PHƯỚC ------- Số: 110/1998/QĐ-UB

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------------------- tỉnh Bình Phước, ngày 15 tháng 09 năm 1998

CHƯƠNGI

: QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Văn phòng UBND Tỉnh là cơ quan thuộc UBND Tỉnh có chức năng tổng hợp, tham mưu phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành mọi mặt hoạt động của HĐND - UBND tỉnh bảo đảm Tỉnh toàn diện thống nhất, liên tục, có hiệu lực và hiệu qủa.

CHƯƠNGII

: NHIỆM VỤ, QUYỀNHẠN CỦA VĂN PHÒNG UBND TỈNH:
A/ NHIỆM VỤ , QUYỀNHẠN CHUNG:

Điều 2: Văn phòng UBND Tỉnh có các nhiệm vụ - quyền hạn:

1. Tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin.

2. Giúp Thường trực HĐND tỉnh, UBND và Chủ tịch UBND Tỉnh xây dựng chương trình làm việc năm, qúi, tháng . Đồng thời tổ chức theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Tỉnh và UBND các Huyện thực hiện chương trình công tác đó.

3. Thẩm tra về Tỉnh pháp lý đối với các Sở, Ngành, Huyện chuẩn bị các đề án trình HĐND, UBND Tỉnh kịp thời, chính xác, theo đúng quy định của pháp luật. Thẩm tra về Tỉnh pháp lý các văn bản trước khi trình UBND Tỉnh ký, ban hành.

4. Tham mưu giúp UBND , Chủ tịch UBND Tỉnh phối hợp với các Ban của HĐND chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND và các vấn đề để Thường trực HĐND, UBND xem xét quyết định.

5. Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND- UBND Tỉnh đảm bảo đúng chủ trưởng, đường lối của Đảng và các quy định, pháp luật của Nhà nước. Tổ chức truyền đạt các các chỉ thị, quyết định của UBND Tỉnh và theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chí thị, quyết định đó.

6. Hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan chuyện môn thuộc UBND Tỉnh về công tác Văn thư - Lưu trữ, nghiệp vụ hành chính, thống nhất theo quy định của Nhà nước. Tổ chức quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ, hành chính của HĐND , UBND tỉnh.

7. Bảo đảm các điều kiện về vật chất, kỹ thuật cho mọi hoạt động và Điều hành của UBND Tỉnh, Đoàn đại biểu quốc hội, HĐND tỉnh, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND Tỉnh, Hội Đồng Thi Đua Khen Thương, Ban biên giới và các ban khác nằm chung trong Văn phòng UBND Tỉnh.

8. Quản lý tổ chức, cán bộ, tài chính, tài sản của Văn phòng UBND theo quy định của Nhà nước và theo phân cấp của Tỉnh.

9. Giúp Thường trực HĐND - UBND Tỉnh đảm bảo mối quan hệ với tỉnh ủy, các Bộ và cơ quan ngang Bộ, MTTQVN, các tổ chức nhân đạo và các doàn thể xã hội trong tỉnh. Tổ chức tiếp nhận và báo cáo UBND tỉnh giải quyết các khiếu nại - tố cáo của công dân.
B/NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỤ THỂ:

Điều 3: Chánh Văn phòng có các nhiệm vụ, quyền hạn:

1/ Tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND, quyết định, Chỉ thị của UBND, Chủ tịch UBND Tỉnh trong cơ quan Văn phòng UBND Tỉnh.

2/ Tổ chức, lãnh đạo công chức trong Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng ghi tại điều 2 quy chế này.

3/ Có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở các Sở, Ban, Ngành, UBND các Huyện thực hiện các chỉ thị, quyết định của UBND tỉnh đã ban hành.

4/ Được giải quyết một số công việc theo sự uỷ nhiệm của Thường trực HĐND, UBND và Chủ tịch UBND Tỉnh (Theo điểm 3, điều 13, quyết định số: 51/1998/QĐ-UB ngày 18/1998 ) về quy chế hoạt động của UBND Tỉnh.
Thừa lệnh Thường trực HĐND , Chủ tịch UBND Tỉnh ký các văn bản thuộc phạm vi điều hòa phối hợp, đôn đốc các cấp, các ngành thuộc Tỉnh trong việc chuẩn bị các đề án trình HĐND, UBND. Ký giấy triệu tập các cuộc họp của UBND, thông báo hoạt động của HĐND, của Thường trực HĐND, UBND và Chủ tịch UBND Tỉnh gởi cho các cấp, các ngành trong Tỉnh; ký sao y các văn bản có liên quan đến chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND và UBND tỉnh.

5/ Tổ chức xử lý thông tin và định kỳ thông tin cho Báo, Đài hoặc họp báo để công bố những chủ trướng, chính sách, biện pháp của UBND Tỉnh trên các lĩnh vực kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng.

6/ Chịu trách nhiệm về mặt hình thức, Tỉnh pháp lý đối với tất cả các văn bản của UBND, HĐND tỉnh trươc khi trình ký và ban hành theo đúng quy định.

7/ Tổ chức giúp cho TT - HĐND, Chủ tịch, Phó Chủ Tịch UBND Tỉnh làm việc với các cấp, các ngành theo định kỳ hoặc đột xuất.

8/ Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức; tuyển dụng hoặc cho thôi việc, khen thưởng, đề bạt, kỷ luật, nâng lương đối với công chức công tác trong Văn phòng theo quy định của Nhà nước và phân cấp của UBND tỉnh.

9/ Làm chủ tài khoản và quản lý các mặt thu chi ngân sách cua Văn phòng theo đúng quy định của Nhà nước.

10/ Giải quyết các ý kiến đề xuất, kiến nghị của công chức công tác trong Văn phòng.

11/ Trực tiếp chỉ đạo các bộ phận: Trung tâm lưu trữ, Phòng tiếp dân, tổ chuyên viên ngoại vụ.

Điều 4: Phó Chánh Văn phòng phụ trách nghiên cứu tổng hợp:

Giúp Chánh Văn phòng thực hiện một số công việc:

1/ Trực tiếp theo dõi chỉ đạo công tác chuyện môn của các tổ chuyên viên thuộc UBND Tỉnh, phòng hành chính - tổ chức (trừ công tác tổ chức).

2/ Thay Chánh Văn phòng ký các văn bản khi được uy quyền hoặc khi Chánh Văn phòng đi vắng theo các mục : c,d,e,g - điểm 3-điều 13 - quyết định số : 51/1998/QĐ-UB ngày 18/4/1998 về quy chế làm việc của UBND tỉnh . Ký các văn bản sao y, giấy giới thiệu cho công chức trong Văn phòng.

3/ Duyệt đánh máy, in ấn bản thảo các văn bản hành chính do tổ chuyên viên biên soạn chuyển đến trong 01 ngày. Đồng thời kiểm tra soát xét nội dung, thể thức trước khi chuyển đến Chánh Văn phòng ký tắt để trình UBND Tỉnh ký ban hành.

4/ Theo dõi tham mưu về công tác cải cách hành chính của UBND Tỉnh và Văn phòng UBND Tỉnh.

5/ Giííp Chánh Văn phòng trong việc tổ chức, quần lý, triển khai công tác công nghệ thông tin trong Văn phòng.

6/ Lập chương trình công tác năm, qui, tháng của UBND.

7/ Tổ chức xử lý thông tin và tổng hợp tình hình báo cáo tuần, tháng, quí, năm theo quy định của UBND Tỉnh.

8/ Dự họp các tổ chuyên viên, phòng hành chính tổ chức để kiểm điểm đánh giá công tác và đề ra phương hướng nhiệm vụ cho thời gian tới.

9/ Khi được Chánh Văn phòng ủy quyền, có trách nhiệm điều hành công việc chung cíia Văn phòng và có trách nhiệm báo cáo lại cho Chánh Văn phòng biết.

Điều 5: Phó Chánh Văn phòng chuyện trách công tác HĐND, Đoàn đại biểu Quốc Hội:

Giúp Chánh Văn phòng một số việc:

1/ Tham mưu giúp HĐND, Thường trực HĐND, Đoàn đại biểu Quốc Hội lập chương trình công tác theo quy chế quy định.

2/ Trực tiếp theo dõi chỉ đạo mọi mặt công tác chuyện môn của tổ chuyên viên giúp việc HĐND, quản lý công tác đối với thư ký đoàn đại biểu quốc hội.

3/ Thay Chánh Văn phòng ký các văn bản theo sự ủy quyền của Thường trực HĐND Tỉnh, ký các văn bản sao y của HĐND, giấy giới thiệu của HĐND.

4/ Duyệt đánh máy, in ấn, soát xét thể thức văn bản hành chính do tổ chuyên viên HĐND, thư ký đoàn đại biểu Quoc hội soạn thảo, ký tắt trước khi trình TT - HĐND và Trưởng, phó Đoàn đại biểu Quốc Hội của Tỉnh ký ban hành.

5/ Phối hợp với các ngành liên quan chuẩn bị các công việc, điều kiện để phục vụ có hiệu qủa hoạt động của Đoàn đại biểu Quốc Hội, HĐND, TT - HĐND, các ban HĐND và các đại biểu HĐND tỉnh.

6/ Dự họp tổ chuyên viên HĐND để kiểm điểm, đánh giá kết qủa công tác và đề ra phương hương nhiệm vụ trong thời gian tới.

7/ Tham gia với thư ký của Đoàn đại biểu Quốc Hội của Tỉnh bảo đảm các điều kiện cho sự hoạt động của Đoàn đại biểu Quốc Hội và các đại biểu Quốc Hội của Tỉnh.

Điều 6: Phó Chánh Văn phòng phụ trách quản trị:

Giúp Chánh Văn phòng thực hiện một số công việc:

1/ Trực tiếp theo dõi chỉ đạo công tác của phòng quản trị, đội xe, nhà khách của Văn phòng UBND Tỉnh.

2/ Được Chánh Văn phòng ủy nhiệm ký các văn bản có liên quan trong lĩnh vực được phân công phụ trách. Ký giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức trong Văn phòng.

3/ Quản lý toàn bộ tài sản hiện có trong cơ quan và bố trí sử dụng có hiệu quả để phục vụ hoạt động của HĐND, TT - HĐND, các ban HĐND,các đại biểu HĐND,UBND Tỉnh , và các cơ quan sinh hoạt ghép.

4/ Theo dõi xây dựng cơ bản và sửa chữa các công trình trong cơ quan.

5/ Tổ chức đội tự vệ, giữ gìn an ninh trật tự trong Văn phòng UBND Tỉnh.

6/ Tham mưu đề xuất kế hoạch sử dụng kinh phí, trang thiết bị để phục vụ cho lãnh đạo trong thực hiện nhiệm vụ công tác, đồng thời đảm bảo nơi ăn, nghỉ cho khách trong và ngoài nước đến công tác, hoặc dự hội nghị lại tỉnh theo ý kiến chỉ đạo của Trưởng đoàn dại biểu Quốc hội, TT HĐND, UBND tỉnh và Chánh Văn phòng.

7/ Thay Chánh Văn phòng duyệt chi dươi 1 triệu đồng theo đúng chế độ quy định.

8/ Giải quyết một số công việc chung của Văn phòng khi Chánh Văn phòng ủy nhiệm và có trách nhiệm báo cáo lại Chánh Văn phòng.

9/ Có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc và dự các cuộc họp của phòng Quản trị để đánh giá kết qủa thực hiện nhiệm vụ và đề ra phương hướng, nhiệm vụ cho thời gian tới.

Điều 7: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chuyên viên nghiên cứu - tổng hợp:

1/ Toe chuyên viên nghiên cứu, tổng hợp bao gồm: Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp, các tổ chuyên viên theo từng lĩnh vực (kinh tế, sản xuất, văn xã, nội chính, tôn giáo, công nghệ thông tin, ngoại vụ).

2/ Tổ chuyên viên nghiên cứu - tổng hợp có các nhiệm vụ :

2. 1/ Nghiên cứu, theo dõi tổng hợp tình hình kinh tế xã hội, an ninh – quốc phòng trong tỉnh để giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND Tỉnh chỉ đạo điều hành công tác quản lý hành chính Nhà nước tại địa phương theo đúng quy định của pháp luật.

2. 2/ Các tổ chuyên viên nghiên cứu, tổng hợp chịu sự quản lý chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ Tịch UBND Tỉnh , Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng phụ trách tổng hợp.

2. 3/ Nghiên cứu các nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư... của cấp trên, nghị quyết của Tỉnh ủy, HĐND Tỉnh. Đề xuất với UBND Tỉnh về việc cụ thể hóa và tổ chức thực hiện các chủ trưởng chính sách quy định đó tại địa phương.

2. 4/ Theo dõi, nắm tình hình hoạt động của các Sở, Ngành, Huyện và các thành phần kinh tế trên địa bàn Tỉnh. Tổng hợp tình hình báo cáo với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách tổng hợp để đề xuất với UBND Tỉnh giải quyết kịp thời những vấn đề tồn tại và phát sinh trên lĩnh vực được phân công theo dõi.

2. 5/ Giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Chánh Văn phòng theo dõi, đôn đốc các Sở, Ngành, Huyện trong việc xây dựng đề án, phương án được UBND Tỉnh giao; kiểm tra, soát xét thủ tục pháp lý đối với đề án, dự tháo văn bản để thông qua Chánh Văn phòng trình Chủ tịch, Phó Chủ Tịch UBND xem xét quyết định. Trực tiếp soạn thảo các đề án, quyết định., khi được Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách tổng hợp giao. Nếu được Chủ tịch, Phó Chủ Tịch trực tiếp giao thì tổ chức thực hiện, đồng thời phải báo cáo Chánh Văn phòng biết để theo dõi chung, nếu Chánh Văn phòng vắng thì báo cho Phó Chánh Văn phòng phụ trách tổng hợp.

2. 6/ Khi được Chủ tịch, Phó Chủ Tịch, Chánh Văn phòng giao nhiệm vụ thì được truyền đạt ý kiến chỉ đạo của UBND Tỉnh đến thủ trưởng các Sở, Ngành, Chủ tịch UBND Huyện và chịu trách nhiệm về những ý kiến đó. Khi được UBND tỉnh, Chánh Văn phòng đồng ý, được quyền yêu cầu Thủ trưởng các Sở, Ngành và UBND Huyện cung cấp các tài liệu, số liệu cần thiết để phục vụ cho công tác nghiên cứu hoặc mời các cán bộ công chức có liên quan ở Sở, Ngành, Huyện để trao đổi làm rõ các vấn đề còn vướng mắc trước khi trình UBND tỉnh quyết định.

2. 7/ Chuyên viên được phân công theo dõi lĩnh vực nào được tham dự các cuộc họp do Chủ tịch, Phó Chủ Tịch UBND tỉnh chủ trì bàn giải quyết những vấn đề liên quan đến lĩnh vực công tác đó. Đồng thời có trách nhiệm tham gia phối hợp với các ngành, cấp trong việc chuẩn bị nội dung, ý kiến tham mưu cho người chủ trì và theo dõi ghi biên bản. Sau cuộc họp phải hoàn chỉnh thông báo trong 02 ngày để đánh máy phát hành.

2. 8/ Chuyên viên nghiên cứu của các khối phối hợp chặt chẽ với phòng hành chính tổ chức, Trung tâm lưu trữ để nắm, thu thập thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành của UBND tỉnh. Thường xuyên gặp, làm tham mưu trực tiếp cho đồng chí Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch phụ trách khỏi về mọi mặt trong lĩnh vực khối chịu trách nhiệm, khi Chủ tịch hoặc Phó Chủ Tịch đã cho ý kiến trên văn bản hoặc phiếu trình chuyên viên hoàn chỉnh văn bản chuyển giao Chánh Văn phòng kiểm tra lần cuối để trình ký ban hành.

2. 9/ Từng chuyên viên trong tổ phụ trách một số lĩnh vực công tác, theo dõi hoạt động một số Ngành, Huyện do Chánh Văn phòng phân công.

Điều 8 : Tổ chuyên viên HĐND tỉnh:

1/ Tổ chuyện viên HĐND gồm các chuyện viên giúp việc Thường trực HĐND, các ban HĐND và thư ký đoàn đại biểu Quốc Hội.

2/ Tổ chuyên viên HĐND tỉnh có nhiệm vụ:

2. 1/ Nghiên cứu, theo dõi tổng hợp tình hình thực hiện nghị quyết của HĐND tỉnh về kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng trong tỉnh để giúp các Ban của HĐND ,Chánh Văn phòng và Phó chánh Văn phòng chuyện trách HĐND tham mưu cho Thường trực HĐND Tỉnh chỉ đạo, giám sát đôn đốc việc thực hiện các nghị quyết ấy tại địa phương theo đúng quy định của pháp luật.

2. 2/ Chuyên viên thuộc tổ chuyên viên HĐND chịu sự chỉ đạo quản lý của Thường trực HĐND chịu sự quản lý trực tiếp của Trưởng, Phó Ban HĐND (đối với chuyện viên giúp việc các Ban) về chuyện môn, nghiệp vụ. Chịu sự quản lý về tổ chức , sinh hoạt của Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng chuyện trách HĐND Tỉnh.

2. 3/ Nghiên cứu các nghị quyết, quyết định, chí thị, thông tư ... của cấp trên, nghị quyết của tỉnh ủy, HĐND Tỉnh. Đề xuất với Thường trực HĐND Tỉnh về việc cụ thể hóa và tổ chức kiểm tra, giám sát đối với các cơ quan chấp hành trong việc thực hiện các chủ trưởng chính sách quy định đó tại địa phương.

2. 4/ Phối hợp với tổ nghiên cứu tổng hợp 01 nắm tình hình hoạt động của UBND, HĐND các Huyện, xã, Thị trấn và các Sở, Ban, Ngành, đơn vị trong Tỉnh. Tổng hợp tình hình báo cáo với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng chuyên trách HĐND và Đoàn đại biểu Quổc Hội để đề xuất với Thường trực HĐND và các Ban cua HĐND Tỉnh giải quyết kịp thời những vấn đề tồn tại và phát sinh trên lĩnh vực được phân công.

2. 5/ Trực tiếp soạn thảo các văn bản hành chính của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của HĐND Tỉnh khi được Thường trực HĐND, các Ban của HĐND Tỉnh , Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng chuyện trách HĐND và Đoàn đại biểu Quốc Hội giao.

2. 6/ Nghiên cứu, đề xuất với Chánh Văn phòng, Trưởng, phó các ban của HĐND Tỉnh xin ý kiến của Thường trực HĐND Tỉnh để tổ chức kiểm tra giám sát việc thực hiện Hiến pháp, các văn bản pháp luật và các Nghị quyết

2. 7/ Chuyện viên được phân công theo dõi lĩnh vực nào được tham dự các cuộc họp do Thường trực HĐND và các Ban HĐND Tỉnh hoặc UBND tỉnh chủ trì bàn giải quyết những vấn đề liên quan đến lĩnh vực công tác đó. Đồng thời có trách nhiệm tham gia với các Ngành, các cấp để chuẩn bị nội dung, ý kiến tham mưu cho ngươi chủ trì và theo dõi ghi biên bản, biên soạn thông báo kết luận chỉ đạo của Hội nghị dến các cấp, ngành hữu quan để thực hiện. Chậm nhất là 02 ngày sau cuộc họp phải hoàn thành thông báo để phát hành.

2. 8/ Các chuyên viên HĐND liên hệ, phối hợp chặt chẽ với Phòng hành chính tổ chức và Trung tâm lưu trữ để nắm, thu thập thông tin phục vụ công tác của Thường trực HĐND, các Ban của HĐND Tỉnh.

2. 9/ Thư ký Đoàn đại biểu Quốc Hội của Tỉnh chịu sự quản lý , chỉ đạo , giúp việc về các mặt công tác , theo sự phân công của Trưởng, Phó Đoàn đại biểu Quốc Hội , Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng chuycn trách công lác HĐND.

Điều 9 : Phòng hành chính - tổ chức :

Có chức năng giúp Chánh Văn phòng tổ chức toàn bộ hoạt động hành chính (văn thư, đánh máy) của Văn phòng nhằm đảm bảo phục vụ có hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất của Thường trực HĐND và UBND Tỉnh.

1. Phòng chịu sự quản lý, chỉ đạo về mọi mặt của Chánh Văn phòng và chịu sự chỉ đạo về hành chính, văn thư, in ấn đánh máy của Phó chánh Văn phòng phụ trách tổng hợp.

2. Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao theo dõi các văn bản gởi đến Thường trực HĐND các Ban của HĐND, UBND, Văn phòng ; đồng thời phát hành các văn bản của Đoàn đại biểu Quốc Hội, của Thường trực HĐND, các Ban của HĐND ,UBND, Văn phòng đến các cơ quan đơn vị trong và ngoài Tỉnh đúng quy định của UBND Tỉnh.

3. Đánh máy, in, sao các tài liệu do Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng duyệt và tập hợp hồ sơ các cơ quan chức năng, báo cáo Chánh Văn phòng trình Thường trực HĐND, các Ban của HĐND , UBND Tỉnh ký ban hành.

4. Quản lý con dấu và đóng dấu các văn bản theo đúng quy định, đồng thời thực hiện nghiêm các quy định về bảo mật nội dung tài liệu, bảo mật cơ quan...

5. Phối hợp với các bộ phận liên quan trong Văn phòng hướng dẫn, đón tiếp khách đến Hội nghị, liên hệ công tác với Đoàn đại biểu Quốc hội, Thường trực HĐND, UBND, Văn phòng, Thường trực Hội đồng TĐKT, Ban Biên Giới.

6. Có trách nhiệm lập thủ tục đề nghị tuyển dụng (thông qua thi tuyển) hoặc cho thôi việc chuyển công tác đối với cấn bộ, công chức thuộc Văn phòng UBND tỉnh đảm bảo biên chế phù hợp với yôu cầu công tác, tham mưu cho lãnh đạo tổ chức bộ máy gọn nhẹ, hiệu quả trên cơ sở chỉ tiêu biên chế được giao.

7. Đề nghị lãnh đạo Văn phòng xét khen thương, kỷ luật, nâng lương cho công chức, viên chức theo đúng chế độ do Nhà nước quy định.

8. Phòng hành chính - tổ chức có các bộ phận : Văn thư - đánh máy in ấn, tổ chức.

9/ Phòng hành chính tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng. Trưởng phòng phải chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về mọi hoạt động của phòng.

Điều 10 : Phòng tiếp dân có nhiệm vụ :

1/ Trực tiếp phụ trách công tác tiếp dân, xử lý đơn thư gởi đến UBND Tỉnh ; làm tham mưu cho Chánh Văn phòng giúp Thường trực Tỉnh ủy, Thường trực HĐND, UBND tỉnh, Đoàn đại biểu Quốc Hội về công tác tiếp dân, giải quyết đơn, thư thuộc thẩm quyền.

2/ Phối hợp với các Ngành, các cấp chuẩn bị nội dung, ý kiến tham mưu cho lãnh đạo trong thực hiện các buổi tiếp dân định kỳ hoặc đột xuất của lãnh đạo Tỉnh. Dự thảo, thông báo cac nội dung trả lời, các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Tỉnh trong các buổi tiếp dân và theo dõi kết quả thực hiện các chỉ đạo đó theo sự uỷ nhiệm của lãnh đạo Tỉnh và lãnh đạo Văn phòng.

3/ Bố trí và mời lãnh đạo Ngành hoặc Huyện cùng tham dự tiếp dân với lãnh đạo Tỉnh (nếu có liên quan và theo sự chỉ đạo của ngươi chủ trì buổi tiếp dân).

4/ Phối hợp với các Ngành có liên quan, giúp Chánh Văn phòng trình Chủ tịch, Phó Chủ Tịch UBND Tỉnh giải quyết các đơn thư khiếu nại – tố cáo thuộc thẩm quyền.

5/ Tham mưu giúp Chánh Văn phòng phối hợp với Thanh Tra Tỉnh chuẩn bị báo cáo định kỳ về công tác xét, giải quyết các khiếu nại - tố cáo của công dân giúp Chủ Tịch UBND Tỉnh báo cáo lên Chính Phủ dung thời gian quy định.

6/ Tham mưu giúp Chánh Văn phòng phối hợp với Ban Pháp Chế (HĐND tỉnh) các cơ quan Thanh Tra, Tư Pháp và các Ngành có liên quan khác giúp UBND Tỉnh trong việc kiểm tra, thực hiện các kết luận, quyết định, giải quyết đơn khiếu nại - tố cáo. Quan hệ với Báo, Đài, Mặt Trận và các Đoàn thể trong việc thông báo và hướng dẫn nhân dân về công tác xét, giải quyết khiếu nại - tố cáo.

Điều 11 : Trung tâm lưu trữ của Tỉnh :

Trung tâm lưu trữ là một hộ phận trong bộ máy Văn phòng UBND Tỉnh, là cơ quan chuyện môn có chức năng giúp UBND Tỉnh và Văn phòng UBND Tỉnh thực hiện quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi toàn tỉnh.

- Về tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ và hoạt động theo quyết định thành lập và quy định về chức năng, nhiệm vụ do UBND tỉnh ban hành.

Điều 12 : Phòng quản trị có nhiệm vụ :

Giúp Chánh Văn phòng thực hiện có hiệu quả việc quản lý tài sản, phương tiện phục vụ hoạt động của Đoàn đại biểu Quốc Hội, HĐND, Thường trực HĐND, UBND, Văn phòng và các cơ quan sinh hoạt ghép với Văn phòng theo kế hoạch được duyệt.

1/ Chịu sự quản lý, chỉ đạo về mọi mặt của Chánh Văn phòng và chịu sự quản lý về nghiệp vụ của Phó Chánh Văn phòng quản trị.

2/ Theo dõi quản lý toàn bộ tài sản, phương tiện và các loại trang thiết bị của cơ quan. Thực hiện đầy đủ chế độ kiểm kê định kỳ, thanh quyết toán theo quy định.

3/ Quản lý các khoản chi tiêu và đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo chi tiêu đúng chế độ. Dự trù kinh phí kịp thời để đáp ứng nhu cầu công tác của tỉnh , UBND, Thường trực Hội đồng TĐKT, Ban biên giới và Văn phòng UBND tỉnh.

4/ Bảo đảm thực hiện đúng các chế độ chính sách cho công chức, theo quy định của Nhà nước.

5/ Chủ động về cơ sở, vật chất để kịp thời phục vụ khách trong nước, ngoài nước đến công tác, dự Hội nghị ... theo chỉ đạo của Chánh Văn phòng (hoặc Phó Chánh Văn phòng quản trị).

6/ Bảo đảm đầy đủ, kịp thời các loại phương tiện đi lại để phục vụ công tác thường xuyên, hoặc đột xuất của lãnh đạo và công chức.

7/ Cung cấp ổn định nguồn điện, nước và tổ chức vệ sinh trong cơ quan Văn phòng, phòng làm việc, phòng khách, hội trường theo quy định.

8/ Phòng quản trị bao gồm các bộ phận : Kế toán tài vụ, đội xe, bộ phận phục vụ quản trị nội bộ.

9/ Phòng Quản Trị làm việc theo chế độ Thủ trưởng, Trưởng phòng phải chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng quản trị về mọi hoạt động của phòng.

CHƯƠNGIII

: CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC:

Điều 13: Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng UBND tỉnh gồm có:

1/ Chánh Văn phòng.

2/ Các Phó Chánh Văn phòng giúp việc Chánh Văn phòng theo từng nội dung công tác cụ thể.

3/ Các Tổ chuyên viên khối :
+ Tổ chuyện viên khối tổng hợp.
+ Tổ chuyện viên khối kinh tế.
+ Tổ chuyên viên khối sản xuất.
+ Tổ chuyện viên khối văn hóa - xã hội.
+ Tổ chuyên viên ngoại vụ.
+ Tổ chuyện viên Mạng công nghệ thông tin.
+ Tổ chuyện viên HĐND và thư ký Đoàn đại biểu Quốc Hội.

4/ Phòng hành chính - tổ chức.

5/ Phòng quản trị.

6/ Phòng tiếp dân.

7/ Trung tâm lưu trữ.
Các Phòng có Trưởng phòng , Trung tâm lưu trữ có Giám đốc Trung tam phụ trách điều hành hoạt động chung. Trưởng phòng, Giám đốc Trung tâm do Chủ tịch UBND Tỉnh bổ nhiệm theo đề nghị của Chánh Văn phòng. Tùy theo tính chất công việc, việc bổ nhiệm tổ trưởng, tổ phó, chuyên viên, phó trưởng phòng, phó Giám đốc Trung tâm do Chánh Văn phòng bổ nhiệm trên cơ sở thống nhất trong hội nghị liên tịch giữa Đảng ủy, lãnh đạo Văn phòng, BCH công đoàn, BCH đoàn thanh niên.
Biên chế của Văn phòng UBND Tỉnh thuộc biên chế quản lý Nhà nước do UBND Tỉnh giao chỉ tiêu hàng năm.
Tùy theo yêu cầu công tác, nhiệm vụ ở mỗi thời gian nhất định và trình độ năng lực cán bộ, Chánh Văn phòng trao đổi thống nhất với Trưởng Ban TCCQ đề nghị Chủ tịch UBND Tỉnh thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng cho phù hợp.

8/ Các cơ quan sinh hoạt ghép do Văn phòng UBND Tỉnh đảm nhiệm khâu hành chính phục vụ gồm : Ban biên giới, Thường trực Hội đồng TĐKT và các ban khác (nếu có).
Điều. 14:Văn phòng UBND tỉnh là tổ chức thống nhất làm việc theo chế độ Thủ trưởng, chánh Văn phòng phụ trách chung , là thành viên UBND Tỉnh , chịu trách nhiệm cá nhân trước Thường trực HĐND, UBND và Chủ tịch UBND tỉnh về việc lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh (theo quy chế làm việc của UBND tỉnh).

CHƯƠNG IV

: MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC.

Điều 15 : Mối quan hệ của Chánh Văn phòng trong cơ quan Văn phòng:

Đối với chuyên viên các tổ, cán bộ - nhân viên các Phòng HC – TC, Phòng quan trị, phòng tiếp dân và Trung tâm lưu trữ đặt dưới sự điều hành chung của Chánh Văn phòng thông qua Phó Chánh Văn phòng tổng hợp, Phó Chánh Văn phòng chuyện trách công tác HĐND và Đoàn đại biểu Quốc Hội; Phó Chánh Văn phòng quản trị, các Trưởng phòng; Giám đốc Trung tâm, các chuyên viên làm việc với Thường trực HĐND, các Ban của HĐND ,Chủ Tịch, Phó Chủ Tịch UBND tỉnh theo từng lĩnh vực sau đó phải báo cáo Chánh Văn phòng biết để xử lý.

Đối với Phòng hành chính - Trung tâm lưu trữ , Phòng tiếp dân, Phòng quản trị báo cáo Chánh Văn phòng những vấn đề thuộc chủ trưởng chung (vượt thẩm quyền giải quyết của Phó Chánh Văn phòng) để cho ý kiến giải quyết.

Điều 16 : Quan hộ giữa Văn phòng UBND Tỉnh với các cơ quan liên quan:

1. Có trách nhiệm tổng hợp thông tin để báo cáo đề xuất Thường trực HĐND, Chủ tịch, Phó Chủ Tịch UBND tỉnh cho ý kiến chỉ đạo giải quyết những vấn đề thuộc thẩm quyền. Đồng thời tổ chức thể hiện bằng văn bản các ý kiến đó và truyền đạt đến các cấp, ngành để thực hiện.

2. Phối hợp chặt chẽ với các Ban HĐND để chuẩn bị nội dung các kỳ họp, Hội nghị chuyện đề của Thường trực HĐND ,UBND tỉnh. Báo đảm điều kiện về phương tiện, cơ sơ vật chất để phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, các ban HĐND, các đại biểu HĐND Tỉnh, Đoàn đại biểu Quốc Hội, UBND Tỉnh , Thường trực Hội đồng TĐKT, Ban biên Giới.

3. Phối hợp với Văn phòng tỉnh ủy xây dựng chương trình công tác của Tỉnh ủy, Thường trực HĐND, UBND tỉnh ; đồng thời tổ chức thu thập thông tin chuẩn bị cho Thường trực HĐND, UBND báo cáo những vấn đề xin ý kiến, chủ trưởng của Thường trực Tỉnh ủy, Chính Phủ, UBTV Quốc Hội.

4. Khi được phân công, Văn phòng hướng dẫn, đôn đốc các Sở, Ngành, UBND Huyện trong việc xây dựng các đề án, báo cáo để trình UBND tỉnh xem xét quyết định. Đôn đốc các đơn vị này thực hiện các quyết định, chỉ thị của UBND Tỉnh, bảo đảm thực hiện tốt chế độ báo cáo thỉnh thị theo quy định. Đồng thời sắp xếp chương trình cho Chủ tịch, Phó Chủ Tịch UBND Tỉnh kiểm tra và làm việc định kỳ, đột xuất với cơ sở.

5. Văn phòng UBND Tỉnh thực hiện chức năng quản lý nghiệp vụ văn thư - lưu trữ đối với Văn phòng hoặc Phòng hành chính các Sở, Ban, Ngành, Văn phòng UBND Huyện . Đảm bảo thực hiện thống nhất trong toàn Tỉnh theo quy định của Nhà nước.

Điều 17 : Quan hệ giữa Văn phòng UBND Tỉnh với Văn phòng Quốc Hội, Văn phòng Chính Phủ, Văn phòng các Bộ :

Văn phòng UBND chịu sự quản lý trực tiếp của UBND Tỉnh và chịu sự hướng dẫn, kiểm tra của Văn phòng Quốc Hội, Văn phòng Chính Phủ về công tác Văn phòng (nghiệp vụ hành chính, văn thư - lưu trữ) theo quy định. Thường xuyên thỉnh thị, báo cáo với Văn phòng Quốc Hội, Văn phòng Chính Phủ và quan hộ với Văn phòng các Bộ để giúp Thường trực HĐND, UBND Tỉnh kịp thời nắm các chủ trưởng, chính sách của Nhà nước, Chính Phủ, các Bộ để tổ chức triển khai thực hiện ơ địa phương.

Điều 18 : Mối quan hệ của Chánh Văn phòng với tổ chức Đảng, các Đoàn thể trong nộ bộ cơ quan Văn phòng.

- Mối quan hệ giữa Chánh Văn phòng với tổ chức Đảng, Đoàn thể là mối quan hệ phối hợp trách nhiệm công tác, Chánh Văn phòng có trách nhiệm và tạo điều kiện để tổ chức Đảng, Đoàn thể hoạt động theo điều lệ và chức năng, nhiệm vụ của tổ chức đó, đồng thời hướng vào mục tiêu nhằm hoàn thành nhiệm vụ chính trị của cơ quan.

- Trong quá trình điều hành của Chánh Văn phòng: về công tác tổ chức cán bộ Chánh Văn phòng làm việc với Đảng ủy và các đoàn thể trong cơ quan theo quy trình và theo phân cấp để chính xác, khách quan, báo đảm sự công bằng và đoàn kết trong nội bộ cơ quan.

- Định kỳ 3 tháng 01 lần : Chánh Văn phòng báo cáo với Đảng ủy về tình hình thực hiện các mặt công tác và các chủ trưởng, nhiệm vụ sắp tới của cơ quan; các tổ chức Đảng, Đoàn thể phản ánh với Chánh Văn phòng về các ý kiến của Đảng viên, Đoàn viên, Hội viên và quần chúng về thực hiện nhiệm vụ và các chế độ chính sách trong cơ quan.

CHƯƠNG V

: CHẾ ĐỘ BẢO CẢO:

Điều 19 : Văn phòng UBND Tỉnh giúp Thường trực HĐND, UBND Tỉnh thực hiện chế độ thông tin, báo cáo lên UBTV Quốc Hội Thủ Tướng Chính Phủ, Thủ trưởng các Ngành ở TW.

CHƯƠNHG VI: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH .

Điều 20 : Chánh Văn phòng UBND Tỉnh có trách nhiệm tổ chức thực hiện quy chế này. Việc sửa đổi, bổ sung quy chế này do Chánh Văn phòng UBND Tỉnh và Trưởng Ban TCCQ Tỉnh đề nghị UBND tỉnh xem xét, quyết định./.