Quyết định 1780/1999/QĐ-UB về việc ban hành bản quy định về công tác Quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ tỉnh Hưng Yên

QUYẾT ĐỊNH CỦA UBND TỈNH HƯNG YÊN

Về việc ban hành bản quy định về công tác Quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ tỉnh Hưng Yên

________________________

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HƯNG YÊN

Điều 1. Nay ban hành kèm theo Quyết định này bản Quy định về công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ tỉnh Hưng Yên.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký ban hành; các ông Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

TM. UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH

KT. CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

(Đã ký)

Nguyễn Thước

QUY ĐỊNH

VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỈNH HƯNG YÊN

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1780/1999/QĐ-UB ngày 24 tháng 9 năm 1999 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hưng Yên)

________________________

I- NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Tất cả công văn tài liệu, văn kiện quản lý Nhà nước, tài liệu khoa học kỹ thuật (dự án, đồ án thiết kế, bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên cứu khoa học, dự án xây dựng cơ bản, phát minh sãng chế, luận án tốt nghiệp,..) Tài liệu chuyên môn (sổ sách thống kê, báo, biểu, hồ sơ nhân sự…) bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học, nghệ thuật, âm bản, dưng bản, các bộ phim, các bức ảnh, micro phim, tài liệu ghi âm, ghi hình, băng đĩa từ, sổ công tác, nhật ký, sổ ghi nghị quyết các cuộc họp ... được hình thành trong quá trình hoạt động của các sở, ban, ngành, đoàn thể, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã trên địa bàn tỉnh Hưng Yên, không kể thời gian được tập trung thống nhất quản lý ở bộ phận, phòng kho lưu trữ các ngành, các cấp để phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và công tác thực tiễn.

Tài liệu lưu trữ phải là bản gốc, bản chính của văn kiện. Trong trường hợp do tồn tại lịch sử không còn bản chính mới được thay thế bằng bản sao có giá trị như bản chính.

Điều 2. Tài liệu lưu trữ của địa phương là di sản văn hóa, thuộc một phần của phông tài liệu lưu trữ quốc gia, không một cơ quan, tập thể, cá nhân nào được chiếm dụng làm của riêng. Nghiêm cấm việc mua bán, trao đổi, tiêu hủy trái Pháp lệnh tài liệu lưu trữ.

Điều 3. Thủ trưởng các ngành, các cấp trong phạm vi quyền hạn của mình có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ và chấp hành ngiêm chỉnh mọi quy định của Nhà nước.

II- QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1. Lập hồ sơ:

Điều 4. Công chức, viên chức làm công việc bằng công văn giấy tờ hoặc liên quan đến công văn giấy tờ trong mỗi cơ quan, tùy theo chức năng nhiệm vụ phải lập hồ sơ về công việc chưa được phân công đảm nhiệm. Việc lập hồ sơ trong mỗi cơ quan phải được tiến hành theo sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ đúng các thể thức, phương pháp do Cục lưu trữ Nhà nước quy định.

Điều 5. Hồ sơ công việc của công chức, viên chức khi lập phải đảm bảo mối quan hệ giữa các văn bản về cùng một vấn đề, một sự việc. Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ theo trật tự thời gian và biên mục bên trong, bên ngoài đầy đủ.

Điều 6. Hồ sơ tên gọi: gồm các tập lưu công văn đi ở mỗi cơ quan được phân loại thành từng hồ sơ có cùng tên gọi giống nhau như các tập: Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Công văn … tùy theo khối lượng tài liệu nhiều hay ít mà kết thúc hồ sơ theo tháng, quý, 6 tháng, một năm.

Văn thư cơ quan phải đảm bảo lưu đủ công văn tài liệu (bản chính và phụ lục kèm theo), sắp xếp theo thứ tự đúng với số đã đăng ký trong sổ công văn và chịu trách nhiệm lập hồ sơ tên gọi).

Điều 7. Hồ sơ nguyên tắc gồm những văn bản pháp quy như Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Hướng dẫn hoặc giải thích về chế độ chính sách. Mỗi công chức, viên chức tùy theo yêu cầu công việc của mình, tập hợp những văn bản pháp quy về từng mặt nghiệp vụ nhất định làm căn cứ giải quyết công việc để lập hồ sơ nguyên tắc.

Hồ sơ nguyên tắc thuộc loại tư liệu của cơ quan không ai được chiếm dụng riêng, không phải nộp và lưu trữ, khi nghỉ hưu, thuyên chuyển công tác phải bàn giao lại cho người thay thế mình để tiếp tục công việc đó.

Điều 8. Công chức, viên chức chỉ được giữ lại hồ sơ công việc của mình trong thời gian một năm tính từ khi công việc đó kết thúc. Trường hợp cần giữ lại để nghiên cứu tiếp phải được sự đồng ý của thủ trưởng và lưu trữ cơ quan.

Điều 9. Cuối năm mỗi công chức, viên chức trong từng cơ quan tự kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ của mình, hoàn thiện và bàn giao vào phòng, kho lưu trữ cơ quan quản lý.

2. Thu nộp hồ sơ tài liệu:

Điều 10. Các sở, ban, ngành, đoàn thể thuộc danh mục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tỉnh (theo Quyết định số 1781/QĐ-UB ngày 24 tháng 9 năm 1999 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hưng Yên) chỉ được giữ hồ sơ tài liệu về công việc đã giải quyết xong trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hồ sơ công việc đã kết thúc, sau 10 năm phải đem nộp những hồ sơ đó vào lưu trữ Nhà nước tỉnh. Trường hợp cần giữ lại để sử dụng tiếp đối với loại tài liệu đã đến hạn nộp lưu, phải được sự đồng ý của cơ quan lưu trữ tỉnh.

Điều 11. Các ngành Công an, Quân sự được phép sử dụng phòng, kho lưu trữ riêng, không phải nộp hồ sơ tài liệu và lưu trữ nhà nước tỉnh, nhưng phải chịu sự chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi địa phương và báo cáo thống kê hàng năm về lưu trữ tỉnh.

Điều 12. Hồ sơ, tài liệu của một cơ quan khi sáp nhập vào một cơ quan khác hoặc hai cơ quan sáp nhập làm một cơ quan mới, thì lưu trữ cơ quan được sáp nhập hoặc cơ quan mới tiếp nhận và quản lý.

Đối với cơ quan giải thể thuộc cấp nào thì chuyển giao vào lưu trữ nhà nước cấp ấy quản lý.

Trường hợp cơ quan được tách ra làm hai hoặc nhiều cơ quan thì phần hồ sơ, tài liệu liên quan đến công việc của cơ quan mới nào sẽ do cơ quan ấy tiếp nhận để sử dụng.

Điều 13. Biên bản giao nộp hồ sơ tài liệu đưa vào lưu trữ cơ quan hay kho lưu trữ huyện, tỉnh đều phải làm thành 2 bản, nơi giao và nơi nhận mỗi bên giữ một bản.

Điều 14. Phòng, kho lưu trữ các sở, ban, ngành, các cấp có trách nhiệm sưu tầm bổ sung những hồ sơ, tài liệu còn thiếu thuộc thẩm quyền của ngành mình, cấp mình về quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, đơn vị qua các thời kỳ lịch sử. Những tài liệu về các danh nhân nổi tiếng hoạt động trong các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội… nếu đủ điều kiện thì thành lập phông lưu trữ các nhân.

3. Thống kê, sắp xếp, bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ:

Điều 15. Các sở, ban, ngành, đoàn thể, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ hàng năm hoặc báo cáo đột xuất về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo Quyết định số 149/CLT-TCTK ngày 23-10-1987 liên bộ Cục lưu trữ Nhà nước – Tổng cục Thống kê.

Điều 16. Mỗi bộ phận, phòng hoặc kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài liệu đang giữ và các công cụ tra tìm tài liệu như: sổ nhập hồ sơ tài liệu, sổ đăng ký các phông lưu trữ, mục lục hồ sơ của từng phông, sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ.

Điều 17. Việc sắp xếp hồ sơ tài liệu trong từng bộ phận, phông hoặc kho lưu trữ được tiến hành theo một phương pháp thống nhất do Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn.

Điều 18. Nơi để hồ sơ tài liệu lưu trữ phải là nơi cao ráo, thoáng mát để tránh ẩm mốc, mối mọt… Mỗi bộ phận, phòng hoặc kho lưu trữ phải trang bị các phương tiện để bảo quản như cặp hộp, giá đựng tài liệu… và có biện pháp phòng chống cháy nổ, có công cụ chữa cháy.

Điều 19. Những đơn vị tài liệu có tính đặc thù như âm bản, dương bản các bộ phim, tài liệu ghi âm, các bức ảnh, micro phim, băng, đĩa từ… cần có những trang thiết bị hiện đại hoặc biện pháp cần thiết để bảo quản tài liệu lâu dài.

4. Xác định giá trị và tiêu hủy tài liệu lưu trữ

Điều 20. Chỉ được tiêu hủy những hồ sơ tài liệu đã hết giá trị theo quyết định của Hội đồng xác định giá trị có thẩm quyền. Thành phần hội đồng xác định giá trị bao gồm:

a) Lưu trữ tỉnh:
- Chánh hoặc phó văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh làm Chủ tịch.
- Bộ phận hoặc cơ quan có tài liệu làm ủy viên.
- Phụ trách lưu trữ Nhà nước tỉnh làm ủy viên.

b) Các sở, ban, ngành, đoàn thể:
- Trưởng phòng hành chính làm chủ tịch.
- Bộ phận có tài liệu làm ủy viên (nếu nhiều bộ phận thì đại diện bộ phận có nhiều tài liệu nhất).
- Phụ trách lưu trữ sở, ban, ngành, đoàn thể làm ủy viên.

c) Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã:
- Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân huyện, thị xã làm Chủ tịch.
- Bộ phận hoặc cơ quan có tài liệu làm ủy viên.
- Phụ trách lưu trữ huyện, thị xã làm ủy viên.

Điều 21. Khi tiêu hủy hồ sơ tài liệu đã hết giá trị được Hội đồng cho phép phải lập thành biên bản, có ý kiến xác nhận của cơ quan chuyên môn cấp trên và trực tiếp chứng kiến việc tiêu hủy trọn vẹn.

5. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:

Điều 22. Các phòng kho lưu trữ phải xây dựng bản nội dung quản lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, quy định cho từng đối tượng là công chức, viên chức trong cơ quan, công chức viên chức nghiên cứu tại chỗ, không mang tài liệu ra khỏi khu vực. Trường hợp cần sao chụp tài liệu lưu trữ phải có ý kiến của người có thẩm quyền.

Điều 23. Tất cả mọi yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ ở các sở, ban, ngành, huyện, thị xã phải được lãnh đạo Trung tâm lưu trữ, Chánh, phó văn phòng hoặc trưởng, phó phòng hành chính đồng ý. Trường hợp đối tượng là người nước ngoài và tài liệu thuộc trong danh mục bí mật nhà nước cần sử dụng phải thực hiện theo Nghị định số 84/HĐBT ngày 9-3-1992 của Hội đồng Bộ trưởng ban hành “Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước” và được thủ trưởng các ngành hoặc Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp cho phép.

Điều 24. Người sử dụng có trách nhiệm quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu được cung cấp, không được làm nhàu nát, hư hỏng. Xem xong phải sắp xếp lại theo trật tự và bàn giao lại đầy đủ. Nếu phát hiện mất hoặc đánh cắp tài liệu cán bộ lưu trữ lập biên bản và báo cáo người có thẩm quyền xử lý.

Điều 25. Các phòng, kho lưu trữ có trách nhiệm cấp bản sao công văn tài liệu và chứng thực về tài liệu lưu trữ đang quản lý cho các đương sự khi đã có ý kiến của người có thẩm quyền.

III- HỆ THỐNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Điều 26. Ở tỉnh thành lập Trung tâm lưu trữ Nhà nước tỉnh do Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trực tiếp quản lý và giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thống nhất về công tác lưu trữ; xây dựng các chế độ quản lý, chế độ ngiệp vụ lưu trữ, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chế độ trong phạm vi tỉnh. Tổ chức việc thu nhận những hồ sơ tài liệu của các sở, ban, ngành, đoàn thể đến hạn nộp vào Trung tâm lưu trữ tỉnh để bảo quản và tổ chức sử dụng.

Điều 27. Mỗi sở, ban, ngành, đoàn thể phải bố trí nơi để tài liệu lưu trữ và phân công cán bộ chịu trách nhiệm giúp lãnh đạo, sở, ngành xây dựng chế độ công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ trong phạm vi quyền hạn của mình.

Điều 28. Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã thành lập kho lưu trữ huyện, thị xã do Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện trực tiếp quản lý và giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ cho Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn, các đơn vị trực thuộc; xây dựng bản danh mục nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ huyện, thị xã; trực tiếp tổ chức thu nộp hồ sơ tài liệu của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện, thị xã và các phòng ban, công ty, trạm trại thuộc huyện, thị xã quản lý để bảo quản và tổ chức sử dụng theo quy định hiện hành.

IV- VIỆC KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT

Điều 29. Cơ quan, tập thể, cá nhân có thành tích trong việc quản lý hồ sơ tài liệu được khen thưởng, nếu vi phạm những điều trong bản Quy định này thì tùy theo mức độ nặng nhẹ mà xử lý kỷ luật bằng biện pháp hành chính hoặc truy tố trước pháp luật.

V- ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 30. Các sở, ban, ngành, đoàn thể, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã căn cứ vào bản Quy định này xây dựng bản Quy định chi tiết về công tác quản lý hồ sơ tài liệu cho phù hợp với phạm vi đơn vị mình, ngành mình quản lý.