Quyết định 31/2004/QĐ-UB v/v phê duyệt Đề án Thực hiện cơ chế "một cửa" của Sở Tư pháp

Điều 1: Phê duyệt Đề án cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế "một cửa" của Sở Tư pháp Quảng Bình (Kèm theo Đề án số 787/TP ngày 09 tháng 6 năm 2004) để tổ chức triển khai từ ngày 01 tháng 8 năm 2004.

Điều 2: Sở Tư pháp tổ chức thực hiện đúng theo đề án này.

Điều 3: Về kinh phí thực hiện Đề án: Giao cho Sở Tài chính thẩm định dự toán của Sở trình UBND tỉnh quyết định.

Điều 4: Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Tư pháp, Thủ trưởng các Sở, ban ngành cấp tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, các tổ chức cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

CHỦ TỊCH

(Đã ký)

UBND TỈNH QUẢNG BÌNH

SỞ TƯ PHÁP

_________________

Số: 788/TP

Độc lập- Tự do-Hạnh phúc

_______________________

Đồng Hới, ngày 09 tháng 6 năm 2004

V/v đề nghị phê duyệt Đề án thực

hiện cơ chế "một cửa" tại Sở Tư pháp.

Kính gửi:- Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Bình.

- Sở Nội vụ Quảng Bình.

Thực hiện Công văn số 201/UB ngày 23/2/2004 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc triển khai Quyết định 181/QĐ-TTg thực hiện cơ chế "một cửa" tại các cơ quan hành chính nhà nước, Sở Tư pháp đã xem xét , lựa chọn và xây dựng Đề án thực hiện cơ chế "một cửa" tại Sở Tư pháp (có Đề án kèm theo).

Kính đề nghị UBND tỉnh, Sở Nội vụ xem xét và cho ý kiến phê duyệt Đề án để Sở Tư pháp tổ chức thực hiện.

(Đã ký)

Trương Quang Thêm

UBND TỈNH QUẢNG BÌNH

SỞ TƯ PHÁP

_______________

Số: 87/TP

Độc lập- Tự do-Hạnh phúc

___________________

Đồng Hới, ngày 09 tháng 6 năm 2004

_______________________________

Sở Tư pháp là cơ quan chuyên môn của UBND tỉnh. Chức năng, nhiệm vụ của Sở Tư pháp được quy định tại Quyết định số 49/QĐ-UB ngày 26/6/2002 của UBND tỉnh Quảng Bình, trong đó có nhiệm vụ cấp phiếu lý lịch tư pháp, công chứng và tham mưu cho UBND tỉnh trong việc đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc trong giấy khai sinh thường xuyên liên quan trực tiếp đến tổ chức, công dân . Trong những năm qua, để tạo thuận lợi cho tổ chức, công dân, Sở Tư pháp đã có nhiều cố gắng trong việc cải cách thủ tục hành chính nhưng so với yêu cầu vẫn còn nhiều bất cập, hạn chế. Vì vậy, để thực hiện chủ trương cải cách hành chính của tỉnh trong các lĩnh vực có liên quan trực tiếp đến tổ chức, công dân, Sở Tư pháp xây dựng đề án thực hiện cơ chế "một cửa" tại Sở Tư pháp Quảng Bình như sau:

I. SỰ CẦN THIẾT THỰC HIỆN CƠ CHẾ "MỘT CỬA"

Quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, Sở Tư pháp đã có nhiều cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực đăng ký hộ tịch, cấp Phiếu lý lịch tư pháp và Công chứng như: Lập phiếu hướng dẫn, mẫu hoá đơn một số biểu mẫu, công khai hoá một số thủ tục, quy trình về các việc làm công chứng, in ấn một số biểu mẫu hợp đồng, tờ gấp, bố trí cán bộ có năng lực trình độ chuyên môn để hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ... Bước đầu đã tạo được điều kiện thuậnlợi cơ bản cho cá nhân tổ chức khi đến yêu cầu giải quyết công việc.

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện vẫn còn bộc lộ nhiều bất cập và hạn chế.Cụ thể là:

- Chưa ban hành quy trình cụ thể cho từng loại công việc (thay đổi, cải chính hộ tịch; cấp phiếu Lý lịch tư pháp, công chứng các Hợp đồng, giao dịch...) từ việc tiếp nhận hồ sơ, xử lý, trình ký đến trả kết quả giải quyết, do đó trong khi xử lý công việc cán bộ có lúc còn lúng túng.

-Nhiều quy định về trình tự, thủ tục, thời hạn giải quyết công việc, mức thu lệ phí chưa đựoc niêm yết công khai tại nơi tiếp tổ chức, công dân không có điều kiện để giám sát đầy đủ việc làm của cán bộ, công chức.Một số trường hợp khi thực hiện công vụ, cán bộ, công chức còn tuỳ tiện chưa tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật.

- Tổ chức, công dân còn phải đi nhiều nơi, tìm gặp nhiều cán bộ, công chức để giải quyết một công việc nên gây nhiều phiền hà cho tổ chức, công dân. Có khi sự đi lại nhiều của công dân còn gây ra sự lộn xộn, mất trật tự trong cơ quan và ảnh hưởng đến công tác của cán bộ, công chức khác.

Để khắc phục tình trạng trên, cần thiết phải cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế "một cửa" tại Sở Tư pháp trong các lĩnh vực đăng ký hộ tịch, cấp Phiếu lý lịch tư pháp và Công chứng.

"Một cửa"là cơ chế giải quyết công việc của tổ chức, công dân thuộc thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước từ tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ đến trả kết quả thông qua một đầu mối là Bộ phận giao dịch "một cửa" tại cơ quan hành chính nhà nước.

II. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU ĐẠT ĐƯỢC KHI THỰC HIỆN CƠ CHẾ: "MỘT CỬA":

1. Mục đích:
- Tạo thuận lợi, giải quyết nhanh chóng công việc cho mọi tổ chức, công dân nhằm rút ngắn thời gian, giải quyết nhanh gọn, tránh cho các tổ chức, công dân phải đi lại nhiều nơi, nhiều lần ;
- Tạo bước chuyển căn bản trong quá trình từ khâu tiếp nhận đến việc giải quyết công việc giữa cơ quan Nhà nước với tổ chức, công dân;
- Đề cao trách nhiệm phục vụ nhân dân, ý thức trách nhiệm và kỹ năng hành chính của đội ngũ cán bộ, công chức;
- Công khai các thủ tục hành chính, tạo điều kiện cho công dân giám sát hoạt động của các Phòng chức năng. Ngăn chặn hành vi sách nhiễu, cửa quyền, quan liêu, tham nhũng của cán bộ, công chức;
- Nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước.

2. Yêu cầu:
- Các thủ tục, quy trình, thời gian giải quyết được niêm yết công khai rõ ràng, đầy đủ để mọi tổ chức, công dân được biết;
- Đảm bảo giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện không gây phiền hà cho tổ chức, công dân;
- Quy trình, thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, công khai và đúng quy định pháp luật;
- Cán bộ, công chức đảm nhiệm ở Bộ phận giao dịch "một cửa" phải có phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn, tận tâm với công việc, có tinh thần trách nhiệm cao, thái độ lịch sự, thật sự là công bộc của nhân dân.
III. PHẠM VI THỰC HIỆN CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO CƠ CHẾ "MỘT CỬA":

1. Căn cứ pháp lý để thực hiện cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế "một cửa" trong lĩnh vực đăng ký hộ tịch, cấp Phiếu lý lịch tư pháp và Công chứng.
- Nghị quyết số 38/CP ngày 04/5/1994 của Chính phủ về cải cách một bước thủ tục hành chính;Chỉ thị số 234/TTg ngày 22/5/1997 của Thủ tướng Chính phủ về đẩy mạnh công tác cải cách thủ tục hành chính; Quyết định số 136/QĐ-TTg ngày 17/9/2001 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt chương trình tổng thể cải cách hành chính đến năm 2010.
- Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg ngày 04/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ về triển khai thực hiện cơ chế "một cửa" tại các cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương và Công văn số 201/UB ngày 23/2/2004 của UBND tỉnh Quảng Bình về việc triển khai Quyết định 181/2003/QĐ-TTg thực hiện cơ chế "một cửa" tại các cơ quan hành chính Nhà nước;
- Quyết định số 57/2002/QĐ-UB ngày 17/10/2002 của UBND tỉnh về việc ban hành kế hoạch cải cách hành chính của tỉnh Quảng Bình giai đoạn 2002- 2005;
- Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành;
- Nghị định số 68/2002/NĐ-CP ngày 10/7/2002 của chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hôn nhân và Gia đình năm 2000 về quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nước ngoài và các văn bản hướng dẫn thi hành;
- Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực và các văn bản hướng dẫn thi hành;
- Thông tư liên tịch số 07/1999/TTLT-BTP-BCA ngày 08/02/1999 của liên bộ Tư pháp - Bộ công an quy định việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành;
- Quyết định số 49/2002/QĐ-UB ngày 26/6/2002 của UBND tỉnh Quảng Bình về việc ban hành bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy, biên chế của Sở Tư pháp.

2. Phạm vi thực hiện cơ chế "một cửa".
Căn cứ thẩm quyền được pháp luật quy định và thực trạng tình hình đăng ký hộ tịch, cấp phiếu lý lịch tư pháp và Công chứng tại Sở Tư pháp trong thời gian qua, phạm vi thực hiện cơ chế "một cửa" tại Sở Tư Pháp như sau:

2. 1. Những lĩnh vực đã thực hiện "một cửa":
- Công chứng bản sao;
- Công chứng giấy uỷ quyền;
- Công chứng chữ ký của công dân Việt Nam.

2. Những lĩnh vực cần triển khai "một cửa"ngay:
- Cấp phiếu lý lịch tư pháp;
- Đăng ký việc thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc trong Giấy khai sinh. Bao gồm:
+ Thay đổi họ, tên; xác định lại dân tộc trong Giấy khai sinh.
+ Cải chính họ tên, chữ đệm, ngày tháng năm sinh trong Giấy khai sinh.
+ Công chứng hợp đồng cho tặng, mua bán nhà;
- Công chứng hợp đồng thế chấp, cần cố,bảo lãnh tài sản;
- Công chứng hợp đồng uỷ quyền;
- Công chứng bản dịch.

2. 3.Những lĩnh vực chuẩn bị đưa vào thực hiện trong thời gian tới:
Đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài (gồm: đăng ký kết hôn, khai sinh, khai tử, giám hộ, nuôi con nuôi…)

2. 4. Những lĩnh vực không thực hiện cơ chế "một cửa" (do số lượng giải quyết hàng năm quá ít hoặc còn bị động trong quá trình giải quyết):
- Đăng ký hoạt động của các tổ chức hành nghề luật sư ;
- Thẩm định văn bản Quy phạm pháp luật;
- Công tác Tổ chức - Đào tạo (gồm:Nâng lương, thuyên chuyển, đào tạo...)
- Công chứng hợp đồng, giao dịch khác.
- Công chứng chữ ký của người nước ngoài , người Việt Nam định cư ở nước ngoài trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch dân sự trong nước và ở nước ngoài.
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến các mặt công tác của ngành Tư pháp.
IV. NGUYÊN TẮC VÀ QUY TRÌNH CHUNG TIẾP NHẬN, XỬ LÝ TẠI "MỘT CỬA"

1. Nguyên tắc:
- Tổ chức, công dân khi có yêu cầu giải quyết các công việc hành chính thuộc lĩnh vực thực hiện cơ chế "một cửa" không trực tiếp làm việc với các Phòng, bộ phận chuyên môn mà chỉ trực tiếp giao dịch tại Bộ phận giao dịch "một cửa".
- Cán bộ làm việc tại bộ phận giao dịch "một cửa" có trách nhiệm tiếp đón, hướng dẫn, giải thích (nếu cần) và viết giấy hẹn trả kết quả cho tổ chức, công dân đúng thời gian quy định.
- Tổ chức, công dân khi đến giao dịch tại Bộ phận giao dịch "một cửa" phải thực hiện đầy đủ các quy định về trình tự, thủ tuc thuộc lỉnh vực cần giải quyết, đồng thời chấp hành các nội quy, quy định của cơ quan.
- Bộ phận giao dịch “một cửa” có quyền từ chối khi tổ chức, công dân không có đầy đủ hồ sơ, thủ tuc theo quy định hoặc yêu cầu các lỉnh vực không thuộc thẩm quyền và trách nhiệm giải quyết của Sở Tư pháp hoặc tổ chức, công dân có thái độ, hành vi không đúng đắn.
- Thời gian giải quyết công việc được ghi nhận trên Phiếu hẹn và thời hạn quy định tối đa được tính theo ngày làm việc .

2. Quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ:
- Công chức ở Bộ phận giao dịch "một cửa" tiếp công dân, xem xét hồ sơ , thủ tục mà tổ chức, công dân yêu cầu giải quyết. Nếu hồ sơ đầy đủ theo quy định và thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư Pháp thì vào sổ thụ lý, thu lệ phí và viết giấy hẹn ngày trả kết quả cho tổ chức, công dân. Nếu hồ sơ chưa đầy đẩu hoặc không thuộc các lĩnh vực giải quyết theo cơ chế "một cửa" thì hướng dẫn cho tổ chức, công dân chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hoặc đến đúng cơ quan có thẩm quyền để giải quyết.
- Công chức ở bộ phận giao dịch "một cửa" trực tiếp chuyển hồ sơ cho các Phòng, bộ phận chuyên môn thuộc Sở để tham mưu giải quyết.
- Các phòng chuyên môn sau khi đã trình lãnh đạo Sở hoặc UBND tỉnh ký, chuyển kết quả giải quyết về cho bộ phận giao dịch "một cửa".
- Bộ phận giao dịch "một cửa" kiểm tra lại kết quả giải quyết lần cuối trước khi trả kết quả cho tổ chức, công dân.
- Các phòng chuyên môn thuộc Sở có trách nhiệm lưu hồ sơ đã giải quyết theo các quy định về lưu trữ hồ sơ.
V. THỦ TỤC HÀNH CHÍNH VÀ QUY TRÌNH CỤ THỂ THEO TỪNG LĨNH VỰC:

1. Cấp Phiếu lý lịch tư pháp.

1. Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp gồm các giấy tờ sau:
* Trường hợp đương sự trực tiếp yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp:
- Đơn yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp (theo mẫu và phải đựơc khai đầy đủ , rõ ràng, chính xác).
- Bản chụp Giấy CMND (đối với công dân Việt Nam) hoặc Hộ chiếu (đối với người nước ngoài).
- Bản chụp Sổ hộ khẩu gia đình, Giấy xác nhận nhân khẩu tập thể hoặc Giấy xác nhận nhân khẩu thường trú do cơ quan có thẩm quyền cấp.
* Trường hợp đương sự uỷ quyền yêu cầu cấp Phiếu lý lịch Tư pháp:
- Giấy uỷ quyền;
- Đơn yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp (theo mẫu uỷ quyền và phải được khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác);
- Bản chụp Giấy CMND (đối với công dân Việt Nam) hoặc Hộ chiếu (đối với người nước ngoài);
- Bản chụp Sổ hộ khẩu gia đình, Giấy xác nhận nhân khẩu tập thể hoặc Giấy xác nhận nhân khẩu thường trú do cơ quan có thẩm quyền cấp (đối với công dân Việt Nam đang ở trong nước); Giấy xác nhận nơi thường trú trước khi xuất cảnh (đối với công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài); Giấy chứng nhận thường trú hoặc tạm trú tại Việt Nam (đối với người nước ngoài).
Lưu ý: Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp phải được lập thành02 bộnhư nhau nộp tại Sở Tư pháp.

1. 2. Thời gian giải quyết:
+ Trường hợp đơn giản (đương sự chỉ cư trú ở trong tỉnh): 16ngày (trong đó tại Sở Tư pháp: 6 ngày, tại Công an tỉnh: 10 ngày)
Nếu có tiền án phải xác minh thêm ở Toà án nhân dân và gia hạn thêm 7ngày.
+ Trường hợp phức tạp (đương sự cư trú ở nhiều tỉnh khác nhau hoặc đã từng cư trú ở nước ngoài): 26 ngày (trong đó tại Sở Tư pháp: 6 ngày, tại công an tỉnh: 20 ngày)
Nếu có tiền án và phải xác minh thêm ở Toà án nhân dân thì gia hạn thêm 7 ngày.

1. 3. Lệ phí:
+ Đối với công dân Việt nam cư trú ở trong nước :100.000 đồng
+ Đối với người nước ngoài, công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài: 200.000 đ
+ Quy trình giải quyết:
- Công dân đến nộp và nhận kết quả giải quyết tại Bộ phận giao dịch "một cửa". Bộ phận này nhận đủ hồ sơ, thu lệ phí và chuyển hồ sơ cho phòng Hộ tịch và Quản lý tư pháp khác để Phòng giao cán bộ nghiệp vụ giải quyết.
- Cán bộ nghiệp vụ nghiên cứu hồ sơ, nếu thấy đủ thủ tục thì trình Lãnh đạo Sở ký công văn chuyển Công an tỉnh để xác minh. Sau khi có kết quả xác minh về tình trạng tiền án của đương sự thì trình lãnh đạo ký Phiếu lý lịch tư pháp và chuyển cho Bộ phận giao dịch "một cửa " để trả cho công dân.

2. Thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc trong Giấy khai sinh.

2. 1. Hồ sơ xin thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc trong Giấy khai sinh gồm:
+ Đơn xin thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc trong giấy khai sinh (theo mẫu);
+ Giấy khai sinh bản chính và 01bản sao (nếu không có bản chính Giấy khai sinh thì thay thế bằng 02 bản sao Giấy khai sinh được cấp từ sổ gốc chưa quá 3 tháng);
+ Bản chụp giấy CMND của người đứng đơn;
+ Bản chụp sổ hộ khẩu gia đình, Giấy xác nhận nhân khẩu tập thể hoặc Giấy xác nhận nhân khẩu thường trú do cơ quan cấp có thẩm quyền cấp;
+ Các giấy tờ cần thiết khác để chứng minh đủ điều kiện theo quy định tại Điều 29- Bộ luật dân sự (đối với trường hợp thay đổi họ, tên), Điều 30 - Bộ luật dân sự (đối với trường hợp xác định lại dân tộc). Các giấy tờ chứng minh việc xin cải chính hộ tịch là đúng.

2. Thời gian giải quyết: 15ngày (trong đó tại Sở Tư pháp: 10 ngày, tại UBND tỉnh: 5 ngày).

2. 3. Lệ phí: 25.000 đồng

2. 4. Quy trình giải quyết.
Công dân đến nộp và nhận kết quả giải quyết tại Bộ phận giao dịch "một cửa" Bộ phận này nhận đủ hồ sơ, thu lệ phí và chuyển hồ sơ cho phòng Hộ tịch và Quản lý tư pháp khác để Phòng giao cán bộ nghiệp vụ giải quyết.
- Cán bộ nghiệp vụ nghiên cứu hồ sơ, nếu thấy đủ cơ sở thì trình Lãnh đạo Sở ký tờ trình và chuyển UBND tỉnh. Sau khi UBND tỉnh ký thì chuyển kết quả cho bộ phận giao dich "một cửa" để trả cho công dân.

3. Công chứng hợp đồng cho, tặng mua bán nhà:

3. 1 Thủ tục hồ sơ:
Đại diện bên mua (bên nhận), bên bán (bên cho) nhà ở đến Phòng Công chứng để hướng dẫn lập hồ sơ mua bán (cho tặng ) nhà.
Hố sơ mua bán (cho tặng) nhà được lập tại Phòng Công chứng. Hồ sơ gồm có:
- Hợp đồng mua bán (cho tăng) nhà ở (theo mẫu quy định);
- Giấy tờ hợp lệ về quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở;
- Hồ sơ kỹ thuật thửa đất;
- Phiếu yêu cầu công chứng;
- Các giấy tờ tuỳ thân : Giấy CMND hoặc Hộ chiếu, Giấy chứng nhận kết hôn, Sổ hộ khẩu gia đình, giấy tờ chứng minh tài sản chung, riêng của vợ chồng phù hợp với luật Hôn nhân và Gia đình, Giấy chứng tử (nếu một bên chết) và các giấy tờ cần thiết khác của 2 bên mua bán (cho tặng) theo quy định của pháp luật.
- Trường hợp bên chuyển nhượng hoặc bên nhận chuyển nhượng là pháp nhân thì phải có giấy phép thành lập doanh nghiệp, giấy đăng ký kinh doanh, quyết định bổ nhiệm người đứng đầu, giấy uỷ quyền người đại diện pháp nhân, CMND của người đại diện.
Lưu ý: Trường hợp bên mua, bên bán không trực tiếp đến tại Phòng Công chứng phải thông qua hình thức uỷ quyền. Việc uỷ quyền phải lập Hợp đồng uỷ quyền và phải được cơ quan có thẩm quyền chứng nhận .

3. 2. Quy trình.
- Tổ chức, công dân nộp hồ sơ yêu cầu công chứng tại Bộ phận giao dịch "một cửa".
- Cán bộ nghiệp vụ tiếp nhận chuyển công chứng viên kiểm tra năng lực, hành vi dân sự, kiểm tra tính trung thực của các bên tham gia ký kết hợp đồng hướng dẫn bổ sung các giấy tờ liên quan nếu còn thiếu .
- Cán bộ nghiệp vụ hướng dẫn hai bên thống nhất nội dung thoả thuận và soạn thảo hợp đồng trên máy vi tính (hoặc điền vào mẫu đã in sẵn tại Phòng Công chứng) đồng thời hai bên ký trực tiếp vào hợp đồng trước sự chứng kiến của Công chứng viên, sau đó viết giấy hẹn ngày trả hồ sơ cho đương sự.
- Sau khi hướng dẫn lập hồ sơ ban đầu về mua bán (cho tặng) nhà ở, Phòng công chứng chủ trì mời Hội đồng thẩm định tài sản gồm có: đại diện Phòng Đô thị - Nhà đất, Chi cục Thuế Đồng Hới, Phòng Quy hoạch Sở Xây dựng, cán bộ Địa chính xã (phường) nơi có tài sản mua bán (cho tặng) để thẩm định thực tế tài sản mua bán (cho tăng); đồng thời lập thành Biên bản thẩm định tài sản có chữ ký của các thành viên tham gia và lãnh đạo Phòng Đô thị - Nhà đất ký xác nhận. Công chứng viên ký chứng nhận hợp đồng sau đó chuyển hồ sơ cho bộ phận giao dịch “một cửa” để đóng dấu thu lệ phí, vào sổ lưu và trả hồ sơ cho đương sự.
Sơ đồ được bố trí như sau :

3. Thời gian giải quyết:
Thời gian tiếp nhận hồ sơ đến khi chứng nhận hợp đồng có thể kéo dài từ 3 đến 10 ngày (trong đó có 1 buồi thẩm định tài sản) giảm thời gian theo quy định từ 2 đến 3 ngày và đương sự không phải đi lại nhiều lần. Trường hợp hợp đồng mua bán, cho tặng đặc biệt phức tạp thời gian thực hiện không quá 30 ngày.

3. 4. Phí và Lệ phí phải nộp:
* Lệ phí công chứng:
Thực hiện theo Thông tư số 93/2001/TTLT-BTC-BTP ngày 21/11/2001 của Liên tịch Bộ Tài chính -Bộ Tư pháp.
( Xác định mức thu theo biên bản thẩm định tài sản hoặc giá trị ghi trong hợp đồng).
* Phí biểu mẫu:
- Soạn thảo hợp đồng trên máy vi tính: 30.000 đ/bộ (7 bản x 3 trang).
- Mẫu Hợp đồng in sẵn : 20.000 đ/bộ (7 bản x 3 trang).

4. Công chứng Hợp đồng thế chấp; cầm cố; bảo lãnh tài sản:

4. 1. Thủ tục:
Hồ sơ thế chấp; cầm cố; bảo lãnh tài sản được lập tại Phòng Công chứng tỉnh. Hồ sơ gồm có:
- Hợp đồng thế chấp; cầm cố; bảo lãnh tài sản (theo mẫu quy định) ;
- Hợp đồng tín dụng (có chứng nhận của Ngân hàng) nếu vay ở Ngân hàng;
- Văn bản xác định giá trị TSTC, TSCC,, TSBL của các tổ chức tín dụng;
- Giấy tờ hợp lệ về quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở (đối với Hợp đồng thế chấp, bảo lãnh tài sản); Giấy ch ứng nhận đăng ký xe ô tô, xe máy, hợp đồng mua bán kèm theo hoá đơn đối với tài sản không đăng ký quyền sở hữu và các giấy tờ có liên quan khác (đối với tài sản cầm cố);
- Hồ sơ kỹ thuật thửa đất (đối với Hợp đồng thế chấp bảo lãnh tài sản);
- Phiếu yêu cầu công chứng;
-Các giấy tờ tuỳ thân như giấy CMND, Sổ hộ khẩu và các giấy tờ cần thiết khác của hai bên thế chấp; bảo lãnh tài sản theo quy định của pháp luật;
- Trường hợp bên thế chấp, cầm cố, bảo lãnh là pháp nhân thì phải có giấy phép thành lập doanh nghiệp, giấy đăng ký kinh doanh, quyết định bổ nhiệm người đứng đầu, CMND của người đại diện.

4. 2. Quy trình:
- Tổ chức, công dân nộp và nhận hồ sơ yêu cầu công chứng tại Bộ phận giao dịch "một cửa".
- Cán bộ nghiệp vụ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra và hướng dẫn bổ sung các giấy tờ liên quan nếu còn thiếu. Đồng thời hai bên ký trực tiếp vào hợp đồng trước sự có mặt của Công chứng viên (nếu người đứng đầu tổ chức tín dụng đăng ký chữ ký tại Phòng Công chứng thì không cần đến ký trực tiếp tại Phòng công chứng thì không cần đến ký trực tiếp tại Phòng công chứng).
- Cán bộ nghiệp vụ và Công chứng viên đi thẩm định tài sản thực tế nếu thấy cần thiết (trường hợp có bìa hồng thì không cần thẩm định tài sản). Công chứng viên ký chứng nhận hợp đồng sau đó chuyển hồ sơ cho bộ phận giao dịch "một cửa " để đóng dấu, thu lệ phí vào sổ lưu và trả hồ sơ cho đương sự.
Sơ đồ được bố trí như sau:

4. 3. Thời gian giải quyết.
Thời gian tiếp nhận hồ sơ (đầy đủ) đến khi chứng nhận và trả hợp đồng từ 2 tiếng đến 2 ngày (tuỳ từng trường hợp cụ thể).
* Lệ phí công chứng: Thực hiện theo Thông tư số 93/2001/TTLT - BTC-BTP ngày 21/11/2001 của Liên Bộ Tài chính -Bộ Tư pháp.
* Phí biểu mẫu:
- Soạn thảo hợp đồng trên máy vi tính: 30.000đ/1bộ (5 bản x 3 trang)
- Mẫu hợp đồng in sẵn: 20.000đ/bộ (5 bản x 3 trang)

5. Công chứng Hợp đồng uỷ quyền.

5. 1. Thủ tục:
Hợp đồng uỷ quyền được lập tại Phòng Công chứng. Hồ sơ gồm có:
- Hợp đồng uỷ quyền (theo mẫu quy định);
- Giấy tờ hợp lệ về quyền sở hữu tài sản liên quan đến việc uỷ quyền;
- Phiếu yêu cầu công chứng;
- Các giấy tờ tuỳ thân như giấy CMND, Sổ hộ khẩu và các giấy tờ cần thiết khác của hai bên theo quy định của pháp luật.

5. 2. Quy trình:
- Tổ chức, cá nhân nộp và nhận hồ sơ tại Bộ phận giao dịch "một cửa ".
- Cán bộ nghiệp vụ tiếp nhận hồ sơ, hướng dẫn hai bên thống nhất nội dung thoả thuận và soạn thảo hợp đồng vào máy vi tính (hoặc ghi vào mẫu đã in sẵn tại phòng Công chứng).
- Công chứng viên kiểm tra lại nội dung hợp đồng và cho hai bên ký trực tiếp vào hợp đồng trước sự có mặt của công chứng viên.
Sơ đồ được bố trí như sau:

5. 3 Thời gian giải quyết:
Thời gian tiếp nhận hồ sơ ( nếu đầy đủ) đến khi chứng nhận và trả hợp đồng từ 3 tiếng đến 5 tiếng.

5. 4. Phí và lệ phí:
* Lệ phí công chứng:
Mức thu: 20.000 đ/1 trường hợp
* Phí biểu mẫu:
- Soạn thảo hợp đồng trên máy vi tính :20.000đ/1 bộ (4 bản x 3 trang)
- Mẫu hợp đồng in sẵn: 10.000đ/bộ (4 bản x 3 trang)

6. Chứng nhận chữ ký người dịch

6. 1. Thủ tục:
- Người yêu cầu công chứng bản dịch nộp văn bản, tài liệu gốc cần dịch và phiếu yêu cầu công chứng; Giấy chứng minh nhân dân và các giấy tờ khác có liên quan;
- Công chứng viên viết giấy hẹn ngày trả hồ sơ.

6. 2. Quy trình:
- Tổ chức, cá nhân nộp và nhận hồ sơ tại Bộ phận giao dịch "một cửa".
- Cán bộ nghiệp vụ liên hệ với cộng tác viên dịch thuật (đã được công nhận cộng tác viên dịch thuật của Phòng). Cộng tác viên dịch và đánh máy văn bản đã được dịch, ghi lời chứng theo qui định, ghi ngày, tháng năm đồng thời ký tên trực tiếp vào bản dịch.
- Công chứng viên kiểm tra và ký nhận chữ ký người dịch sau đó chuyển đến Bộ phận giao dịch "một cửa" đóng dấu thu tiền, vào sổ, lưu hồ sơ và trả hồ sơ cho đương sự.
Sơ đồ đuợc bố trí như sau:

6. 3 Thời gian giải quyết:
Việc công chứng bản dịch giấy tờ được thực hiện ngay sau khi người dịch đã dịch xong. Về nguyên tắc phải được thực hiện ngay trong 01 ngày làm việc, trừ trường hợp bản dịch có nhiều trang hoặc có nội dung phức tạp thì thời hạn dịch không quá 5 ngày làm việc; trong trường hợp đặc biệt thì thời hạn trên có thể kéo dài nhưng không quá 15 ngày làm việc.

6. 4 Lệ phí:
* Lệ phí công chứng:
Mức thu: 5.000đ/1 bản dịch
* Phí dịch thuật:
Thu tiền dich thuật (trả cho người dịch)
+ Dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt:
- Giấy tờ hồ sơ bảo lãnh, kết hôn với người nước ngoài, giấy tờ đi nước ngoài… 80.000đ/1trang
- Hợp đồng kinh tế và giấy tờ kinh doanh (nhiều trang): thu 50.000đ/1 trang.
- Bằng cấp, giấy phép lái xe, giấy tờ hộ tịch (Giấy khai sinh, kết hôn, chứng tử...) 30.000đ/trang.
- Dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài: Thu gấp đôi mức thu tiền dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.
VI. TRÁCH NHIỆM PHỐI HỢP CỦA CÁC PHÒNG, BỘ PHẬN CHUYÊN MÔN THUỘC SỞ, CHUYÊN VIÊN CỦA SỞ VỚI BỘ PHẬN GIAO DỊCH "MỘT CỬA" VÀ NGƯỢC LẠI.
- Bộ phận giao dịch "một cửa" trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, nắm ý kiến góp ý của tổ chức, công dân về những khó khăn, vướng mắc nảy sinh , kịp thời trao đổi, phản ánh với các Phòng, bộ phận chuyên môn trên từng lĩnh vực để các Phòng, bộ phận chuyên môn kịp thời nắm bắt và có biện pháp trình lãnh đạo Sở xử lý, đảm bảo tính thông suốt, đồng bộ trong quá trình xử lý công việc đối với tổ chức, công dân.
- Các phòng, bộ phận chuyên môn, chuyên viên có trách nhiệm phối hợp và cung cấp các điều kiện mà Bộ phận giao dịch "một cửa" yêu cầu để phục vụ tổ chức, công dân kịp thời, có hiệu quả.
- Các Phòng, bộ phận chuyên môn sau khi nhận được hồ sơ, tổ chức giải quyết đảm bảo đúng theo gian theo quy định. Trong quá trình giải quyết công việc theo thủ tục "một cửa" các Phòng, bộ phận chuyên môn theo giỏi, phản ánh với Bộ phận giao dịch "một cửa" những quy định bất hợp lý để đề nghị bổ sung, sửa đổi.
- Lãnh đạo Sở thường xuyên chỉ đạo Bộ phận giao dịch "một cửa ", các Phòng, bộ phận chuyên môn thực hiện đúng quy trình. Trong Lãnh đạo Sở có sự phân công và bố trí thời gian ký các văn bản để đảm bảo tính thông suốt, kịp thời trong quá trình giải quyết công việc.
VII.TỔ CHỨC THỰC HIỆN.

1. Tổ chức bộ máy:
- Thành lập Bộ phận giao dịch "một cửa" trong lĩnh vực đăng ký hộ tịch thuộc Phòng Hành chính - Tổng hợp. Dự kiến bố trí 3 cán bộ trong đó:
+ Tổ trưởng do Trưởng Phòng hoặc Phó Trưởng Phòng Hành chính - Tông hợp trực tiếp kiêm nhiệm.
+ Một số chuyên viên chuyên trách tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả..
- Thành lập Bộ phận giao dịch "một cửa" thuộc Phòng Công chứng (theo phương án khi chưa cải tạo) dự kiến bố trí 06 cán bộ trong đó: Tổ trưởng do Trưởng phòng trực tiếp kiêm nhiệm; 03 cán bộ nghiệp vụ tiếp nhận hồ sơ và 02 công chứng viên.
*Yêu cầu:
- Cán bộ công chức làm việc tại Bộ phận giao dịch "Một cửa" phải là người có trình độ, chuyên sâu về chuyên môn nghiệp vụ, nắm vững các quy định về pháp luật, nắm vững quy trình thủ tục giải quyết công việc, có kỹ năng hành chính, có phẩm chất chính trị, có thái độ tận tình, chu đáo phục vụ nhân dân.
- Cán bộ, công chức làm việc tại Bộ phận giao dịch "một cửa" phải đeo thẻ cán bộ, công chức, ghi rõ họ tên, chức danh.
*Thành lập Ban chỉ đạo thựchiện cơ chế "một cửa" của Sở Tư pháp gồm:
- Một dồng chí Lãnh đạo Sở làm Trưởng Ban chỉ đạo.
- Các thành viên là Trưởng phòng hoặc Phó trưởng phòng chuyên môn có liên quan của Sở.
*Bố trí phòng làm việc của Bộ phận giao dịch "một cửa".
Yêu cầu:
- Phòng làm việc của Bộ phận giao dịch "một cửa" được bố trí phòng riêng, thoáng mát, có vị trí thuận tiện, có sơ đồ chỉ dẫn.
- Phòng có diện tích phù hợp.
- Có đủ bàn ghế để công dân ngồi chờ đợi và viết các giấy tờ bổ sung hồ sơ.
- Có đủ bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ của cán bộ, công chức. Trên bàn làm việc của cán bộ, công chức có biển ghi rõ giải quyết việc gì (thay đổi,cải chính hộ tịch; cấp Phiếu lý lịch tư pháp, Công chứng).

2. Về công tác cán bộ:
- Tổ chức tập huấn cho cán bộ, công chức cơ quan về thực hiện cơ chế "một cửa".
- Tổ chức cho cán bộ, công chức tham quan học tập kinh nghiệm thực hiện cơ chế "một cửa"ở các tỉnh bạn.

3. Thời gian làm việc tiếp công dân tại "một cửa"
- Trong lĩnh vực đăng ký hộ tịch và cấp Phiếu lý lịch tư pháp:
Thứ 2, thứ 4 và sáng thứ 6 hàng tuần (chiều thứ 6 giaoban tuần).
- Trong lĩnh vực công chứng.
+ Thứ 2, thứ 3, thứ 4, thứ 5 và sáng thứ 6 hàng tuần (chiếu thứ 6 giao ban tuần).
- Giờ làm việc: Theo quy định của UBND tỉnh (giành 30 phút cuối mỗi buổi để bộ phận giao dịch "một cửa" tổng hợp và đối chiếu số liệu.

4. Niêm yết công khai tại Phòng giao dịch"một cửa" các nội dung sau:
- Thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, trình tự giải quyết và thời gian giải quyết.
- Thủ tục cấp Phiếu lý lich tư pháp, trình tự giải quyết và thời gian giải quyết.
- Thủ tục công chứng hợp đồng cho tặng, mua bán nhà.
- Thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp, cầm cố, bão lãnh tài sản.
- Thủ tục công chứng hợp đồng uỷ quyền.
- Thủ tục công chứng bản dịch.
- Mức thu lệ phí (thay đổi, cải chính hộ tich, xác định lại dân tộc; cấp Phiếu lý lịch tư pháp, Công chứng) và các khoản phí dịch vụ theo quy định.

5. Ban hành Quy định về thủ tục hành chính, quy trình chuyển hồ sơ, xử lý, trình ký, trả lại Bộ phận giao dịch "một cửa";
- Ban hành Quy chế làm việc của Bộ phận giao dịch "một cửa".

6. Về cơ sở vật chất, phương tiện làm việc và kinh phí thực hiện đề án:

6. 1. Lĩnh vực đăng ký hộ tịch, cấp Phiếu lý lịch tư pháp:
- Điều chuyển một số trang thiết bị cơ quan hiện có và trang bị thêm cơ sở vật chất do Phòng giao dịch "một cửa" tại Sở Tư pháp và Phòng Hộ tịch và Quản lý Tư pháp khác là bộ phận xử lý hồ sơ theo chức năng,nhiệm vụ đã được giao.
- Về kinh phí thực hiện Đề án: đề nghị UBND tỉnh cấp thêm một khoản kinh phí cho bộ phận giao dịch "một cửa" thuộc lĩnh vực đăng ký hộ tịch, cấp Phiếu lý lịch tư pháp là:39.420.000đồng(có bản dự trù kinh phí kèm theo).

6. 2. Lĩnh vực Công chứng:
- Điều chuyển một số trang thiết bị hiện có của cơ quan và trang thị thêm cơ sở vật chất cho Phòng Công chứng.
+ 01 quầy dịch vụ.
+ Trang bị máy vi tính, máy in, máy điều hoà, 3 tấm bảng niêm yết các quy định của Nhà nước, các thủ tục, quy trình liên quan đến thực hiện cơ chế "một cửa" trong lĩnh vực công chứng.
+ Trang bị bàn ghế làm việc, bàn tiếp dân, tủ đựng hồ sơ.
- Về kinh phí thực hiện đề án: đề nghị UBND Tỉnh cấp thêm một khoản kinh phí hoặc cấp lại số tiền thu nộp lệ phí vào ngân sách của tỉnh là100.000.000 đồngđể Phòng công chứng tu sửa cải tạo lại phòng giao dịch (tại tầng 1) như thông phòng, lắp đặt cửa... và mua sắm các trang thiết bị (có bản dự trù kinh phí kèm theo).

7. Tiến độ và phân công trách nhiệm triển khai thực hiện Đề án.

7. 1. Từ ngày 01/7/2004 đến ngày 15/8/2004:
- Phòng hành chính - Tổng hợp và Phòng Công chứng tham mưu cho lãnh đạo Sở trong việc bố trí cán bộ làm việc tại Bộ phận giao dịch "một cửa"; bố trí nơi làm việc; cải tạo thông phòng, trang bị cơ sở vật chất, điều kiện làm việc cho Phòng Công chứng, Phòng Hộ tịch và Quản Lý tư pháp khác và phòng giao dịch "một cửa".
- Phòng Hộ tịch và Quản lý tư pháp khác và Phòng Công chứng tham mưu cho Lãnh đạo Sở Xây dựng Quy định về thủ tục hành chính, quy trình chuyển hồ sơ, xử lý, trình ký, trả lại Bộ phận giao dịch"một cửa"; Quy chế làm việc của Bộ phận giao dịch "một cửa".
- Phòng hành chính - Tổng hợp chủ trì, phối hợp với Phòng Hộ tịch và Quản lý tư pháp khác, Phòng Công chứng làm bảng niêm yết thủ tục, trình tự, thời gian cấp Phiếu lý lịch tư pháp, thay đổi cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc và các việc làm thuộc lĩnh vực công chứng.

7. 2. Từ ngày 16/8/2004 : Bắt đầu thực hiện cơ chế "một cửa" tại Sở Tư pháp trong lĩnh vực cấp Phiếu lý lịch tư pháp, thay đổi cải chính hộ tịch , xác định lại dân tộc và Công chứng Hợp đồng mua bán, tặng cho nhà và chuyển quyền sử dụng đất ; Hợp đồng thế chấp tài sản, cầm cố tài sản, bảo lãnh tài sản; Hợp đồng uỷ quyền; Bản dịch .
Kèm theo đề án này có các phục lục sau:
- Phiếu nhận hồ sơ;
- Phiếu chuyển hồ sơ;
- Phiếu hướng dẫn hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp (trường hợp yêu cầu trực tiếp và trường hợp uỷ quyền);
- Phiếu hướng dẫn hồ sơ thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc trong Giấy khai sinh;
- Phiếu trình giải quyết công việc (hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp và hồ sơ xin thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc);
- Sổ thụ lý hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp;
- Sổ thụ lý hồ sơ xin thay đổi, cải chính hộ tịch; xác định lại dân tộc.
Trên đây là Đề án thực hiện cơ chế "một cửa" tại Sở Tư pháp. Sở Tư pháp kính đề nghị UBND tỉnh xem xét phê duyệt Đề án để Sở Tư Pháp sớm triển khai thực hiện.