Quyết định 57/2011/QĐ-UBND về Quy chế quản lý Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Lào Cai

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC TỈNH LÀO CAI

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Lào Cai.

Điều 2. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố và các đơn vị có liên quan căn cứ Quyết định thi hành.

Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký./.

1. Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp của Nhà nước, các tổ chức hội được giao chỉ tiêu biên chế và chính quyền xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã) trên địa bàn tỉnh Lào Cai.

2. Cán bộ, công chức, viên chức quy định tại Quy chế này bao gồm:

a) Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Nhà nước;

b) Những người hợp đồng theo Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 của Chính phủ về thực hiện chế độ hợp đồng một số loại công việc trong cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp;

c) Cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Hồ sơ điện tử là tài liệu điện tử phản ánh các thông tin cơ bản nhất về cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: Nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức, viên chức; được ứng dụng công nghệ thông tin nhằm hiện đại hóa, nâng cao hiệu suất, hiệu quả trong quản lý và khai thác thông tin hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức.

2. Phiếu cán bộ, công chức, viên chức dùng cho phần mềm quản lý hồ sơ điện tử là tài liệu tóm tắt về bản thân các mối quan hệ gia đình, xã hội của cán bộ, công chức, viên chức dùng để cập nhật vào phần mềm quản lý hồ sơ điện tử.

3. Tài khoản người dùng là tên và mật khẩu để đăng nhập vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.

4. Quản lý tài khoản người dùng là việc tạo mới, cấp phát, hạn chế, mở rộng hoặc hủy bỏ quyền đăng nhập vào phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.

Điều 4. Phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử

1. Phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức là một bộ công cụ để phục vụ việc sử dụng, khai thác các thông tin từ Hồ sơ điện tử (sau đây gọi chung là phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử).

2. Phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử do Bộ Nội vụ cung cấp, triển khai thống nhất trong toàn quốc.

3. Phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử là thành phần trong hệ thống Mạng thông tin tỉnh Lào Cai, được cài đặt trên máy chủ đặt tại Trung tâm Công nghệ thông tin và Viễn thông tỉnh Lào Cai.

4. Địa chỉ truy cập phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử tại http://hscbcc.laocai.gov.vn

Điều 5. Các hành vi bị nghiêm cấm

Điều 6. Quản lý tài khoản đăng nhập Hồ sơ điện tử

1. Cơ quan, đơn vị theo phân cấp về công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức được cấp tài khoản người dùng để đăng nhập, khai thác sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức theo quy định tại Khoản 3, Điều 3 Quy chế này.

2. Sở Nội vụ là cơ quan tham mưu cho UBND tỉnh về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức được phép sử dụng tài khoản quản trị của UBND tỉnh để cấp, phân quyền tài khoản người dùng cho các cơ quan, đơn vị theo phân cấp về công tác quản lý cán bộ; thực hiện chức năng nghiệp vụ về công tác cán bộ, công chức, viên chức trong toàn tỉnh. Các cơ quan, đơn vị có nhu cầu phân cấp tài khoản người dùng cho các đơn vị trực thuộc, thống nhất với Sở Nội vụ bằng văn bản để được cấp bổ sung.

3. Cá nhân được giao nhiệm vụ quản lý, khai thác, sử dụng Hồ sơ điện tử có trách nhiệm bảo đảm an toàn tài khoản người dùng của cơ quan, đơn vị.

Điều 7. Mô hình tổ chức Hồ sơ điện tử

Điều 8. Nguyên tắc quản lý Hồ sơ điện tử

1. Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, khai thác hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức.

2. Cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng công chức, viên chức có trách nhiệm quản lý Hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị mình.

3. Thông tin trong Hồ sơ điện tử phải thống nhất với hồ sơ giấy; Hồ sơ điện tử có giá trị tương đương hồ sơ giấy.

4. Hồ sơ điện tử phải được cập nhật, bổ sung các thông tin thường xuyên, kịp thời, đầy đủ và chính xác.

5. Thường xuyên kiểm tra và có biện pháp bảo đảm an ninh, an toàn Hồ sơ điện tử.

6. Bảo đảm tính tương thích trong toàn hệ thống thông tin liên quan đến Hồ sơ điện tử khi có sự thay đổi về thiết bị và công nghệ.

Điều 9. Quy trình lập phiếu cán bộ, công chức, viên chức và cập nhật Hồ sơ điện tử

Điều 10. Điều chuyển, tiếp nhận Hồ sơ điện tử

Điều 11. Lưu trữ Hồ sơ điện tử

1. Hồ sơ điện tử phải được lưu trữ lâu dài để phục vụ công tác nghiên cứu và thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức.

2. Việc lưu trữ phải thực hiện tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc bảo đảm an ninh, an toàn đối với Hồ sơ điện tử theo các quy định hiện hành.

3. Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức đã nghỉ hưu, thôi việc, từ trần vẫn được lưu trữ ở cơ quan, đơn vị để theo dõi.

Điều 12. Khai thác Hồ sơ điện tử

1. Khai thác Hồ sơ điện tử là việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ, các chức năng tra cứu, tìm kiếm thông tin về cán bộ, công chức, viên chức hoặc tổng hợp các tiêu chí thông tin, kết xuất các thông tin, lập các bảng biểu thống kê, báo cáo và in các kết quả xử lý được ra màn hình hoặc ra giấy.

2. Quyền sử dụng và khai thác Hồ sơ điện tử bao gồm các quyền như: Quyền quản trị là quyền được toàn quyền cập nhật, sửa chữa, xử lý sao chép, loại bỏ một phần hoặc toàn bộ Hồ sơ điện tử; quyền cập nhật Hồ sơ điện tử là quyền được cập nhật, sao chép, sửa chữa Hồ sơ điện tử...

3. Cá nhân được giao nhiệm vụ quản lý, khai thác về Hồ sơ điện tử có trách nhiệm tuân thủ các quy trình về an toàn bảo mật thông tin.

Điều 13. Chế độ báo cáo công tác quản lý Hồ sơ điện tử

1. Báo cáo công tác quản lý Hồ sơ điện tử quy định như sau:

a) Hàng năm các sở, ban, ngành, UBND huyện, thành phố có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện công tác quản lý Hồ sơ điện tử thuộc thẩm quyền quản lý về UBND tỉnh thông qua Sở Nội vụ.

Điều 14. Sở Nội vụ

1. Tham mưu cho UBND tỉnh ban hành các văn bản quy định về quản lý Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức tỉnh Lào Cai; đề xuất việc nâng cấp phần mềm bảo đảm yêu cầu về khai thác, sử dụng phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.

2. Hướng dẫn các sở, ban, ngành, các đơn vị trực thuộc tỉnh và UBND các huyện, thành phố khai thác, sử dụng phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử.

3. Được phép sử dụng tài khoản quản trị để quản lý các tài khoản người dùng của các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND tỉnh.

4. Kiểm tra việc xây dựng và quản lý Hồ sơ điện tử của các cơ quan, đơn vị; tổng hợp, báo cáo kết quả với Bộ Nội vụ và UBND tỉnh theo quy định tại Điểm b, Khoản 1 Điều 13 Quy chế này.

5. Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ cho những người làm công tác quản lý Hồ sơ điện tử.

6. Xây dựng dự toán kinh phí hàng năm để bảo đảm việc quản lý, khai thác Hồ sơ điện tử của tỉnh Lào Cai.

7. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông thông báo bằng văn bản và trên Cổng thông tin điện tử của Sở Nội vụ cho các cơ quan, đơn vị về việc xảy ra sự cố hoặc nguy cơ xảy ra sự cố có ảnh hưởng xấu đến việc quản lý và khai thác sử dụng phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử (khi phần mềm ngừng hoạt động trong 2 ngày làm việc liên tiếp).

Điều 15. Sở Thông tin và Truyền thông

1. Bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật an toàn, bảo mật cho việc vận hành phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử để duy trì sự hoạt động thông suốt của phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử trên môi trường mạng Internet.

2. Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch đầu tư, nâng cấp máy chủ và hạ tầng kỹ thuật liên quan đến công tác triển khai phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử trình UBND xem xét, phê duyệt.

Điều 16. Các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố

1. Thực hiện theo Khoản 2 Điều 8 và trường hợp ủy quyền cho đơn vị cấp dưới quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, đơn vị được ủy quyền có trách nhiệm lập phiếu cán bộ, công chức, viên chức, cập nhật thông tin cán bộ, công chức, viên chức vào Hồ sơ điện tử; cơ quan ủy quyền kiểm duyệt phiếu cán bộ, công chức, viên chức và đôn đốc kiểm tra việc nhập thông tin cán bộ, công chức, viên chức đối với đơn vị ủy quyền.

2. Được cấp tài khoản người dùng để thực hiện việc cập nhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan, đơn vị mình. Quyết định phân công công chức trực tiếp được phép sử dụng tài khoản người dùng để quản lý khai thác Hồ sơ điện tử.

3. Xây dựng quy chế quản lý, sử dụng và khai thác Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị mình theo quy định tại Điều 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 Quy chế này.

4. Kiến nghị và đề xuất với cơ quan có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung những quy định liên quan đến chế độ cập nhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức.

5. Xây dựng dự toán kinh phí hàng năm để bảo đảm cho việc quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình.

Điều 17. Trách nhiệm của người được phân công trực tiếp làm công tác quản lý, khai thác Hồ sơ điện tử

1. Được sử dụng tài khoản người dùng của cơ quan, đơn vị để thực hiện việc cập nhật, quản lý và khai thác Hồ sơ điện tử theo phân cấp quản lý; thay đổi mật khẩu được cấp và tự bảo mật tài khoản người dùng của đơn vị.

2. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, chính xác của các thông tin trong Hồ sơ điện tử, sử dụng có hiệu quả phần mềm quản lý Hồ sơ điện tử để cung cấp kịp thời, nhanh chóng, chính xác phục vụ yêu cầu quản lý và tác nghiệp chuyên môn.

3. Áp dụng các biện pháp bảo đảm an toàn và bảo mật Hồ sơ điện tử; đề xuất các biện pháp bảo đảm sử dụng và khai thác có hiệu quả Hồ sơ điện tử.

4. Nghiên cứu, phát hiện và báo cáo với cấp có thẩm quyền xem xét, xử lý các vấn đề phát sinh trong công tác quản lý Hồ sơ điện tử.

5. Định kỳ báo cáo với người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị theo quy định tại Điều 12 Quy chế này.

6. Trường hợp mất mật khẩu phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, đơn vị và báo cáo bằng văn bản về Sở Nội vụ để được cấp lại mật khẩu mới.

7. Thường xuyên học tập, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.

Chương 4

.

Điều 18. Tổ chức thực hiện

1. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các sở, ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc tỉnh và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố triển khai thực hiện Quy chế này. Tổng hợp, báo cáo kết quả triển khai thực hiện với Bộ Nội vụ và UBND tỉnh theo quy định.

2. Cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy chế này được xét khen thưởng theo quy định.

3. Cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân vi phạm các điều khoản trong Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.