Quyết định 2569/QĐ-UBND năm 2019 phê duyệt Đề án thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La giai đoạn 2020-2025

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN THU THẬP TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH GIAI ĐOẠN 2020-2025

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Điều 1. Phê duyệt Đề án thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 2020-2025 (có Đề án kèm theo).

Điều 2. Giao Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, tổ chức triển khai thực hiện các nội dung của Đề án, đảm bảo tiến độ thời gian và các quy định hiện hành.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

ĐỀ ÁN

THU THẬP TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH GIAI ĐOẠN 2020-2025
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2569/QĐ-UBND ngày 18 tháng 10 năm 2019 của Chủ tịch UBND tỉnh)

Phần thứ nhất

CĂN CỨ, THỰC TRẠNG, SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

I. CĂN CỨ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

1. Căn cứ pháp lý

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phố biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp;

Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử;

Quyết định số 2171/QĐ-UBND ngày 09 tháng 9 năm 2016 về phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Sơn La đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030;

Quyết định số 607/QĐ-UBND ngày 14/3/2019 của Chủ tịch UBND tỉnh Sơn La về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La.

2. Căn cứ thực tiễn

Trong những năm gần đây hoạt động nghiệp vụ Lưu trữ đã có nhiều chuyển biến tích cực. Các cơ quan, tổ chức đã coi trọng việc triển khai các văn bản quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ; đã hình thành nền nếp việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành; Đội ngũ những người làm lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm ở Lưu trữ cơ quan được đào tạo cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ.

Việc tiến hành thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2020 - 2025 là sự kế tiếp trên nền tảng của Đề án Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh Sơn La giai đoạn 2017-2021 được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt tại Quyết định số 993/QĐ-UBND ngày 20/4/2017.

Cơ quan chuyên môn có chức năng quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh đã cụ thể hóa các văn bản quy định để đưa việc triển khai thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ vào tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hàng năm của các cơ quan, tổ chức.

Đội ngũ viên chức tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đã được kiện toàn, sắp xếp, bố trí phù hợp với chức năng, nhiệm vụ; đảm bảo năng lực chuyên môn để thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ.

Hoạt động thu thập tài liệu là một lĩnh vực được Ủy ban nhân dân tỉnh Sơn La phê duyệt đưa vào Danh mục dịch vụ công thuộc lĩnh vực lưu trữ.

II. THỰC TRẠNG

1. Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

Trong thực tế hiện nay, các cơ quan, tổ chức chưa chú trọng đến việc lập hồ sơ công việc, đầu tư kinh phí để chỉnh lý tài liệu Lưu trữ nên vẫn còn tình trạng tài liệu để tích đống, bó gói, rời lẻ, bị mất mát, thất lạc, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan cũng như thu thập vào Lưu trữ lịch sử. Hơn nữa, khi chỉnh lý tài liệu rời lẻ, các cơ quan, tổ chức thực hiện theo tiêu chí "có tài liệu gì làm tài liệu đó" mà chưa chú ý đến việc tìm kiếm, bổ sung các văn bản còn thiếu, dẫn đến có nhiều hồ sơ sau khi chỉnh lý vẫn thiếu văn bản, thành phần liên quan, làm tài liệu trong từng phông lưu trữ bị phân tán. Khi thu thập tài liệu, Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử cũng thực hiện "có tài liệu gì thu tài liệu đó", chưa chú trọng đến việc bổ sung tài liệu nên tài liệu trong từng hồ sơ, từng phông lưu trữ chưa hoàn chỉnh.

Tài liệu tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vẫn còn tình trạng tích đống, bó gói hoặc nếu được lập hồ sơ thì cũng không đảm bảo chất lượng. Hồ sơ, tài liệu chưa được xác định giá trị; việc xác định thành phần tài liệu nộp lưu còn nhiều vướng mắc, các văn bản chỉ đạo về công tác thu thập còn nhiều bất cập, kho tàng chưa đảm bảo. Vì thế, hiện nay tài liệu vẫn còn nằm lại ở các kho lưu trữ cơ quan mặc dù đã đến hạn nộp lưu theo quy định.

Do đó đã dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, làm hư hỏng, mất mát, thất lạc tài liệu, ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu. Hầu hết tại Lưu trữ các cấp khi thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ chưa xác định đúng nguồn và thành phần tài liệu, do đó khó khăn cho công tác hoàn chỉnh phông lưu trữ.

Đối với Lưu trữ cơ quan: Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan là khối tài liệu là từ các phòng, ban, cơ quan, đơn vị trực thuộc và các cá nhân trong cơ quan. Thành phần tài liệu cần thu thập bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc; hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc đã trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì; các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.

Đối với Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh: Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào Lưu trữ lịch sử gồm: Nguồn thu thập, bổ sung là từ lưu trữ cơ quan của các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định. Thành phần tài liệu cần thu thập là các hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn.

2. Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La

Hiện nay, tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đang bảo quản 280 mét tài liệu bao gồm 09 phông lưu trữ. Khối lượng tài liệu này chủ yếu là của Phông Lưu trữ Ủy ban Hành chính tỉnh trước đây, của Hội đồng Nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh Sơn La, Ban Tổ chức chính quyền tỉnh trước đây và của Sở Nội vụ, Ban Quản lý Di dân Tái định cư tỉnh, Thanh tra tỉnh và một số Phông Lưu trữ đóng. Thời gian bắt đầu hình thành tài liệu từ năm 196

Do điều kiện cơ sở vật chất hiện tại của kho lưu trữ chưa đảm bảo về diện tích, chưa được đầu tư trang thiết bị bảo quản dành cho công tác lưu trữ, nên ảnh hưởng rất nhiều đến việc thu thập, bổ sung nguồn tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Các phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử chiếm tỷ lệ rất ít so với tổng số Phông Lưu trữ các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh, hiện nay mới chỉ thu được 9/381 cơ quan, tổ chức. Nguồn và thành phần tài liệu bảo quản chưa thật sự phong phú, chủ yếu chỉ là văn bản hành chính hình thành qua các thời kỳ. Việc khai thác phục vụ các đối tượng chưa thật sự đáp ứng được nhu cầu, bởi vì công tác bảo quản trước đây chưa tốt, để thất lạc, mất mát, hư hại nên tài liệu trong các Phông lưu trữ còn bị rời lẻ, phân tán, thiếu đồng nhất nên khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu, phá vỡ mối liên hệ mật thiết của các sự kiện, các vấn đề được phản ánh trong tài liệu của phông.

3. Nguyên nhân

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu ở Lưu trữ các cấp hầu như chưa được quan tâm và coi trọng; chưa xác định đúng đắn giá trị của tài liệu đưa vào lưu trữ; tại các kho Lưu trữ hiện hành còn để phân tán, mất mát, thất lạc tài liệu dẫn đến phá vỡ mối liên kết của các Phông lưu trữ.

Các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa xác định đúng nguồn và thành phần tài liệu, chưa xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm, Danh mục thành phần tài liệu và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, để làm cơ sở quản lý tài liệu hình thành trong hoạt động của từng cơ quan và làm cơ sở để thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.

Cấp tỉnh chưa đầu tư đúng mức cho công tác lưu trữ tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh: Kho lưu trữ hạn chế về diện tích, không đảm bảo về điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản thô sơ.

III. SỰ CẦN THIẾT, MỤC TIÊU VÀ HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ ÁN

1. Sự cần thiết

Việc thu thập tài liệu của 381 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh là rất cần thiết, nhằm quản lý, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ; đồng thời giúp cho công tác khai thác, tra tìm nhanh chóng, phục vụ tốt công tác nghiên cứu, học tập; công tác quản lý, điều hành của chính quyền các cấp và phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu của tổ chức, cá nhân theo quy định.

Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ rất quan trọng của công tác lưu trữ, cần phải thực hiện thường xuyên, liên tục tại các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Hoạt động thu thập tài liệu nhằm tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; góp phần thực hiện tốt Luật Lưu trữ và các quy định của Nhà nước về quản lý tài liệu lưu trữ. Đồng thời bảo quản tài liệu một cách có hệ thống, khoa học, giúp công tác khai thác, tra tìm nhanh chóng, phục vụ tốt công tác nghiên cứu, phát huy tối đa giá trị tài liệu. Qua quá trình thu thập tài liệu, những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn được giao nộp về Lưu trữ lịch sử các cấp. Đây là nguồn tài liệu mang giá trị và ý nghĩa quan trọng về mọi mặt của đời sống, kinh tế, chính trị, xã hội của địa phương nói riêng và của Quốc gia nói chung.

Vì vậy, công tác thu thập tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp là rất cần thiết. Việc xây dựng “Đề án thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 2020- 2025” trên địa bàn tỉnh Sơn La sẽ đảm bảo đầy đủ các điều kiện về thực tiễn khi cơ sở hạ tầng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh hoàn thiện và đưa vào sử dụng trong năm 202

2. Mục tiêu của đề án

2.1. Mục tiêu chung

Tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; góp phần thực hiện tốt Luật Lưu trữ và các quy định của Nhà nước về quản lý tài liệu lưu trữ.

Nâng cao vai trò tổ chức của Lưu trữ các cấp. Trong đó Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh làm then chốt để cụ thể hóa việc triển khai công tác thu thập, bổ sung, sưu tầm tài liệu có giá trị lịch sử của địa phương đưa vào bảo quản thống nhất.

Nâng cao sự phong phú, đa dạng của nguồn tài liệu và các Phông Lưu trữ đối với Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.

2.2. Mục tiêu cụ thể

Lựa chọn chính xác những hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn theo quy định của Luật tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Thực hiện tốt vai trò của cơ quan có chức năng hoạt động nghiệp vụ lưu trữ trong việc tổ chức, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức xác định giá trị tài liệu; thực hiện việc giao, nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đảm bảo quy trình và thời hạn của tài liệu theo quy định của Nhà nước.

Bảo quản tài liệu một cách có hệ thống, khoa học, giúp công tác khai thác, tra tìm nhanh chóng, phục vụ tốt công tác nghiên cứu, học tập; công tác quản lý điều hành của chính quyền các cấp, phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu của các tổ chức, cá nhân; phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ.

3. Hiệu quả của Đề án

3.1. Hiệu quả đối với các cấp chính quyền địa phương trên địa bàn tỉnh

Thực hiện tốt chức năng quản lý Nhà nước về nghiệp vụ lưu trữ tại địa phương. Đồng thời làm chuyển biến tích cực công tác văn thư, lưu trữ nói chung và hoạt động nghiệp vụ lưu trữ nói riêng vào công tác chuyên môn của các ngành, các lĩnh vực trên địa bàn tỉnh.

Đưa Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ Lưu trữ vào cuộc sống, vận hành cùng quá trình điều hành, chỉ đạo toàn diện mọi mặt của đời sống xã hội vào sự phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.

Từng bước hiện đại hóa công tác lưu trữ, bảo tồn và phát huy được giá trị lịch sử của các thời kỳ xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.

3.2. Hiệu quả đối với cơ quan có chức năng quản lý về lưu trữ tài liệu

Thực hiện tốt chức năng tham mưu đối với cấp có thẩm quyền của tỉnh về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ. Đảm bảo việc triển khai thực hiện Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn của Nhà nước về nghiệp vụ Lưu trữ đúng quy định.

Tạo điều kiện cho các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có cơ sở để hoàn thiện công tác sắp xếp, chỉnh lý tài liệu để nộp vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh theo quy định.

Hoàn chỉnh thành phần tài liệu trong từng phông lưu trữ, từ đó tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức khai thác, sử dụng và góp phần phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Đồng thời nâng cao sự đa dạng, phong phú đối với tài liệu tại kho Lưu trữ chuyên dụng của tỉnh. Phục vụ và đáp ứng tốt nhu cầu khai thác của các tổ chức, cá nhân trên địa bàn trong và ngoài tỉnh.

Từng bước đưa công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào Danh mục dịch vụ sự nghiệp công thuộc lĩnh vực Lưu trữ, nâng cao vai trò quan trọng của công tác lưu trữ, tiến tới tạo nguồn thu từ dịch vụ sự nghiệp công.

3.3. Hiệu quả đối với các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

Nâng cao nhận thức, trách nhiệm trong thực hiện, chấp hành Luật Lưu trữ và các văn bản quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ tại cơ quan.

Có cơ sở và hành lang pháp lý để các cơ quan, tổ chức thống nhất nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh bảo quản theo quy định.

Giữ gìn nguyên vẹn được hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ hiện hành trước khi phân loại khoa học để nộp vào Lưu trữ cấp tỉnh.

3.4. Hiệu quả đối với xã hội

Tăng cường và phát huy được giá trị lịch sử của tài liệu lưu trữ.

Đáp ứng nhu cầu khai thác, tìm hiểu lịch sử của quá khứ đối với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài tỉnh.

Đáp ứng nhu cầu của nền cải cách hành chính hiện đại.

Phần thứ hai

NỘI DUNG ĐỀ ÁN

I. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Xây dựng Kế hoạch khảo sát, thống kê Danh mục các cơ quan, tổ chức thực hiện việc thu thập tài liệu

Lập danh mục các cơ quan, đơn vị thuộc diện thu thập và xác định những nguồn cần được bổ sung vào lưu trữ lịch sử tỉnh, và danh mục những loại hồ Sơ Tài liệu thuộc thành phần phải nộp vào lưu trữ cơ quan.

Phân định thời gian thu thập tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu, để phù hợp với kết quả công tác khảo sát tài liệu được đánh giá, xác định thời hạn bảo quản.

Lưu trữ lịch sử tỉnh phối hợp với các cơ quan, lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu hàng năm từ lưu trữ các cơ quan vào lưu trữ lịch sử tỉnh; tổ chức hướng dẫn cho lưu trữ các cơ quan về thành phần và các loại tài liệu có giá trị phải nộp lưu, tiêu chuẩn những hồ sơ thu thập vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Xác định và tiến hành thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

Xác định những cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ các cấp.

Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ ở các lưu trữ hiện hành, và chuyển giao vào lưu trữ lịch sử tỉnh sau thời gian ở lưu trữ hiện hành.

Phân định các nguồn tài liệu cần nộp lưu vào các kho lưu trữ các cấp theo quy định của pháp luật cho phù hợp.

Sưu tầm, tìm kiếm những tài liệu quý, hiếm hoặc còn thiếu để bổ sung, hoàn chỉnh Phông Lưu trữ các cấp.

3. Biện pháp thực hiện

- Nâng cao công tác tuyên truyền, quán triệt việc triển khai thực hiện, cụ thể hóa các văn bản liên quan đến nghiệp vụ thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đối với tất cả các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.

- Cơ quan Lưu trữ cấp tỉnh:

+ Xây dựng danh mục các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác nộp lưu tài liệu và Lưu trữ lịch sử tỉnh; lập dự toán kinh phí cần thiết phục vụ cho công tác triển khai các nội dung của Đề án.

+ Thẩm định và kiểm tra thành phần, tài liệu; Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu tại các cơ quan, tổ chức theo Danh mục đề nghị nộp lưu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu dự kiến giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Đẩy nhanh tiến độ hoàn chỉnh cơ sở hạ tầng (kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh) để tiến tới đến năm 2022, Lưu trữ lịch sử tỉnh tiến hành thu thập được khối tài liệu của các Phông lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lun theo Đề án được phê duyệt.

- Các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu nâng cao vai trò chủ động hoàn thiện trong việc lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; thực hiện đảm bảo việc xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức theo quy định của Luật.

II. THỜI GIAN THỰC HIỆN

Đề án được triển khai thực hiện từ năm 2020 - 2025, theo 03 giai đoạn sau:

1. Năm 2020 - 2021

- Xây dựng Kế hoạch, tiến hành khảo sát số lượng các cơ quan, tổ chức thực hiện tương ứng với số lượng tài liệu thu nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Chuẩn bị cơ sở hạ tầng: Kho lưu trữ chuyên dụng, trang thiết bị bảo quản tài liệu đủ điều kiện để tiếp nhận số lượng tài liệu bàn giao.

- Xây dựng Danh mục các cơ quan, tổ chức thực hiện việc thu nộp trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

2. Năm 2022 - 2023: Tiến hành tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Phông Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh (có Danh mục kèm theo tại Phụ lục số 01).

3. Năm 2024 - 2025: Tiến hành tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Phông Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp huyện (có Danh mục kèm theo tại Phụ lục số 02).

Phần thứ ba

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

I. TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN THỰC HIỆN ĐỀ ÁN

1. Sở Nội vụ

- Là cơ quan chủ trì thực hiện Đề án, tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch, chủ động triển khai các nội dung thuộc Đề án được phê duyệt.

- Phối hợp với các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, triển khai thực hiện các nội dung cụ thể của Đề án theo quy định hiện hành; tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, giám sát và đề ra các giải pháp triển khai thực hiện Đề án bảo đảm về tiến độ, hiệu quả và đúng quy định.

- Chuẩn bị hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu nộp lưu.

- Định kỳ hàng năm báo cáo tiến độ, kết quả thực hiện Đề án với Ủy ban nhân dân tỉnh.

- Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh:

+ Tham mưu trình cấp có thẩm quyền thẩm định, phê duyệt Danh mục các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác thu nộp tài liệu hàng năm.

+ Phối hợp với các cơ quan, tổ chức thực hiện việc thu nộp tài liệu đảm bảo theo đúng quy trình, quy định của Luật và các văn bản hướng dẫn hiện hành.

+ Căn cứ vào việc thu nộp tài liệu của các cơ quan, tổ chức lập dự toán kinh phí phục vụ cho công tác thu thập tài liệu, trình cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định.

2. Sở Tài Chính

- Thẩm định dự toán kinh phí, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt kinh phí ngân sách hàng năm đối với cơ quan chủ trì, cơ quan chức năng và các cơ quan liên quan khác để triển khai thực hiện Đề án.

- Thanh, quyết toán kinh phí được cấp đúng quy định.

3. Các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Xây dựng Danh mục hồ sơ nộp lưu; xác định thành phần, thời hạn bảo quản tài liệu; tiến hành tổ chức lựa chọn tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

- Tổ chức chỉnh lý tài liệu trước khi tiến hành giao nộp.

- Phối hợp với cơ quan chủ trì Đề án, cơ quan Lưu trữ cấp tỉnh để thực hiện đúng quy trình, thủ tục giao, nhận theo quy định của Luật và các văn bản hướng dẫn.

II. KINH PHÍ THỰC HIỆN

1. Nguồn kinh phí thực hiện đề án

- Ngân sách tỉnh cấp đối với cơ quan Lưu trữ cấp tỉnh.

- Kinh phí theo dự toán của các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác thu nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

2. Nội dung các khoản kinh phí thực hiện công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

- Chi phí tổ chức khảo sát về công tác thu thập hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.

- Chi phí hoạt động của Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan Lưu trữ cấp tỉnh.

- Chi phí vận chuyển giao nhận tài liệu về Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Chi phí vệ sinh tài liệu trước khi sắp xếp vào kho lưu trữ.

- Chi phí tổ chức bốc, xếp tài liệu lên giá bảo quản tại kho lưu trữ của tỉnh.

- Chi phí tổ chức nghiên cứu, sưu tầm, thu thập và bổ sung nguồn tài liệu về Trung tâm Lưu trữ lịch sử.

3. Phương thức xây dựng dự toán kinh phí

Cơ quan Lưu trữ cấp tỉnh căn cứ vào Danh mục các cơ quan, tổ chức thực hiện thu nộp, khối lượng tài liệu thu nộp, khoảng cách vận chuyển từ Lưu trữ hiện hành đến Lưu trữ cấp tỉnh để xây dựng dự toán phù hợp./.

Phụ lục số 01

DANH MỤC

CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC CẤP TỈNH THUỘC DANH MỤC NGUỒN NỘP LƯU TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH SƠN LA
(Kèm theo Quyết định số: 2569/QĐ-UBND ngày 18 tháng 10 năm 2019 của Chủ tịch UBND tỉnh Sơn La)

Phụ lục số 02

DANH MỤC

CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC CẤP HUYỆN THUỘC DANH MỤC NGUỒN NỘP LƯU TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH SƠN LA
(Kèm theo Quyết định số: 2569/QĐ-UBND ngày 18 tháng 10 năm 2019 của Chủ tịch UBND tỉnh Sơn La)

1. Hội đồng nhân dân các huyện, thành phố;

2. Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố;

3. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND các huyện, thành phố;

4. Tòa án nhân dân các huyện, thành phố;

5. Viện kiểm sát nhân dân các huyện, thành phố;

6. Công an huyện, Ban chỉ huy quân sự các huyện, thành phố;

7. Cơ quan, tổ chức của Trung ương được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc ở cấp huyện;

8. Các cơ quan chuyên môn khác tương đương.