Quyết định 1224/QĐ-BGDĐT quy trình quản lý văn bản trong môi trường mạng 2017

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG CỦA BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình quản lý văn bản trong môi trường mạng của Bộ Giáo dục và Đào tạo.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.

Điều 3. Các ông (bà): Chánh Văn phòng, Chánh Thanh tra, Vụ trưởng, Cục trưởng, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc cơ quan Bộ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY TRÌNH

Quản lý văn bản trong môi trường mạng

(Ban hành kèm theo Quyết định số 1224 /QĐ-BGDĐT ngày 07 tháng 4 năm 2017

của Bộ Giáo dục và Đào tạo)

CHƯƠNG I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Văn bản này quy định quy trình quản lý văn bản đi, đến trong môi trường mạng của Bộ Giáo dục và Đào tạo bao gồm: tiếp nhận, xử lý và phát hành văn bản giữa các đơn vị thuộc Bộ (sau đây gọi tắt là quy trình);

2. Quy trình này không áp dụng đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo và văn bản chế độ Mật.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Văn bản đến quy định trong Quy trình này được hiểu là văn bản do Văn phòng tiếp nhận và gửi đến các đơn vị để xử lý;

2. Văn bản đi quy định trong Quy trình này được hiểu là văn bản do các đơn vị gửi Văn phòng để phát hành.

Điều 3. Nguyên tắc

Cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Bộ có trách nhiệm sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành trong môi trường mạng E-office (sau đây gọi tắt là hệ thống) trong xử lý công việc hằng ngày.

Thông tin chỉ đạo kèm theo văn bản thông qua các chức năng của hệ thống là mệnh lệnh hành chính. Theo đó, các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải tuân thủ chấp hành.

Văn bản chuyển, nhận, trao đổi, xử lý trên hệ thống phải đảm bảo tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn của văn bản và có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy.

Thời gian phát hành văn bản được tính từ thời điểm văn thư gửi văn bản thành công đến địa chỉ nhận theo lưu vết người dùng trên hệ thống.

Điều 4. Quy trình quản lý văn bản đến

1. Lưu đồ mô tả văn bản
Chú thích:

2. Mô tả chi tiết

Điều 5 . Điều 5 . Quy trình quản lý văn bản đ i

Lưu đồ mô tả văn bản đi

Chú thích: Đường đi của văn bản điện tử Đường đi của văn bản giấy

2. Mô tả chi tiết

Chương II

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 6 . Điều 6 . Trách nhiệm chung đối với cán bộ, công chức, viên chức

1. Thực hiện nghiêm túc các nội dung trong Quy trình này, tuân thủ các chuẩn giao dịch điện tử theo quy định của Pháp luật và chế độ bảo mật thông tin nhà nước; các quy trình, quy phạm kỹ thuật của hệ thống và Quy định về quy trình xử lý văn bản đi, đến tại cơ quan Bộ và các đơn vị;

2. Chịu trách nhiệm về nội dung, độ chính xác và bảo mật các thông tin trong quá trình sử dụng hệ thống;

3. Những điều không được làm

a) Cung cấp hoặc để lộ mật khẩu vào hệ thống cho người khác; để người khác sử dụng tài khoản của mình;

b) Phát tán thư rác và virus;

c) Truy cập trái phép vào tài khoản của người khác, vào hệ thống của cơ quan Bộ để thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật và quy định của cơ quan Bộ;

d) Cản trở hoặc ngăn chặn trái phép quy trình gửi và nhận văn bản;

e) Thay đổi, xóa, huỷ, sao chụp, tiết lộ, hiển thị, di chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ nội dung của văn bản;

4. Trường hợp bị lộ, mất hoặc quên mật khẩu, phải kịp thời thông báo về bộ phận quản trị hệ thống để được cấp lại mật khẩu mới;

5. Khi gặp sự cố kỹ thuật phải kịp thời thông báo cho bộ phận phụ trách quản trị để có giải pháp khắc phục.

Điều 7. Trách nhiệm của Văn phòng

1. Văn phòng là đầu mối quản trị người dùng, phối hợp với các đơn vị đảm bảo sự thông suốt, kịp thời, hiệu quả trong việc triển khai Quy trình trong cơ quan Bộ.

2. Chánh Văn phòng có trách nhiệm giúp Bộ trưởng quản lý, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Quy trình tại các đơn vị thuộc cơ quan Bộ.

Điều 8. Trách nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị

1. Thủ trưởng các đơn vị phổ biến, tổ chức thực hiện Quy trình; là đầu mối phối hợp với Văn phòng trong việc triển khai Quy trình tại đơn vị.

2. Văn bản do Văn thư cơ quan Bộ gửi đến các đơn vị phải được đơn vị kiểm tra, theo dõi và xử lý hằng ngày. Trường hợp văn bản gửi đến các đơn vị nếu không được xử lý kịp thời, thủ trưởng đơn vị hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về quá trình tác nghiệp trên hệ thống.

3. Thông báo cho bộ phận phụ trách quản trị người dùng hủy các tài khoản khi cán bộ, công chức, viên chức nghỉ hưu hoặc chuyển công tác.

Điều 9. Trách nhiệm của Cục Công nghệ thông tin

Đảm bảo duy trì hoạt động của hệ thống; an toàn thông tin, dữ liệu; phối hợp với Văn phòng hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ vận hành cho các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan Bộ.

Xây dựng kế hoạch duy trì, vận hành; bảo trì bảo dưỡng; số hóa thông tin, sao lưu dữ liệu; đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định, đáp ứng yêu cầu phục vụ các hoạt động chỉ đạo, điều hành của cơ quan Bộ.

Điều 10. Điều chỉnh, sửa đổi và bổ sung

Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh, vướng mắc, thủ trưởng đơn vị kịp thời báo cáo lãnh đạo Bộ GDĐT (qua Văn phòng) xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.

Chương III

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 11. Khen thưởng

Việc thực hiện quy trình trong xử lý công việc hằng ngày là một trong các tiêu chí đánh giá xếp loại chất lượng cán bộ, công chức, viên chức và bình xét thi đua khen thưởng hằng năm.

Các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện quy trình sẽ được Bộ trưởng xem xét khen thưởng theo quy định.

Điều 12. Xử lý vi phạm

Đơn vị, cá nhân không thực hiện hoặc thực hiện sai quy trình thì tùy theo mức độ vi phạm để xem xét, đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hoặc xử lý kỷ luật theo quy định.

Bộ Giáo dục và Đào tạo phối hợp với các cơ quan chức năng để xác định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm các quy định trong việc quản lý, sử dụng hệ thống để xử lý theo quy định của pháp luật./.

Phụ lục I

THÔNG TIN ĐẦU VÀO

Dữ liệu quản lý văn bản đến

1. Sổ văn bản

2. Số đến

3. Nơi gửi

4. Số và ký hiệu văn bản

5. Ngày ban hành

6. Ngày đến

7. Tên loại văn bản

8. Trích yếu nội dung văn bản

9. Mức độ mật (Bình thường/ mật/ tối mật/ tuyệt mật)

10. Mức độ khẩn (Bình thường/ hỏa tốc/ khẩn/ thượng khẩn)

11. Phương thức nhận (Thông thường/ Điện tử/ Thông thường và điện tử)

12. Hạn trả lời

13. Ghi chú

14. File văn bản đến đính kèm

15. Phân công, xử lý văn bản

Phụ lục II

THÔNG TIN ĐẦU VÀO

Dữ liệu quản lý văn bản đi

Số văn bản đi

Tên loại văn bản

3. Số và ký hiệu văn bản

4. Ngày ban hành

5. Trích yếu nội dung văn bản

6. Nơi nhận

7. Chức vụ và họ, tên người ký văn bản

8. Đơn vị soạn thảo

9. Người soạn thảo

10. Số lượng bản phát hành

11. Số trang

12. Số bản lưu

13. Nơi nhận bản lưu

14. Độ mật (Bình thường/ mật/ tuyệt mật/ tối mật)

15. Độ khẩn (Bình thường/ hỏa tốc/ khẩn/ thượng khẩn)

16. File văn bản đi đính kèm

Phụ lục III

THÔNG TIN ĐẦU RA

Báo cáo tình hình giải quyết văn bản đến

Từ ngày......... đến ngày......

Tổng số:

Đã xử lý:

Chưa xử lý:

Phụ lục IV

THÔNG TIN ĐẦU RA

Báo cáo tình hình văn bản đi

Từ ngày......... đến ngày......