Quyết định 4028/QĐ-UBND năm 2018 về Mã định danh áp dụng cho các cơ quan nhà nước tại Thành phố Hồ Chí Minh

QUYẾT ĐỊNH

VỀ BAN HÀNH MÃ ĐỊNH DANH ÁP DỤNG CHO CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Điều 1. Ban hành mã định danh các cơ quan nhà nước tại thành phố Hồ Chí Minh như sau:

1. Cấu trúc và cách đánh mã định danh được quy định tại Phụ lục I;

2. Mã định danh đơn vị cấp 1 - Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh là: 000.00.00.H29;

3. Mã định danh của các đơn vị cấp 2 (tại Phụ lục II đính kèm) gồm: các cơ quan chuyên môn đơn vị thuộc, trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố và Ủy ban nhân dân các quận, huyện;

4. Mã định danh của các đơn vị cấp 3 (tại Phụ lục III đính kèm) gồm: các đơn vị thuộc, trực thuộc các đơn vị có mã định danh cấp 2;

5. Mã định danh của các đơn vị cấp 4 (tại Phụ lục IV đính kèm) gồm: các đơn vị thuộc, trực thuộc các đơn vị có mã định danh cấp 3.

Điều 2. Giao Sở Thông tin và Truyền thông:

- Chủ trì, hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị thực hiện Quyết định này; tham mưu thực hiện cấp mới, điều chỉnh, bổ sung mã định danh cho các đơn vị theo quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 của Bộ Thông tin và Truyền thông khi có phát sinh, thay đổi trong quá trình sử dụng thực tế.

- Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị xây dựng, triển khai phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc theo Nghị quyết 36a/NQ-CP; ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính theo Nghị định số 61/2018/NĐ-CP tuân thủ theo quy định này và các quy định khác của Chính phủ phục vụ gửi và nhận văn bản điện tử theo mô hình liên thông.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Thủ trưởng các sở, ban, ngành thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện, phường, xã, thị trấn; Thủ trưởng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

PHỤ LỤC I

CẤU TRÚC VÀ CÁCH ĐÁNH MÃ ĐỊNH DANH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 4028/QĐ-UBND ngày 14 tháng 09 năm 2018 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh)

I. Cấu trúc Mã định danh

Mỗi cơ quan tham gia trao đổi văn bản điện tử sẽ được cấp phát một mã định danh ở dạng như sau:

V₁V₂V₃.Z₁Z₂.Y₁Y₂.H29

Mã định danh có 13 ký tự (bao gồm cả dấu chấm), chia thành bốn nhóm, mỗi nhóm phân tách bởi dấu chấm. Trong đó:

1. Nhóm thứ nhất (H29): là mã định danh của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh (là đơn vị cấp 1) được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp theo QCVN 102:2016/BTTTT.

2. Nhóm thứ hai (Y₁Y₂):

- Y₁Y₂ xác định đơn vị cấp 2 (gọi là Mã cấp 2).

- Y₁, Y₂ nhận giá trị là một trong các chữ số (từ 0 đến 9).

Chú thích: Trường hợp có nhiều hơn 100 đơn vị cấp 2 thì đơn vị cấp 1 đăng ký thêm mã mới cho đơn vị cấp 1 đó sử dụng để cấp mã cho các đơn vị cấp 2 có thứ tự từ 100 trở lên.

- Đơn vị cấp 2 là các cơ quan thuộc, trực thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố, gồm:

+ Văn phòng, Thanh tra và các Sở;

+ Ủy ban nhân dân các quận, huyện;

+ Các Trung tâm, Viện, Ban chỉ đạo, Ban quản lý, Doanh nghiệp;

+ Các đơn vị thuộc, trực thuộc tương đương khác.

3. Nhóm thứ ba (Z₁Z₂):

- Z₁Z₂ xác định đơn vị cấp 3 (gọi là Mã cấp 3).

- Z₁, Z₂ nhận giá trị là một trong các chữ số (từ 0 đến 9) hoặc một trong các chữ cái (từ A đến Z, dạng viết hoa trong bảng chữ cái tiếng Anh).

- Đơn vị cấp 3: Tuần tự sử dụng các mã dạng chữ số - chữ số, chữ số - chữ cái, chữ cái - chữ số, chữ cái - chữ cái trong mã cấp 3 Z₁Z₂.

Chú thích: Trường hợp có nhiều hơn 1 296 đơn vị cấp 3 thì đơn vị cấp 1 cấp mã mới cho đơn vị cấp 2 để sử dụng cấp mã cho các đơn vị cấp 3 có thứ tự từ 1 296 trở lên.

- Đơn vị cấp 3 là các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc các cơ quan, đơn vị cấp 2, gồm:

+ Cơ quan thuộc, trực thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện: Văn phòng, các phòng, Ủy ban nhân dân các xã, phường, trung tâm, Ban quản lý;

+ Cơ quan thuộc, trực thuộc Sở, Thanh tra, Ban, Viện: Trung tâm, Ban quản lý.

4. Nhóm thứ tư (V₁V₂V₃):

- V₁V₂V₃ xác định đơn vị cấp 4 (gọi là Mã cấp 4).

- V₁,V₂,V₃ nhận giá trị là một trong các chữ số (từ 0 đến 9).

CHÚ THÍCH: Trường hợp có nhiều hơn 1 000 đơn vị cấp 4 thì đơn vị cấp 1 cấp mã mới cho đơn vị cấp 3 sử dụng để cấp mã cho các đơn vị cấp 4 có thứ tự từ 1 000 trở lên.

- Đơn vị cấp 4 là các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc các cơ quan, đơn vị cấp 3, gồm: Cơ quan thuộc, trực thuộc Trung tâm, Ban quản lý: Văn phòng, Ban, Trung tâm, Chi nhánh.

II. Nguyên tắc đánh mã:

- Các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc được đánh mã bắt đầu từ 01, 001, A1, 1A, AB. Các nhóm 00, 000, A0, 0A, AA dùng để dự trữ.

- Trường hợp tách đơn vị:

+ Có 01 (một) đơn vị có tên không thay đổi so với tên trước khi tách thì mã định danh không thay đổi. Các đơn vị được thành lập mới sẽ được cấp mã định danh mới theo quy định;

+ Không có đơn vị trùng tên với đơn vị trước khi tách thì cấp mới mã định danh cho các đơn vị mới được thành lập theo quy định. Mã định danh cũ sẽ bị đóng không cấp lại cho các đơn vị khác.

- Trường hợp nhập các đơn vị:

+ Có 01 (một) đơn vị có tên không thay đổi so với tên trước khi nhập thì mã định danh đơn vị không thay đổi. Mã định danh các đơn vị bị nhập sẽ bị đóng không cấp lại cho các đơn vị khác;

+ Không có đơn vị trùng tên với đơn vị trước khi nhập thì cấp mới mã định danh cho các đơn vị mới được thành lập theo quy định. Mã định danh cũ sẽ bị đóng không cấp lại cho các đơn vị khác.

- Trường hợp các đối tượng khác nếu tham gia trao đổi văn bản điện tử được đánh mã tương đương với các cơ quan, đơn vị trong các cấp tương ứng.

Chú thích: Mã định danh được dùng để trao đổi văn bản điện tử là mã được cấp lần đầu tiên. Mã định danh được cấp thêm chỉ được sử dụng để đánh mã cho các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc.

FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN