Quyết định 43/1999/QĐ-UBND về việc Quy định danh mục tài liệu, thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ và chế độ bảo quản sử dụng tài liệu

Điều 1: Những tài liệu sau đây của Văn phòng UBND tỉnh, UBND các huyện, thị xã, các Sở, Ban ngành đoàn thể cấp tỉnh phải nộp vào lưu trữ cơ quan.

1. Tài liệu của các tổ chuyên viên nghiên cứu:

a. Hồ sơ công việc: Gồm toàn bộ tài liệu được hình thành từ khi bắt đầu đến khi kết thúc một sự việc; loại hồ sơ này gồm những tài liệu sau:
- Tờ trình hoặc đề án, công văn đề nghị của các Ban ngành trực thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện, thị xã, các Sở, Ban ngành, các đoàn thể nhân dân, các tổ chức kinh tế xã hội.
- Văn bản tham gia ý kiến của các ngành, các đơn vị có liên quan.
- Biên bản hoặc trích biên bản các cuộc họp (nếu có).
- Phiếu trình của các chuyên viên và ý kiến giải quyết của lãnh đạo.
- Các bản dự thảo của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, UBND huyện, thị xã, Ban ngành, các đoàn thể cấp tỉnh nhằm giải quyết các vấn đề chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng của địa phương, của ngành.
- Văn bản của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, UBND các huyện, thị xã, các Sở, Ban ngành ban hành.

b. Hồ sơ các cuộc họp: Các phiên họp của Thường trực UBND, các cuộc họp chuyên ngành do UBND triệu tập, các cuộc họp do Chánh Văn phòng triệu tập gồm các tài liệu sau:
- Giấy mời họp.
- Danh sách các thành viên dự họp.
- Chương trình họp.
- Biên bản cuộc họp.
- Các đề án, tờ trình, báo cáo, ý kiến phát biểu của các cơ quan, cá nhân có liên quan đến cuộc họp.
- Các bức ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình... về các cuộc họp (nếu có).
- Thông báo về kết quả các cuộc họp.

c. Các loại báo cáo:
- Báo cáo tổng kết công tác tháng, quý, 6 tháng, năm của UBND, các ngành, UBND các huyện, thị xã.
- Báo cáo chuyên đề hoặc báo cáo đột xuất.

d. Sổ công tác của các chuyên viên.

2. Tài liệu của các bộ phận giúp việc cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch, Chánh hoặc Phó Văn phòng UBND.
- Bài phát biểu, diễn văn của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch tại hội nghị, tại các buổi làm việc với các cơ quan TW, khách nước ngoài, các ngành, các huyện, thị xã và các đoàn thể chính trị, tổ chức kinh tế, xã hội.
- Tài liệu về các chuyến đi công tác thăm hữu nghị ở các nước ngoài của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch.
- Báo cáo của các đoàn và cá nhân về kết quả đi học tập khảo sát ở nước ngoài.
- Các báo cáo chuyên đề về đầu tư kinh tế trong nước, dự án đầu tư của nước ngoài cho tỉnh.
- Thư khen, thư chúc mừng, thư thăm hỏi... của các đồng chí lãnh đạo gửi cho tập thể và cá nhân.
- Hồ sơ đề nghị khen thưởng của tập thể và cá nhân của các đơn vị.
- Đơn khiếu nại, tố cáo của công dân có bút tích hoặc ý kiến xử lý của lãnh đạo.
- Sổ công tác của các đồng chí lãnh đạo.

3. Các loại tài liệu Phòng Hành chính (bộ phận văn thư) phải nộp:
- Các văn bản quy phạm pháp luật do UBND tỉnh, UBND các huyện, thị xã, các Sở, Ban ngành ban hành (gồm bản chính và bản sao).
- Các văn bản pháp quy của TW do UBND tỉnh sao gửi.
- Thông báo ý kiến kết luận của Chủ tịch và Phó Chủ tịch.
- Công văn giao dịch, xử lý công việc hàng ngày của UBND, Văn phòng UBND với các cơ quan TW, địa phương và các đoàn thể nhân dân, tổ chức kinh tế xã hội.

4. Các loại tài liệu giải quyết công việc nội bộ của Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng UBND các huyện, thị xã, các Sở, Ban ngành, đoàn thể cấp tỉnh.
- Chương trình kế hoạch công tác; báo cáo tổng kết công tác 6 tháng, năm của cơ quan.
- Hồ sơ về tổ chức bộ máy của cơ quan, chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trong cơ quan.
- Hồ sơ về việc tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm, nâng lương, khen thưởng, hưu trí, kỷ luật cán bộ công nhân viên chức, về hợp đồng lao động v.v..
- Hồ sơ về các cuộc họp giải quyết các công việc nội bộ cơ quan.
- Hồ sơ về xây dựng, sửa chữa các công trình của cơ quan như trụ sở làm việc, nhà khách, nhà ở v.v.. gồm các loại tài liệu sau:
+ Dự án nhà thầu đầu tư các công trình hoặc luận chứng kinh tế kỹ thuật.
+ Báo cáo diễn biến quá trình thi công.
+ Báo cáo nghiệm thu.
+ Thanh quyết toán công trình...
- Hồ sơ về mua sắm và sử dụng các trang thiết bị.
- Báo cáo quyết toán thu chi hàng năm của cơ quan.
- Hồ sơ về công tác lễ tân.
- Hồ sơ và các tài liệu liên quan khác.

Điều 2: Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ:

1. Đối với tài liệu Phòng Hành chính (bộ phận văn thư) cơ quan:
Trong quý I hàng năm, bộ phận văn thư phải nộp toàn bộ các văn bản do UBND, Văn phòng UBND các huyện, thị xã, các Sở, Ban ngành cấp tỉnh ban hành của năm trước (gồm toàn bộ các loại tài liệu đã quy định ở khoản 3 Điều 1).

2. Đối với tài liệu ở các tổ chuyên viên, bộ phận giúp việc UBND tỉnh; UBND các huyện, thị xã, các Sở, Ban ngành.
Quý I hàng năm, chuyên viên hoặc bộ phận giúp việc phải nộp vào lưu trữ toàn bộ hồ sơ tài liệu về các việc đã giải quyết xong của năm trước (danh mục hồ sơ tài liệu được quy định tại khoản 1, 2, 4 trong Điều 1).
- Đối với hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp nhưng cần giữ lại để theo dõi nghiên cứu tiếp, chuyên viên phải lập danh mục thông báo cho lưu trữ biết.
- Chuyên viên trước khi nghĩ hưu, chuyển công tác, đi công tác học tập dài hạn phải nộp hồ sơ, tài liệu về những công việc đã giải quyết xong cho bộ phận lưu trữ cơ quan, bàn giao hồ sơ tài liệu về những công việc đang giải quyết cho người phân công tiếp tục làm công việc đó. Nếu không bàn giao đầy đủ hồ sơ sẽ không giải quyết các thủ tục chuyển đi.
- Nếu một đơn vị hoặc nhiều đơn vị được sát nhập vào một đơn vị khác hay thành lập một đơn vị mới hoặc một đơn vị được chia thành nhiều đơn vị mới thì hồ sơ tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ phải chuyển giao vào lưu trữ cơ quan, các tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng của đơn vị mới nào thì đơn vị đó phải nộp vào lưu trữ.

Điều 3: Chế độ bảo quản tài liệu tại các đơn vị thuộc UBND.

- Chuyên viên có trách nhiệm bảo quản tốt hồ sơ tài liệu của mình, không được đem tài liệu đến những nơi không phải là nơi xử lý giải quyết công việc, không ai được mang tài liệu của cơ quan về nhà làm của riêng, đem sang cơ quan khác khi chuyển công tác hoặc tuỳ tiện cung cấp tài liệu cho cá nhân, đơn vị khác.

- Chuyên viên phải lập hồ sơ, sắp xếp tài liệu một cách khoa học để dễ quản lý, dễ nộp lưu và dễ tìm kiếm khi cần thiết phải có những cặp khác nhau để đựng những tài liệu khác nhau như: Cặp đựng văn bản phải giải quyết ngay, cặp đựng văn bản đang giải quyết, cặp đựng văn bản đã giải quyết xong, cặp đựng văn bản không phải giải quyết. Trong mỗi cặp đó phải có bìa kẹp từng hồ sơ, vụ việc.

- Hồ sơ lưu trữ được bảo quản tại kho lưu trữ của cơ quan quản lý, kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu phải được xây dựng chắc chắn đảm bảo an toàn tuyệt đối có trang bị các phương tiện cần thiết để phòng cháy chữa cháy, chống kẻ gian phá hoại, lấy cắp, chống sự huỷ hoại do côn trùng...

- Nghiêm cấm các đơn vị tự do tiêu huỷ tài liệu, Phòng Hành chính - quản trị được quyền tiêu huỷ tài liệu trùng thừa, tài liệu không phải giải quyết. Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được phép của Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan.

Điều 4: Chế độ sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Hồ sơ tài liệu lưu trữ được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ, chuyên viên trong và ngoài cơ quan đơn vị. Người sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ phải chấp hành đúng nội quy khai thác, nghiên cứu hồ sơ tài liệu lưu trữ của cơ quan chỉ được nghiên cứu ngay tại bộ phận lưu trữ và chỉ được khai thác những văn bản có liên quan đến phần việc của mình phải giải quyết. Trong trường hợp cần thiết phải sao chụp, mượn, nghiên cứu tại phòng làm việc của chuyên viên trong ngày hết giờ làm việc phải mang trả lại bộ phận lưu trữ cơ quan.

- Đối với người ngoài cơ quan đến sử dụng tài liệu phải xuất trình giấy giới thiệu của cơ quan và phải tuân thủ nội quy khai thác, nghiên cứu hồ sơ tài liệu.

Điều 5: Tất cả các đơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh, các Sở, Ban ngành, UBND các huyện , thị xã có trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, Giám đốc các Sở, Ban ngành cấp tỉnh có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở chuyên viên trong đơn vị thực hiện những quy định có liên quan đến đơn vị mình, đảm bảo kinh phí và trang thiết bị cho công tác bảo vệ hồ sơ, tài liệu của cơ quan.

Đơn vị, cá nhân có thành tích trong việc bảo vệ, sử dụng tài liệu lưu trữ sẽ được khen thưởng theo quy định của Nhà nước, nếu vi phạm những điều quy định trên thì tuỳ mức độ nhẹ hoặc nặng mà bị xử lý bằng biện pháp hành chính hoặc truy tố trước pháp luật.

Trung tâm lưu trữ tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn về mặt chuyên môn nghiệp vụ, thường xuyên theo dõi kiểm tra việc thực hiện Quyết định này.