Quyết định 2007/QĐ-KTNN 2018 Tài liệu bồi dưỡng lãnh đạo quản lý cấp Tổ trưởng Tổ kiểm toán

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH TÀI LIỆU BỒI DƯỠNG KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CẤP TỔ TRƯỞNG TỔ KIỂM TOÁN

TỔNG KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Tài liệu bồi dưỡng kỹ năng lãnh đạo, quản lý cấp Tổ trưởng Tổ kiểm toán”.

Điều 2. Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Giám đốc Trường Đào tạo và Bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm toán, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước và các đơn vị, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

DANH MỤC VIẾT TẮT

MỤC LỤC

I. TỔNG QUAN

1. Tên chương trình: Bồi dưỡng kỹ năng lãnh đạo, quản lý cấp Tổ trưởng Tổ kiểm toán

2. Số tiết: 24 tiết

3. Đối tượng đào tạo

- KTVNN đáp ứng tiêu chuẩn Tổ trưởng Tổ kiểm toán theo quy định của Luật KTNN, cụ thể: KTVNN chính hoặc KTVNN giữ chức vụ từ Phó trưởng phòng trở lên.

- Các đối tượng khác cần bồi dưỡng, bổ trợ kỹ năng lãnh đạo, quản lý trong lĩnh vực kiểm toán theo quyết định của Tổng KTNN.

4. Mục tiêu

Bồi dưỡng kỹ năng quản lý, lãnh đạo Tổ kiểm toán cho người học.

5. Mô tả tóm tắt chương trình

Trang bị cho người học các kỹ năng quản lý, lãnh đạo (kỹ năng định hướng và kiểm soát sự tuân thủ đạo đức nghề nghiệp của KTVNN; kỹ năng đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ kiểm toán cho KTVNN; kỹ năng phân công công việc và giao việc; kỹ năng tổ chức và kiểm soát tiến độ công việc;…) và kinh nghiệm xử lý các mối quan hệ trong hoạt động kiểm toán gắn với vị trí Tổ trưởng Tổ kiểm toán;… nhằm nâng cao năng lực thực thi nhiệm vụ kiểm toán được phân công của Tổ trưởng Tổ kiểm toán đáp ứng yêu cầu của KTNN.

Việc trang bị kiến thức nghiệp vụ chuyên môn cho Tổ trưởng Tổ kiểm toán được triển khai tại các chương trình đào tạo, bồi dưỡng khác.

6. Tài liệu tham khảo

- Luật KTNN số 81/2015/QH13 ngày 24 tháng 6 năm 2015 của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

- Hệ thống Chuẩn mực KTNN được ban hành theo Quyết định số 02/2016/QĐ-KTNN ngày 15 tháng 7 năm 2016 của Tổng KTNN về việc Ban hành Hệ thống CMKTNN.

- Quy trình kiểm toán của KTNN ban hành kèm theo Quyết định số 08/2016/QĐ-KTNN ngày 23/12/2016 của Tổng KTNN.

- Quy tắc ứng xử của KTVNN ban hành kèm theo Quyết định số 04/2016/QĐ-KTNN ngày 29/8/2016 của Tổng KTNN.

- Quy chế tổ chức và hoạt động của Đoàn KTNN ban hành kèm theo Quyết định số 01/2016/QĐ-KTNN ngày 20/6/2016 của Tổng KTNN.

- Các tài liệu khác có liên quan.

II. NỘI DUNG

PHẦN 1. KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CỦA TỔ TRƯỞNG TỔ KIỂM TOÁN

1. Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của Tổ trưởng Tổ kiểm toán

Tổ trưởng Tổ kiểm toán là một thành phần trong Đoàn kiểm toán (nếu Đoàn kiểm toán có Tổ kiểm toán). Tổ trưởng phải có đủ trình độ chuyên môn, năng lực lãnh đạo và kinh nghiệm công tác phù hợp với nhiệm vụ kiểm toán được phân giao. Trong quá trình kiểm toán, Tổ trưởng quản lý một số KTVNN để thực hiện nhiệm vụ kiểm toán của Tổ kiểm toán. Để hoàn thành nhiệm vụ kiểm toán, Tổ trưởng được trao những quyền hạn và trách nhiệm thể hiện tại Luật KTNN, các văn bản pháp quy của KTNN.

1. 1. Nhiệm vụ của Tổ trưởng Tổ kiểm toán

Tổ trưởng Tổ kiểm toán thực hiện các nhiệm vụ cơ bản sau:

Thứ nhất, tổ chức thực hiện kiểm toán.

Việc tổ chức kiểm toán của Tổ trưởng Tổ kiểm toán khác so với của Trưởng đoàn kiểm toán. Trưởng đoàn kiểm toán tổ chức kiểm toán trên cơ sở quyết định kiểm toán của Tổng KTNN. Tổ trưởng tổ chức kiểm toán theo KHKT. Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải chủ trì xây dựng KHKT chi tiết (được lập căn cứ vào KHKT tổng quát). KHKT chi tiết được phê duyệt là cơ sở để Tổ trưởng Tổ kiểm toán tổ chức thực hiện nhiệm vụ kiểm toán. Tổ trưởng Tổ kiểm toán thực hiện chỉ đạo, điều hành các thành viên Tổ kiểm toán tiến hành kiểm toán theo KHKT chi tiết, thu thập bằng chứng đầy đủ và thích hợp làm cơ sở cho việc đưa ra các kết luận, kiến nghị kiểm toán. Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải đảm bảo chế độ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất để người có thẩm quyền kiểm soát tiến độ thực hiện kiểm toán, tình hình và kết quả kiểm toán.

Thứ hai, lập và ký BBKT của Tổ kiểm toán.

Mục tiêu kiểm toán của Tổ kiểm toán là hoàn thành KHKT chi tiết với sản phẩm đầu ra là BBKT. Tổ trưởng tổ chức thực hiện tổng hợp các kết quả kiểm toán trong các biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán của các thành viên Tổ kiểm toán và các bằng chứng kiểm toán khác có liên quan để lập dự thảo BBKT. Dự thảo BBKT được các thành viên Tổ kiểm toán thảo luận nhằm đạt được sự thống nhất về những đánh giá, xác nhận và kiến nghị. Những sự khác biệt trong quá trình thảo luận được Tổ trưởng Tổ kiểm toán xử lý theo quy định hiện hành. Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải bảo vệ kết quả kiểm toán trong dự thảo BBKT trước Trưởng đoàn. Những ý kiến chỉ đạo, kết luận của Trưởng đoàn phải được Tổ trưởng Tổ kiểm toán chấp hành và hoàn thiện dự thảo BBKT. Tổ trưởng Tổ kiểm toán tổ chức thông qua dự thảo BBKT với đơn vị được kiểm toán, đại diện cho Tổ kiểm toán ký BBKT của Tổ kiểm toán.

Thứ ba, quản lý thành viên Tổ kiểm toán.

Mỗi thành viên Tổ kiểm toán được phân giao nhiệm vụ theo KHKT chi tiết đã được phê duyệt. Tổ trưởng Tổ kiểm toán thực hiện quản lý các thành viên Tổ kiểm toán trong thời giờ làm việc, đảm bảo thành viện thực hiện đúng trách nhiệm được giao theo KHKT chi tiết. Tổ trưởng phải thường xuyên hoặc định kỳ kiểm tra, hướng dẫn, soát xét chất lượng kiểm toán của các thành viên Tổ kiểm toán. Đối với cá nhân, Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải chấp hành kỷ luật công tác của Đoàn kiểm toán, các quy định khác có liên quan của KTNN.

1. 2. Quyền hạn

Một là, yêu cầu cung cấp tài liệu phục vụ nhiệm vụ kiểm toán.

Tổ trưởng Tổ kiểm toán có quyền yêu cầu đơn vị được kiểm toán cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin, tài liệu cần thiết và giải trình các vấn đề có liên quan đến nội dung kiểm toán. Bên cạnh đó, nhằm đảm bảo yếu tố hoàn thành nhiệm vụ của Tổ kiểm toán, Tổ trưởng có thể yêu cầu tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu liên quan đến nội dung kiểm toán.

Hai là, xử lý thành viên Tổ kiểm toán có sai phạm.

Tổ trưởng Tổ kiểm toán có nhiệm vụ quản lý các thành viên Tổ kiểm toán. Gắn với đó là thẩm quyền báo cáo và kiến nghị các biện pháp xử lý thành viên Tổ kiểm toán có sai phạm đối với Trưởng đoàn hoặc cơ quan, người có thẩm quyền. Đối với những thành viên Tổ kiểm toán có dấu hiệu vi phạm “Các hành vi bị nghiêm cấm” đối với KTVNN được quy định tại Luật KTNN và các văn bản khác có liên quan, Tổ trưởng Tổ kiểm toán đề nghị Trưởng đoàn tạm đình chỉ nhiệm vụ của thành viên Tổ kiểm toán.

Ba là, bảo vệ kết quả kiểm toán.

Về nguyên tắc, Tổ trưởng Tổ kiểm toán và các thành viên Tổ kiểm toán phải chấp hành ý kiến chỉ đạo của Trưởng đoàn. Tuy vậy, Tổ trưởng Tổ kiểm toán có quyền đề nghị Trưởng đoàn làm rõ lý do thay đổi đánh giá, xác nhận, kết luận và kiến nghị trong BBKT, BCKT liên quan đến kết quả kiểm toán của Tổ kiểm toán. Những ý kiến khác biệt được bảo lưu bằng văn bản.

Bốn là, đảm bảo điều kiện để tiến hành kiểm toán.

Tổ trưởng Tổ kiểm toán được cung cấp các điều kiện và phương tiện cần thiết để thực hiện tổ chức kiểm toán có hiệu quả; được đơn vị kiểm toán bố trí địa điểm làm việc trong trường hợp việc kiểm toán thực hiện tại đơn vị được kiểm toán. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm toán, Tổ trưởng Tổ kiểm toán được pháp luật bảo vệ.

1.3 . Trách nhiệm

Bên cạnh trách nhiệm như các KTVNN khi thực hiện nhiệm vụ kiểm toán, trong quá trình điều hành Tổ kiểm toán, Tổ trưởng có một số trách nhiệm cơ bản sau:

Thứ nhất, chịu trách nhiệm trước Trưởng đoàn kiểm toán.

Theo mô hình truyền thống đang được áp dụng tại KTNN, một Đoàn kiểm toán có một số Tổ kiểm toán. Mỗi tổ đảm trách nhiệm vụ cụ thể. Kết quả của Tổ kiểm toán ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả chung của Đoàn kiểm toán. Tổ trưởng phải chịu trách nhiệm trước Trưởng đoàn kiểm toán về hoạt động của Tổ kiểm toán, từ việc lập KHKT chi tiết; tổ chức phân giao nhiệm vụ cho KTVNN; quản lý KTVNN; đến việc lập BBKT và các công việc khác có liên quan đến hoạt động kiểm toán của Tổ kiểm toán.

Thứ hai, chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Tổ trưởng Tổ kiểm toán có nhiệm vụ tổ chức lập BBKT của Tổ kiểm toán và ký BBKT với đơn vị được kiểm toán. Những đánh giá, xác nhận, kết luận và kiến nghị trong BBKT của Tổ kiểm toán phải đảm bảo tính đúng đắn, trung thực, khách quan. Là người đứng đầu Tổ kiểm toán, Tổ trưởng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về những vấn đề trên. Bên cạnh đó, khi có hành vi vi phạm pháp luật, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm Tổ trưởng Tổ kiểm toán sẽ bị xử lý kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Thứ ba, trách nhiệm giải trình.

Nội dung kiểm toán phải được làm sáng tỏ, phản ánh trung thực, khách quan tình hình quản lý, sử dụng tài chính công, tài sản công của đơn vị được kiểm toán. Tổ trưởng Tổ kiểm toán có trách nhiệm và hoàn thành việc giải trình về hoạt động kiểm toán của Tổ kiểm toán trước Trưởng đoàn kiểm toán hoặc cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền.

Thứ tư, trách nhiệm liên đới.

Tổ trưởng Tổ kiểm toán chịu trách nhiệm liên đới về hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động kiểm toán của thành viên Tổ kiểm toán.

2. Kỹ năng tổ chức công việc

2.1. Nội dung tổ chức thực hiện công việc

2.1.1. Tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu, bằng chứng kiểm toán

Trước khi thực hiện khảo sát hoặc trước khi thực hiện kiểm toán, một trong những công việc mà tổ khảo sát/kiểm toán phải triển khai, thực hiện đó là thu thập hồ sơ, tài liệu, bằng chứng kiểm toán. Do đó, để triển khai, thực hiện tốt nội dung này, Tổ trưởng cần hiểu biết và có kỹ năng cần thiết để thực hiện một cách hiệu quả, đồng thời tiết kiệm thời gian và nhân lực kiểm toán.

Ngoài những kỹ năng mang tính kinh nghiệm và cảm quan nghề nghiệp, để thực hiện tốt công việc thu thập hồ sơ, tài liệu, bằng chứng kiểm toán trong từng giai đoạn kiểm toán, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần nắm vững Quy trình kiểm toán của KTNN và các chuẩn mực về hướng dẫn thu thập hồ sơ, tài liệu, bằng chứng kiểm toán...

KHKT chi tiết được lập và phê duyệt trước khi thực hiện kiểm toán tại đơn vị. Do đó, khi thực hiện kiểm toán, Tổ kiểm toán phải thu thập hồ sơ, tài liệu liên quan đến nội dung kiểm toán, theo KHKT tổng quát đã được phê duyệt.

Để thu thập hồ sơ, tài liệu, bằng chứng kiểm toán một cách hiệu quả, đảm bảo chất lượng, phù hợp và thích đáng thì Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần có những yêu cầu như sau:

- Hiểu và nắm vững bản chất, khái niệm về hồ sơ kiểm toán, tài liệu kiểm toán và bằng chứng kiểm toán.

- Am hiểu về lĩnh vực kiểm toán. Trong trường hợp Tổ trưởng hiểu chưa thực sự rõ ràng về lĩnh vực được kiểm toán, thì Tổ trưởng có thể yêu cầu KTVNN có chuyên môn về lĩnh vực đó, cùng thảo luận và lập danh mục về yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu, bằng chứng kiểm toán. KTNN thực hiện nhiệm vụ kiểm toán trên nhiều lĩnh vực, nội dung kinh tế khác nhau, do đó Tổ tưởng Tổ kiểm toán không thể am hiểu tường tận tất cả các loại hình kiểm toán: Kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán hoạt động, hay lĩnh vực kiểm toán như: Kiểm toán quản lý vốn đầu tư xây dựng cơ bản; kiểm toán báo cáo tài chính doanh nghiệp; kiểm toán báo cáo tài chính các tổ chức tài chính - ngân hàng, tín dụng; kiểm toán ngân sách bộ, cơ quan trung ương; kiểm toán ngân sách địa phương... Vì vậy, để làm tốt công tác thu thập hồ sơ, tài liệu, bằng chứng kiểm toán thì Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải biết huy động sức mạnh tập thể hay nói cách khác là kỹ năng làm việc theo nhóm.

- Sau khi đã có sự thảo luận, thống nhất trong Tổ kiểm toán, Tổ trưởng Tổ kiểm toán lập Danh mục yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu, bằng chứng kiểm toán gửi đơn vị được kiểm toán.

Để việc cung cấp hồ sơ, tài liệu, bằng chứng kiểm toán đáp ứng được yêu cầu về thời gian cũng như nội dung kiểm toán, Tổ trưởng Tổ kiểm toán nên lưu ý một số vấn đề như sau:

+ Tài liệu về công tác quản lý tài chính, tài sản công của một ban quản lý dự án, doanh nghiệp, ngân hàng, ngân sách tỉnh, huyện... là rất lớn, do đó Tổ trưởng nên phân loại hồ sơ, tài liệu thành nhiều loại khác nhau và yêu cầu đơn vị cung cấp hồ sơ, tài liệu, bằng chứng kiểm toán ở các thời điểm khác nhau để KTVNN có tài liệu làm việc. Hồ sơ, tài liệu có thể phân thành nhiều loại như: Hồ sơ, tài liệu pháp lý; hồ sơ, tài liệu tổng hợp; hồ sơ, tài liệu chi tiết;... Theo tuần tự, Tổ trưởng Tổ kiểm toán nên gửi yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu cho đơn vị được kiểm toán đối với danh mục hồ sơ pháp lý, sau đó là hồ sơ tổng hợp và đến hồ sơ, tài liệu chi tiết. Tổ trưởng thực hiện các bước công việc như trên sẽ đảm bảo được KTVNN có hồ sơ, tài liệu để làm việc sớm nhất, đồng thời đơn vị được kiểm toán không có lý do trì hoãn về việc cung cấp hồ sơ, tài liệu, bằng chứng kiểm toán.

+ Việc thu thập tài liệu, hồ sơ, bằng chứng kiểm toán cũng nên chọn lọc. Không nên yêu cầu đơn vị cung cấp toàn bộ tài liệu trong đó có những tài liệu không phục vụ cho công tác kiểm toán.

2.1.2. Phân tích, đánh giá, tổng hợp tài liệu thông tin đã thu thập

a. Nội dung phân tích và đánh giá

Bằng chứng, tài liệu, thông tin đã được thu thập cần phải đánh giá, phân tích, chọn lọc thì bằng chứng mới thực sự có giá trị. Phân tích bằng chứng, tài liệu, thông tin đã thu thập tại khâu khảo sát hoặc khâu thực hiện kiểm toán là việc Tổ trưởng Tổ kiểm toán lập luận và làm sáng tỏ hơn những hoài nghi của mình về nội dung kiểm toán mà Tổ trưởng đã thu thập để có hướng xử lý tiếp theo. Nếu tài liệu, hồ sơ, bằng chứng kiểm toán đã đầy đủ, phù hợp, sẽ thực hiện các bước tiếp theo, nếu chưa đảm bảo đầy đủ, thích hợp, sẽ thu thập tài liệu, hồ sơ, bằng chứng kiểm toán bổ sung.

Khi Tổ trưởng Tổ kiểm toán tiến hành đánh giá tài liệu, thông tin đã thu thập, Tổ trưởng cần lưu ý đánh giá các khía cạnh như: Độ tin cậy; tích thích hợp, tính đầy đủ của hồ sơ, tài liệu, bằng chứng đã thu thập. Để thực hiện tốt nội dung trên, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần nắm vững các nội dung hướng dẫn tại các Chuẩn mực KTNN, trong đó nhấn mạnh các CMKTNN số 1230, CMKTNN số 100, CMKTNN 200, CMKTNN 400.

b. Phương pháp phân tích và đánh giá

Có thể sử dụng một số phương pháp để phân tích. Việc phân tích nhằm mục đích phản chứng về những tài liệu, thông tin đã thu thập, rằng những hoài nghi về vấn đề lựa chọn kiểm toán trong KHKT chi tiết đã đảm bảo phù hợp và đảm bảo về tính trọng yếu hay chưa. Qua việc phân tích tài liệu, hồ sơ, bằng chứng kiểm toán có thể so sánh và lượng hóa được nội dung lựa chọn kiểm toán.

c. Tổng hợp thông tin đã được đánh giá, phân tích

Bằng chứng, tài liệu, hồ sơ kiểm toán sau khi đã được đánh giá phân tích được tổng hợp, kết nối, phân loại trên cơ sở đó thông tin sẽ được hệ thống hóa đảm bảo tính logic, từ đó Tổ trưởng chọn ra được vấn đề trọng yếu, trọng tâm kiểm toán để định hướng Tổ kiểm toán đi theo đúng khuôn khổ (mục tiêu, nội dung, trọng tâm) kiểm toán đã được phê duyệt tại KHKT tổng quát cũng như KHKT chi tiết.

2.1.3. Phân tích, đánh giá hệ thống quản lý nội bộ của đơn vị được kiểm toán

Phân tích, đánh giá về hệ thống quản lý nội bộ của đơn vị được kiểm toán là việc khá quan trọng. Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần có đủ trình độ, năng lực hiểu biết nhất định về chuyên môn cũng như hiểu biết về tổ chức, quản lý công việc, nhân sự; hiểu biết về xã hội mới có phương pháp đánh giá và nhìn nhận tổng quát về tổ chức hoạt động của đơn vị được kiểm toán. Hầu hết các sai sót trong quản lý tài chính, tài sản công đều bắt nguồn từ những yếu kém trong hệ thống quản lý và hệ thống kiểm soát nội bộ. Một đơn vị mà những người lãnh đạo không liêm chính, công tâm, khách quan, thiếu năng lực quản lý... cộng với một hệ thống kiểm soát nội bộ đã mất hiệu năng, hiệu lực thì khả năng xảy ra sai sót, gian lận trong quản lý tiền, tài sản nhà nước là rất lớn.

Để đánh giá được thực trạng trong công tác tổ chức, quản lý, sử dụng tiền và tài sản công của đơn vị được kiểm toán thì Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải hiểu và nắm vững về đơn vị như: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, đặc điểm quy trình sản xuất, phương pháp hạch toán kế toán, hình thức tổ chức quản lý dự án, các thông tin trên báo chí, dư luận hoặc thông tin khác liên quan đến đơn vị được kiểm toán.

Vì vậy, phân tích, đánh giá về hệ thống quản lý, kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán là một kỹ năng quan trọng đối với Tổ trưởng Tổ kiểm toán.

2.1.4. Đ ánh giá những tác động tích cực, tiêu cực có thể ảnh hưởng đến nội dung kiểm toán

Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần phải kiểm soát được những tác động phát sinh bên trong và bên ngoài hoạt động của Tổ kiểm toán. Tổ trưởng cần có biện pháp ứng phó kịp thời cũng như xử lý một cách thích hợp trước những tác động tích cực, tiêu cực phát sinh trong khi thực hiện kiểm toán. Việc đánh giá và kiểm soát được những tác động tích cực và tiêu cực ảnh hưởng đến hoạt động của Tổ kiểm toán là một kỹ năng cần thiết của Tổ trưởng Tổ kiểm toán. Kỹ năng này không có khuôn mẫu hay chuẩn mực cụ thể mà chủ yếu xuất phát từ kỹ năng mềm mà Tổ trưởng Tổ kiểm toán có được. Để việc đánh giá và kiểm soát được những tác động tích cực, tiêu cực đến hoạt động của Tổ kiểm toán thì Tổ trưởng phải là người có am hiểu về lĩnh vực kiểm toán, trong đó kinh nghiệm là yếu tố quan trọng giúp Tổ trưởng nhận biết được tác động nói trên.

Những tác động tích cực như: Sự phối hợp, hợp tác của đơn vị được kiểm toán, sự tác động của không gian, thời tiết, lực lượng KTVNN có đủ trình độ, tinh thần trách nhiệm cao… những tác động tiêu cực là những vấn đề ngược lại các khía cạnh đã nêu... Tổ trưởng Tổ kiểm toán đánh giá được các ảnh hưởng tích cực, tiêu cực có thể xảy ra, sẽ chủ động hơn trong điều hành Tổ kiểm toán.

2.1.5. Xác định phạm vi, mục tiêu, nội dung ước lượng thời gian và tiến độ kiểm toán

Ngay từ khâu lập KHKT chi tiết, Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải nghiên cứu kỹ lưỡng KHKT tổng quát, trên cơ sở đó xác định phạm vi, mục tiêu, nội dung đối với KHKT chi tiết. Phạm vi, mục tiêu, nội dung của KHKT chi tiết phải phù hợp, thống nhất với KHKT tổng quát. Căn cứ số lượng nhân sự, thời gian, tình hình quản lý tài chính, tài sản công của đơn vị được kiểm toán, sau khi đã được phân tích đánh giá và xác định trọng yếu kiểm toán; đánh giá năng lực của từng KTVNN, Tổ trưởng Tổ kiểm toán sẽ xác định phạm vi, mục tiêu, nội dung kiểm toán và phân công chi tiết cho từng KTVNN thực hiện. Mỗi một nội dung kiểm toán, Tổ trưởng Tổ kiểm toán nên ước tính khả năng về thời gian và tiến độ mà KTVNN sẽ hoàn thành. Như vậy, Tổ trưởng mới kiểm soát được công việc của Tổ kiểm toán, đồng thời có phương pháp chỉ đạo, xử lý tình huống một cách kịp thời khi cần thiết.

2.1.6. Đánh giá chuyên môn, năng lực, chấp hành đạo đức nghề nghiệp, quy chế, quy định của các KTVNN

Tổ trưởng Tổ kiểm toán không những phải có kỹ năng đánh giá về đơn vị được kiểm toán mà cần có kỹ năng đánh giá đối với đội ngũ cũng như từng nhân sự trong Tổ kiểm toán. Việc đánh giá đối với KTVNN trong tổ trên các khía cạnh như chuyên môn, năng lực, chấp hành đạo đức nghề nghiệp, quy chế, quy định đối với từng KTVNN. Để đảm bảo chất lượng hoạt động của Tổ kiểm toán, Tổ trưởng phải nắm bắt được sở trường, sở đoản, chuyên môn, năng lực của từng KTVNN. Trên cơ sở phân tích, đánh giá về KTVNN, Tổ trưởng phân công nội dung kiểm toán cho từng KTVNN hay nhóm kiểm toán một cách phù hợp. Để làm tốt công tác này, ngoài hiểu biết về chuyên môn, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cũng cần phải có sự hiểu biết nhất định về tâm lý, tổ chức và quản lý nhân sự.

2.1.7. L ập KHKT chi tiết

a. Phân công KTVNN tham gia lập KHKT chi tiết

Lập KHKT chi tiết là một nhiệm vụ quan trọng của Tổ trưởng Tổ kiểm toán. Theo Luật KTNN cũng như theo Quy chế Tổ chức và hoạt động của Đoàn kiểm toán, Tổ trưởng là người chủ trì lập KHKT chi tiết. Tổ trưởng có thể phân công KTVNN tham gia lập KHKT chi tiết cùng mình. Thực tế cho thấy, đối với Tổ trưởng Tổ kiểm toán đã có kinh nghiệm, việc lập KHKT chi tiết có thể do Tổ trưởng thực hiện, không cần đến sự trợ giúp của KTVNN. Tuy nhiên, để tăng cường trách nhiệm cũng như khai thác trí tuệ tập thể, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần phân công cho KTVNN tham gia vào việc lập KHKT chi tiết. Việc phân công KTVNN tham gia lập KHKT chi tiết không những tăng cường hiệu quả trong công việc, giảm thiểu rủi ro kiểm toán vì KHKT chi tiết đã được rà soát bởi nhiều người, đồng thời là trách nhiệm của Tổ trưởng trong việc đào tạo KTVNN khác để họ có những kỹ năng, kinh nghiệm.

b. Phổ biến KHKT chi tiết cho các KTVNN sau khi đã tiếp thu ý kiến thẩm định và được phê duyệt của Trưởng đoàn

Theo quy định của KTNN thì sau khi KHKT chi tiết được lập, Tổ trưởng Tổ kiểm toán gửi KHKT chi tiết trình Trưởng đoàn phê duyệt. Sau khi KHKT chi tiết được phê duyệt, KHKT chi tiết được phổ biến đến từng KTVNN trong Tổ kiểm toán để thực hiện theo quy định, đồng thời gửi các đơn vị có liên quan để thực hiện kiểm soát theo quy định.

2.1.8. Thực hiện kiểm toán

a. Kiểm tra nội dung, tiến độ kiểm toán của KTVNN

Tổ trưởng Tổ kiểm toán không những phải đảm nhận một phần việc chủ yếu trong Tổ kiểm toán, đồng thời vừa thực hiện kiểm toán và thực hiện điều hành, kiểm soát hoạt động kiểm toán của Tổ kiểm toán và của từng KTVNN. Trong đó, việc quan trọng là Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải kiểm tra, kiểm soát được nội dung, tiến độ mà từng KTVNN thực hiện.

b. Kiểm tra việc ghi nhật ký KTVNN

Việc kiểm tra kết quả kiểm toán của các thành viên trong Tổ kiểm toán được thực hiện chủ yếu thông qua nhật ký của KTVNN. Mục đích ghi nhật ký là để KTVNN phản ánh toàn bộ kết quả làm việc trong ngày, đồng thời cũng là một báo cáo bằng văn bản điện tử về kết quả kiểm toán làm căn cứ cho cấp trên hoặc người có chức năng kiểm tra, kiểm soát. Tổ trưởng Tổ kiểm toán là người kiểm tra nhật ký KTVNN hàng ngày để nắm bắt tình hình làm việc của KTVNN và có chỉ đạo kịp thời khi cần thiết. Kiểm tra nhật ký của KTVNN không chỉ là việc kiểm soát mà những tình hình kiểm toán được phản ánh trong nhật ký của KTVNN sẽ là những vấn đề kiểm toán, trong đó Tổ trưởng Tổ kiểm toán sẽ là người cùng với KTVNN đồng hành đến kết quả cuối cùng. Vì vậy, khi phát hiện những vấn đề mang tính trọng tâm, trọng điểm, những phát hiện mới được ghi trong nhật ký của KTVNN thì Tổ trưởng phải có biện pháp chỉ đạo KTVNN thu thập bằng chứng đầy đủ để củng cố cho phát hiện kiểm toán, có như vậy kết quả kiểm toán được trình bày trong BBKT cũng như BCKT mới thực sự đảm bảo có chất lượng.

c. Báo cáo định kỳ, đột xuất về kết quả kiểm toán với cấp trên

Báo cáo định kỳ/đột xuất là nhiệm vụ của Tổ trưởng Tổ kiểm toán. Tùy theo tình hình cụ thể thời gian báo cáo định kỳ có thể thay đổi là 7 ngày hoặc 10 ngày/lần. Báo cáo đột xuất tùy theo yêu cầu của cấp trên. Nội dung báo cáo được ghi bằng văn bản và lưu hồ sơ kiểm toán. Tuy nhiên, để một báo cáo định kỳ/đột xuất đảm bảo chất lượng, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cũng cần phải có những lưu ý nhất định, đó là làm nổi bật những kết quả kiểm toán quan trọng, những vấn đề kiểm toán mà trong Tổ kiểm toán còn đang có những ý kiến trái chiều, những vấn đề thuận lợi, khó khăn trong khi thực hiện kiểm toán để lãnh đạo có biện pháp chỉ đạo kịp thời. Một báo cáo định kỳ/đột xuất phải được phản ánh trung thực, khách quan về tình hình kiểm toán, tuy nhiên Tổ trưởng cũng nên cân nhắc thông tin được phản ánh trong báo cáo phải đảm bảo tính hài hòa, hợp lý. Nếu một báo cáo định kỳ/đột xuất chỉ nêu toàn bộ thành tích đạt được mà không nêu khó khăn thì dễ dẫn đến các thành viên trong tổ tự thỏa mãn với thành tích và có tư tưởng chủ quan. Nếu một báo cáo định kỳ/đột xuất chỉ nêu toàn những vấn đề khó khăn với một kết quả thấp kém sẽ dẫn đến tâm lý bi quan, tự ti cho các thành viên Tổ kiểm toán. Bên cạnh đó lãnh đạo sẽ triển khai tăng cường những nội dung kiểm toán nhằm giúp Tổ kiểm toán đạt được kết quả nhất định, trong tình huống này áp lực sẽ gia tăng đối với Tổ kiểm toán. Do đó, Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải có kỹ năng cần thiết trong việc báo cáo để đảm bảo rằng Tổ trưởng vừa tiếp nhận được sự chỉ đạo của cấp trên, vừa điều hành được tình hình làm việc trong Tổ kiểm toán theo đúng mục tiêu, nội dung và tiến độ đã định.

2.1.9. Tổng hợp kết quả, lập BBKT

Tổ trưởng Tổ kiểm toán chủ trì tổng hợp kết quả kiểm toán của các thành viên Tổ kiểm toán ngay trong quá trình kiểm toán để lập BBKT của Tổ kiểm toán. Chậm nhất 05 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm toán theo kế hoạch, Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải hoàn thành dự thảo BBKT của Tổ kiểm toán, họp Tổ kiểm toán để thảo luận và thống nhất về đánh giá, xác nhận và kiến nghị trong dự thảo BBKT của Tổ kiểm toán. Thời gian thông qua BBKT do Tổ trưởng Tổ kiểm toán báo cáo Trưởng đoàn kiểm toán quyết định nhưng không được chậm quá 10 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm toán theo kế hoạch tại đơn vị được kiểm toán.

2.1.10. Thông qua kết quả kiểm toán với đơn vị được kiểm toán

Chậm nhất 03 ngày từ khi thông báo kết quả kiểm toán với đơn vị được kiểm toán, Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải gửi BBKT của Tổ kiểm toán cho Trưởng đoàn kiểm toán. Tổ trưởng Tổ kiểm toán kiểm tra, thu thập, củng cố hồ sơ, tài liệu làm căn cứ cho kết luận của Đoàn kiểm toán. Bảo vệ kết quả kiểm toán ghi trong BBKT của Tổ kiểm toán trước Trưởng đoàn kiểm toán; tổ chức thông qua BBKT với đơn vị được kiểm toán sau khi được Trưởng đoàn kiểm toán thông qua.

2.1.11. Phát hành BBKT

Sau khi BBKT của Tổ kiểm toán được thông qua với đơn vị, Tổ trưởng Tổ kiểm toán hoàn thiện BBKT theo ý kiến kết luận của Trưởng đoàn kiểm toán, ký BBKT của Tổ kiểm toán. Thời hạn phát hành BBKT của Tổ kiểm toán theo quy định của KTNN.

2.1.12. Thu thập và lưu trữ hồ sơ kiểm toán

Tài liệu của Tổ kiểm toán phải được lập thành hồ sơ kiểm toán để lưu hồ sơ của đoàn kiểm toán. Tổ trưởng Tổ kiểm toán phân công KTVNN lập hồ sơ kiểm toán để giao hồ sơ kiểm toán cho Đoàn kiểm toán để lưu bộ phận lưu trữ của đơn vị theo quy định. Khi giao nhận phải lập bảng kê danh mục tài liệu và ký nhận bảo đảm an toàn, bảo mật của tài liệu được lưu trữ.

2.1.13. Chuẩn bị điều kiện, phương tiện phục vụ hoạt động của Tổ kiểm toán

Việc ăn, ở, đi lại của Tổ kiểm toán thực hiện theo quy định của KTNN và theo quy định của Đoàn kiểm toán.

Ngoài việc quy định trách nhiệm về chế độ ăn, ở, đi lại của Đoàn kiểm toán, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cũng phải có trách nhiệm bảo đảm điều kiện sinh hoạt và làm việc của Tổ kiểm toán trong thời gian thực hiện nhiệm vụ kiểm toán, trong trường hợp Đoàn kiểm toán bố trí nhiều Tổ kiểm toán ở nhiều đơn vị kiểm toán khác nhau.

2.2. Một số kỹ năng tổ chức công việc

2.2.1. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Đặc thù nghề nghiệp kiểm toán là trong khi thực hiện kiểm toán luôn phải tiếp cận với các công việc khác nhau; từ việc thay đổi về thời gian, địa điểm, đơn vị kiểm toán đến việc xử lý các vấn đề liên quan về chuyên môn. Các công việc phát sinh trong quá trình thực hiện kiểm toán đều phải được xử lý dứt điểm và trong một thời gian nhất định. Các công việc phát sinh trong thời gian kiểm toán buộc Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải xử lý kịp thời và không thể trì hoãn. Vì vậy, các công việc phát sinh trong và ngoài KHKT, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần phải sắp xếp một cách khoa học và theo nguyên tắc ưu tiên để những công việc trọng tâm, cốt yếu không bị bỏ sót trong điều kiện thời gian luôn có giới hạn.

2.2.2. Xử lý áp lực trong tổ chức, thực hiện công việc

Công việc kiểm toán luôn song hành với áp lực; áp lực về thời gian phải hoàn thành một khối lượng công việc theo kế hoạch đã được phê duyệt, áp lực về kết quả kiểm toán, việc liệu đơn vị được kiểm toán có phối hợp, hợp tác để cung cấp hồ sơ hoặc giải trình các kết quả kiểm toán; việc liệu KTVNN có hoàn thành các nội dung, mục tiêu, phương pháp, quy trình nghiệp vụ kiểm toán hay không... Các lo lắng trên luôn tạo áp lực lớn cho Tổ trưởng Tổ kiểm toán, đặc biệt là những Tổ trưởng chưa có nhiều kinh nghiệm. Vì vậy, để hoàn thành tốt nhiệm vụ, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần có kỹ năng để triệt tiêu cũng như giảm nhẹ áp lực khi điều hành công việc.

Kỹ năng trên không có khuôn mẫu cụ thể mà do Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải tìm hiểu, nhận biết và học hỏi kinh nghiệm của những Tổ trưởng có nhiều kinh nghiệm, đồng thời phải biết tập hợp được sức mạnh của các KTVNN trong tổ, tìm được tiếng nói đồng thuận và điều quan trọng nhất là luôn nhận được sự chỉ đạo của cấp trên.

2.2.3. Xử lý một số công việc khác có liên quan đến Tổ kiểm toán

Nhiệm vụ chính của KTVNN nói chung và Tổ trưởng Tổ kiểm toán nói riêng là thực hiện nhiệm vụ theo nguyên tắc “độc lập và chỉ tuân theo pháp luật”. Tuy nhiên, thực tế có khá nhiều công việc phát sinh không liên quan đến nội dung, phạm vi được quy định trong KHKT chi tiết, trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Đoàn kiểm toán hoặc Luật KTNN,... Vì vậy, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kiểm toán, Tổ trưởng Tổ kiểm toán nên lường trước một số công việc có thể sẽ phát sinh trong và ngoài phạm vi hoạt động của Tổ kiểm toán để có phương án xử lý tình huống. Tổ trưởng Tổ kiểm toán không chỉ kiểm soát tốt các công việc đã được lập trong KHKT chi tiết mà còn phải kiểm soát và xử lý linh hoạt một số công việc khác phát sinh có liên quan nhằm điều hành Tổ kiểm toán luôn đi đúng hướng.

3. Kỹ năng phân công nhiệm vụ và giao việc

3.1. Nội dung phân công nhiệm vụ và giao việc

3.1.1. Phân công nhiệm vụ cho một KTVNN

Một trong những yêu cầu đối với Tổ trưởng Tổ kiểm toán là phải lập được KHKT chi tiết. KHKT chi tiết kết hợp một cách hài hòa ba vấn đề cốt yếu đó là:

- Mục tiêu, phạm vi, nội dung kiểm toán;

- Thời gian kiểm toán;

- KTVNN thực hiện kiểm toán.

Căn cứ vào KHKT tổng quát và tình hình quản lý sử dụng tài chính, tài sản công của đơn vị được kiểm toán, Tổ trưởng Tổ kiểm toán lập KHKT chi tiết. Nhưng, việc phân công KTVNN thực hiện nội dung kiểm toán nào lại do Tổ trưởng Tổ kiểm toán quyết định. Do vậy, khi phân công một KTVNN thực hiện nội dung kiểm toán nào đó, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cũng cần có sự hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ, năng lực và tính cách của KTVNN đó để giao việc một cách phù hợp và đạt được hiệu quả cao. Có những KTVNN luôn làm việc sáng tạo, nhạy bén nhưng không tuân theo khuôn mẫu, quy định; có những KTVNN lại luôn thực hiện công việc theo đúng quy trình, khuôn mẫu nhưng lại thiếu sự sáng tạo. Vì vậy, khi giao việc cho một KTVNN, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần lưu ý vấn đề này để khai thác được thế mạnh của từng KTVNN, đồng thời có biện pháp kiểm tra, kiểm soát đối với KTVNN đó. Ngoài ra, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cũng phải điều hành linh hoạt trong việc sử dụng kết quả của KTVNN này làm cơ sở để các KTVNN khác sử dụng thực hiện nhiệm vụ. Chẳng hạn kết quả kiểm toán doanh thu, chi phí của một doanh nghiệp thuộc nội dung kiểm toán của KTVNN A sẽ là cơ sở để KTVNN B sử dụng thực hiện nội dung kiểm toán việc chấp hành nghĩa vụ thuế...

3.1.2. Phân công nhiệm vụ cho một nhóm KTVNN

Giao việc cho một nhóm KTVNN là công việc khá phức tạp đối với Tổ trưởng Tổ kiểm toán. Hiện nay, trong Luật KTNN cũng như các văn bản có liên quan của KTNN chưa có quy định về chức danh nhóm trưởng nhóm kiểm toán nhưng thực tế lại có khá nhiều Tổ kiểm toán phải phân công nhóm kiểm toán để thực hiện kiểm toán một đơn vị hay một hoặc một số nội dung kiểm toán mà Tổ trưởng Tổ kiểm toán không thể có mặt điều hành trực tiếp hay thực hiện kiểm toán cùng với các KTVNN đó. Trong trường hợp như đã nêu trên yêu cầu đặt ra phải có một KTVNN thay mặt Tổ trưởng Tổ kiểm toán điều hành tạm thời công việc. Trong trường hợp như vậy, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cũng cần có kỹ năng nhất định để phân công, giao việc cho nhóm KTVNN một cách hiệu quả và kiểm soát hợp lý. Trong quá trình giao việc cho nhóm KTV, Tổ trưởng Tổ kiểm toán phân giao nhiệm vụ nhóm trưởng, các thành viên. Nhiệm vụ cụ thể của mỗi thành viên cũng cần được xác định rõ ngay từ trước khi thực hiện kiểm toán.

3.1.3. Giao việc theo kế hoạch

a. Giao việc trong giai đoạn lập KHKT chi tiết và điều chỉnh KHKT chi tiết (nếu có)

Theo quy định, Tổ trưởng Tổ kiểm toán chủ trì lập KHKT chi tiết. Do vậy, ngay tại khâu lập KHKT chi tiết, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần giao nhiệm vụ cho KTVNN tham gia lập KHKT chi tiết. Việc KTVNN tham gia lập KHKT chi tiết nhằm tạo cho KTVNN có hướng thu thập tài liệu, hồ sơ kiểm toán, phương pháp kiểm toán ngay tại khâu lập KHKT. Ngoài ra, phân công KTVNN tham gia lập KHKT là nhiệm vụ của Tổ trưởng Tổ kiểm toán nhằm đào tạo, hướng dẫn để KTVNN tiếp cận với công việc kiểm toán một cách nhanh nhất, đồng thời KTVNN sẽ là người cùng thực hiện, rà soát những lỗi, những điểm hạn chế giúp Tổ trưởng hoàn thiện KHKT chi tiết. Tuy nhiên, để chất lượng công việc được đảm bảo, Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải có biện pháp kiểm tra, kiểm soát các công việc do các thành viên thực hiện, đảm bảo tính thận trọng trong hoạt động kiểm toán.

b. Giao việc trong giai đoạn thực hiện kiểm toán

Các công việc chính được giao cho KTVNN trong giai đoạn thực hiện kiểm toán đó là những nội dung đã được phân công tại KHKT chi tiết. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện kiểm toán sẽ phát sinh một số công việc không ghi trong KHKT chi tiết nhưng có thể phát sinh trong giai đoạn thực hiện kiểm toán như:

- Việc sử dụng các phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán;

- Trao đổi với chuyên gia, hoặc kiểm tra hiện trường;

- Xử lý những tình huống không đồng thuận với đơn vị được kiểm toán;

- ….

Như vậy, song song với nhiệm vụ kiểm toán, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần giao cho từng KTVNN thực hiện một số công việc có liên quan. Những công việc này tuy không được ghi trong KHKT chi tiết nhưng nên ghi sổ công tác và phân công, hướng dẫn cho KTVNN trước khi thực hiện kiểm toán.

Trong quá trình tác nghiệp, KTVNN có thể sử dụng một hoặc một số phương pháp để thu thập bằng chứng kiểm toán trong và ngoài đơn vị được kiểm toán nhưng để công việc trong Tổ kiểm toán được thực hiện khoa học và hiệu quả, Tổ trưởng cũng cần phân công cụ thể cho KTVNN thu thập bằng chứng kiểm toán. Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán có những nội dung KTVNN cần được trao đổi với chuyên gia hoặc kiểm tra hiện trường, những công việc phát sinh như trên Tổ trưởng cũng cần có kỹ năng để điều hành và ứng phó kịp thời.

c. Giao việc trong giai đoạn lập BBKT

Theo quy định hiện hành, trong giai đoạn thực hiện kiểm toán, Tổ trưởng Tổ kiểm toán chủ trì tổng hợp kết quả kiểm toán và lập BBKT. Do vậy, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cũng cần có kỹ năng phân công cho các KTVNN thực hiện công việc lập BBKT. Tùy theo tình hình nhân sự của Tổ kiểm toán để Tổ trưởng giao việc. Thực tế thường được thực hiện theo hai hình thức như:

Hình thức thứ nhất: KTVNN thực hiện nội dung kiểm toán nào thì tổng hợp kết quả và biên tập nội dung đó.

Hình thức thứ hai: Tổ trưởng giao cho một KTVNN có năng lực, có kinh nghiệm tổng hợp và biên tập dự thảo BBKT của Tổ.

Dù theo hình thức nào thì Tổ trưởng Tổ kiểm toán cũng cần phải kiểm tra, kiểm soát một cách thận trọng những nhận xét, đánh giá, kết luận và ý kiến kiểm toán của tổ Tổ kiểm toán đối với đơn vị được kiểm toán.

d. Giao việc trong giai đoạn lập danh mục tài liệu lưu trữ

Hồ sơ, tài liệu, bằng chứng kiểm toán của Tổ kiểm toán sẽ được tập hợp và lưu trữ trong hồ sơ của đoàn kiểm toán. Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần phân công KTVNN chịu trách nhiệm tập hợp tài liệu, hồ sơ, bằng chứng kiểm toán một cách thận trọng, đảm bảo đầy đủ và thích hợp để lưu trữ theo quy định. Tổ trưởng Tổ kiểm toán nên giao nhiệm vụ tập hợp tài liệu, hồ sơ, bằng chứng kiểm toán cho KTVNN có năng lực và kinh nghiệm, đồng thời là người kiểm tra, soát xét tính đầy đủ thích hợp của tài liệu, hồ sơ, bằng chứng kiểm toán để lưu trữ theo quy định.

3.1.4. Giao việc phát sinh ngoài kế hoạch

Trong trường hợp tài liệu, hồ sơ, bằng chứng kiểm toán chưa đầy đủ, thích hợp, Tổ trưởng Tổ kiểm toán chỉ đạo KTVNN thu thập tài liệu, hồ sơ, bằng chứng kiểm toán bổ sung. Tài liệu, bằng chứng kiểm toán bổ sung thường được thu thập ngay tại đơn vị được kiểm toán nhưng có những bằng chứng kiểm toán phải thu thập ngoài đơn vị được kiểm toán. Tổ trưởng cần có kỹ năng giao việc cho KTVNN thực hiện thu thập bằng chứng kiểm toán ngoài đơn vị được kiểm toán.

KTVNN được giao việc thu thập bằng chứng kiểm toán ngoài đơn vị được kiểm toán là những KTVNN có chuyên môn vững, nhiều kinh nghiệm, khả năng lý luận tốt, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp để có thể ứng biến với các tình huống phát sinh. Việc thực hiện thu thập bằng chứng kiểm toán ngoài đơn vị được kiểm toán, Tổ trưởng cần lưu ý thực hiện theo đúng quy định và quy trình của KTNN.

3.2. Một số kỹ năng phân công nhiệm vụ và giao việc

- Phát huy điểm mạnh, hạn chế điểm yếu của KTVNN

Khi thực hiện phân công và giao việc, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần có sự hiểu biết cần thiết về các thành viên trong Tổ. Nghề nghiệp kiểm toán rất đa dạng và phong phú. Do đó, mỗi một loại công việc lại cần một KTVNN có tích cách phù hợp để đảm nhiệm. Tổ trưởng Tổ kiểm toán khi phân công giao việc cần có kỹ năng phát huy điểm mạnh, hạn chế điểm yếu của KTVNN nhằm phát huy, khai thác một cách hiệu quả sức mạnh của tập thể.

- Hoài nghi mang tính nghề nghiệp

Một trong những tiêu chí để hội tụ nên một người quản lý giỏi đó là sự hoài nghi có tính nghề nghiệp. Người quản lý phải luôn tự hỏi các công việc được giải quyết đã ổn chưa, vì vậy khi giao việc người quản lý luôn phải kiểm tra, kiểm soát các công việc mà nhân viên đã thực hiện. Đặc biệt, đối với nghề nghiệp kiểm toán luôn phải tuân thủ nguyên tắc thận trọng. Để kết quả công việc thực hiện đúng như kế hoạch đã phê duyệt, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần phải thận trọng ngay từ khâu giao việc, đồng thời luôn giữ thái độ hoài nghi nghề nghiệp, rằng liệu KTVNN có hoàn thành được những nội dung công việc đã phân công hay không? Từ đó, Tổ trưởng Tổ kiểm toán luôn dự phòng tình huống ứng phó, xử lý cần thiết và kịp thời nếu KTVNN không thể hoàn thành công việc.

- Nắm bắt tâm lý, động lực làm việc của KTVNN

Nghề nghiệp kiểm toán luôn gắn liền với sự sáng tạo. Một phát hiện kiểm toán có thể bắt nguồn từ một ý nghĩ, một manh mối, một gợi ý nào đó nhưng cũng có những phát hiện kiểm toán phải trải qua việc thu thập nhiều bằng chứng kiểm toán, đọc nhiều tài liệu và tốn nhiều thời gian. Vì vậy, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần có kỹ năng nhận biết tâm lý của các thành viên trong tổ để động viên, khích lệ họ làm việc tận tụy hơn, sáng tạo hơn. Ngoài ra, động lực làm việc cũng là yếu tố quyết định kết quả của KTVNN. Tùy theo năng lực, sở trường của mỗi KTVNN mà họ có những động lực làm việc khác nhau. Có những KTVNN với động lực vươn lên, hoàn thiện mình để tiếp cận với cương vị cao hơn như đảm nhiệm cương vị là Tổ trưởng, Phó Trưởng đoàn, Trưởng đoàn; có những KTVNN với động lực làm việc là được tiếp cận với nhiều lĩnh vực kiểm toán khác nhau và cũng có những KTVNN với động lực làm một việc hướng tới giỏi chuyên môn... Do đó, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần có kỹ năng nắm bắt được tâm lý, động lực làm việc của từng thành viên trong tổ để phân công, giao việc đạt hiệu quả cao.

- Tạo sự tin tưởng của KTVNN

Tổ trưởng Tổ kiểm toán là người dẫn dắt Tổ kiểm toán đi đến thành công, do đó Tổ trưởng phải là người luôn tạo cho KTVNN sự tin tưởng. Để có sự tin tưởng, Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải là tấm gương về công việc, đạo đức, chuyên môn... Tổ trưởng cần phải có kế hoạch cụ thể và có phương án dự phòng để ứng phó xử lý kịp thời. Tổ trưởng phải xử lý công việc một cách công tâm, khách quan không chỉ với các thành viên trong tổ mà còn đối với đơn vị được kiểm toán và các mối quan hệ khác có liên quan.

- Truyền đạt sự tự tin

KTNN nói chung và KTVNN nói riêng thực hiện hai chức năng cơ bản đối với hoạt động kiểm toán đó là đánh giá và xác nhận. Để có thể đánh giá và xác nhận về tình hình quản lý tài chính, tài sản công của một đơn vị thì KTVNN phải hiểu biết sâu sắc về tình hình hoạt động của đơn vị đó.

Thực tế, với những KTVNN đã được đào tạo chính quy, có kiến thức và chuyên môn vững nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm thì việc đưa ra ý kiến đánh giá về đơn vị được kiểm toán là vấn đề khá khó khăn. Do đó, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần có kỹ năng truyền đạt sự tự tin cho các thành viên trong Tổ kiểm toán. Việc tạo sự tự tin cho KTVNN cũng cần thận trọng, nếu KTVNN không tự tin thì rất khó trong việc đưa ra các ý kiến đánh giá và xác nhận số liệu nhưng nếu KTVNN tự tin thái quá sẽ rơi vào trạng thái chủ quan, thiếu thận trọng.

- Tăng cường nghị lực

Nghề nghiệp kiểm toán luôn song hành với những áp lực công việc như: Sự đòi hỏi ngày càng cao về chuyên môn, tinh thông nghiệp vụ, chất lượng về kết quả kiểm toán, đi công tác xa gia đình, chế độ ăn, ở, đi lại luôn thay đổi... những áp lực trên có thể tạo tâm lý xáo trộn cho KTVNN. Do đó, Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải nhận biết và có kỹ năng cần thiết để truyền, tăng cường nghị lực cho các thành viên. Để truyền nghị lực cho các KTVNN, trước hết Tổ trưởng phải là một tấm gương về sự vượt khó và tinh thần lạc quan; lòng yêu ngành, yêu nghề. Tăng cường nghị lực cho KTVNN thông qua kỹ năng mềm. Tùy theo từng tình huống cụ thể mà Tổ trưởng có cách thức truyền đạt cho phù hợp. Thực tế cho thấy, cách thức truyền đạt có hiệu quả không bắt đầu bằng một bài giáo huấn, lý luận.

4. Kỹ năng hướng dẫn, chỉ đạo nghề nghiệp cho KTVNN

4.1. Nội dung hướng dẫn, chỉ đạo nghề nghiệp cho KTVNN

4.1.1. Đánh giá năng lực, trình độ, kinh nghiệm của KTVNN

* Việc kiểm tra, đánh giá năng lực, trình độ, kinh nghiệm của KTVNN có mục đích chủ yếu sau:

- Nắm bắt được hiện trạng: Thông qua hoạt động kiểm tra, đánh giá, Tổ trưởng sẽ nắm được tình hình, thực trạng năng lực, trình độ, kinh nghiệm của đội ngũ KTVNN do mình quản lý với những đánh giá về mặt mạnh, mặt hạn chế của từng KTVNN, khả năng thích ứng và hoàn thành nhiệm vụ của Tổ kiểm toán.

- Điều chỉnh các hoạt động trong tương lai: Trên cơ sở đánh giá năng lực, trình độ, kinh nghiệm của KTVNN và mục tiêu kiểm toán đã xác định, Tổ trưởng xây dựng kế hoạch kiểm toán của Tổ kiểm toán phù hợp với tình hình thực tiễn đảm bảo phát huy tối đa năng lực của các thành viên, đảm bảo hoàn thành mục tiêu cuộc kiểm toán, đồng thời tạo động lực và khuyến khích KTVNN nâng cao năng lực chuyên môn. Thông qua đó, Tổ trưởng gắn việc xây dựng kế hoạch kiểm toán với kế hoạch hướng dẫn, chỉ đạo nghề nghiệp cho KTVNN đảm bảo có trình độ, năng lực chuyên môn cần thiết theo quy định để đáp ứng nhiệm vụ kiểm toán được phân công.

- Khen thưởng, thúc đẩy sự phát triển: Trên cơ sở kiểm tra, đánh giá, Tổ trưởng sẽ phát hiện những nhân tố tích cực trong hoạt động kiểm toán, những tấm gương, điển hình tiên tiến để nhân rộng. Từ đó đánh giá thi đua theo Đoàn kiểm toán và đánh giá cuối năm, đồng thời có những biện pháp khen thưởng, động viên, kịp thời cá nhân phát huy năng lực.

- Phòng ngừa, xử lý các vi phạm: Tiến hành kiểm tra, đánh giá thường xuyên khi triển khai thực hiện công việc giúp phòng ngừa và kịp thời phát hiện, chấn chỉnh hay xử lý vi phạm trong thực hiện nhiệm vụ kiểm toán.

* Tiêu chí đánh giá: Tùy thuộc mục đích đánh giá để có những tiêu chí đánh giá khác nhau. Trong khuôn khổ tài liệu này và yêu cầu nhiệm vụ của Tổ trưởng Tổ kiểm toán, cần đánh giá KTVNN trên một số tiêu chí sau:

+ Năng lực chuyên môn (bao gồm cả năng lực kiến thức và năng lực kỹ năng nghề nghiệp): Là tổng hợp các phẩm chất trí tuệ của người cán bộ, công chức, thể hiện ở sự nhận thức nhanh nhạy, đúng đắn các vấn đề thực tiễn ở cơ sở, có những đề xuất sắc bén nhằm nâng cao hiệu quả công tác.

+ Năng lực hành vi và đạo đức nghề nghiệp: Biểu hiện trong hoạt động tiếp xúc với cấp trên, với đồng nghiệp, với đơn vị được kiểm toán, với nhân dân.

+ Năng lực thích ứng và sẵn sàng: Khả năng đảm nhận được nhiều nội dung công việc, nhiều lĩnh vực, loại hình kiểm toán, những vấn đề mới trong hoạt động kiểm toán; bao gồm cả tính chủ động và tinh thần trách nhiệm trong việc nhận và hoàn thành nhiệm vụ được giao.

+ Năng lực lãnh đạo quản lý:

./ Khả năng tổ chức công việc:

Có khả năng thu nhận, chọn lọc và xử lý thông tin liên quan đến công tác một cách nhanh chóng và có hiệu quả cụ thể, thiết thực.

Có khả năng đề ra những quyết định có tính chất tình huống cụ thể, chính xác và có tính khả thi cao.

Có khả năng tổ chức thực hiện quyết định nhanh nhạy, chính xác những nhiệm vụ cơ bản, trọng tâm, biết cách thay đổi nhiệm vụ, giải pháp phù hợp với sự biến đổi tình hình.

./ Biết tổ chức công tác kiểm tra thực hiện các quyết định để duy trì, điều chỉnh tiến độ thực hiện quyết định, phát hiện những vấn đề mới nảy sinh để giải quyết, tìm ra những lệch lạc, sai sót để sửa chữa, đảm bảo quyết định được thực hiện chính xác, có hiệu quả.

+ Khả năng tham mưu: Biểu hiện thông qua số lượng, chất lượng các ý kiến đề xuất cải tiến hoạt động của Tổ kiểm toán, Đoàn kiểm toán.

+ Mức độ hoàn thành công việc: Đây là chỉ tiêu tổng hợp đánh giá KTVNN trước và sau mỗi cuộc kiểm toán.

./ Số lượng công việc được hoàn thành.

./ Chất lượng công việc được hoàn thành.

./ Thời gian hoàn thành công việc.

./ Sự chấp hành các quy định pháp luật khác.

4.1.2. Xác định nhu cầu, khoảng trống kiến thức của KTVNN

Trên cơ sở đánh giá KTVNN theo các tiêu chí trên, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần xác định nhu cầu và khoảng trống kiến thức của các KTVNN trong Tổ kiểm toán để đưa ra nội dung hướng dẫn, chỉ đạo nghề nghiệp cho từng KTVNN một cách cụ thể, đảm bảo hỗ trợ tốt nhất cho KTVNN phát triển nghề nghiệp, đồng thời hoàn thành có chất lượng công việc được giao theo kế hoạch.

Đối với trình độ, năng lực chuyên môn, KTVNN phải có trình độ, năng lực chuyên môn cần thiết theo quy định để đáp ứng nhiệm vụ kiểm toán được phân công. KTVNN phải có sự am tường về hiến pháp, pháp luật, các nguyên tắc và chuẩn mực điều chỉnh hoạt động của đơn vị được kiểm toán; hiểu rõ quy định của pháp luật trong các lĩnh vực quản lý nhà nước về kinh tế, tài chính công; về quản lý, sử dụng ngân sách, tiền và tài sản nhà nước thuộc lĩnh vực, chuyên ngành được phân công kiểm toán. KTVNN phải hiểu rõ quy định của pháp luật và quy định về hoạt động kiểm toán của KTNN; hiểu biết và tuân thủ các chuẩn mực kiểm toán, kế toán và quản lý tài chính, các quy trình và hướng dẫn thực hành theo yêu cầu của nhiệm vụ kiểm toán.

Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần bám sát yêu cầu của cuộc kiểm toán về mục tiêu, nội dung, phạm vi, thời gian và các yêu cầu khác theo chuẩn mực, quy trình kiểm toán để xác định nhu cầu và khoảng trống kiến thức đối với KTVNN.

Về năng lực chuyên môn, với nhân lực được bố trí, Tổ trưởng đánh giá khả năng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao của Tổ cũng như từng cá nhân KTVNN trong Tổ. Việc xác định nhu cầu và khoảng trống kiến thức của từng KTVNN cần được định lượng trên cơ sở năng lực kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp của từng KTVNN. Đây là nội dung quan trọng, cốt lõi cho việc xây dựng kế hoạch của Tổ kiểm toán cũng như xác định nội dung định hướng, chỉ đạo nghề nghiệp đối với từng KTVNN.

Tổ trưởng bằng cảm nhận, quan sát và theo dõi quá trình làm việc của KTVNN trong hoạt động tiếp xúc với cấp trên, với đồng nghiệp, với đơn vị được kiểm toán, với nhân dân để xác định năng lực hành vi và đạo đức nghề nghiệp của KTVNN. Thông qua đó, Tổ trưởng có biện pháp để kiểm soát hành vi, hoạt động của KTVNN, đồng thời có trách nhiệm trong việc nâng cao nhận thức, ý thức của KTVNN trong hoạt động công vụ.

Tổ trưởng đánh giá khả năng thích ứng và sẵn sàng bố trí KTVNN vào những nhiệm vụ phù hợp đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ ở mức độ cao hơn.

Tổ trưởng đánh giá năng lực lãnh đạo quản lý thông qua khả năng tổ chức công việc và khả năng tham mưu của KTVNN để bố trí vào những công việc phù hợp như bố trí làm việc theo nhóm, những công việc đòi hỏi cao về tổ chức công việc.

4.2. Một số kỹ năng hướng dẫn, chỉ đạo nghề nghiệp

Tổ trưởng cần xác định năng lực cụ thể của từng KTVNN để bố trí công việc phù hợp. Để xác định phương án phân công công việc phù hợp, Tổ trưởng cần phải sử dụng các tiêu chí phân công theo nhiệm vụ và kết quả để phân tích công việc và nguồn lực, phân tích những điểm mạnh, điểm yếu để có những biện pháp cụ thể phát huy ưu điểm và giảm thiểu nhược điểm. Phân công công việc theo hướng chuyên môn hoá là cần thiết để đem lại hiệu quả cao cho công việc, tuy nhiên, việc phân công cần chú trọng tới việc tạo động lực làm việc, kết hợp đào tạo, nâng cao năng lực cho KTVNN, tránh chuyên môn hoá quá mức, dẫn đến công việc nhàm chán, khiến KTVNN mất động lực làm việc.

Khi phân công công việc, cần giảm bớt tầng nấc hành chính, trao trách nhiệm nhiều hơn cho các cá nhân, cho phép họ tham gia nhiều hơn vào quá trình ra quyết định nhằm huy động tính sáng tạo và chủ động nhiều hơn của KTVNN, tăng cường làm việc theo nhóm. Cần uỷ thác kèm theo quyền hạn và nguồn lực để các cá nhân thực thi công việc. Mặt khác, để cải thiện việc phân công lao động, Tổ trưởng cần có phương thức quản lý phù hợp nhằm tạo điều kiện để các KTVNN hoàn thành công việc được phân công. Tổ trưởng cần đưa ra sự hỗ trợ kịp thời cho KTVNN, giúp tháo gỡ những khó khăn mà họ có thể gặp phải trong quá trình thực thi công việc, đồng thời tăng ý thức trách nhiệm của KTVNN.

Tổ trưởng là người chịu trách nhiệm chính và là người tạo điều kiện, trong tổ chức phối hợp các hoạt động trong Tổ kiểm toán. Đồng thời, Tổ trưởng còn là người phân xử khi có những bất đồng hoặc không thống nhất giữa các cá nhân tham gia phối hợp. Thông qua hoạt động phối hợp trong công việc, một mặt nâng cao hiệu quả công việc, phát huy năng lực của các thành viên trong Tổ kiểm toán, qua đó định hướng và chỉ đạo nghề nghiệp cho KTVNN. Với tư cách ấy, Tổ trưởng cần có các kỹ năng: Xác định mục tiêu phối hợp; xác định rõ các công việc phối hợp cần thực hiện để đạt được mục tiêu phối hợp; lựa chọn cơ chế phối hợp phù hợp; cụ thể hoá phương thức phối hợp.

Để việc định hướng, chỉ đạo nghề nghiệp thông qua hoạt động phối hợp đạt hiệu quả, Tổ trưởng cần có cơ chế tạo điều kiện cho tất cả các cá nhân liên quan được tham gia, được trình bày quan điểm và ý kiến của mình, được lắng nghe, cần khuyến khích, tạo điều kiện thuận lợi cho tất cả các ý kiến, dù không thống nhất, còn có sự bất đồng, được trình bày. Có như vậy, Tổ trưởng mới có được ý kiến khách quan, nhiều chiều, thông tin đầy đủ, xác thực để đưa ra quyết định đúng đắn, tính đến lợi ích và quan điểm của tất cả các bên. Đồng thời qua đó, KTVNN nâng cao năng lực chuyên môn, phát triển nghề nghiệp. Là người chủ trì phối hợp, Tổ trưởng cần điều phối các nỗ lực, đảm bảo tính thống nhất trong các hành động phối hợp để mọi người cùng làm việc theo một hướng, sao cho các nỗ lực của các cá nhân bổ sung cho nhau, đạt được kết quả mong đợi.

Tổ trưởng tiến hành đánh giá kết quả hướng dẫn nghề nghiệp KTVNN trên cơ sở so sánh mức độ phát triển nghề nghiệp của KTVNN trước và sau mỗi cuộc kiểm toán. Việc đánh giá thông qua các chỉ tiêu đã được xác định, trong đó tập trung vào đánh giá mức độ hoàn thành công việc.

5. Kỹ năng định hướng và kiểm soát sự tuân thủ đạo đức nghề nghiệp của KTVNN

5.1. Những nội dung cơ bản và ý nghĩa của việc tuân thủ đạo đức nghề nghiệp của KTVNN

5.1.1. Những nội dung cơ bản về đạo đức nghề nghiệp của KTVNN

Hành vi đạo đức của KTVNN là một trong những điều kiện quan trọng để đảm bảo uy tín của KTNN. Bất kỳ sự vi phạm nào về tư cách đạo đức nghề nghiệp hay bất kỳ một thái độ cư xử chưa thỏa đáng nào trong cuộc sống cá nhân của KTVNN cũng ảnh hưởng tiêu cực đến tính liêm chính, chất lượng và hiệu lực của hoạt động kiểm toán; ảnh hưởng đến uy tín về năng lực và độ tin cậy của KTNN. Vì vậy, việc chấp nhận và áp dụng những quy định về đạo đức đối với các KTVNN sẽ làm tăng uy tín và độ tin cậy của KTNN, KTVNN và hoạt động kiểm toán của KTNN. KTNN phải đảm bảo tất cả các hoạt động của mình là minh bạch, công bằng, vô tư và khách quan. Mọi hoạt động của KTNN đều phải tuân thủ, chấp hành đầy đủ các quy định của Chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp; chịu sự giám sát của Quốc hội, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền và sự đánh giá của công chúng. KTNN đã ban hành Bộ quy tắc đạo đức nghề nghiệp (Chuẩn mực KTNN số 30), quy tắc ứng xử của KTVNN và nhiều quy định khác nhằm định hướng và kiểm soát sự tuân thủ đạo đức nghề nghiệp của KTVNN. Theo đó, nội dung cơ bản đạo đức nghề nghiệp của KTVNN là:

- Liêm chính, độc lập, khách quan;

- Có trình độ, năng lực và kỹ năng chuyên môn;

- Thận trọng nghề nghiệp và bảo mật thông tin;

- Liên tục tự học tập, nghiên cứu, cập nhật các kiến thức và trình độ chuyên môn.

5.1.2. Ý nghĩa của việc KTVNN tuân thủ đạo đức nghề nghiệp

- Hoạt động của KTNN yêu cầu về chuyên môn sâu, hiểu biết rộng, tính độc lập cao trong chuyên môn và hoạt động kiểm toán.

Yêu cầu nghề nghiệp kiểm toán, khi KTVNN thực hiện nhiệm vụ kiểm toán phải thẩm tra, xem xét, phân tích để tìm ra các căn cứ làm nảy sinh ra các kết quả của đơn vị được kiểm toán đã đạt được trên cơ sở các bằng chứng xác thực để so sánh với các văn bản pháp luật và các chuẩn mực kiểm toán để rút ra kết luận một cách chính xác, trung thực, khách quan, để báo cáo cho cơ quan có thẩm quyền và những người có liên quan. Đó là một công việc cực kỳ phức tạp đòi hỏi phải có chuyên môn sâu, đặc thù và phải xử lý rất nhiều những mối quan hệ liên quan đến lợi ích Nhà nước, lợi ích đơn vị được kiểm toán, uy tín của cơ quan kiểm toán nói chung và danh dự của người KTVNN nói riêng. Xử lý được một cách thấu tình đạt lý, minh bạch không những đòi hỏi người KTVNN phải có đủ năng lực về chuyên môn mà còn phải có đạo đức nghề nghiệp trong sáng.

Độc lập là nguyên tắc hành nghề cơ bản của KTVNN. Tính độc lập trong kiểm toán là việc có một quan điểm vô tư khi thực hiện các cuộc khảo sát kiểm toán, đánh giá kết quả và công bố báo cáo kiểm toán. Tính độc lập nhất định phải được xem như một trong những phẩm chất chủ yếu của KTVNN. Tính độc lập của KTVNN còn được thể hiện phải làm việc xa cơ quan đơn vị và sự giám sát của đơn vị do đó độc lập trong việc lên chương trình kiểm toán; độc lập điều tra và độc lập làm báo cáo. Độc lập trong việc lên chương trình có nghĩa là KTVNN được chủ động sắp xếp công việc theo cách mà họ thấy là thích hợp. Điều cơ bản không chỉ là KTVNN phải giữ thái độ độc lập khi thực thi trách nhiệm của mình mà còn cả những người sử dụng các báo cáo tài chính phải có niềm tin vào tính độc lập đó. Trong quá trình kiểm toán, KTVNN phải thực sự không bị chi phối hoặc tác động bởi bất kì lợi ích vật chất hoặc tinh thần nào làm ảnh hưởng đến sự trung thực, khách quan và độc lập nghề nghiệp của mình. Các KTVNN không chỉ cố gắng giữ vị trí độc lập đối với các đơn vị được kiểm toán và các bên liên quan khác mà cần phải khách quan với các vấn đề xem xét. Nó không chỉ quan trọng đối với các KTVNN có vị trí độc lập và công bằng mà các bên thứ ba cũng xem xét họ như vậy.

- Nâng cao tính chuyên nghiệp hoạt động của KTNN

Việc tuân thủ chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp và văn hóa ứng xử của KTVNN giúp cho hoạt động kiểm toán ngày càng đi vào nề nếp và nâng cao tính chuyên nghiệp. Người làm việc chuyên nghiệp phải có trình độ hiểu biết sâu sắc về đạo đức nghề nghiệp, hiểu và nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng trong phạm vi nghề nghiệp. KTVNN chuyên nghiệp có thể giải quyết một số vấn đề xem ra rất phức tạp trở nên đơn giản, nguyên nhân chính là họ đã nắm bắt được nguyên tắc làm việc cơ bản. Xã hội phát triển không ngừng, nhất là trong thời đại khoa học, công nghệ cao ngày nay xuất hiện ngày càng nhiều những tiến bộ khoa học, kỹ thuật mới, nhiều ngành nghề mới, công việc phức tạp, đa dạng hơn. Điều đó, đòi hỏi KTVNN làm việc chuyên nghiệp phải không ngừng học tập, rèn luyện cho tinh thông nghề nghiệp để có thể thích ứng và đối mặt với những tri thức mới.

Độc lập và tự chủ trong công việc biểu hiện năng lực tập trung làm việc với năng suất cần thiết trong những tình huống căng thẳng; chứng tỏ khả năng làm chủ công việc của mỗi cá nhân. Dễ thấy rằng, những người chuyên tâm và có hiểu biết sâu về công việc thì thường có tính độc lập, tự chủ cao. Trong làm việc theo nhóm, mỗi người cũng cần phải độc lập, tự chủ hoàn thành các nhiệm vụ được nhóm giao. Môi trường làm việc chuyên nghiệp sẽ giúp KTVNN làm việc trở nên chuyên nghiệp hơn, bởi mỗi cá nhân phải đủ năng lực tự thực hiện, giải quyết công việc trong phạm vi trách nhiệm được giao. Trong công việc cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa hợp tác và phân công. Mỗi người đều phải có năng lực và thái độ sẵn sàng làm việc với những người khác, cho dù tính cách và cách làm việc của mỗi người là khác nhau, đó là tinh thần làm việc chuyên nghiệp.

- Tăng cường ý thức trách nhiệm, kỷ luật kỷ cương trong thực thi công vụ, nâng cao hiệu quả hoạt động và uy tín của cơ quan KTNN

Ý thức kỷ luật đòi hỏi KTVNN phải tuân thủ nghiêm ngặt những chuẩn mực, quy trình và quy tắc nghề nghiệp chặt chẽ; chấp hành sự phân công, giao nhiệm vụ, sự kiểm tra, kiểm soát của cấp trên; biết giữ bí mật Nhà nước, bí mật nghề nghiệp của đơn vị được kiểm toán, kết quả kiểm toán khi chưa được công bố chính thức, tác phong công việc gắn liền với ý thức kỷ luật của KTVNN. Làm việc khoa học, bài bản, theo chuẩn mực, quy trình, giải quyết công việc đúng tiến độ, đúng hạn, đó chính là tác phong công nghiệp trong nghề kiểm toán; tăng cường kỷ luật, kỷ cương trong thực hiện nhiệm vụ kiểm toán là những yếu tố quan trọng trong việc nâng cao bản lĩnh chính trị, nghề nghiệp, ý thức tổ chức kỷ luật, tinh thần trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức, KTVNN, góp phần nâng cao chất lượng và uy tín hoạt động kiểm toán của KTNN.

5.2. Một số kỹ năng định hướng và kiểm soát sự tuân thủ đạo đức nghề nghiệp của KTVNN

5.2.1. Kỹ năng truyền đạt nội dung về đạo đức và sự cần thiết tuân thủ đạo đức nghề nghiệp của KTVNN

- Tăng cường việc quán triệt, phổ biến các quy định pháp luật, chuẩn mực KTNN, các quy định, quy chế liên quan đến hoạt động kiểm toán của KTNN, các Chỉ thị của Tổng KTNN... cho đội ngũ KTVNN, nhất là trước khi tiến hành kiểm toán, nhằm phát triển văn hóa nội bộ, tạo dựng ý thức tự hào nghề nghiệp, tránh các cám dỗ về vật chất và lợi ích khác ảnh hưởng đến kết quả kiểm toán.

- Triển khai thực hiện các Chỉ thị của Tổng KTNN về tăng cường kỷ luật kỷ cương trong hoạt động kiểm toán của KTNN; nâng cao hiệu quả thực hiện phòng chống tham nhũng thông qua hoạt động kiểm toán.

- Nâng cao tính tiên phong, gương mẫu của Đảng viên, công chức, phân tích những được, mất khi vi phạm đạo đức nghề nghiệp KTVNN.

- Mỗi KTVNN cần nhận thức đúng về vai trò của KTNN trong đấu tranh chống tham nhũng, lãng phí và những biểu hiện tiêu cực khác. Đồng thời phải nhận thức rõ tầm quan trọng của việc đảm bảo tính độc lập, đặc biệt là nhận thức đầy đủ về các quyền và nhiệm vụ của KTVNN liên quan đến việc bảo đảm tính độc lập trong quá trình thực hiện kiểm toán; thường xuyên nâng cao nhận thức về tinh thần trách nhiệm, lòng tự trọng nghề nghiệp của cán bộ, công chức KTVNN.

5.2.2. Kỹ năng kiểm tra, quan sát

Quá trình thực hiện nhiệm vụ, Tổ trưởng phải thường xuyên kiểm tra, quan sát hoạt động của các thành viên Tổ kiểm toán; tăng cường kỷ luật, kỷ cương trong hoạt động kiểm toán; đẩy mạnh hoạt động kiểm tra, kiểm soát chất lượng kiểm toán. Chú trọng kiểm soát chặt chẽ đối với những lĩnh vực tiềm ẩn nhiều nguy cơ, rủi ro như: Đầu tư XDCB, kiểm tra đối chiếu thuế. Đối với những trường hợp liên quan đến bên thứ ba như ban quản lý dự án, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế… cần xác định rõ phạm vi, giới hạn kiểm toán và thực hiện nghiêm quy định phải báo cáo xin phép và chỉ thực hiện khi có phê duyệt của Trưởng đoàn kiểm toán và Kiểm toán trưởng.

Tổ trưởng thực hiện việc kiểm tra, quan sát thông qua quá trình thực hiện Kế hoạch kiểm toán của Tổ kiểm toán, chương trình kiểm toán chi tiết của KTVNN; quan sát thông qua ứng xử, phối hợp trong quan hệ công các với đơn vị được kiểm toán, thông qua mối quan hệ gữa KTVNN với các thành viên khác trong Tổ, Đoàn kiểm toán và các mối quan hệ xã hội khác để đánh giá, nắm bắt tâm lý, hành vi của KTVNN. Mỗi biểu hiện khác thường của KTVNN đều cần được quan tâm, tìm hiểu rõ nguyên nhân.

5.2.3. Kỹ năng nắm bắt tâm lý, hành vi của KTVNN

- Tổ trưởng cần nắm bắt kịp thời tâm lý của KTVNN thuộc thẩm quyền quản lý để có cách thức điều hành, bố trí công việc phù hợp với từng đối tượng nhằm phát huy hết khả năng, kinh nghiệm, tính sáng tạo, chủ động trong việc thực hiện nhiệm vụ kiểm toán; tạo điều kiện phát huy dân chủ trong công tác và phát huy sáng kiến của các KTVNN; tôn trọng và tạo niềm tin cho KTVNN khi giao nhiệm vụ và chỉ đạo thực hiện kiểm toán; bảo vệ danh dự của KTVNN khi bị phản ánh, khiếu nại, tố cáo không đúng sự thật.

- Tránh việc áp đặt ý kiến theo cảm tính cá nhân làm ảnh hưởng đến việc thực hiện nhiệm vụ, kết quả quản lý điều hành và kết quả kiểm toán; không thiên vị, phân biệt trong quá trình quản lý, phân công nhiệm vụ, đánh giá KTVNN; không đe dọa, trù dập, trả thù người góp ý, phê bình.

5.2.4. Kỹ năng xử lý tình huống đột xuất liên quan đến đạo đức nghề nghiệp của KTVNN

- Khi có bất cứ biểu hiện nào có nguy cơ ảnh hưởng đến đạo đức nghề nghiệp của KTVNN thuộc thẩm quyền, Tổ trưởng có trách nhiệm nắm bắt tình hình, tìm hiểu nguyên nhân để có ứng xử kịp thời nhằm ngăn chặn ngay những hệ lụy xấu có thể xảy ra. Việc này nhằm đảm bảo chất lượng, hiệu quả của cuộc kiểm toán, đồng thời bảo vệ KTVNN khỏi các nguy cơ ảnh hưởng đến việc không tuân thủ đạo đức nghề nghiệp, bảo vệ uy tín cho KTNN.

- Tổ trưởng, KTVNN phải báo cáo với người chịu trách nhiệm quản lý hoạt động kiểm toán về bất kỳ sự can thiệp nào từ bên ngoài có thể làm ảnh hưởng đến tính khách quan, trung thực trong hoạt động kiểm toán.

- Báo cáo với Trưởng đoàn và đề nghị biện pháp xử lý, ngăn chặn trong trường hợp KTVNN có lợi ích, quan hệ ảnh hưởng đến tính độc lập, khách quan, có chuyên môn, năng lực không đáp ứng nhiệm vụ kiểm toán; xem xét việc quy định các KTVNN ký cam kết không vi phạm các yêu cầu liên quan đến quan hệ lợi ích về kinh tế và quan hệ khác tại đơn vị được kiểm toán.

- Xây dựng, giữ gìn sự đoàn kết, đạo đức và văn hóa công vụ trong Tổ kiểm toán.

6. Kỹ năng kiểm soát và đánh giá hiệu quả công việc

6.1. Nội dung cơ bản về việc kiểm soát và đánh giá hiệu quả công việc

6.1.1. Kiểm tra, kiểm soát

- Kiểm tra thời gian, tiến độ

Một KTVNN được giao một số nội dung công việc kiểm toán, đồng thời phải hoàn thành các nội dung kiểm toán nêu trên trong một khoảng thời gian nhất định. Hết thời gian theo KHKT chi tiết, KTVNN phải đưa ra ý kiến đánh giá và xác nhận về số liệu theo nội dung kiểm toán đã được phân công. Do vậy, bản thân KTVNN phải tự ước lượng thời gian mà họ phải hoàn thành từng nội dung kiểm toán để đảm bảo rằng các nội dung kiểm toán đều được kiểm tra, rà soát bằng một hoặc một số phương pháp nhất định. Bên cạnh đó, Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải có kỹ năng, phương pháp cần thiết để kiểm tra thời gian, tiến độ thực hiện nội dung kiểm toán của KTVNN nhằm theo dõi, đôn đốc hoặc trợ giúp trong trường hợp xét thấy KTVNN không đạt được thời gian và tiến độ như kế hoạch đã đề ra.

- Kiểm tra kết quả công việc

Kiểm tra kết quả công việc của KTVNN là nhiệm vụ quan trọng của Tổ trưởng Tổ kiểm toán. Thông qua kiểm tra kết quả công việc giúp Tổ trưởng nắm bắt được tình hình thực hiện nhiệm vụ của từng thành viên cũng như của cả Tổ kiểm toán. Kiểm tra kết quả kiểm toán của KTVNN giúp Tổ trưởng Tổ kiểm toán có biện pháp chỉ đạo kịp thời đối với những kết luận kiểm toán mà KTVNN thu thập bằng chứng kiểm toán chưa được đầy đủ và thích hợp. Kiểm tra kết quả kiểm toán của KTVNN không chỉ là việc thống kê các kết quả kiểm toán mà Tổ trưởng cần phải liên kết từng vấn đề, phát hiện kiểm toán của KTVNN đến việc lập BBKT.

- Kiểm tra việc chấp hành đạo đức nghề nghiệp, quy chế của KTVNN

Tổ trưởng Tổ kiểm toán không chỉ quản lý các thành viên về nghiệp vụ, chuyên môn mà còn phải kiểm tra, kiểm soát quản lý các thành viên trong toàn bộ hoạt động kiểm toán như việc chấp hành Luật KTNN, Quy trình kiểm toán của KTNN, Quy chế tổ chức và hoạt động của đoàn kiểm toán, Quy tắc ứng xử của KTVNN và các quy định khác về đạo đức nghề nghiệp,... Thông qua hoạt động kiểm tra Tổ trưởng có biện pháp quản lý và ngăn chặn việc không tuân thủ đạo đức nghề nghiệp của KTVNN, từ đó có nhận xét, đánh giá về KTVNN một cách chính xác, đồng thời tìm ra những KTVNN có chuyên môn, nghiệp vụ và tư cách đạo đức tốt giới thiệu và đề nghị cấp trên khen thưởng, đào tạo phát triển.

6.1.2. Đánh giá kết quả

- Đánh giá kết quả, tiến độ, chất lượng của từng KTVNN và Tổ kiểm toán để ứng phó kịp thời trong khi thực hiện kiểm toán

Tổ trưởng Tổ kiểm toán luôn nắm bắt tình hình thực hiện nhiệm vụ của từng KTVNN và của cả Tổ kiểm toán để có biện pháp đôn đốc, chỉ đạo kịp thời. Trong trường hợp xét thấy có những vấn đề phát sinh ngoài tầm kiểm soát của Tổ kiểm toán, Tổ trưởng báo cáo với Lãnh đạo đoàn, Thủ trưởng đơn vị chủ trì kiểm toán để có biện pháp chỉ đạo kịp thời.

- Đánh giá , phân loại năng lực, trình độ, đạo đức nghề nghiệp để tìm kiếm nhân tố mới và sử dụng nhân sự cho cuộc kiểm toán tiếp theo

Theo quy định kết thúc cuộc kiểm toán, Tổ trưởng, Trưởng đoàn kiểm toán đánh giá, nhận xét đối với từng KTVNN bằng văn bản để lưu hồ sơ và phục vụ bình xét cuối năm. Ngoài ra, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cũng cần có những đánh giá, nhận xét, phân loại năng lực, trình độ, việc chấp hành đạo đức nghề nghiệp của KTVNN để tham mưu cho lãnh đạo trong việc phân công nhiệm vụ kiểm toán tại các cuộc kiểm toán tiếp theo nhằm mục đích giao việc đúng người, đúng sở trường nhằm khai thác và phát huy những thế mạnh của từng KTVNN.

6.2. Những kỹ năng cần có khi kiểm soát và đánh giá hiệu quả công việc

6.2.1. Những kỹ năng về kiểm soát

- Hoạch định công việc

Để kiểm soát tốt công việc trong phạm vi Tổ kiểm toán, Tổ trưởng cần có chiến lược hoạch định công việc. Hoạch định công việc là sự ước lượng các nội dung công việc, tiến độ, thời gian, nhân sự và phương án dự phòng để thực hiện nhiệm vụ kiểm toán mà căn cứ vào đó Tổ trưởng Tổ kiểm toán có thể đánh giá được mức độ hoàn thành kế hoạch đặt ra.

- Sự nhạy cảm và linh cảm nghề nghiệp

Kiểm soát kết quả công việc, tư cách đạo đức của KTVNN là một việc khá phức tạp. Ngoài việc phải áp dụng các phương pháp kiểm soát bằng biện pháp hành chính, bằng các quy trình và thủ tục hành chính, đôi khi Tổ trưởng Tổ kiểm toán cũng cần có kỹ năng kiểm soát KTVNN bằng linh cảm nghề nghiệp hay còn gọi là cảm quan nghề nghiệp. Sự nhạy cảm cũng là một tiêu chí cần thiết đối với Tổ trưởng Tổ kiểm toán, bất cứ một sự thay đổi nào, một sự việc phát sinh nào trong hoạt động của Tổ kiểm toán cũng cần được Tổ trưởng nhận biết đồng thời phải được xử lý để đảm bảo rằng mọi công việc của Tổ kiểm toán đang hoạt động theo đúng như kế hoạch đã đề ra.

- Sử dụng các phương pháp kiểm soát thích hợp

Theo dõi quá trình thực hiện công việc nhằm đảm bảo hoặc loại bỏ kịp thời những sai sót trong quá trình xử lý công việc của nhân viên. Làm đúng ngay từ đầu vẫn là cách thức hiệu quả nhất. Tuy nhiên, Tổ trưởng cũng cần tạo không gian cho nhân viên tự chủ, phát huy khả năng, sự sáng tạo của mình thay vì kiểm soát quá chặt chẽ, khiến nhân viên sợ sệt. Tùy theo từng nhân viên cụ thể trong từng điều kiện cụ thể mà Tổ trưởng Tổ kiểm toán có thể áp dụng phương pháp kiểm soát thích hợp như: Kiểm soát chặt chẽ hay thả lỏng; kiểm soát bằng thời gian hay kiểm soát bằng kết quả công việc...

6.2.2. Những kỹ năng về đánh giá

- Thu thập và x ử lý thông tin

Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần xử lý thông tin một cách độc lập, có sự phân tích, tổng hợp và đi đến kết luận trước khi đánh giá một vấn đề nào đó đối với nhân viên. Thông tin có thể thu thập từ một tổ chức, cá nhân hay từ dư luận. Sau khi Tổ trưởng đã xử lý thông tin, Tổ trưởng có thể đi đến kết luận đối với nhân viên nào đó. Tuy nhiên, Tổ trưởng cần lưu ý rằng, dù kết luận theo chiều hướng nào thì một nhân viên không bao giờ là bỏ đi hay vô dụng. Kỹ năng cần thiết của Tổ trưởng là đặt họ vào vị trí nào và giao họ làm việc gì.

- Vận dụng linh hoạt các nguyên tắc về đánh giá

Tổ trưởng Tổ kiểm toán khi đánh giá kết quả công việc hay tư cách đạo đức năng lực chuyên môn của KTVNN cần tuân thủ nguyên tắc về đánh giá như: Khách quan, công tâm, chính trực,… Khi đánh giá một KTVNN cũng phải tùy theo từng hoàn cảnh cụ thể.

+ Chính trực : Để đánh giá kết quả kiểm toán của các thành viên trong Tổ, bản thân Tổ trưởng phải là người chính trực, thẳng thắn, trung thực để có chính kiến rõ ràng; công bằng, tôn trọng sự thật, không thành kiến và thiên vị. Như vậy, kết quả đánh giá đối với các thành viên trong Tổ mới xác đáng.

+ K hách quan : Tổ trưởng Tổ kiểm toán đánh giá kết quả công việc và tính chấp hành kỷ luật, kỷ cương của KTVNN phải đảm bảo tính khách quan. Tính khách quan được phản ánh thông qua việc Tổ trưởng tiếp nhận và xử lý thông tin từ nhiều chiều. Tổ trưởng phải có kỹ năng lắng nghe, phân tích và tổng hợp thông tin phải hồi từ bên trong và bên ngoài Tổ kiểm toán từ đó đưa ra kết luận đảm bảo được tính khách quan trong việc đánh giá các thành viên.

+ Thưởng, phạt nghiêm minh : Thưởng phạt nghiêm minh cũng là một biện pháp khuyển khích điểm mạnh, hạn chế điểm yếu của KTVNN nhằm giúp các thành viên trong Tổ kiểm toán thực hiện công việc hiệu quả hơn. Thưởng phạt trong phạm vi Tổ kiểm toán có thể Tổ trưởng đề xuất với cấp trên khen thưởng cho những thành viên trong trường hợp họ đạt được thành tích xuất sắc và đột xuất hoặc có thể biểu dương khen ngợi trước tập thể. Trong trường hợp KTVNN thực hiện công việc chưa tốt thì tùy theo từng tình huống cụ thể mà Tổ trưởng có thể nhắc nhở, khiển trách hoặc thông báo trước tập thể, nếu người bị khiển trách, nhắc nhở không sửa chữa thì Tổ trưởng báo cáo cấp trên để có biện pháp xử lý theo quy định.

+ Tạo cơ hội cho KTVNN sửa chữa : Nhân viên nói chung và KTVNN nói riêng đều mong muốn được phát triển nghề nghiệp. Do vậy, uy tín nghề nghiệp, danh dự cá nhân là điều quan trọng với họ. Trong quá trình thực hiện công việc họ có thể mắc sai lầm. Tổ trưởng Tổ kiểm toán cũng có thể áp dụng biện pháp thưởng phạt nghiêm minh, tuy nhiên dù phạt bằng hình thức nào thì Tổ trưởng cũng nên tạo cơ hội để khắc phục, sửa chữa.

PHẦN II. KINH NGHIỆM VỀ VIỆC VẬN DỤNG CÁC KỸ NĂNG MỀM CỦA TỔ TRƯỞNG TỔ KIỂM TOÁN

1. Kinh nghiệm của Tổ trưởng Tổ kiểm toán gắn với các nội dung thuộc nhiệm vụ của Tổ trưởng Tổ kiểm toán

1.1. Xây dựng KHKT chi tiết

Trong cuộc sống hằng ngày, muốn đạt được mục tiêu đã đặt ra thì việc xây dựng một kế hoạch hợp lý, đúng đắn là rất cần thiết. Nói cách khác, đó chính là con đường vạch ra để đi đến đích đã định. Nếu chọn nhầm con đường, có thể sẽ phải tốn nhiều thời gian, công sức hơn để về đích, thậm chí là không bao giờ có thể về đích được. Chính vì vậy, việc xây dựng một kế hoạch đúng có vai trò quyết định trong việc đạt được mục tiêu đã đặt ra. Trong hoạt động kiểm toán cũng vậy, để đạt được các kết quả kiểm toán phù hợp với các mục tiêu kiểm toán đã được xác định sẵn (trong Quyết định kiểm toán, KHKT tổng quát), thì cần thiết phải xây dựng được KHKT chi tiết phù hợp, rõ ràng, cụ thể.

Tổ trưởng Tổ kiểm toán có trách nhiệm xây dựng KHKT chi tiết cho Tổ kiểm toán tại mỗi đơn vị kiểm toán có tên trong Quyết định kiểm toán. Sau khi dự thảo KHKT chi tiết, Tổ trưởng cần lấy ý kiến các thành viên trong tổ về KHKT chi tiết (hoặc những thay đổi của KHKT chi tiết) trước khi trình Trưởng đoàn phê duyệt (quy định tại Khoản a Điều 14 Quy chế Tổ chức hoạt động Đoàn kiểm toán ban hành kèm theo Quyết định số 01/2016/QĐ-KTNN ngày 20/06/2016). KHKT chi tiết đã được Trưởng đoàn phê duyệt chính là căn cứ để Tổ kiểm toán thực hiện công tác kiểm toán.

KHKT chi tiết phải được xây dựng bám sát KHKT tổng quát để thực hiện các nội dung đã được xác định trong KHKT tổng quát, bằng cách chi tiết và cụ thể hơn các nội dung kiểm toán cho từng đơn vị được kiểm toán. Theo quy định hiện hành, việc xây dựng KHKT chi tiết phải được hoàn thành trước khi trình Lãnh đạo KTNN ký quyết định kiểm toán. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, các Đoàn kiểm toán quy mô lớn, thực hiện trong phạm vi rộng (nhiều tỉnh, thành phố, ...) các thông tin liên quan đến đơn vị và đối tượng kiểm toán thu thập được khi khảo sát lập KHKT tổng quát còn chưa đầy đủ và không có điều kiện để khảo sát thêm, Tổ kiểm toán thực hiện lập Dự thảo KHKT chi tiết dựa trên các thông tin hiện có trước khi trình Lãnh đạo KTNN ký quyết định kiểm toán, khi triển khai kiểm toán tại đơn vị sẽ thu thập bổ sung các thông tin còn thiếu để hoàn thiện KHKT chi tiết trình Trưởng đoàn kiểm toán phê duyệt chậm nhất sau 1 ngày làm việc thực tế và Trưởng đoàn phê duyệt xong chậm nhất sau 2 ngày làm việc thực tế (kể từ ngày triển khai kiểm toán tại đơn vị).

KHKT chi tiết phải cụ thể, chi tiết được các mục tiêu kiểm toán, nội dung kiểm toán của KHKT tổng quát; xác định rõ tiêu chí kiểm toán, phương pháp kiểm toán, phạm vi kiểm toán, giới hạn kiểm toán, địa điểm kiểm toán, thời gian kiểm toán và trên cơ sở kết quả thông tin khảo sát, đánh giá cụ thể về tình hình hoạt động tại đơn vị được kiểm toán. Để lập KHKT chi tiết theo yêu cầu trên, từ các thông tin tại KHKT tổng quát, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần tổ chức:

- Xác định các thông tin cần thu thập, bổ sung thêm để đáp ứng yêu cầu chi tiết và cụ thể hóa tại từng đơn vị;

- Tiến hành thu thập thêm thông tin;

- Xác định cách thức tiếp cận rủi ro đối với từng nội dung kiểm toán; thủ tục thu thập bằng chứng kiểm toán đối với từng nội dung kiểm toán cụ thể; thời gian kiểm toán đối với từng nội dung kiểm toán; phân công công việc cho từng KTVNN.

KHKT chi tiết cần phải bao gồm Chương trình kiểm toán: Các nhiệm vụ kiểm toán được xác định cụ thể đến từng khoản mục, nội dung kiểm toán và việc bố trí nhân sự, lịch trình, các phương pháp, thủ tục thực hiện từng nhiệm vụ kiểm toán. Về nguyên tắc, Tổ trưởng cần bố trí cụ thể thời gian làm việc cho từng nội dung kiểm toán, không bố trí cùng một thời điểm thực hiện nhiều nội dung kiểm toán (từ 2 nội dung trở lên); trường hợp không thể bố trí cụ thể được phải giải thích rõ lý do, khi đó phải phân kỳ thời gian kiểm toán phù hợp, không được phân công thời gian kiểm toán của tất cả các nội dung phân công cho một KTVNN giống nhau từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc tại đơn vị. Trường hợp cần phải thay đổi thời gian kiểm toán giữa các nội dung (nhưng không làm tăng, hoặc giảm thời gian kiểm toán tại đơn vị), hoặc thay đổi lại nội dung phân công giữa các thành viên trong Tổ kiểm toán thì Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải có tờ trình Trưởng đoàn nêu rõ lý do thay đổi để Trưởng đoàn xem xét phê duyệt trước khi thực hiện. Trường hợp điều chỉnh thời gian kiểm toán tại các đơn vị được kiểm toán do Tổ kiểm toán thực hiện mà không làm tăng, giảm thời gian kiểm toán của cuộc kiểm toán hoặc điều chuyển nhân sự giữa các Tổ kiểm toán trong Đoàn kiểm toán thì Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải có tờ trình Kiểm toán trưởng phê duyệt theo quy định phân cấp của KTNN.

Trường hợp đặc biệt, khi lập KHKT chi tiết, Tổ kiểm toán chưa chọn ngay được đơn vị kiểm tra, đối chiếu với bên thứ 3 thì phải căn cứ vào thời gian, nhân lực để xác định số lượng (bảo đảm bố trí đủ thời gian đối chiếu cần thiết), nhưng việc đối chiếu chỉ thực hiện khi có phát sinh yêu cầu từ quá trình kiểm toán sau khi nghiên cứu, phân tích hồ sơ. Tổ kiểm toán xác định cụ thể tên đơn vị đối chiếu, lập Phụ lục Kế hoạch đối chiếu (kèm tờ trình) nêu rõ: Tên đơn vị, lý do, nội dung, phạm vi, bố trí nhân sự và thời gian đối chiếu trình Trưởng đoàn phê duyệt, đồng thời xin ý kiến của Thủ trưởng các đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán quyết định trước khi thực hiện và chịu trách nhiệm trước Tổng KTNN.

KHKT chi tiết cần được lập phù hợp với quy định về Hồ sơ, mẫu biểu của KTNN. Trong trường hợp Đoàn kiểm toán không thành lập Tổ kiểm toán, hoặc chỉ thành lập một Tổ kiểm toán và các thông tin liên quan đến các đơn vị, đối tượng được kiểm toán trình bày tại KHKT tổng quát của Đoàn kiểm toán đã đầy đủ thì sau khi triển khai tại đơn vị Tổ trưởng căn cứ tình hình cụ thể, không phải lập thêm KHKT chi tiết mà chỉ lập bổ sung Tờ trình kèm Phụ lục phân công nhiệm vụ được Trưởng đoàn phê duyệt và gửi Kiểm toán trưởng và các đơn vị chức năng theo quy định.

KHKT chi tiết đều phải được ghi chép và lưu giữ trong Hồ sơ kiểm toán. Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần cập nhật và điều chỉnh KHKT khi cần thiết trong suốt quá trình kiểm toán.

1.2. Tổ chức thực hiện KHKT chi tiết

Sau khi hoàn thiện KHKT chi tiết (được cấp có thẩm quyền phê duyệt), cần tổ chức ngay việc tổ chức thực hiện kiểm toán tại đơn vị. Công tác tổ chức thực hiện kiểm toán chính là khâu hiện thực hóa KHKT mà Tổ kiểm toán đã xây dựng. Chính bởi vậy, KHKT chi tiết càng khoa học, hợp lý, tường minh bao nhiêu thì việc tổ chức thực hiện càng đơn giản bấy nhiêu.

Đây là phần công việc trọng tâm, có ý nghĩa quyết định đến kết quả của cuộc kiểm toán. Trong giai đoạn tổ chức thực hiện kiểm toán, rất nhiều các tình huống phát sinh đòi hỏi phải có sự xử lý kịp thời theo quy định của pháp luật, đòi hỏi Tổ trưởng và các thành viên Tổ kiểm toán phải chủ động thực hiện nhiệm vụ của mình. Việc thực hiện các quyền, nghĩa vụ của Tổ trưởng và các thành viên Tổ kiểm toán cần được đảm bảo đúng theo các quy định của pháp luật; Quy chế tổ chức hoạt động Đoàn kiểm toán (ban hành kèm theo Quyết định số 01/2016/QĐ-KTNN ngày 20/06/2016) và Quy tắc ứng xử của KTVNN (ban hành kèm theo Quyết định số 04/2016/QĐ-KTNN ngày 29/8/2016).

Tổ kiểm toán là một tập thể gồm các thành viên có trình độ năng lực, kinh nghiệm không giống nhau. Tổ trưởng Tổ kiểm toán nên có những hiểu biết nhất định về các thành viên Tổ kiểm toán. Để có thể tập hợp các cá thể đó thành một khối thống nhất, phát huy được sức mạnh tập thể, thì đòi hỏi Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải có những kỹ năng quản lý, kỹ năng làm việc nhóm, tạo không khí dân chủ, đoàn kết, phân công nhiệm vụ phù hợp năng lực cho mỗi thành viên (giúp KTVNN phát huy được các sở trường và động lực làm việc).

Trong giai đoạn này, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần chú ý tới một số nội dung sau:

Công tác phân công nhiệm vụ cho từng KTVNN: Trong KHKT chi tiết, đã phân công phần hành cho từng thành viên. Tuy vậy, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cũng cần phổ biến lại trong Tổ, trong đó, nhấn mạnh tới các nội dung trọng tâm cần kiểm toán, lưu ý về mục tiêu kiểm toán và cách thức phối hợp giữa các thành viên trong Tổ khi thực hiện các phần hành liên quan nhau (tránh tình trạng các KTVNN thực hiện các phần hành chồng chéo nhau, gây lãng phí công sức và thời gian). Đối với các Tổ kiểm toán có thành viên chưa phải là KTVNN thì phải phân công hướng dẫn cụ thể. Trong trường hợp Tổ kiểm toán phân thành các nhóm kiểm toán thì Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần thực hiện phân quyền quản lý cho các nhóm trưởng, khuyến khích tính chủ động trong công tác kiểm toán của từng nhóm, nhưng vẫn đảm bảo được quản lý chất lượng kiểm toán.

Công tác trao đổi với đơn vị được kiểm toán: Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần trao đổi thẳng thắn với những người có trách nhiệm trong đơn vị về phạm vi kiểm toán và trách nhiệm của đơn vị trong việc phối hợp với Tổ kiểm toán để cung cấp hồ sơ, tài liệu kịp thời. Tổ trưởng Tổ kiểm toán là người có trách nhiệm giám sát các hoạt động của đơn vị được kiểm toán trong việc phối hợp thực hiện kiểm toán. Để đảm bảo đơn vị cung cấp hồ sơ, tài liệu kịp thời, Tổ trưởng Tổ kiểm toán nên trao đổi và gửi yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu cho đơn vị được kiểm toán trước khi thực hiện kiểm toán tại đơn vị, trong đó, yêu cầu cụ thể đối với từng loại tài liệu (file mềm hay bản giấy), thời hạn cung cấp… Để có thể nhanh chóng tiếp cận thông tin của đơn vị, trong yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu, Tổ trưởng Tổ kiểm toán nên chỉ yêu cầu cung cấp các mẫu biểu quản lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành (Bộ Tài chính, Tổng cục thuế…), tránh yêu cầu cung cấp mẫu biểu tự thiết kế (trừ trường hợp đặc biệt). Đối với các đơn vị được kiểm toán có dấu hiệu chây ỳ trong cung cấp hồ sơ, gây cản trở hoạt động kiểm toán, Tổ trưởng cần trao đổi trực tiếp với người đứng đầu đơn vị được kiểm toán để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời. Trong trường hợp người đứng đầu đơn vị được kiểm toán không có các biện pháp chấn chỉnh, thì Tổ trưởng Tổ kiểm toán báo cáo Lãnh đạo Đoàn kiểm toán để có biện pháp xử lý phù hợp với quy định pháp luật. Ngoài ra, đối với các phát hiện kiểm toán, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần trao đổi cụ thể với người có trách nhiệm của đơn vị được kiểm toán để đơn vị kịp thời giải trình về các vấn đề (hoặc giúp KTVNN thu thập thêm các bằng chứng thích hợp).

Tổ chức thảo luận nội bộ: Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải tổ chức thảo luận trong Tổ kiểm toán về phương pháp kiểm toán đối với từng nội dung kiểm toán (bám sát đề cương, hướng dẫn của ngành, bổ sung thêm các phương pháp để phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị được kiểm toán); kỹ năng thu thập bằng chứng kiểm toán đối với các nghi ngờ, hoặc các phát hiện kiểm toán; thảo luận về tính đầy đủ, thích hợp của các bằng chứng kiểm toán đã thu thập được. Thông qua việc xây dựng tinh thần phản biện trong Tổ kiểm toán, các kết quả kiểm toán được nâng cao độ tin cậy (thu thập thêm bằng chứng kiểm toán, củng cố thêm các luận điểm, lập luận chặt chẽ). Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần yêu cầu các thành viên của Tổ kiểm toán tuân thủ nghiêm túc Quy chế Tổ chức hoạt động Đoàn kiểm toán về trình tự xử lý các dấu hiệu hoặc hành vi vi phạm của đơn vị được kiểm toán (báo cáo Tổ trưởng Tổ kiểm toán để cùng xem xét, yêu cầu đơn vị được kiểm toán giải trình, việc nghe giải trình phải có từ 02 thành viên Tổ kiểm toán trở lên, kết quả giải trình phải được phản ánh trung thực, đầy đủ, kịp thời với Tổ trưởng…).

Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần bám sát các nội dung chỉ đạo của Lãnh đạo KTNN, Kiểm toán trưởng, Lãnh đạo Đoàn kiểm toán để tổ chức thực hiện kiểm toán đúng trọng tâm, trọng điểm, và mục tiêu đã đề ra. Đối với các phát hiện kiểm toán lớn hoặc các khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần báo cáo với Lãnh đạo Đoàn kiểm toán, Kiểm toán trưởng, Lãnh đạo KTNN để cho ý kiến chỉ đạo kịp thời.

Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần phối hợp với các Tổ trưởng Tổ kiểm toán khác trong Đoàn kiểm toán trong việc phát hiện các sai phạm và xử lý các sai phạm. Chẳng hạn, trong cuộc kiểm toán ngân sách địa phương, Tổ kiểm toán thu tại cơ quan thuế có thể phối hợp với Tổ kiểm toán tại cơ quan tài chính trong công tác đánh giá xây dựng dự toán thu, công tác thu ngân sách… Hoặc các Tổ kiểm toán tại các huyện khác nhau trong cùng 1 địa phương có thể cùng chia sẻ về các phát hiện kiểm toán và cách thức xử lý, đảm bảo việc đưa ra kiến nghị phù hợp và thống nhất trong toàn Đoàn kiểm toán.

Thái độ ứng xử với đơn vị được kiểm toán: Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần quán triệt các thành viên trong tổ thực hiện nghiêm túc các quy định trong Quy tắc ứng xử KTVNN. Mỗi hành vi ứng xử không đúng mực của thành viên Tổ kiểm toán không chỉ ảnh hưởng hình ảnh của cá nhân thành viên, của tổ, của toàn ngành mà còn có thể ảnh hưởng trực tiếp tới công tác kiểm toán.

1.3. Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tiến độ thực hiện KHKT chi tiết, tình hình và kết quả kiểm toán

Theo quy định hiện hành, công tác báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tiến độ thực hiện KHKT chi tiết, tình hình và kết quả kiểm toán là một trong những trách nhiệm của Tổ trưởng Tổ kiểm toán trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Việc báo cáo có thể được thực hiện dưới hình thức văn bản và phải được lưu giữ trong hồ sơ kiểm toán. Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất là không chỉ giúp công tác quản lý của Lãnh đạo KTNN, Kiểm toán trưởng và Trưởng đoàn kiểm toán mà còn giúp Tổ trưởng Tổ kiểm toán tổng kết được những kết quả đã đạt được, qua đó, thuận tiện cho công tác tổng hợp kết quả kiểm toán và lập Dự thảo BBKT trong giai đoạn kết thúc kiểm toán. Mặt khác, Báo cáo định kỳ cũng là công cụ giúp Tổ trưởng Tổ kiểm toán báo cáo các khó khăn vướng mắc trong công tác thực hiện kiểm toán để các cấp lãnh đạo có biện pháp xử lý kịp thời.

Trên thực tế hiện nay, hàng tuần, hàng tháng, các Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải thực hiện báo cáo tình hình và kết quả kiểm toán cho Trưởng đoàn kiểm toán. Trong báo cáo định kỳ, Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải trình bày cụ thể về tiến độ thực hiện kiểm toán, các phát hiện kiểm toán (các sai sót tài chính và các sai phạm trong công tác quản lý…), các khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện kiểm toán trong kỳ kiểm toán.

Để đảm bảo thực hiện báo cáo định kỳ đầy đủ, kịp thời theo quy định, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần lưu ý các nội dung sau đây:

Báo cáo định kỳ cần nêu ngắn gọn, cụ thể về các phát hiện kiểm toán (số liệu về sai sót tài chính, sai phạm về công tác quản lý…), không cần nêu chi tiết như trong nhật ký điện tử.

Mẫu báo cáo định kỳ cần được thống nhất giữa các Tổ kiểm toán và các kỳ báo cáo.

Yêu cầu các thành viên trong Tổ kiểm toán báo cáo kết quả thực hiện công việc hàng ngày (kết thúc ngày làm việc, có thể tổ chức thảo luận tổ). Qua đó, Tổ trưởng có thể nắm bắt được sơ bộ các phát hiện kiểm toán; phân loại các phát hiện kiểm toán đã thu thập đầy đủ bằng chứng thích hợp, các phát hiện cần bổ sung thêm bằng chứng phù hợp… để có thể thực hiện báo cáo lãnh đạo Đoàn kiểm toán phù hợp. Ngày cuối cùng của tuần làm việc, Tổ trưởng thực hiện tổng hợp các nội dung trên vào trong Báo cáo định kỳ hàng tuần/tháng (bên cạnh đó, cập nhật kết quả của ngày làm việc cuối cùng).

Đối chiếu Báo cáo định kỳ của tổ với các nội dung đã được thể hiện trong nhật ký điện tử, đảm bảo báo cáo đầy đủ, không bỏ sót kết quả kiểm toán. Qua đó, cũng giúp rà soát lại số liệu kết quả kiểm toán trong báo cáo định kỳ.

So sánh, đối chiếu Báo cáo định kỳ kỳ này và kỳ trước, đảm bảo tiến độ công việc, không bỏ sót công việc và không trùng lắp kết quả đã báo cáo trong kỳ trước. Đồng thời, thông qua công tác rà soát, thu thập bằng chứng bổ sung, Tổ trưởng Tổ kiểm toán thực hiện điều chỉnh kết quả kiểm toán đã được báo cáo trong kỳ trước.

Sau khi Tổ trưởng Tổ kiểm toán hoàn thành Báo cáo định kỳ, có thể thông báo cho thành viên Tổ kiểm toán để cùng thảo luận, bổ sung hoặc điều chỉnh kết quả (nếu có) trước khi gửi cho Lãnh đạo Đoàn kiểm toán.

1.4. Tổng hợp kết quả kiểm toán, lập Dự thảo BBKT

Dự thảo BBKT được lập để Tổ kiểm toán xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán tại các cơ quan, các đơn vị cấp dưới trực thuộc các đơn vị được kiểm toán có trong Quyết định kiểm toán (hoặc kiểm tra, đối chiếu với bên thứ 3) về các nội dung kiểm toán theo KHKT chi tiết đã được phê duyệt, làm căn cứ pháp lý cho việc lập BBKT của Tổ kiểm toán, BCKT của Đoàn kiểm toán và lập Thông báo kết quả kiểm toán tại các đơn vị được kiểm toán chi tiết (nếu có tên trong Quyết định kiểm toán).

Mặc dù việc xây dựng và hoàn thiện Dự thảo BBKT là công việc nằm trong giai đoạn kết thúc kiểm toán, tuy nhiên chúng có quan hệ mật thiết và phụ thuộc nhiều vào việc chuẩn bị kiểm toán và khi tiến hành kiểm toán trực tiếp. Chuẩn bị kiểm toán tốt là điều kiện cần để tiến hành kiểm toán trực tiếp được thuận lợi. Tiếp đó, kết quả kiểm toán trực tiếp tốt là báo cáo kết quả của các thành viên Tổ kiểm toán được xây dựng chặt chẽ, đáp ứng yêu cầu đặt ra đối với cuộc kiểm toán, sẽ là điều kiện cần để xây dựng Dự thảo BBKT đảm bảo tính chính xác, khách quan, trung thực. Dự thảo BBKT chính là kết quả làm việc của Tổ kiểm toán, là căn cứ để hình thành BBKT, và được lưu giữ trong hồ sơ kiểm toán. Đó cũng là căn cứ giúp KTVNN bảo lưu ý kiến kết quả kiểm toán trước Tổ trưởng và Trưởng đoàn kiểm toán.

Lập Dự thảo BBKT có thể được các Tổ kiểm toán thực hiện ngay khi đang thực hiện kiểm toán, sau khi từng phần việc cụ thể đã được hoàn thành. Đây là giai đoạn mà đòi hỏi việc tập trung trí tuệ, thời gian rất lớn của các thành viên Tổ kiểm toán, đặc biệt là vai trò của Tổ trưởng Tổ kiểm toán trong việc phân tích, đánh giá bằng chứng, so sánh, đối chiếu với các quy định của pháp luật. Để xác định rõ tính chất, mức độ sai phạm, nguyên nhân, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân từ đó xác định rõ tính chất, mức độ sai phạm của đối tượng với những căn cứ pháp lý rõ ràng, cụ thể để đưa ra kiến nghị được chính xác và phù hợp.

Như đã đề cập ở trên, việc tổng hợp kết quả kiểm toán và lập Dự thảo BBKT có thể được tiến hành trong quá trình kiểm toán. Thông qua công tác thảo luận hàng ngày và các báo cáo định kỳ, Tổ trưởng có thể dự thảo được phần lớn nội dung BBKT. Kết thúc kiểm toán, căn cứ vào bằng chứng kiểm toán đã thu thập được, Tổ trưởng Tổ kiểm toán có thể đưa ra kết luận sơ bộ về tình hình kiểm toán, về các nội dung kiểm toán.

Công tác tổng hợp và lập Dự thảo BBKT cần lưu ý một số nội dung sau:

Dự thảo BBKT cần phải được lập kịp thời, đúng quy định về hồ sơ mẫu biểu, đầy đủ các nội dung về xác nhận số liệu; tình hình công tác tài chính, kế toán... liên quan của đơn vị được kiểm toán, các ý kiến đánh giá về các nội dung kiểm toán đã thực hiện và ghi rõ nguyên nhân chênh lệch giữa số liệu báo cáo với số kiểm toán.

Tổ trưởng cần so sánh, rà soát, đối chiếu các nội dung trong Dự thảo BBKT với Biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán của KTVNN, Báo cáo định kỳ, nhật ký điện tử của thành viên Tổ kiểm toán để đảm bảo tất cả các phát hiện kiểm toán có đầy đủ bằng chứng thích hợp đều được phản ánh trong Dự thảo BBKT. Trường hợp Dự thảo BBKT của Tổ kiểm toán có những nội dung (có các sai sót, sai phạm, chênh lệch số liệu) khác với hoặc chưa có trong Biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán của các KTVNN thì Tổ kiểm toán phải thu thập bằng chứng có liên quan (bảng tính toán số liệu, bản gốc hoặc bản photo hoá đơn, chứng từ, văn bản…) để lưu đầy đủ cùng BBKT này trong hồ sơ kiểm toán.

Dự thảo BBKT cần được thảo luận nội bộ trong Tổ kiểm toán để các thành viên góp ý sửa đổi, bổ sung (nếu có). Mặt khác, trong quá trình soạn thảo Dự thảo BBKT, đơn vị được kiểm toán cung cấp các giải trình, bằng chứng bổ sung thì Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần cân nhắc, xem xét về các ý kiến đánh giá và kiến nghị trong Dự thảo.

Dự thảo BBKT trước khi thông qua (hoặc gửi cho) đơn vị được kiểm toán, Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải trình Trưởng đoàn kiểm toán xét duyệt và gửi Kiểm toán trưởng để cho ý kiến chỉ đạo (thông qua phòng Tổng hợp).

1.5. Bảo vệ kết quả kiểm toán; tổ chức thông qua Dự thảo BBKT; Dự thảo Thông báo kết quả kiểm toán với đơn vị được kiểm toán

Theo quy định hiện hành, sau khi hoàn thành Dự thảo BBKT của Tổ kiểm toán (đã tổ chức lấy ý kiến của các thành viên trong tổ), Tổ trưởng Tổ kiểm toán trình Trưởng đoàn kiểm toán xét duyệt và gửi Kiểm toán trưởng để cho ý kiến chỉ đạo (qua phòng Tổng hợp). Trong giai đoạn này có thể phát sinh các ý kiến phản biện của Kiểm toán trưởng, Trưởng đoàn kiểm toán. Nhiệm vụ của Tổ trưởng Tổ kiểm toán là căn cứ trên các lập luận xác đáng và các bằng chứng đầy đủ, thích hợp để bảo vệ các kết quả kiểm toán được thể hiện trong Dự thảo BBKT của Tổ kiểm toán. Trong quá trình bảo vệ các kết quả làm việc của tổ, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần lưu ý một số nội dung sau:

- Tuyệt đối tuân thủ chỉ đạo của Kiểm toán trưởng, Trưởng đoàn kiểm toán (trong quá trình thực thi công vụ), tuy nhiên, nếu Tổ trưởng Tổ kiểm toán có đầy đủ bằng chứng chứng minh cho kết luận của mình thì có quyền bảo lưu ý kiến và yêu cầu Trưởng đoàn kiểm toán làm rõ các thay đổi đánh giá, kết luận trong BBKT.

- Dự thảo BBKT cần mô tả rõ ràng, cụ thể các phát hiện kiểm toán, đưa ra các dẫn chứng về các văn bản quy phạm pháp luật phù hợp. Thậm chí, nếu văn bản pháp luật còn nhiều điểm chưa rõ ràng thì trong Dự thảo BBKT phải có những giải thích cụ thể, đưa ra lập luận để chứng minh cho quan điểm của Tổ kiểm toán.

- Thường xuyên thực hiện thảo luận trong tổ về các kết quả kiểm toán nhằm có được những quan điểm nhiều chiều về vấn đề, từ đó hình thành các lập luận sắc bén để bảo vệ quan điểm của mình hoặc có biện pháp thu thập bằng chứng kiểm toán bổ sung phù hợp với kết luận trong Dự thảo BBKT.

- Thường xuyên, kịp thời trao đổi, báo cáo tình hình với Trưởng đoàn kiểm toán về các vấn đề phát sinh trong tổ để giúp Trưởng đoàn kiểm toán sớm chỉ đạo định hướng.

Sau khi điều chỉnh, hoàn thiện Dự thảo BBKT, Dự thảo Thông báo kết quả kiểm toán theo ý kiến chỉ đạo của Kiểm toán trưởng, Trưởng đoàn kiểm toán, Tổ trưởng Tổ kiểm toán thông báo với đơn vị được kiểm toán, phối hợp để tổ chức thông qua Dự thảo BBKT, Dự thảo Thông báo kết quả kiểm toán. Trong quá trình tổ chức thông qua cần chú ý:

- Các Dự thảo BBKT, Dự thảo Thông báo kết quả kiểm toán là các tài liệu làm việc chưa được công bố chính thức, do đó, theo quy định tại Luật KTNN, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần lưu ý với thành viên trong tổ và đơn vị được kiểm toán về vấn đề này. Trong trường hợp cần thiết, nên ghi rõ “Tài liệu mật” trên bìa Dự thảo, không gửi e-mail Dự thảo cho đơn vị, thu hồi đầy đủ các Dự thảo đã phát tại Hội nghị thông qua.

- Lưu giữ Dự thảo có bút phê chỉ đạo của Kiểm toán trưởng, Trưởng đoàn kiểm toán, làm căn cứ để điều chỉnh hoàn thiện BBKT; đồng thời lưu giữ hồ sơ kiểm toán.

- Phân công thành viên tổ làm nhiệm vụ thư ký cuộc họp, ghi chép đầy đủ các ý kiến của các bên liên quan, ý kiến kết luận của Kiểm toán trưởng, Trưởng đoàn kiểm toán. Biên bản họp thông qua là tài liệu quan trọng được lưu giữ trong Hồ sơ kiểm toán của Tổ kiểm toán.

- Trao đổi sơ bộ với đơn vị được kiểm toán về các kết quả kiểm toán trong Dự thảo BBKT để nắm bắt được những ý kiến không thống nhất của đơn vị, từ đó, Tổ trưởng Tổ kiểm toán có thể yêu cầu thành viên tổ chuẩn bị các tài liệu, bằng chứng cần thiết để bảo vệ kết quả kiểm toán tại cuộc họp. Cần tránh các cuộc tranh luận suông (không có bằng chứng đi kèm) tại các cuộc họp. Trong trường hợp Tổ trưởng Tổ kiểm toán không thể nắm hết được nội dung kết quả kiểm toán do thành viên phụ trách thì nên phân công cho thành viên phụ trách thực hiện tranh luận, bảo vệ kết quả kiểm toán.

- Trong quá trình tranh luận tại cuộc họp, Tổ trưởng Tổ kiểm toán và các thành viên tổ cần tuân thủ Quy tắc ứng xử KTVNN.

- Kết thúc cuộc họp thông qua Dự thảo BBKT, Dự thảo thông báo kết quả kiểm toán với đơn vị được kiểm toán, Tổ trưởng Tổ kiểm toán nên thực hiện điều chỉnh hoàn thiện ngay BBKT theo ý kiến kết luận của Kiểm toán trưởng, Trưởng đoàn kiểm toán trong cuộc họp.

1.6. Hoàn thiện BBKT và Thông báo kết quả kiểm toán gửi đơn vị được kiểm toán

Ngay sau khi kết thúc cuộc họp thông qua Dự thảo BBKT, Dự thảo thông báo kết quả kiểm toán với đơn vị được kiểm toán, Tổ trưởng Tổ kiểm toán căn cứ vào ý kiến chỉ đạo, kết luận của Kiểm toán trưởng, Trưởng đoàn kiểm toán để thực hiện điều chỉnh, hoàn thiện BBKT. Toàn bộ các bút phê ý kiến chỉ đạo, kết luận, biên bản họp thông qua… đều phải được lưu giữ trong hồ sơ kiểm toán, và là căn cứ để Tổ trưởng Tổ kiểm toán thực hiện điều chỉnh Dự thảo BBKT. Trong một số trường hợp, Tổ trưởng Tổ kiểm toán có thể trao đổi thêm với Kiểm toán trưởng, Trưởng đoàn về các ý kiến kết luận để điều chỉnh BBKT cho phù hợp. BBKT phải có đầy đủ chữ ký, đóng dấu theo đúng quy định. Trong trường hợp, đơn vị được kiểm toán còn có ý kiến chưa thống nhất, Tổ trưởng Tổ kiểm toán vẫn phải yêu cầu đơn vị được kiểm toán ký, đóng dấu theo đúng quy định, đồng thời, ghi rõ các ý kiến chưa thống nhất vào BBKT. Kể cả trong trường hợp đơn vị được kiểm toán không ký, đóng dấu vào BBKT, căn cứ trên các bằng chứng đầy đủ, thích hợp đã thu thập được, KTNN vẫn có thể phát hành BCKT theo luật định.

Tổ trưởng Tổ kiểm toán thực hiện điều chỉnh, hoàn thiện Thông báo kết quả kiểm toán sau khi BCKT của Đoàn kiểm toán được phát hành. Thông báo kết quả kiểm toán là căn cứ để đơn vị được kiểm toán thực hiện kiến nghị kiểm toán, và là căn cứ để KTNN thực hiện kiểm tra kiến nghị kiểm toán. Về cơ bản, các thay đổi trong Thông báo kết quả kiểm toán so với Dự thảo thông báo kết quả kiểm toán tại buổi họp thông qua đều phải được trình bày rõ ràng, cụ thể tại Tờ trình phát hành Thông báo kết quả kiểm toán. Các kiến nghị trong Thông báo kết quả kiểm toán phải thống nhất, phù hợp với các nội dung kiến nghị trong BCKT phát hành. Thông báo kết quả kiểm toán phải được lập đúng mẫu biểu, gửi kịp thời cho đơn vị được kiểm toán, cấp trên của đơn vị được kiểm toán và các đơn vị tham mưu của KTNN, đồng thời lưu giữ trong Hồ sơ kiểm toán của Tổ kiểm toán.

1.7. Kiểm tra, hướng dẫn, soát xét chất lượng kiểm toán

Theo quy định hiện hành, một trong các nhiệm vụ của Tổ trưởng Tổ kiểm toán trong thời gian kiểm toán là kiểm tra, hướng dẫn, soát xét chất lượng kiểm toán. Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần phải triển khai thực hiện các nội dung công việc trên nhằm kiểm soát chất lượng kiểm toán của Tổ kiểm toán.

- Kiểm tra: Là công việc quản lý hàng ngày, thường xuyên của Tổ trưởng Tổ kiểm toán. Cụ thể, hàng ngày, Tổ trưởng yêu cầu thành viên Tổ kiểm toán báo cáo về tiến độ công việc, kết quả kiểm toán trong ngày, các phát hiện kiểm toán và bằng chứng kiểm toán thu thập được. Việc báo cáo có thể được thực hiện dưới hình thức báo cáo miệng, hoặc kiểm tra Nhật ký điện tử của KTVNN. Ngoài ra, Tổ trưởng Tổ kiểm toán có thể kiểm tra lại Biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán của từng KTVNN trong tổ trước khi thực hiện tổng hợp kết quả kiểm toán, lập dự thảo BBKT để tránh trường hợp tổng hợp thiếu, tổng hợp nhầm.

- Hướng dẫn: Là công việc gắn liền với công tác kiểm tra. Thông qua hoạt động kiểm tra, Tổ trưởng Tổ kiểm toán phát hiện các thiếu sót của thành viên Tổ kiểm toán (thiếu sót nội dung công việc, phương pháp kiểm toán, tính thích hợp, đầy đủ của bằng chứng kiểm toán…) để hướng dẫn, bổ sung cho các thành viên Tổ kiểm toán. Ngoài ra, đối với các thành viên Tổ kiểm toán chưa phải là KTVNN, Tổ trưởng cần trực tiếp hoặc phân công người hướng dẫn các nội dung, công việc cụ thể, giúp cho thành viên hoàn thành công việc được giao.

- Soát xét chất lượng kiểm toán: Là việc kiểm tra sau cùng đối với các phát hiện kiểm toán. Dựa trên các bằng chứng kiểm toán mà KTVNN thu thập được, Tổ trưởng Tổ kiểm toán rà soát, đánh giá tính đầy đủ, thích hợp của chúng, phản biện những nội dung của các thành viên tổ, nhóm báo cáo; yêu cầu từng thành viên báo cáo bổ sung, làm rõ những nội dung chưa rõ hoặc không phù hợp với những tài liệu khác đã thu thập được trong quá trình kiểm toán. Bên cạnh đó, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cũng rà soát lại các kết quả kiểm toán, đối chiếu với mục tiêu kiểm toán, phạm vi, giới hạn, trọng tâm kiểm toán xem liệu đã đạt được mục tiêu kiểm toán đề ra ban đầu hay chưa. Công tác soát xét chất lượng kiểm toán cũng được tiến hành thông qua rà soát hoàn thiện hồ sơ kiểm toán. Chính vì vậy, Tổ trưởng Tổ kiểm toán nên phân công các thành viên có kinh nghiệm và tính cẩn thận để thực hiện hoàn thiện hồ sơ kiểm toán của Tổ kiểm toán.

1.8. Chỉ đạo hoàn thành hồ sơ kiểm toán

Hoàn thiện hồ sơ kiểm toán là công việc cuối cùng trong cuộc kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán phải được lưu giữ đầy đủ, làm căn cứ phục vụ cho công tác khai thác hồ sơ (khảo sát, kiểm toán, kiểm tra kết luận, kiến nghị…). Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu, giấy tờ làm việc của Tổ kiểm toán trong suốt quá trình thực hiện kiểm toán từ giai đoạn chuẩn bị kiểm toán cho đến hết giai đoạn kết thúc kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán phải đúng biểu mẫu và số lượng thành phần theo quy định của KTNN.

Để thuận lợi cho sắp xếp hồ sơ kiểm toán khi kết thúc kiểm toán, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần phân công thành viên phụ trách hồ sơ kiểm toán ngay khi triển khai kiểm toán tại đơn vị được kiểm toán. Đồng thời, yêu cầu từng thành viên trong tổ phải tự tổ chức quản lý, sắp xếp, phân loại hồ sơ kiểm toán riêng của từng cá nhân theo các nội dung kiểm toán trong thời gian kiểm toán. Đến giai đoạn kết thúc kiểm toán, thành viên được phân công có nhiệm vụ tổng hợp hồ sơ kiểm toán của các thành viên khác trong tổ, đồng thời hoàn thiện các hồ sơ chung của Tổ kiểm toán. Một số tài liệu đặc biệt có thể được hoàn thiện sau khi kết thúc kỳ kiểm toán (Thông báo kết quả kiểm toán, BBKT). Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần yêu cầu thành viên phụ trách hồ sơ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của các tài liệu trước khi lưu.

Hồ sơ kiểm toán nên được phân loại, đánh số thứ tự từng loại tài liệu và lập thành danh mục để dễ dàng quản lý, khai thác khi cần. Hồ sơ của mỗi một đơn vị được kiểm toán nên được lưu thành file riêng.

Hồ sơ kiểm toán chỉ nên bao gồm các tài liệu làm việc cần thiết. Không nên lưu giữ các tài liệu, giấy tờ không có giá trị sử dụng (Ví dụ: Không cần lưu giữ bản photo khi đã có bản chính, các dự thảo…).

Công tác hồ sơ được hoàn thành khi Tổ kiểm toán bàn giao hồ sơ cho thành viên Đoàn kiểm toán phụ trách hồ sơ hoặc bàn giao cho phòng Tổng hợp để lưu giữ.

1.9. Một số tồn tại trong việc vận dụng các kỹ năng quản lý, chỉ đạo, tổ chức của Tổ trưởng Tổ kiểm toán

- Nhiều Tổ trưởng có kỹ năng thuyết trình chưa tốt, ảnh hưởng đến việc truyền đạt ý kiến tới các thành viên Tổ kiểm toán. Khi thành viên Tổ kiểm toán không nắm bắt được trọn vẹn ý tưởng của Tổ trưởng, có thể dẫn đến việc triển thực hiện kiểm toán không tuân thủ theo ý kiến chỉ đạo của Tổ trưởng Tổ kiểm toán, ảnh hưởng ít nhiều tới kết quả, chất lượng kiểm toán. Chẳng hạn: Giao nhiệm vụ chung chung, không chỉ đích danh thành viên; giao các nội dung công việc không đầy đủ; giao nhiệm vụ giữa các thành viên chồng chéo nhau,… Để khắc phục được tình trạng trên, các Tổ trưởng cần rèn luyện khả năng thuyết trình trước hội nghị. Trước khi họp và phát biểu, cần chuẩn bị kỹ lưỡng các nội dung phát biểu. Đồng thời, ngoài việc truyền đạt ý kiến chỉ đạo thông qua lời nói (họp Tổ), có thể thông qua hình thức văn bản (gửi mail, biên bản họp.…). Ngoài ra, thường xuyên trao đổi lại với các thành viên về kết quả thực hiện ý kiến chỉ đạo để có các chấn chỉnh kịp thời.

- Trong nhiều trường hợp Tổ trưởng Tổ kiểm toán chưa nắm bắt được ưu điểm, sở trường của từng thành viên trong Tổ kiểm toán để thực hiện phân công cũng như hướng dẫn, chỉ đạo cụ thể. Hiện nay, việc phân công nhiệm vụ kiểm toán chủ yếu dựa trên phán đoán chủ quan của Tổ trưởng. Việc phân công công việc dựa trên đặc điểm của các thành viên sẽ giúp nâng cao chất lượng kiểm toán. Ví dụ: Các thành viên có nhiều kinh nghiệm có thể phân công công tác tổng hợp, nên phân công cho thành viên nếu đã từng được phân công và có kết quả cao khi kiểm toán phần hành tương tự tại cuộc kiểm toán liền trước đó,… Như vậy mới có thể phát huy được các phẩm chất tốt nhất của từng thành viên. Để có thể nắm bắt được ưu, nhược điểm của các thành viên, Tổ trưởng cần trao đổi với các thành viên Tổ kiểm toán, cũng có thể trao đổi với lãnh đạo Đoàn, Tổ trưởng Tổ kiểm toán trước đây của các thành viên,…

- Thực tế hiện nay, các Tổ trưởng chưa sử dụng hiệu quả các kênh liên lạc để trao đổi với lãnh đạo Đoàn, Lãnh đạo đơn vị và Lãnh đạo KTNN để giải quyết các công việc trong hoạt động kiểm toán. Việc thông tin về tình hình thực hiện kiểm toán xuyên suốt sẽ giúp Tổ trưởng có được chỉ đạo kịp thời từ cấp có thẩm quyền. Ngoài các kênh báo cáo truyền thống (như báo cáo định kỳ, nhật ký kiểm toán, báo cáo tại các cuộc họp, ...), Tổ trưởng có thể sử dụng các phương tiện liên lạc như điện thoại, email, … để thường xuyên trao đổi công việc với lãnh đạo.

- Trong quá trình kiểm toán, sẽ phát sinh các trường hợp đơn vị không hợp tác hoặc chây ỳ trong việc cung cấp tài liệu. Nếu Tổ trưởng không có biện pháp xử lý thì áp lực về thời gian kiểm toán sẽ khiến kết quả kiểm toán không cao. Vì vậy, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần phải chuẩn bị kỹ về yêu cầu cung cấp hồ sơ tài liệu: Gửi trước cho đơn vị để có thời gian chuẩn bị, yêu cầu rõ ràng về thời hạn cung cấp khi KTVNN tới kiểm toán, gửi yêu cầu đến cấp quản lý cao nhất của đơn vị,… Ngoài ra, trước khi thực hiện kiểm toán, Tổ trưởng cần nghiên cứu và thảo luận với các thành viên về các mục tiêu trọng tâm và phương pháp kiểm toán trước khi thực hiện kiểm toán tại mỗi đơn vị.

- Trong khi thực hiện kiểm toán, còn trường hợp Tổ trưởng Tổ kiểm toán chưa giải quyết tốt bài toán: Vừa quản lý Tổ để KTVNN không vi phạm Quy chế tổ chức hoạt động Đoàn kiểm toán, vừa tạo môi trường làm việc thoải mái, linh động để giúp KTVNN phát huy tốt khả năng của bản thân. Tổ trưởng, tùy vào đặc điểm của từng KTVNN để có thể có phương thức quản lý tốt nhất, có sự tin tưởng nhất định vào các KTVNN và cũng không nên lạm dụng quá mức các biện pháp, thủ tục hành chính trong quá trình quản lý Tổ.

2. Kinh nghiệm về việc vận dụng các kỹ năng mềm trong thực tiễn xử lý công việc của Tổ trưởng Tổ kiểm toán gắn với các mối quan hệ

2.1. Trong mối quan hệ giữa Tổ trưởng Tổ kiểm toán với Thủ trưởng đơn vị chủ trì kiểm toán

Với vai trò là nhà quản lý, Kiểm toán trưởng sẽ thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát đối với các Tổ kiểm toán; khi đó Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải thay mặt Tổ kiểm toán để tổng hợp báo cáo; đồng thời tiếp thu các ý kiến chỉ đạo trực tiếp tại các cuộc họp kiểm tra/hoặc tham dự kết luận BBKT của Kiểm toán trưởng với Tổ kiểm toán.

Trong quá trình báo cáo và tiếp thu ý kiến chỉ đạo của Kiểm toán trưởng/ hoặc khi Kiểm toán trưởng tham dự trực tiếp các cuộc họp Thông báo dự thảo BBKT và dự thảo Thông báo kết quả kiểm toán; có thể phát sinh các tình huống mà Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần mềm dẻo, linh hoạt ứng xử; cụ thể như:

- Xử lý về sự khác biệt về quan điểm, phương pháp xử lý điều chỉnh số liệu và kết quả kiểm toán giữa Kiểm toán trưởng và Tổ trưởng Tổ kiểm toán.

Khi Kiểm toán trưởng có sự chỉ đạo về quan điểm và phương thức xử lý điều chỉnh số liệu khác với quan điểm và phương pháp của Tổ kiểm toán thì đòi hỏi: Tổ trưởng phải bình tĩnh suy xét; xem xét thật kỹ lại các nội dung trong quan điểm, phương pháp điều chỉnh mà Kiểm toán trưởng đã chỉ đạo; đối chiếu một cách cẩn trọng với các quy định về quản lý tài chính, kế toán, đầu tư,…; các quy định luật pháp khác có liên quan đến vấn đề, nội dung phải xử lý.

+ Trường hợp quan điểm và phương pháp xử lý của Kiểm toán trưởng là phù hợp, thì bản thân Tổ kiểm toán phải tự rà soát lại các bằng chứng nhận xét, kết luận trước đó của Tổ; điều chỉnh lại theo cách thức, quan điểm và phương pháp điều chỉnh số liệu mà Kiểm toán trưởng đã nêu.

+ Trường hợp quan điểm và phương pháp của Kiểm toán trưởng có vấn đề chưa phù hợp; thì Tổ kiểm toán phải tập hợp lại các quy định của pháp luật, các quy định về quản lý tài chính, kế toán, đầu tư, nghiệp vụ… của đơn vị được kiểm toán để báo cáo lại cách thức, phương pháp điều chỉnh số liệu mà Tổ kiểm toán thấy đúng quy định và phù hợp. Trong trường hợp này, Tổ kiểm toán phải rà soát một cách cẩn trọng các bằng chứng để trình bày lại với Kiểm toán trưởng; việc trình bày có thể thông qua các hình thức như gặp mặt trực tiếp Kiểm toán trưởng để báo cáo lại (có thể cả Tổ kiểm toán); hoặc báo cáo xin ý kiến qua điện thoại trước sau đó lập các tờ trình bằng văn bản gửi qua e-mail,…

- Xử lý về sự không rõ ràng, cụ thể trong chỉ đạo của Kiểm toán trưởng.

Khi chỉ đạo của Kiểm toán Trưởng có nội dung mà Tổ kiểm toán thấy chưa rõ, chưa cụ thể; khi đó, Tổ trưởng phải bình tĩnh suy xét, xem xét thật kỹ các vấn đề, ý kiến chỉ đạo của Kiểm toán trưởng; sau khi rà soát thấy đúng là các ý kiến chỉ đạo có những điểm chưa sát thực tế thì Tổ trưởng có thể điện thoại, hoặc gặp trực tiếp để Kiểm toán trưởng để bày tỏ, xin ý kiến chỉ đạo của Kiểm toán trưởng, làm rõ ý kiến, quan điểm khác biệt của Tổ kiểm toán để Kiểm toán trưởng hiểu rõ hơn và có chỉ đạo sát thực hơn,…

- Các kỹ năng mà Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần vận dụng.

+ Kỹ năng lắng nghe: Tổ trưởng cần phải biết lắng nghe để tiếp thu đúng tinh thần ý kiến chỉ đạo của Kiểm toán trưởng, tránh việc phải hỏi lại nhiều lần có thể gây ức chế.

+ Kỹ năng báo cáo: Tổ trưởng cần có kỹ năng báo cáo; có thể báo cáo bằng văn bản/hoặc báo cáo trực tiếp để bày tỏ đúng quan điểm của Tổ kiểm toán, giải trình những vấn đề mà Kiểm toán trưởng yêu cầu làm rõ hoặc đề xuất Kiểm toán trưởng cách thức xử lý các vấn đề.

+ Khi báo cáo giải trình với Kiểm toán trưởng, Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần báo cáo với Trưởng đoàn KTNN về nội dung báo cáo giải trình để Trưởng đoàn biết và báo cáo lại với Kiểm toán trưởng theo phân cấp quản lý từ Tổ, Đoàn và Kiểm toán trưởng.

2.2. Trong mối quan hệ giữa Tổ trưởng Tổ kiểm toán với Trưởng đoàn kiểm toán

- Với vai trò là người quản lý trực tiếp Đoàn Kiểm toán, Trưởng đoàn KTNN có ý kiến chỉ đạo các Tổ kiểm toán, trong đó yêu cầu các Tổ kiểm toán thực hiện các nội dung xuyên suốt, từ khâu lập kế hoạch chi tiết của Tổ kiểm toán, chỉ đạo các trọng tâm, các rủi ro, các vấn đề về chọn mẫu kiểm toán, các thủ tục phương pháp kiểm toán đối với các nội dung quan trọng mà các Tổ kiểm toán phải thực hiện trong quá trình kiểm toán đến việc thực hiện các mẫu biểu báo cáo định kỳ, mẫu biên bản, Thông báo kết quả kiểm toán,… để bảo đảm thực hiện thống nhất chung trong toàn Đoàn kiểm toán. Ngoài ra, Trưởng đoàn KTNN cũng sẽ có văn bản nhắc nhở các Tổ về việc thực hiện nghiêm túc các quy định ứng xử đạo đức, chấp hành quy chế hoạt động của Đoàn Kiểm toán,…

Trong quá trình chỉ đạo của Trưởng đoàn với Tổ kiểm toán/hoặc khi Trưởng đoàn kiểm toán tham dự trực tiếp các cuộc họp Thông báo dự thảo Biên bản kiểm toán và dự thảo Thông báo kết quả kiểm toán/ hoặc chỉ đạo việc điều chỉnh các số liệu, kết luận tại dự thảo BBKT của Tổ kiểm toán qua e-mail có thể phát sinh các tình huống cần phải xử lý; cụ thể:

- Xử lý về sự khác biệt trong quan điểm, phương pháp xử lý điều chỉnh số liệu và kết quả kiểm toán giữa Trưởng đoàn và Tổ trưởng Tổ kiểm toán.

Khi Trưởng đoàn KTNN có quan điểm và phương xử lý điều chỉnh số liệu/hoặc chỉ đạo kết luận trong cuộc họp thông qua dự thảo BBKT khác với quan điểm và phương pháp của Tổ kiểm toán thì đỏi hỏi: Tổ trưởng phải xem xét thật kỹ lại các nội dung trong quan điểm, phương pháp điều chỉnh mà Trưởng đoàn KTNN đã chỉ đạo hoặc kết luận; đối chiếu một cách cẩn trọng với các quy định về quản lý tài chính, kế toán, đầu tư, nghiệp vụ của đơn vị được kiểm toán…; các quy định luật pháp khác có liên quan đến vấn đề, nội dung phải xử lý.

+ Trường hợp quan điểm và phương pháp xử lý hoặc kết luận của Trưởng đoàn kiểm toán là phù hợp, thì bản thân Tổ kiểm toán phải tự rà soát lại các bằng chứng nhận xét, kết luận trước đó của Tổ; điều chỉnh lại theo cách thức, quan điểm và phương pháp điều chỉnh số liệu hoặc kết luận mà Trưởng đoàn KTNN đã nêu.

+ Trường hợp quan điểm phương pháp điều chỉnh số liệu hoặc kết luận của Trưởng đoàn KTNN có vấn đề chưa phù hợp; thì Tổ kiểm toán phải tập hợp lại các quy định của pháp luật, các quy định về quản lý tài chính, kế toán, đầu tư,… của đơn vị được kiểm toán để báo cáo lại cách thức, phương pháp điều chỉnh số liệu mà Tổ kiểm toán thấy đúng quy định và phù hợp. Trong trường hợp này, Tổ kiểm toán phải rà soát một cách cẩn trọng các bằng chứng để trình bày lại với Trưởng đoàn kiểm toán; việc trình bày có thể thông qua các hình thức như gặp mặt trực tiếp Trưởng đoàn KTNN để báo cáo lại (có thể cả Tổ kiểm toán); hoặc báo cáo xin ý qua điện thoại trước sau đó lập các tờ trình bằng văn bản gửi qua e-mail,…Trường hợp có sự khác biệt giữa số liệu, đánh giá của Tổ kiểm toán với kết luận của Trưởng đoàn KTNN tại cuộc họp trực tiếp với đơn vị; khi đó Tổ kiểm toán có thể trình bày ngay ý kiến với Trưởng đoàn trong cuộc họp là: Cho phép Tổ kiểm toán rà soát lại các nội dung/vấn đề còn có sự khác biệt để báo cáo lại với Trưởng đoàn KTNN. Sau đó, Tổ kiểm toán sẽ tập hợp ngay các vấn đề để kịp thời báo cáo riêng với Trưởng đoàn để làm cơ sở điều chỉnh các số liệu, nhận xét trong BBKT và Thông báo kết quả kiểm toán phù hợp; nội dung các số liệu, nhận xét có điều chỉnh này cũng cần được thông báo lại cho đơn vị kiểm toán biết.

- Xử lý về sự không rõ ràng, cụ thể trong chỉ đạo của Trưởng đoàn KTNN.

Khi chỉ đạo hoặc kết luận của Trưởng đoàn KTNN có nội dung mà Tổ thấy chưa rõ; chưa cụ thể. Chẳng hạn khi kết luận trong cuộc họp thông báo dự thảo BBKT; Trưởng đoàn có kết luận: “Giao lại cho Tổ xem xét nội dung điều chỉnh giảm khoản chi phí X trên cơ sở giải trình của đơn vị”. Như vậy, trong tình huống này, không rõ Trưởng đoàn thống nhất với nội dung điều chỉnh giảm khoản chi phí X hay đồng ý với giải trình của đơn vị, không điều chỉnh giảm chi phí này.

Khi đó, Tổ trưởng phải xem xét thật kỹ các vấn đề, ý kiến chỉ đạo, kết luận của Trưởng đoàn KTNN. Sau khi rà soát thấy đúng là các ý kiến chỉ đạo/ hoặc kết luận có những điểm chưa sát thực tế thì Tổ trưởng có thể điện thoại, hoặc gặp trực tiếp để báo cáo lại với Trưởng đoàn KTNN để bày tỏ, làm rõ ý kiến, quan điểm khác biệt của Tổ kiểm toán để Trưởng đoàn KTNN hiểu rõ hơn và có chỉ đạo hoặc kết luận sát thực hơn,…

2.3. Trong mối quan hệ giữa Tổ trưởng Tổ kiểm toán với thành viên Tổ kiểm toán

Hoạt động kiểm toán là hoạt động tập thể; hoạt động theo nhóm; giữa các thành viên trong Tổ kiểm toán có mối liên hệ công việc và có mối liên hệ giao tiếp với nhau.

Mặc dù mỗi thành viên Tổ kiểm toán được phân công mỗi phần việc, tuy nhiên giữa các phần việc đều sẽ có sự liên quan đến nhau, mỗi một KTVNN thì có thể có phương pháp cách thức xử lý, thủ tục kiểm toán khác nhau, do đó có thể có những cách suy nghĩ và đưa ra các nhận định, đánh giá và kết luận kiểm toán về cùng một vấn đề khác nhau. Ngoài ra, trong sinh hoạt cùng nhau giữa các thành viên trong tổ có thể dẫn đến những suy nghĩ, thói quen sinh hoạt khác nhau; từ đó có thể dẫn đến những mâu thuẫn trong nội bộ các thành viên trong Tổ kiểm toán.

Khi đó, với vai trò là người trực tiếp điều hành, quản lý Tổ kiểm toán, Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải có phương pháp tạo dựng sự đoàn kết thống nhất trong tổ trên tinh thần có đấu tranh, phê phán nhưng phải có thái độ xây dựng; chân thành giúp đỡ đồng chí, đồng nghiệp.

Tổ trưởng phải chủ động nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của các thành viên trong tổ để kịp thời có những giải pháp động viên, khích lệ chia sẻ và giải đáp những vướng mắc, nguyện vọng về tâm tư, tình cảm của mỗi thành viên, nhằm xử lý hài hòa các vấn đề về sinh hoạt nội bộ của Tổ kiểm toán.

Một số tình huống mà Tổ trưởng phải xử lý như sau:

- Xử lý sự khác biệt về quan điểm, phương pháp xử lý điều chỉnh số liệu và kết quả kiểm toán giữa Tổ trưởng và KTVNN.

Với các sự khác biệt về quan điểm xử lý từng vấn đề nội dung kiểm toán cụ thể, Tổ trưởng với trách nhiệm, trình độ của mình phải đưa cách xử lý, giải quyết vấn đề phù hợp nhất dựa trên việc tuân thủ đúng các văn bản pháp luật; lắng nghe ý kiến (kể cả trái chiều) từ các KTVNN, đồng thời Tổ trưởng phải có thái độ xử lý, giải quyết vấn đề rõ ràng, công tâm, công bằng và dựa trên các quy định. Tổ trưởng không được thiên vị theo ý kiến chủ quan có tính cá nhân của một KTVNN nào đó, Tổ trưởng không được để các KTVNN tùy ý đưa ra các cách thức tự giải quyết các nội dung công việc theo cảm tính của KTVNN, các kết luận, đánh giá của các KTVNN phải được Tổ trưởng rà soát lại các căn cứ, các bằng chứng theo đúng chế độ quy định của KTNN.

- Xử lý sự không tuân thủ của KTVNN đối với các chỉ đạo của Tổ trưởng.

Tổ trưởng phải xem xét lại cụ thể việc KTVNN không tuân thủ chỉ đạo của mình, trao đổi thẳng thắng để nắm rõ quan điểm của KTVNN.

+ Trường hợp vấn đề chỉ đạo của Tổ trưởng là đúng thì cần phải giải thích, thuyết phục KTVNN tuân theo. Chỉ đạo của Tổ trưởng có thể xuất phát từ chính yêu cầu điều hành, cách thức giải quyết vấn đề của Tổ trưởng hoặc do yêu cầu chỉ đạo của cấp trên (Trưởng đoàn KTNN, Kiểm toán trưởng,..).

Trường hợp Tổ trưởng đã rà soát thấy các nội dung mà mình chỉ đạo KTVNN là đúng quy định, là phù hợp mà KTVNN vẫn kiên quyết không tuân theo, Tổ trưởng họp Tổ kiểm toán đưa ra trao đổi, góp ý, thuyết phục KTVNN. Trường hợp KTVNN vẫn không tuân thủ thì Tổ trưởng phải báo cáo kết quả các nội dung mà KTVNN không tuân thủ lên Trưởng đoàn KTNN để xem xét, xử lý.

+ Trường hợp chỉ đạo của Tổ trưởng có vấn đề như máy móc, cứng nhắc, chưa phù hợp với thực tế; Tổ trưởng có thể thống nhất trao đổi lại với KTVNN.

- Xử lý sự khác biệt về tính cách, dẫn đến các mâu thuẫn trong mối quan hệ của KTVNN với đơn vị được kiểm toán và trong nội bộ Tổ kiểm toán.

+ Trong quan hệ với đơn vị kiểm toán: với các tính cách khác nhau có thể có những KTVNN có mâu thuẩn trong quan hệ với đơn vị được kiểm toán.

Khi đó Tổ trưởng phải đứng ra làm trung gian, xem xét vấn đề mâu thuẫn giữa KTVNN và đơn vị là gì để cùng KTVNN tháo gỡ. Mâu thuẫn có thể đến từ việc KTVNN bị ức chế khi đơn vị cung cấp tài liệu cho KTVNN chậm/hoặc không đầy đủ/không đúng theo nội dung yêu cầu của KTVNN; cùng với việc đơn vị không hiểu rõ quy trình làm việc, cách thức làm việc, nội dung yêu cầu của Tổ, của KTVNN dẫn đến hai bên không chịu nhau, nói qua nói lại, gắt gỏng và to tiếng trong tranh luận các vấn đề công việc, trong việc trả lời, giải trình các vấn đề mà KTVNN đưa ra.

(i) Trước hết, Tổ trưởng phải tìm hiểu rõ vấn đề mẫu thuẫn cụ thể là gì, xác định về phía KTVNN đã có thái độ đúng mực, nghiêm túc trong công việc với đơn vị hay chưa?.. Tổ trưởng phải thường xuyên quán triệt trong Tổ kiểm toán là KTVNN khi giao tiếp với đơn vị không được tự cao, tự đại; coi Kiểm toán là trên đơn vị; tuyệt đối tránh những va chạm với đơn vị trong quá trình giao tiếp, quá trình giải trình của đơn vị; phải biết tự kiềm chế bản thân trong các tình huống phát sinh tranh luận với đơn vị,…

(ii) Nếu xác định lỗi thuộc về KTVNN thì Tổ trưởng phải phân tích lý lẽ, thuyết phục KTVNN hiểu ra vấn đề là các quan điểm, các yêu cầu, cách thức đặt vấn đề, cách thức dùng từ ngữ trong giao tiếp,… của KTVNN với đơn vị là chưa phù hợp để KTVNN chỉnh sửa.

(iii) Nếu xác định lỗi thuộc về quan điểm, cách hiểu của đơn vị không đúng: Tổ trưởng cần trao đổi thẳng thắn với đại diện đơn vị để yêu cầu đơn vị nghiêm túc thực hiện các yêu cầu của Tổ kiểm toán, của KTVNN trong việc cung cấp tài liệu, giải trình hồ sơ,… Tổ trưởng cũng cần đưa ra các căn cứ, các lập luận để bảo vệ các ý kiến, quan điểm mà KTVNN đã thực hiện.

+ Trong nội bộ Tổ kiểm toán: Trong sinh hoạt giữa các thành viên trong Tổ có thể dẫn đến những suy nghĩ, biểu hiện sinh hoạt khác nhau; từ đó có thể dẫn đến những mâu thuẫn trong nội bộ các thành viên trong Tổ kiểm toán.

Khi đó, với vai trò là người trực tiếp điều hành, quản lý Tổ kiểm toán; Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải có phương pháp để tạo dựng sự đoàn kết thống nhất trong Tổ trên tinh thần có đấu tranh, phê phán nhưng phải có thái độ xây dựng; chân thành giúp đỡ đồng chí, đồng nghiệp.

Tổ trưởng phải chủ động nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của các thành viên trong tổ để kịp thời có những giải pháp động viên, khích lệ chia sẻ và giải đáp những vướng mắc, nguyện vọng về tâm tư; tình cảm của mỗi thành viên; nhằm xử lý hài hòa các vấn đề về sinh hoạt nội bộ của Tổ kiểm toán.

- Xử lý sự không đồng thuận của KTVNN với việc sắp xếp bố trí công việc của Tổ trưởng, phương pháp làm việc của Tổ trưởng.

Quá trình sắp xếp công việc của Tổ kiểm toán mà vai trò chủ đạo là Tổ trưởng Tổ kiểm toán; quá trình đó có thể xảy ra sự bất đồng ý kiến của một vài KTVNN trong Tổ. Bên cạnh đó, mỗi một Tổ trưởng thường có một phong cách làm việc khác nhau, có thể có sự bất đồng về phong cách của Tổ trưởng với cách thức làm việc của một KTVNN nào đó.

Sự bất đồng quan điểm có thể do: Việc phân công của Tổ trưởng chưa phù hợp với năng lực, trình độ hay phong cách làm việc của KTVNN/hoặc bản thân KTVNN lại đòi hỏi được phân công những phần việc dễ làm, dễ có khả năng phát hiện ra các sai sót của đơn vị. Trong mỗi tình huống đều đòi hỏi người Tổ trưởng phải thật sự công tâm, khách quan, công khai khi phân công công việc; không được vì tình cảm cá nhân (sự phù hợp về quan hệ, tính cách của Tổ trưởng với các KTVNN khác nhau) mà phân công theo cảm tính, bố trí việc tốt/việc dễ làm cho người thân quen, cho người mềm tính; còn việc khó trao hết cho người có tính thẳng thắn nhưng hay có ý kiến trái ngược với Tổ trưởng,…

Về phương pháp/phong cách làm việc: Người Tổ trưởng phải biết khuyến khích mọi KTVNN trong tổ tham gia công việc một cách tích cực, tạo không khí làm việc cởi mở; mọi người cùng hòa nhập và tham gia vào các công việc chung của tổ một cách có trách nhiệm.

Trong trường hợp việc phân công và phương pháp làm việc của tổ đã được hài hòa, được trao đổi thống nhất trong Tổ từ đầu mà KTVNN vẫn còn có ý kiến bất đồng; trường hợp này, có thể cho họp tổ để nắm bắt rõ nguyên nhân; Tổ trưởng phân tích lỹ lẽ việc phân công, phương pháp làm việc để KTVNN được hiểu và tuân theo.

- Xử lý sự không đồng thuận của KTVNN với cách đánh giá kết quả công việc của Tổ trưởng.

+ Việc đánh giá kết quả công việc có ý nghĩa rất quan trọng, nó thể hiện sản phẩm của người KTVNN được ghi nhận, đánh giá như thế nào; là cơ sở để đánh giá thi đua trong Tổ, trong Đoàn KTNN cũng như là cơ sở để bình xét thi đua hàng năm của CBCC trong ngành KTNN

+ Người Tổ trưởng phải có kỹ năng đánh giá kết quả công việc của các KTVNN một cách trung thực, công bằng: Kết quả đánh giá KTVNN phải dựa trên kết quả công việc (các số liệu, các vấn đề phát hiện, kiến nghị, đề xuất của KTV); việc chấp hành các quy định trong quy chế hoạt động, quy tắc ứng xử của KTV,… Việc đánh giá phải dựa trên các tiêu chí, các văn bản được KTNN quy định và đã thống nhất trong Đoàn KTNN; việc đánh giá phải được tổ chức thực hiện công khai; khách quan, không được vì lý do cá nhân để đánh giá một cách cảm tính, gây mâu thuẫn, mất đoàn kết trong nội bộ,…

+ Người Tổ trưởng cũng phải biết phân tích, đánh giá các kết quả của từng KTVNN làm cơ sở để so sánh, phân loại, xếp thứ tự các KTVNN trong tổ một cách công bằng, hài hòa, có cơ sở. Trong một số trường hợp, có những KTVNN được phân công những mảng công việc khó, có tính phức tạp không có số liệu điều chỉnh nhưng có những phát hiện đề xuất, kiến nghị về cơ chế, chính sách hoặc đánh giá hiệu quả hoạt động thì người Tổ trưởng phải nhìn nhận đánh giá, đề cao kết quả của KTVNN này.

+ Trong trường hợp KTVNN có phản ứng về việc đánh giá xếp loại của Tổ trưởng; thì trước hết Tổ trưởng phải tự rà lại cách thức tổ chức đánh giá, cơ sở đánh giá nhận xét mỗi KTVNN đã thật sự khách quan, công tâm, công khai như các nguyên tắc nêu ở trên hay chưa.

(i) Trường hợp việc nhận xét, đánh giá còn có việc chưa khách quan, công tâm thì đòi hỏi Tổ trưởng phải tiến hành xem xét lại các đánh giá của mình.

(ii) Trường hợp kết quả đánh giá, nhận xét của Tổ kiểm toán đối với các KTVNN là hoàn toàn phù hợp nhưng vì một lý do cá nhân nào đó của KTVNN mà KTVNN vẫn có sự thắc mắc; Tổ trưởng cần thiết cho họp tổ lại, làm rõ vấn đề; trao đổi thẳng cơ sở nhận xét, đánh giá kết quả công việc của từng KTVNN.

- Các kỹ năng mà Tổ trưởng cần vận dụng giải quyết mối quan hệ trong nội bộ Tổ kiểm toán

+ Kỹ năng lắng nghe;

+ Kỹ năng thuyết phục;

+ Thái độ công tâm, khách quan;

+ Thể hiện vai trò gương mẫu của Tổ trưởng, nói đi đôi với làm;

+ Có thái độ ứng xử phù hợp, nhưng khi cần thiết phải cứng rắn trong điều hành, chỉ đạo Tổ kiểm toán.

2.4. Trong mối quan hệ giữa Tổ trưởng Tổ kiểm toán với đơn vị được kiểm toán

- Xử lý việc đơn vị cố tình trì hoãn, chậm cung cấp hoặc cung cấp có tính đối phó các tài liệu theo yêu cầu của Tổ kiểm toán.

Khi có đơn vị được kiểm toán có biểu hiện trì hoãn, cung cấp tài liệu không kịp thời, không đầy đủ theo yêu cầu của Tổ kiểm toán/hoặc của KTVNN; Tổ trưởng phải nắm bắt lại ngay toàn bộ quá trình cung cấp tài liệu của đơn vị; phân tích rõ nguyên nhân (bao gồm cả nguyên nhân về phía yêu cầu tài liệu của Tổ kiểm toán).

Nếu có yêu cầu tài liệu nào của Tổ hoặc của KTVNN có nội dung không rõ ràng để dẫn đến tình huống đơn vị tìm cách chây ỳ, chống đối thì Tổ kiểm toán có thể tự rà soát; sửa đổi để bổ sung, thay thế cách yêu cầu tài liệu.

Nếu các yêu cầu tài liệu của Tổ/KTVNN đều rõ ràng, cụ thể nguyên nhân chậm trễ hoặc cung cấp không đầy đủ tài liệu là do ý chủ quan của đơn vị, Tổ trưởng cần làm việc với đại điện đầu mối hoặc ban lãnh đạo của đơn vị được kiểm toán để trao đổi các vấn đề chậm trễ và cung cấp không đầy đủ. Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải cứng rắn yêu cầu đơn vị cung cấp đầy đủ và kịp thời các tài liệu cho Tổ kiểm toán. Trường hợp đã trao đổi với ban lãnh đạo/đầu mối kiểm toán của đơn vị mà không thể giải quyết được; chẳng hạn như: Trích xuất file tài liệu chi tiết mà đơn vị giải trình là tự đơn vị không thể thực hiện được mà phải do cơ quan cấp trên (trụ sở chính, cơ quan quản lý cấp trên) của đơn vị được kiểm toán mới có thẩm quyền thực hiện. Khi đó, Tổ trưởng phải báo cáo ngay trực tiếp với Trưởng đoàn KTNN để đề xuất Trưởng đoàn KTNN làm việc với ban lãnh đạo của Trụ sở chính/cấp trên của đơn vị được kiểm toán để có giải pháp tháo gỡ khó khăn.

- Xử lý việc đơn vị có phản ứng không tích cực với các hành vi ứng xử của các KTVNN

Hoạt động giao tiếp của Tổ trưởng với đơn vị rất có ý nghĩa. Bởi lẽ, thông qua tiếp xúc với đơn vị, Tổ trưởng thực hiện vai trò chức trách trong quá trình thực thi công vụ của Tổ kiểm toán như: Yêu cầu đơn vị cung cấp tài liệu; yêu cầu đơn vị giải trình, làm rõ các vấn đề mà Tổ kiểm toán phát hiện; đồng thời qua giao tiếp với đơn vị là dịp để Tổ kiểm toán nắm rõ hơn các tình hình hoạt động của đơn vị để từ đó có những đánh giá, nhận xét phù hợp với hoàn cảnh thực tế.

Trong quá trình giao tiếp với đơn vị, Tổ trưởng phải thường xuyên chỉ đạo các thành viên trong Tổ và cả bản thân Tổ trưởng phải có một thái độ giao tiếp nghiêm túc, đúng mực với đơn vị, không được tự cao, tự đại, tuyệt đối không được nhũng nhiễu, gây phiền hà cho đơn vị, tránh những va chạm với đơn vị trong quá trình giao tiếp, quá trình giải trình của đơn vị, phải biết tự kiềm chế bản thân trong các tình huống phát sinh tranh luận với đơn vị,…

Đồng thời Tổ trưởng cũng phải biết giúp đỡ, bảo vệ KTVNN khi có những vướng mắc, tranh luận hoặc những phản ứng không đúng từ phía đơn vị đối với các kết quả, phát hiện của KTVNN đưa ra, Tổ trưởng phải là người bình tĩnh đứng ra tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc, giải quyết các bất đồng một cách hài hòa, biết lắng nghe các quan điểm trái chiều từ cả hai phía (đơn vị và KTVNN) để từ đó có những quyết định phù hợp.

Tổ trưởng phải biết phân tích cái đúng, cái sai của người KTVNN khi tranh luận vấn đề với đơn vị được kiểm toán. Trường hợp ý kiến của KTVNN là đúng, nhưng đơn vị không chấp thuận, Tổ trưởng bình tĩnh trao đổi phân tích lý lẽ với ban lãnh đạo của đơn vị một cách phù hợp để đơn vị hiểu mà thực hiện. Trường hợp ý kiến của KTVNN có phần chưa chắc chắn, Tổ trưởng nên trao đổi với KTVNN để cùng với KTVNN rà soát lại các quy định, các căn cứ để đưa ra quan điểm xử lý nội dung kiểm toán đúng đắn nhất.

Bên cạnh đó, mâu thuẫn cũng có thể do cách hành xử trong quá trình giao tiếp sinh hoạt hàng ngày của KTVNN với đơn vị. Quá trình giải quyết các vấn đề mâu thuẫn phát sinh giữa đơn vị và các KTVNN trong Tổ kiểm toán, đòi hỏi người Tổ trưởng phải vừa cương quyết, nhưng cũng phải hết sức linh hoạt.

- Vận dụng các kỹ năng:

+ Lắng nghe, cầu thị ý kiến giải trình của đơn vị

+ Thuyết phục

+ Tự kìm chế để có thái độ ứng xử phù hợp, tuy nhiên cũng cần quyết liệt khi cần thiết.

2.5. Trong mối quan hệ giữa Tổ trưởng Tổ kiểm toán với các đơn vị, các nhân khác có liên quan

- Xử lý mối quan hệ giữa Tổ kiểm toán với Lãnh đạo KTNN

Trong quá trình chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo KTNN đối với các Kiểm toán chuyên ngành, khu vực và các Đoàn Kiểm toán sẽ phát sinh các trường hợp Lãnh đạo KTNN thực hiện việc kiểm tra tại đơn vị kiểm toán về tình hình thực hiện kiểm toán của các Tổ kiểm toán. Khi đó Tổ trưởng phải thay mặt Tổ kiểm toán để tổng hợp báo cáo, đồng thời tiếp thu các ý kiến chỉ đạo trực tiếp tại các cuộc họp kiểm tra/hoặc tham dự kết luận của Lãnh đạo KTNN.

Trong quá trình báo cáo và tiếp thu ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo KTNN, có thể phát sinh các tình huống mà Tổ trưởng Tổ kiểm toán cần mềm dẻo, linh hoạt ứng xử, ví dụ như xử lý về sự chưa rõ ràng, cụ thể trong chỉ đạo của Lãnh đạo KTNN. Khi đó, Tổ trưởng phải bình tĩnh suy xét, xem xét thật kỹ các vấn đề, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo KTNN. Sau khi rà soát thấy một số ý kiến chỉ đạo có những điểm chưa sát thực tế thì Tổ trưởng nên đề xuất ý kiến và quan điểm cụ thể của Tổ kiểm toán để giải thích với Lãnh đạo KTNN, làm rõ ý kiến, quan điểm khác biệt của Tổ kiểm toán để Lãnh đạo KTNN hiểu rõ hơn về đặc điểm tình hình của đơn vị kiểm toán cũng như các vấn đề có liên quan nội dung chỉ đạo của Lãnh đạo KTNN để các chỉ đạo của Lãnh đạo KTNN sát thực hơn,…Trường hợp những chỉ đạo của Lãnh đạo KTNN mang tính chỉ đạo chung đối với cả Đoàn kiểm toán, mà trong chỉ đạo của Đoàn kiểm toán không có thì Tổ kiểm toán nên đồng thời báo cáo lại và xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo KTNN cũng như với Trưởng đoàn KTNN.

- Vận dụng các kỹ năng cơ bản

+ Lắng nghe;

+ Báo cáo giải trình;

+ Thuyết phục.

- Xử lý những vướng mắc giữa Tổ kiểm toán với Tổ kiểm soát chất lượng kiểm toán (KSCLKT) của Kiểm toán trưởng.

Đây là quan hệ trong cùng một đơn vị. Quan hệ giữa Tổ kiểm toán và Tổ KSCLKT do Kiểm toán trưởng thành lập có thể phát sinh những vướng mắc, bất đồng quan điểm như:

+ Tổ kiểm toán không đồng ý với các nội dung mà Tổ KSCLKT đưa đánh giá việc Tổ kiểm toán có sai sót trong quá trình thực hiện kiểm toán (được nêu trong các báo cáo kiểm soát định kỳ/hoặc báo cáo kiểm soát của cuộc kiểm toán) về các nội dung: ghi nhật ký, thu thập các bằng chứng; lập các bản xác nhận, BBKT,….

+ Tổ KSCLKT đưa ra vấn đề xử lý số liệu, kiến nghị khác với cách thức xử lý và kiến nghị của Tổ kiểm toán.

Khi phát sinh những vướng mắc trên, đòi hỏi: Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải bình tĩnh, và cầu thị xem xét các nhận xét, đánh giá mà Tổ KSCLKT đưa ra; không nên vội vàng phản ứng một cách tiêu cực (nhiều khi có tâm lý do trong cùng một đơn vị: KTNN chuyên ngành/khu vực với nhau nên khi thấy nội bộ có ý kiến mang tính phê bình tồn tại của Tổ kiểm toán là lập tức phản ứng). Tổ trưởng nên rà soát, đối chiếu lại các tài liệu có trong hồ sơ kiểm toán, trong việc ghi chép nhật ký điện tử với các nhận xét của Tổ KSCLKT. Quan điểm chung là phải cầu thị, nếu thấy bản thân Tổ kiểm toán còn có những hạn chế như Tổ KSCLKT nêu thì phải tiếp thu, chỉnh sửa (nếu được chỉnh sửa trên hồ sơ giấy) và tiếp thu rút kinh nghiệm. Trường hợp ý kiến nhận xét, đánh giá của Tổ KSCLKT có nội dung chưa phù hợp, chưa thỏa đáng thì Tổ trưởng KTNN thẳng thắn trao đổi lại với Tổ KSCLKT, trên tinh thần giải thích để làm rõ cho Tổ KSCLKT hiểu rõ vấn đề và thay đổi quan điểm đánh giá.

- Xử lý những vướng mắc giữa Tổ kiểm toán với Tổ KSCLKT của KTNN.

Đây là quan hệ giữa Tổ kiểm toán của KTNN Chuyên ngành/khu vực và Tổ KSCLKT của Vụ Chế độ & KSCLKT của KTNN. Quan hệ giữa Tổ kiểm toán và Tổ KSCLKT của Vụ Chế độ & KSCLKT có thể phát sinh những trường hợp vướng mắc, bất đồng quan điểm như:

+ Tổ kiểm toán không đồng ý với các nội dung mà Tổ KSCLKT đưa đánh giá việc Tổ kiểm toán có sai sót trong quá trình thực hiện kiểm toán như: Ghi nhật ký, thu thập các bằng chứng, lập các bản xác nhận và BBKT,… Các nhận xét, đánh giá này có thể nằm trong báo cáo thẩm định của Tổ KSCLKT của KTNN (khi xét duyệt dự thảo BCKT của Đoàn kiểm toán); hoặc các ý kiến của Tổ kiểm soát nêu trong các Biên bản kiểm soát trực tiếp/kiểm soát đột xuất (kiểm soát tại đơn vị được kiểm toán).

+ Tổ KSCLKT đưa ra vấn đề xử lý số liệu, kiến nghị khác với cách thức xử lý và kiến nghị của Tổ kiểm toán.

(i) Đối với những vướng mắc phát sinh trong quá trình mà Tổ KSCLKT thực hiện kiểm soát trực tiếp/đột xuất, đòi hỏi: Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải bình tĩnh, và cầu thị xem xét các nhận xét, đánh giá mà Tổ KSCLKT đưa ra. Tổ trưởng nên rà soát, đối chiếu lại các tài liệu, bằng chứng có trong hồ sơ kiểm toán, các tài liệu do đơn vị cung cấp với các nhận xét, đánh giá trong Biên bản làm việc của Tổ KSCLKT. Quan điểm chung là phải cầu thị, nếu thấy bản thân Tổ kiểm toán còn có những hạn chế đúng như Tổ KSCLKT nêu thì phải tiếp thu, chỉnh sửa (nếu được chỉnh sửa trên hồ sơ giấy) và tiếp thu rút kinh nghiệm. Trường hợp ý kiến nhận xét, đánh giá của Tổ KSCLKT có nội dung chưa phù hợp, chưa thỏa đáng thì Tổ trưởng KTNN thẳng thắn trao đổi lại với Tổ KSCLKT, trên tinh thần giải thích để làm rõ cho Tổ KSCLKT hiểu rõ vấn đề và thay đổi quan điểm đánh giá trong báo cáo kiểm soát trực tiếp/đột xuất.

(ii) Đối với những vấn đề sai sót mà Vụ Chế độ & KSCLKT nêu trong báo cáo thẩm định của Đoàn Kiểm toán, có liên quan đến Tổ kiểm toán

Khi đó Tổ kiểm toán cần rà soát lại các tài liệu, hồ sơ; các căn cứ mà Tổ kiểm toán đã thu thập, so sánh với các vấn đề mà trong báo cáo thẩm định của Vụ Chế độ& KSCLKT đã đưa ra đánh giá; làm báo cáo tiếp thu, giải trình gửi Đoàn KTNN để tổng hợp giải trình, báo cáo lại với Vụ Chế độ& KSCLKT.

- Xử lý những vướng mắc giữa Tổ kiểm toán với Thanh tra của KTNN.

Đây là quan hệ giữa Tổ kiểm toán của KTNN Chuyên ngành/khu vực và Đoàn Thanh tra do Thanh tra KTNN thực hiện việc thanh tra hoạt đông kiểm toán.

Quan hệ giữa Tổ kiểm toán và Đoàn Thanh tra có thể phát sinh những trường hợp vướng mắc, bất đồng quan điểm như:

+ Tổ kiểm toán không đồng ý với các nội dung mà Đoàn Thanh tra nêu trong dự thảo báo cáo/hoặc biên bản Thanh tra về hoạt động của Tổ kiểm toán.

+ Đoàn Thanh tra đưa ra vấn đề xử lý số liệu, kiến nghị khác với cách thức xử lý và kiến nghị của Tổ kiểm toán.

Khi phát sinh những vướng mắc trên, đòi hỏi: Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải bình tĩnh, và cầu thị xem xét các nhận xét, đánh giá mà Đoàn Thanh tra đã nêu, không nên vội vàng phản ứng một cách tiêu cực, thái quá gây căng thẳng giữa Tổ kiểm toán với Đoàn Thanh tra của KTNN.

Tổ trưởng nên rà soát, đối chiếu lại các tài liệu, các bằng chứng có trong hồ sơ kiểm toán, trong việc ghi chép nhật ký điện tử với các nhận xét, đánh giá kết luận hoặc các yêu cầu xử lý về số liệu, kiến nghị của Đoàn Thanh tra. Quan điểm chung là phải cầu thị, nếu thấy bản thân Tổ kiểm toán còn có những hạn chế như Đoàn Thanh tra đã nêu thì phải tiếp thu, chỉnh sửa (nếu được chỉnh sửa trên hồ sơ giấy) và tiếp thu rút kinh nghiệm. Trường hợp ý kiến nhận xét, đánh giá, kết luận của Đoàn Thanh tra có nội dung chưa phù hợp, chưa thỏa đáng thì Tổ trưởng KTNN thẳng thắn trao đổi lại với Đoàn Thanh tra (hoặc làm báo cáo giải trình gửi Lãnh đạo Đoàn KTNN để giải trình với Đoàn Thanh tra), trên tinh thần giải thích để làm rõ cho Đoàn Thanh tra hiểu rõ vấn đề và thay đổi quan điểm đánh giá, nhận xét, kết luận trong Biên bản/báo cáo Thanh tra.

- Các kỹ năng mà Tổ trưởng cần vận dụng giải quyết mối quan hệ giữa Tổ kiểm toán với các đơn vị, cơ quan chức năng của KTNN (Tổ KSCLKT, Vụ Chế độ & KSCLKT, Thanh tra KTNN).

+ Kỹ năng lắng nghe;

+ Kỹ năng báo cáo, giải trình;

+ Kỹ năng thuyết phục.

CÂU HỎI THẢO LUẬN

Câu hỏi 1 . Trong quá trình thực hiện kiểm toán, Tổ kiểm toán nhận được sự chỉ đạo của Kiểm toán trưởng và Trưởng đoàn, nhưng nội dung có sự mâu thuẫn. Với cương vị Tổ trưởng, anh/chị đề xuất cách thức, phương pháp giải quyết vấn đề này.

Câu hỏi 2 . Trong quá trình lập KHKT chi tiết, có KTVNN A thắc mắc về việc phân công công việc chưa phù hợp. Cụ thể là KTVNN A được phân công các công việc mà theo đánh giá thường không có khả năng phát hiện sai sót của đơn vị, trong khi đó KTVNN B được phân công công việc có nhiều khả năng phát hiện ra sai sót của đơn vị. Với cương vị Tổ trưởng, Anh/chị đề xuất cách thức, phương pháp giải quyết vấn đề này?

Câu hỏi 3 . KTVNN và cán bộ làm việc trực tiếp của đơn vị được kiểm toán to tiếng với nhau khi KTVNN yêu cầu giải trình, làm rõ về nghiệp vụ. Với cương vị Tổ trưởng, anh/chị đề xuất cách thức, phương pháp giải quyết vấn đề này.

Câu hỏi 4 . Trong quá trình thực hiện kiểm toán, có phát sinh tình huống đơn vị được kiểm toán cung cấp số liệu và tài liệu chậm; cung cấp không đúng với các nội dung theo yêu cầu của Tổ kiểm toán. Với cương vị Tổ trưởng, anh/chị đề xuất cách thức, phương pháp giải quyết vấn đề này.

Câu hỏi 5 . Trong quá trình thực hiện kiểm toán, Tổ KSCLKT thực hiện kiểm soát trực tiếp tại Tổ kiểm toán. Tổ KSCLKT đưa ra các nhận xét, đánh giá về việc thực hiện kiểm toán; theo đó một số KTVNN chưa cập nhật đầy đủ các bằng chứng lên hệ thống nhật ký điện tử. Các KTVNN giải trình là các bằng chứng thì quá nhiều nên không thể cập nhật đầy đủ lên hệ thống. Với cương vị Tổ trưởng, anh/chị đề xuất cách thức, phương pháp giải quyết sự bất đồng này.