Quyết định 156/2004/QĐ-UB v/v ban hành quy chế hoạt động Văn phòng đại diện của thành phố Đà Nẵng tại Tokyo - Nhật Bản

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này bản Quy ché hoạt động Văn phòng Đại diện của thành phố Đà Nang tại Tokyo - Nhật Bản.

Điều 2. Quyét định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND thành phố, Giám đốc các Sỗ: Ngoại vụ, Nội vụ, Kế hoạch và Đầu tư, Thương mại, Tài chính, Thủ trưổng các sỗ, ban, ngành có liên quan và Trưổng Văn phòng đại diện Đà Nằng tại Tokyo - Nhật Bản chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

TM. UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

CHỦ TỊCH

(Đã ký)

Hoàng Tuấn Anh

QUY CHẾ

HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG TẠI TOKYO - NHẬT BẢN

(Ban hành kèm theo Quyết dinh ngày 14 tháng 9 nãm 2004 của UBND thành phố Đà Nẵng)

_______________________________________________

Điều 1. Chức năng, nhiệm và quyền hạn của Văn phòng đại diện

1. Chức năng:
- Văn phòng đại diện của thành phố Đà Nang tại Tokyo - Nhật Bản (sau đây gọi tắt là Văn phòng đại điện Đà Nằng) hoạt động tuân thủ theo pháp luật Việt Nam, Nghị định số 08/2003/NĐ -CP ngày 10 tháng 02 năm 2003 của Chính phủ về hoạt động của Co quan đại diện nước CHXHCN Việt Nam ỏ nưóc ngoài phục vụ nhiệm vụ phát triển kinh tế và luật pháp của Nhật Ban.
- Văn phòng đại diện Đà Nằng là đơn vị sự nghiệp có thu, được ngân sách cấp kinh phí hoạt động theo kể hoạch được duyệt hàng năm. Văn phòng đại diện Đà Nang có tư cách pháp nhân, được mỏ tài khoản tại Nhật Bản và sử dụng con dấu riêng để giao dịch; Trưỏng Văn phòng đại điện Đà Nẵng là chủ tài khoản của Văn phòng đại điện Đà Nang.
- Văn phòng đại diện Đà Nang có chức năng khai thác, cung cấp thông tin; triển khai các hoạt động xúc tiến thương mại, đầu tư, du lịch, lao động và các nhiệm vụ khác được UBND thành phố giao.

2. Nhiêm vụ:

a. Nhiệm vụ chung:
- Quảng bá hình ảnh và tiềm năng kinh té - xã hội của thành phố Đà Nang, tiến hành các hoạt động nhằm thúc đẩy quan hệ kinh tế, đói ngoại giữa thành phố Đà Nằng vổi các tổ chức và các tỉnh, thành phó của Nhật Bản.
- Nghiên cứu, khai thác và cung cấp thông tin về thị trưòng Nhật Bản, bao gồm: chính sách, luật pháp, tập quán kinh doanh, nhu cầu về xuất nhập khẩu hàng hóa, đầu tư, lao động và thị hiếu du lịch của ngưòi dân Nhật Bản; đẩy mạnh công tác thông tin dự báo về khả năng diễn biến của thị trường Nhật Bản; kiểm tra và cung cấp thông tin về tư cách pháp lý, năng lực hoạt động của các tổ chức, đoàn thể và doanh nghiệp Nhật Bản (khi thành phố có yêu cầu).
- Thúc đẩy các hoạt động xúc tiến thường mại, đầu tư, du lịch và xuất khẩu lao động giữa Đà Nang vói các tổ chức, doanh nghiệp và địa phương của Nhật Bản theo ké hoạch đã được thành phố phê duyệt.

b. Nhiệm vụ cụ thể :

b. 1. Xúc tiến thương mai:
- Tổ chức giói thiệu, quảng bá sản phẩm, hàng hóa, các ấn phẩm và tiềm năng của các doanh nghiệp thành phố Đà Nang cho các đói tác Nhật Bản.
- Hỗ trợ các doanh nghiệp Đà Năng trong việc tổ chức và tham gia các hoạt động: hội chợ, triển lãm, hội thảo, khảo sát thị trưòng tại các thành phố Nhật Bản.
- Hỗ trợ các doanh nghiệp trong đàm phán và ký kết hợp đồng buôn bán, hợp tác, giao dịch, cung ứng hàng hóa với các dối tác nước ngoài. Nghiên cứu và phối hợp vói các công ty Nhật Bản cung cấp hàng hóa của các doanh nghiệp trong nưóc sang thị trường Nhật Bản.

b. 2. Xúc tiến đầu tư :
- Tổ chức giới thiệu các dự án kêu gọi đầu tư nưổc ngoài của thành phố.
- Quảng bá tiềm năng của Đà Nang trong việc thu hút đầu tư nước ngoài.
- Giói thiệu các chính sách, môi trưòng đầu tư của Nhà nước Việt Nam và cơ chế đặc thù của Đà Nang về thu hút đầu tư nưóc ngoài.
- Nghiên cứu môi trưòng, chính sách đầu tư nước ngoài của Nhật Bản để tư vấn cho các doanh nghiệp trong nưổc có nhu cầu đầu tư vào Nhật Bản.
- Nghiên cứu tiềm năng và nguyện vọng đầu tư của các doanh nghiệp Nhật Bản, tư vấn cho các doanh nghiệp đầu tư vào Đà Nằng.

b. 3. Xúc tiến du lịch :
- Giói thiệu về lịch sử, văn hóa và cung cấp thông tin về các danh lam thắng cảnh, các tuyến, điểm du lịch, các sản phấm du lịch của Đà Nang và các vùng phụ cận, các cơ sỏ phục vụ khách du lịch và các thông tin cần thiết khác phục vụ nhu cầu của du khách Nhật Bản; tìm hiểu và cung cấp thông tin về nhu cầu thị hiếu của thị trưòng du lịch Nhật Bản cho ngành du lịch Đà Nang để khai thác và hợp tác đầu tư phát triển du lịch giữa hai nước.
- Phối hợp các công ty du lịch trong nưóc tổ chức các đoàn du lịch Nhật Bản đến Việt Nam và các đoàn du lịch Việt Nam đến Nhật Ban.
- Tư vấn cho khách nước ngoài đến Việt Nam.
- Hỗ trợ ngành du lịch tổ chức các hoạt động xúc tiến du lịch
Tại Nhât Bản.

b. 4. Xúc tiến xuất khẩu lao động :
- Tuyên truyền, quảng bá về tiềm năng lao động của Việt Nam nói chung và thành phố Đà Nằng nói riêng, về đưòng lối, chính sách pháp luật và chủ trương của Nhà nước về lĩnh vực xuất khẩu lao động và chuyên gia.
- Cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh xuất khẩu lao động của thành phố Đà Nang về nhu cầu lao động của Nhật Bản; giới thiệu các thông tin về thị trường lao động và các doanh nghiệp xuất khấu lao động của Đà Nẵng cho các đói tác Nhật Bản.
- Tham mưu cho thành phó và các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh xuất khẩu lao động của Đà Nằng về việc đàm phán, ký kết các văn bản cần thiết với nước tiếp nhận lao động nhằm tạo thuận lợi cho quan hệ hợp tác trong lĩnh vực lao động.
- Hỗ trợ các doanh nghiệp Đà Nằng xúc tiến xuất khẩu lao động theo quy định của pháp luật; tìm kiếm, khai thác các hợp đồng lao động.

b. 5. Phối họp cùng các doanh nghiệp và các cơ quan đại diện của Việt Nam tại Nhật Bản bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp, ngưòi ỉao động tại Nhật Bản trên cơ sỏ pháp luật Việt Nam và Nhật Bản, phù họp vối thông lệ quốc tế.

b. 6. Định kỳ hằng tháng tháng báo cáo UBND thành phố Đà Nang và các sỏ, ban, ngành có liên quan về hoạt động của Văn phòng đại diện Đà Nang. Thực hiện các qui định của chính phủ Nhật Bản về việc đăng ký thuế thu nhập lao động, bảo hiểm, nhân sự và các qui định khác có liên quan.

b. 7. Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND thành phố Đà Nằng giao.

3. Quyền hạn:
- Được các cơ quan chức năng của thành phó Đà Nang cung cấp thông tin, tài liệu về các lĩnh vực có liên quan trực tiếp đến việc thực hiện nhiệm vụ xúc tiến thương mại, đầu tư, du lịch và xuất khâu lao động của thành phó.
- Được đảm bảo các điều kiện về tài chính, nhân sự để thực hiện tót nhiệm vụ do UBND thành phó Đà Nẵng giao.
- Được tham gia cùng các, ngành đóng góp ý kiên vào kế hoạch xúc tiến thương mại, đầu tư, du lịch và xuất khẩu lao động của thành phó Đà Nẵng.

Điều 2. Tổ chức bộ máy của Văn phòng đại diện Đà Nẵng

1. Trước mắt, UBND thành phố bổ nhiệm Giám đốc sở Ngoại vụ thành phó Đà Năng làm Trưỏng Văn phòng đại diện Đà Nang. Trong quá trình hoạt động, căn cứ vào nhu cầu thực tế, Trưổng Văn phòng đại diện Đà Nẵng báo cáo UBND thành phó tuyển dụng thêm lao động Việt Nam đang học tập, công tác tại Nhật Bản; hoặc ngưồi Nhật Bản để làm việc cho Văn phòng đại diện Đà Nang!

2. Trưỏng văn phòng đại điện Đà Nang phải có các điều kiện sau:
- Là công chức, viên chức hiện đang công tác trong các lĩnh vực thương mại, đầu tư du lịch; có phẩm chất chính trị tót.
- Giao dịch và viết bằng tiếng Anh tốt (ưu tiên biết thêm tiếng Nhật).
- Tốt nghiệp đại học chính quy trỏ lên chuyên hành kinh tế, thương mại, du lịch, đầu tư, ngoại thương; ưu tiên đói vói những người đã từng du học tại Nhật Bản và có kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, đầu tư và du lịch.
- Có khả năng làm việc độc lập; có kinh nghiệm điều hành tố chức hoạt động của văn phòng; có kiến thức và hiểu biết về các chính sách phát triển thương mại, đầu tư và du lịch, am hiểu tình hình kinh tế, xã hội của thành phó Đà Nang và Nhật Bản.
3 . Nhân viên Văn phòng đại diện Đà Nang phải cò các điều kiện sau:
- Có phẩm chất đạo đức, am hiểu tình hình kinh tế - xã hội của thành phố Đà Nằng.
- Giao dịch và viết bằng tiêng Nhật tốt.
- Tốt nghiệp đại học trỏ lên (ngành kinh té, ngoại thương, du lịch).
- Có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm trong lĩnh vực thương mại, đầu tư, du lịch; có kiến thức và hiểu biết về Nhật Bản.
Tuổi: Nữ duói 35 tuổi; Nam dưới 40 tuổi.

Điều 3. Tuyến dụng ngưòỉ nước ngoài.

1. Việc tuyến dụng ngưòi nưóc ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện Đà Nằng được thực hiện theo ché độ hợp đồng, trên cơ sỏ phù hợp các nhu cầu công việc cụ thê và khả năng tài chính của Văn phòng Đại diện Đà Nang và phù hợp với các quy định của pháp luật Nhật Bản.

2. Quy trình tuyển dụng: Trưổng Văn phòng đại diện Đà Nằng căn củ vào nhu cầu của công việc, đề xuất nhân sự trình UBND thành phố Đà Nang xem xét và cho ý kiến thực hiện.

Điều 4. Nhiệm vụ của cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng đại diện Đà Nang

1. Nhiệm vụ của Trưởng Văn phòng đại diện Đà Nẵng:
. - Quản lý và điều hành các hoạt động của Văn phòng đại diện Đà Nang theo đúng qui định của Quy chế này và các qui định khác có liên quan của pháp luật Việt Nam và Nhật Bản.
- Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của Văn phòng đại diện Đà Nằng theo sự chỉ đạo của UBND thành phố; thực hiện báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo thành phố Đà Nằng.
- Chịu trách nhiệm quản lý cán bộ, tài sản, tài chính và các hoạt động khác của Văn phòng đại diện Đà Nằng theo đúng qui định của pháp luật Việt Nam và Nhật Bản.

2. Nhiệm vụ của cán bộ làm việc tại Văn phòng đại diện Đà Nang
- Thực hiện các nhiệm vụ do Trưỏng Văn phòng đại diện Đà Nẵng giao và chịu trách nhiệm trước Trưổng Văn phòng đại diện Đà Nằng về nhiệm vụ được phân công.
- Tuân thủ các qui định của Quy chế này và chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật và qui định có liên quan của Nhà nước Việt Nam và Nhật Bản.
- Bảo quản thông tin và tài sản của Văn phòng đại diện Đà Nằng được giao quản lý.

Điều 5. Chế độ làm việc

1. Văn phòng đại diện Đà Nằng do Trưỏng Văn phòng quản lý, điều hành theo chế độ thủ trưổng. Các chế độ về bảo hiểm xã hội, thòi gian làm việc, nghỉ phép và chế độ đói vói ngưòi lao động được thực hiện theo quy định của Nhật Bản và Bộ Luật lao động của Việt Nam.

2. Cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng đại diện Đà Nằng được nghỉ ngày lễ phù hợp vòi quy định tại Bộ Luật lao động của Nhật Bản và những ngày lễ của Việt Nam theo quy định của Bộ Luật lao động Việt Nam và được hưỏng nguyên lương.

Điều 6. Mối quan hệ công tác

1. Quan hệ giữa sỏ Ngoại vụ vói Văn phòng đại diện Đà Nằng: Sổ Ngoại vụ thành phó Đà Nằng là cơ quan đầu mối cung cấp, xử lý thông tin và các mối quan hệ công tác của Văn phòng đại diện Đà Nằng với các cơ quan liên quan trong nưóc.

2. Mối quan hệ giữa sỏ Ngoại vụ và các sỏ, ban, ngành của thành phó Đà Nằng có liên quan:
Sở Ngoại vụ có trách nhiệm phối hợp với các sỏ: Kể hoạch và Đầu tư, Du lịch, Lao động, Thương binh và Xã hội, Tài chính và các ngành có liên quan xây dựng kể hoạch tài chính, chương trình hoạt động của Văn phòng Đại diện Đà Năng, báo cáo UBND thành phố xem xét, quyết định.
- Sở Ngoại vụ có trách nhiệm báo cáo ƯBND thành phố, các sỏ, ban, ngành có liên quan và các ctí quan Trung ương về tình hình hoạt động của Văn phòng đại diện Đà Năng theo quy định.
- Các sổ ban, ngành thành phó có trách nhiệm, cụ thể:
+) Cung cấp thông tin về cơ chế, chính sách mòi của Nhà nưổc và thành phó; các báo cáo đánh giá tình hình kinh té - xả hội của thành phó liên quan đến lĩnh vực thương mại, đầu tư, du lịch và lao động, ... của thành phố theo định kỳ (tháng, quý, năm).
+) Trực tiếp hoặc thông qua sỏ Ngoại vụ cung cấp kịp thòi các thông tin theo đề nghị của Văn phòng đại diện Đả Năng; hướng dẫn về những vấn đề liên quan đến lĩnh vục thuộc chức năng quản lý của ngành; phối hợp vđi Văn phòng đại diện Đà Nang xây dựng các báo cáo đánh giá về tình hình thị trưòng trong nưóc đế tư vấn và cung cấp cho các đói tác Nhật Bản.
+) Cung cấp các ấn phẩm giói thiệu về Đà Năng, về các lĩnh vực kinh tế, xã hội, tiềm năng về đầu tư, thương mại và du lịch của thành phó Đà Năng.
3 . Quan hệ công tác giừa sỏ Ngoại vụ và Văn phòng đại điện Đà Năng vói các Cơ quan đại diện nưđc CHXHCN Việt Nam tại Nhật Bản.
Sổ Ngoại vụ được UBND thành phố giao làm cơ quan đầu mói, liên lạc vói Đại sứ quán Việt Nam, Tổng Lãnh sự quán, Cơ quan thương vụ Việt Nam tại Nhật Bản để tổ chức các hoạt động của Văn phòng đại điện Đà Năng hoặc đề nghị hỗ trợ giúp đổ khi cần thiét.
- Văn phòng đại diện Đà Năng có trách nhiệm chấp hành các chủ trương, chính sách, pháp luật Việt Nam và Nhật Bản dưối sự chỉ đạo chung của Cơ quan đại diện Việt Nam tại Nhật Bản.
- Văn phòng đại diện Đà Nằng thực hiện báo cáo định kỳ cho đại sứ quán Việt Nam lại Nhật Bản về tình hình hoạt động của Văn phòng và các nội dung chương trình, kết quả hoạt động của các đoàn công tác của thành phố Đà Nang tại Nhật Bản. Phối hợp chặt chẽ vổi các cơ quan đại diện của Việt Nam tại Nhật Bản trong việc tổ chức và triển khai các hoạt động của Văn phòng; kịp thời báo cáo các vấn đề nảy sinh và những vưóng mắc trong quá trình hoạt động để các Cơ quan đại diện giúp đỡ.
- Các cán bộ và nhân viên của Văn phòng đại diện Đà Nằng phải thực hiện chế độ sinh hoạt và các hoạt động khác theo qui định của Sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản và UBND thành phó Đà Năng.

4. Mối quan hệ công tác giữa Văn phòng đại điện Đà Nang và các cơ quan, tổ chức của Nhật Bản: Văn phòng đại diện Đà Năng chủ động thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức của Nhật Bản để thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng; tham mưu lãnh đạo thành phó để ký két các văn bản hợp tác giữa thành phố Đà Năng với các thành phó, các cơ quan, tổ chức của Nhật Bản.

5. Quan hệ công tác giữa Văn phòng đại diện Đà Nang vói các doanh nghiệp trong nưỏc:
Văn phòng đại diện Đà Năng có thể trực tiếp liên hệ với các doanh nghiệp của thành phó đề nghị cung cấp các thông tin cần thiết, sản phẩm mẫu, ấn phẩm để trưng bày và giới thiệu; thông qua Sỏ Ngoại vụ để phổi hợp vđi các doanh nghiệp triển khai các hoạt động của Văn phòng.
- Văn phòng đại diện Đà Năng có trách nhiệm phối hợp với các Văn phòng đại điện, Chi nhánh của các công ty, Hiệp hội trong nưdc tại Nhật Bản trong việc triển khai các hoạt động của Văn phòng.

Điều 7. Chế độ quản lý tài chính.

1. Văn phòng đại diện Đà Nang có trách nhiệm lập dự toán và quyết toán ngân sách hàng năm thông qua sỏ Ngoại vụ. Trưỏng Văn phòng đại diện Đà Nằng xây dựng qui ché chi tiêu nội bộ và công khai các mức chi nhằm sử dụng kinh phí có hiệu quả, tránh lãng phí và có trách nhiệm quản lý sử dụng kinh phí, tài sản của Văn phòng đại điện Đà Nang theo đúng qui định của Bộ Tài chính và ƯBND thành phó.

2. Trưỏng Văn phòng Đại diện Đà Nang có trách nhiệm báo cáo ké hoạch thu chi hàng năm và tổng hợp báo cáo quyết toán năm của Văn phòng đại diện Đà Nang gửi UBND thành phố và các cơ quan liên quan theo quy định.

3. Các khoản chi phí cho hoạt động của Văn phòng đại diện Đà Nằng được áp dụng theo qui định của Nhật Bản đối vói hoạt động của Văn phòng đại diện nưổc ngoài và Thông tư 02/2003/TT-BTC ngày 09 tháng 01 năm 2003 của Bộ Tài Chính về hướng dẫn chế độ quản lý tài chính đói với các cơ quan đại diện Việt Nam ỏ nước ngoài và được chi trả bằng ngoại tệ trên cơ sổ quy đôi từ đồng Việt Nam ra ngoại tệ theo tỷ giá bán ra của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam tại thòi điểm thanh toán.

Điều 8. Kinh phí hoạt động

1. Trong hai năm đầu kể từ ngày Văn phòng Đại diện Đà Nang được thành lập, kinh phí hoạt động Văn Phòng Đại diện Đà Nang do Viện nghiên cứu kinh tế Việt Nam tại Nhật Bản tài trợ một phần (bao gồm chi phí hỗ trợ ăn, ỏ cho cán bộ Văn phòng đại diện Đà Năng và in ấn một số tài liệu), thành phố Đà Nằng hỗ trợ vé máy bay khứ hồi và phụ cấp sinh hoạt.

2. Giai đoạn tiếp theo: Kinh phí Văn phòng Đại diện Đà Nang do ngân sách thành phố cấp theo kế hoạch được duyệt hàng năm và từ các khoản thu hợp pháp khác.

3. Nguồn thu từ các hoạt động của Văn phòng đại diện Đà Năng:
- Các khoản thu từ các dịch vụ gắn vổi chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng đại diện Đà Năng để bổ sung nguồn kinh phí hoạt động.
- Đối với các khoản thu dự kiến thuộc dạng phí, lệ phí thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật Việt Nam về phí và lệ phí.
- Đối với các khoản thu từ các hoạt động dịch vụ của Văn phòng đại diện Đà Nẵng, việc quản lý và sử dụng sẽ có hướng dẫn riêng.

Điều 9. Tổ chức thục hiên

Giao trách nhiệm sỏ Ngoại vụ chủ trì phối hợp với các sỏ: Nội vụ, Kê hoạch và Đầu tư, Thương mại, Du lịch, Lao động, Thương binh và Xã hội, Tài chính và các cơ quan có liên quan triển khai thực hiện Bản quy chế này. Trong quá trình thực hiện có gì vướng mắc hoặc phát sinh mới, các sỏ, ban, ngành phán ảnh về UBND thành phó thông qua sỏ Ngoại vụ để tổng hợp, đề xuất UBND thành phó xem xét, điều chỉnh, sửa đổi và bổ sung cho phù hợp./.