Quyết định 1122/1998/QĐ-UB.TH về việc ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND-UBND tỉnh

QUYẾT ĐỊNH CỦA UBND TỈNH NGHỆ AN

Về việc ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND-UBND tỉnh

_______________________

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN

- Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND (sửa đổi) Quốc hội thông qua ngày 21-6-1994;

- Để phù hợp với quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tinh theo quyết định số 1064 ngày 6 tháng 4 năm 1998;

- Theo đề nghị của ông Chánh Văn phòng HĐND - UBND tỉnh.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Nay ban hành kèm theo Quyết định này "Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND - UBND tỉnh".

Điều 2: Quyết định này thay thế Quyết định 598/QĐ-UB ngày 16 tháng 3 năm 1995 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3: Chánh, phó Văn phòng HĐND- UBND tỉnh, các phòng, tổ, bộ phận và toàn thể cán bộ công nhân viên cơ quan Văn phòng chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

TM/ UBND TỈNH NGHỆ AN

CHỦ TỊCH

(Đã ký)

HỒ XUÂN HÙNG

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Chức năng của cơ quan Văn phòng

Văn phòng HĐND-UBND tỉnh (sau đây gọi chung là Văn phòng) - là cơ quan chuyên môn giúp việc trực tiếp cho Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND tỉnh và là cầu nối trong quan hệ công tác giữa Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch với các huyện, các Sở ngành.

Điều 2: Căn cứ chức năng trên và theo quy định tại Quy chế làm việc của UBND tỉnh, Văn phòng có nhiệm vụ:

- Xây dựng chương trình công tác hàng tháng, 6 tháng và cả năm của Thường trực HĐND và UBND tỉnh; theo dõi việc thực hiện các chương trình đó.

- Chánh Văn phòng duy trì và kiểm điểm việc thực hiện Quy chế làm việc của UBND tỉnh.

- Tổng hợp ý kiến "Tự kiểm điểm đánh giá của từng thành viên" UBND tỉnh để làm báo cáo kiểm điểm sự chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh 6 tháng và cả năm (theo điều 1 và khoản 2 điều 20 của Quy chế làm việc của UBND tỉnh).

- Tham mưu cho Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND tỉnh trong việc chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ theo Luật quy định về các mặt kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, tài nguyên môi trường.

- Theo dõi, đôn đốc các Sở, ban ngành chuẩn bị các đề án trình HĐND và UBND tỉnh.

- Theo dõi việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND tỉnh ở các Sở, ban ngành và các huyện, thành phố, thị xã.

- Soạn thảo các văn bản liên quan đến sự chỉ đạo điều hành hàng ngày của Thường trực HĐND và UBND tỉnh!

- Thực hiện chế độ báo cáo của UBND tỉnh với Chính phủ, Tỉnh ủy, HĐND tỉnh.

- Bảo đảm các điều kiện vật chất, phương tiện làm việc cho hoạt động thường ngày của Thường trực HĐND, các Ban HĐND, Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND và của cán bộ công nhân viên cơ quán Vần phòng.

- Phục vụ các cuộc Hội nghị và đón tiếp khách của Thường trực HĐND, các Ban HĐND và của UBND tỉnh tổ chức tại Văn phòng.

Điều 3: Đồng chí Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND tỉnh về toàn bộ công tác Văn phòng.

Đồng chí Chánh Văn phòng thực hiện quyền quản lý thống nhất mọi cán bộ công nhân viên Văn phòng về hoạt động thường ngày, bảo đảm các chế độ quyền lợi chung (kể cả tổ chuyên viên giúp việc Thường trực HĐND tỉnh).

Điều 4: Quyền hạn của Văn phòng:

- Chánh văn phòng điều hành bộ máy Văn phòng để thực thi 13 quyền hạn giải quyết công việc của Chánh Văn phòng HĐND - UBND tỉnh, đã được quy định tại điều 4 của Quy chế làm việc của UBND tỉnh. Theo đó, các Phó Văn phòng và các chuyên viên Văn phòng khi được Chánh văn phòng ủy nhiệm, có những quyền hạn trong phạm vi quyền hạn của Văn phòng đã được quy định.

- Tất cả các dự án đầu tư phát triển thuộc các Sở, ngành và cơ sở đưa lên đều phải qua chuyên viên chuyên trách thẩm định và chuyển Chánh, Phó Văn phòng phụ trách lĩnh vực duyệt trước khi trình Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND.

- Chuyên viên Văn phòng được mời dự các Hội nghị của Thường trực HĐND, các Ban HĐND, Hội nghị UBND tỉnh và các Hội nghị chuyên đề của các Sở, ngành khi bàn các nội dung có liên quan đến nhiệm vụ công tác được phân công.

Chương II

NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG VÀ VIỆC PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ CỤ THỂ VỀ THAM MƯU, PHỤC VỤ TRONG VĂN PHÒNG

Điều 5: Chánh Văn phòng thực hiện quyền hạn và phạm vi giải quyết công việc theo quy định tạiĐiều 4:của Quy chế làm việc của UBND tỉnh, Chánh Văn phòng phụ trách chung và trực tiếp chỉ đạo các nội dung công tác về ngân sách, cơ chế chính sách, nội chính, khiếu tố, địa chính, địa giới, tổ chức, thi đua khen thưởng.

Điều 6: Một Phó văn phòng tổng họp, giúp Chánh Văn phòng quản lý, điều hành công tác khối tham mưu tổng họp và trực tiếp chỉ đạo các nội dung công tác về quy hoạch, kế hoạch - đầu tư, công nghiệp - XDCB, văn xã.

Điều 7: Một Phó Văn phòng giúp Chánh Văn phòng trực tiếp chỉ đạo các nội dung công tác tài mậu, đối ngoại và báo chí.

Điều 8: Một Phó Văn phòng giúp Chánh Văn phòng điều hành công tác hành chính quản trị, trực tiếp chỉ đạo nội dung công tác lĩnh vực nông lâm ngư nghiệp và kiêm Phó trưởng ban Biên giới tỉnh.

Điều 9: Phân nhiệm đối với các chuyên viên Văn phòng:

Chuyên viên Văn phòng được tổ chức theo các tổ theo dõi, tham mưu giúp Chù tịch (hoặc các Phó chủ tịch) theo các lĩnh vực chuyên ngành:

a) Tổ Nông nghiệp, theo dõi các ngành và lĩnh Vực: Nông nghiệp và PTNT, Thủy sản, Khí tượng - Thủy văn, Di dấn kinh tế mới, thực hiện quan hệ phối hợp với Hội nông dân.

b) Tổ Công nghiệp, theo dõi các ngành và lĩnh vực: Công nghiệp - Tiểu thủ công nghiệp, Xây dựng, Giao thông - Vận tải, Bưu điện, một phần công tác địa chính "Về quyền sử dụng đất ở nhà ở".

c) Tổ Tài mậu, theo dõi các ngành và lĩnh vực: Tài chính - Vật giá, Thuế, Ngân hàng, Kho bạc, Bảo hiểm, Lao động TBXH, Thương mại - quản lý thị trường, Du lịch, khối ngoài quốc doanh và thực hiện mối quan hệ phối hợp với Liên đoàn Lao động.

d) Tổ Văn xã, theo dõi các ngành và lĩnh vực: Giáo dục - Đào tạo, Văn hóa - Thông tin, Y tế, Thể dục thể thao, Dân số - KHH gia đình, Bảo vệ giáo dục và chăm sóc trẻ em, Đài PTTH, Trường Chính trị, Dân tộc - Miền núi và thực hiện quan hệ phối hợp với Ủy ban MTTQ, Đoàn thanh niên, Hội Liên hiệp phụ nữ.

e) Tổ Nội chính, theo dõi các ngành và lĩnh vực: Quân sự, Bộ đội biên phồng, Công an, Thanh tra, Tư pháp, tiếp dân, giải quyết khiếu nại - tố cáo, chống tham nhũng buôn lậu, Địa chính, Viện kiểm sát, Tòa án nhân dân, Hải quan, một phần đất nông thôn.

f) Tố cơ chế, phối hợp với chuyên viên các tổ và các Sở, ngành nghiên cứu, xây dựng các cơ chế, chính sách theo yêu cầu chỉ đạo của UBND tỉnh; theo dõi việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của UBND tỉnh tại các Sở, ngành.

g) Tổ thi đua, tham mưu về công tác thi đua, khen thưởng ở tất cả các Sở, ngành, lĩnh vực, các huyện, thành phố, thị xã (kể cả khen thưởng kháng chiến).

h) Tổ tổng hợp, thu thập và tổng hợp thông tin làm các báo cáo định kỳ và các văn bản có tính tổng hợp của UBND tỉnh; xây dựng chương trình công tác (tháng, năm) của UBND tỉnh; trực tiếp theo dõi một số ngành và lĩnh vực: Quy hoạch - Kế hoạch, Thống kê, Đối ngoại, Khoa học công nghệ và Môi trường; theo dõi tham mưu một số công tác theo yêu cầu của Chủ tịch UBND và Chánh Văn phòng.

i) Tổ thư ký giúp việc Thường trực HĐND tỉnh do Thường trực HĐND và Chánh Văn phòng thống nhất phân công, lập quy chế phối hợp quản lý cán bộ, thực hiện chế độ...

j) Một đồng chí chuyên viên trực tiếp làm thư ký Chủ tịch HĐND, một đồng chí chuyên viên trực tiếp làm thư ký Chủ tịch UBND tỉnh, thực hiện các nhiệm vụ do Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND tỉnh giao việc.

k) Một đồng chí chuyên viên làm thư ký phục vụ Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh

l) Một đồng chí chuyên viên tham mưu giúp việc cho Ban biên giới tỉnh.
Riêng đối với các Hội ngành, nghề, thuộc ngành, khối nào thì gắn với chuyên viên các tổ đó theo dõi.
Để nắm chắc tình hình thực tế đối với các huyện, thành phố, thị xã, mỗi chuyên viên Văn phòng chịu trách nhiệm theo dõi 1 đơn vị (do Chánh Văn phòng phân công cụ thể).
Ban Tôn giáo chính quyền tỉnh là 1 ban chuyên môn nằm trong Văn phòng, do vậy có quan hệ trực tiếp với Văn phòng. Những vấn đề Ban trình lên UBND tỉnh đều phải qua ý kiến của Chánh Văn phòng. Các chuyên viên của Ban chịu sự song trùng lãnh đạo: của Trưởng ban và của Chánh Văn phòng.

Điều 10: Khối hành chính - quản trị gồm 2 phòng:

- Phòng hành chính, có 1 trưởng phòng, trực tiếp phụ trách các nội dung công tác tổ chức - thi đua khen thưởng nội bộ, văn thư đánh máy, vi tính.

- Phòng quản trị, có 1 Trưởng phòng, trực tiếp phụ trách các nội dung công tác quản trị, tài vụ, kho quỹ, phương tiện đi lại, tiếp tân phục vụ.

Điều 11: Các chế độ phục vụ hậu cần về văn thư đánh máy, phục vụ hội họp, đón tiếp khách, phương tiện đi lại, sử dụng tài sản, chi tiêu... trong Văn phòng thực hiện theo Quy định riêng của Chánh Văn phòng.

Chương III

LỀ LỐI LÀM VIỆC TRONG VĂN PHÒNG

Điều 12: Về xây dựng chương trình công tác

a) Chương trình hàng tháng: Hàng tháng, từ ngày 25, chuyên viên các tổ dự kiến chương trình công tác tháng sau (thuộc các ngành và lĩnh vực theo dõi) thông qua Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch phụ trách khối rồi chuyển cho Tổ tổng hợp để có cơ sở tổng hợp chung thành Chương trình công tác tháng sau của UBND tỉnh. Chương trình này được phối hợp thống nhất với chương trình của Tinh ủy và được phát hành chậm nhất là ngày cuối tháng.
Các nội dung công việc hoặc hội nghị phát sinh sau khi Lịch đã phát hành do các Tổ tự sắp xếp, Văn phòng không điều chỉnh lịch.

b) Chương trình năm: Từ tháng 11 hàng năm, chuyên viên các tổ phác thảo định hướng và đồng thời đôn đốc các Sở, ngành thuộc khối mình theo dõi gửi về Văn phòng những trọng tâm công tác của Sở, ngành của năm sau. Trên cơ sở đó, Tổ tổng hợp Văn phòng tổng hợp, xây dựng chương trình công tác năm của UBND tỉnh, trình UBND tình thông qua và Chủ tịch UBND tỉnh ký ban hành. Văn phòng theo dõi thực hiện Chương trình theo đúng quy chế làm việc của UBND tỉnh.

Điều 13: Việc soạn thảo và quản lý văn bản.

- Các loại văn bản như Quyết định, Chỉ thị, Thông báo, Báo cáo, Công điện, Công văn của UBND tỉnh, của Chủ tịch, các Phó chủ tịch thuộc lĩnh vực liên quan tổ nào là chính do chuyên viên tổ đó soạn thảo và được ghi ký hiệu theo Quy ước của Thủ trưởng cơ quan. Các văn bản đều phải do Chánh (hoặc Phó Văn phòng) ký trình Chủ tịch, các Phó chủ tịch.

- Chuyên viên các tổ có trách nhiệm thể chế hóa các nội dung đã được UBND tỉnh quyết định tại các phiên họp toàn thể và các ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND (hoặc Phó chủ tịch) về các vấn đề có liên quan, bằng các văn bản quy phạm pháp luật.

- Đối với các loại văn bản UBND tỉnh nhưng giao các Sở, ngành soạn thảo trước khi trình ký phải qua chuyên viên các tổ thẩm định trước khi trình.

- Các dự án đầu tư phát triển thuộc ngành, cơ sở đều phải qua trình tự: chuyên viên phần hành thẩm định, Chánh hoặc Phó Văn phòng duyệt, sau đó trình Chủ tịch (hoặc Phó chủ tịch).

Riêng về XDCB qua chuyên viên và Phó Văn phồng phụ trách XDCB xét và trình ký.

- Trình tự, thủ tục ban hành các văn bản quy phạm pháp luật của UBND tỉnh phải tuần thủ theo quy định tại Quyết định 1588 QĐ-UB ngày 29 tháng 4 năm 1997 của UBND tỉnh.

Tất cả các văn bản quy phạm pháp luật trình Chủ tịch, các Phó chủ tịch đều phải thể hiện qua hình thức "Phiếu trình giải quyết công việc" của Văn phòng; tự chuyên viên Văn phòng phải trực tiếp trình và phải đảm bảo thời hạn như quy định tại Điều 10 của Quy chế làm việc của UBND tỉnh. Nghiêm cấm việc để các đơn vị cơ sở trực tiếp trình Chủ tịch, các Phó chủ tịch. Trong trường hợp có vấn đề gì cần phải có sự báo cáo trực tiếp của cơ sở thì phải được sự thống nhất hoặc do Chủ tịch, hoặc Phó chủ tịch chỉ định.

- Mọi văn bản đi, đến Văn phòng đều phải qua văn thư cơ quan.

- Trường hợp văn bản gửi đích danh Chủ tịch, Phó chủ tịch thì các đồng chí lãnh đạo có trách nhiệm yêu cầu Văn phòng xử lý theo quy định.

Điều 14: Việc bảo đảm tiến độ và chất lượng các đề án trình UBND tỉnh.

Từ đầu năm các đề án trong chương trình công tác và chương trình lập quy của UBND tỉnh đều được thông báo đến các Sở, ban ngành. Theo chức năng của mình, các tổ chuyên viên có trách nhiệm đôn đốc các Sở, ban ngành chuẩn bị các nội dung đề án đổ bảo đảm chất lượng và yêu cầu tiến độ.

Điều 15: Duy trì và theo dõi thực hiện quy chế làm việc của UBND tỉnh

Chuyên viên các tổ Có trách nhiệm giúp Chủ tịch, các Phó chủ tịch và lãnh đạo Văn phòng duy trì và thực hiện đúng các quy định của Quy chế làm việc của UBND tỉnh đã ban hành. Đồng thời định kỳ 6 tháng và cả năm, giúp Chánh Văn phòng dự thảo báo cáo kiểm điểm điều hành của UBND tỉnh thuộc khối ngành mình theo dõi.

Điều 16: Chế độ thông tin, báo cáo.

- Theo Quy định tại Quy chế làm việc của UBND tỉnh, các Sở, ban ngành, huyện gửi báo cáo định kỳ và đột xuất lên UBND tỉnh Chuyên viên các tổ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các Sở, ban ngành, huyện trong phạm vi phần hành theo dõi của mình đã được phân công. Tổ Tổng hợp định kỳ 3 tháng một lần tổng hợp tình hình thực hiện chế độ thông tin báo cáo nói trên, báo cáo đồng chí Chứ tịch UBND tỉnh.

- Hàng tuần, khi cần thiết, Chủ tịch và các Phó chủ tịch hội ý công việc.

Chuyên viên các tổ có trách nhiệm giúp Chủ tịch, các Phó chủ tịch nắm tình hình hoạt động thuộc lĩnh vực theo dõi của mình củng những kiến nghị bổ cứu để phục vụ cho hội ý nói trên.

- Hàng tháng, vào tuần cuối tháng, Chánh văn phòng chủ trì hội ý toàn thể chuyên viên Văn phòng: báo cáo tóm tắt các mặt nổi bật thuộc phần hành theo dõi và đề xuất lịch công tác của tháng sau.

- Chuyên viên Văn phòng được bảo đảm cung cấp đầy đủ các loại văn bản cần thiết về chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước (của TW, Tỉnh ủy, HĐND và UBND tỉnh) có liên quan đến phần hành theo dõi.

Điều 17: Chế độ hội họp:Ngoài các Hội nghị đương nhiên thuộc ngành, lĩnh vực theo dõi, chuyên viên các tổ có thể được mời dự:

- Các phiên họp cùa Thường vụ Tỉnh ủy, UBND tỉnh khi bàn các nội dung có liên quan.

- Các kỳ họp của HĐND tỉnh (do nội quy kỳ họp quy định).

Riêng tổ Tổng hợp, được mời dự tất cả các Hội nghị để nắm và tổng hợp thông tin.

Điều 18: Chế độ đi công tác.

- Khi Chủ tịch, các Phó chủ tịch đi họp, hoặc đi thăm, làm việc với các Sở, ban ngành, các huyện, cơ sở, Văn phòng bố trí đồng chí Chánh (hoặc Phó Văn phòng) và chuyên viên phần hành liên quan cùng đi.

Nội dung, thành phần và thời gian làm việc dó đồng chí chủ trì quyết định. Tùy nội dung và yêu cầu công tác để có hình thức tổ chức chuyến đi thích hợp nhằm bảo đảm thiết thực và tiết kiệm.

- Trường hợp Tổ chuyên viên có người đi công tác (hoặc đi học), đồng chí ở cơ quan có trách nhiệm xử lý công việc thay (nếu là công việc cấp thiết). Nếu vắng cả tổ, thì Chánh Văn phòng quyết định việc phân công xử lý qua tổ khác.

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 19: Mọi cán bộ công nhân viên Văn phòng HĐND - UBND có trách nhiệm thực hiện tốt Quy chế này.

Cơ quan Văn phòng đặt việc thực hiện Quy chế này là một trong những tiêu chuẩn để đánh giá kết quả công tác của từng cá nhân, Tổ, bộ phận, các Phòng theo định kỳ 6 tháng và cả năm.

Điều 20: Giao đồng chí phụ trách tổ chức cơ quan chủ trì phối họp với tổ Tổng họp theo dõi việc thực hiện Quy chế này trong cơ quan và định kỳ báo cáo Chánh Văn phòng.