Quyết định 58/2003/QĐ-BNN ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý thông tin và văn bản, soạn thảo, góp ý kiến, thẩm tra, thẩm định, trình ký, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn do Bộ trưởng Bộ NN&PTNT ban hành

QUYẾT ĐỊNH

CỦA BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN SỐ 58/2003/QĐ-BNN NGÀY 5 THÁNG 5 NĂM 2003 VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ THÔNG TIN VÀ VĂN BẢN; SOẠN THẢO, GÓP Ý KIẾN, THẨM TRA, THẨM ĐỊNH, TRÌNH KÝ, PHÁT HÀNH, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

BỘ TRƯỞNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý thông tin và văn bản; soạn thảo, góp ý kiến, thẩm tra, thẩm định, trình ký, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản của Bộ Nông nghiệp và PTNT.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng công báo và thay thế Quyết định số 82/2000/QĐ-BNN-VP ngày 8/8/2000 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

1. Quy định về quy trình, trách nhiệm tiếp nhận và xử lý thông tin, văn bản đến; soạn thảo văn bản, góp ý kiến, thẩm tra, thẩm định, trình ký, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản của Bộ.

2. Quy chế này được áp dụng đối với các Vụ, Cục, Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ (sau đây gọi tắt là đơn vị)

3. Tất cả các loại văn bản hành chính có đóng dấu Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn khi soạn thảo, trình ký, phát hành và lưu trữ đều phải theo quy định này.

1. Văn bản đến là công văn, tài liệu, thư do đơn vị nhận được.

2. Văn bản đi là công văn, tài liệu, thư do đơn vị gửi đi.

3. Thông tin là những tin tức được chuyển bằng điện thoại, truyền miệng Fax, Telex, E-mail, mạng máy tính, thư, công văn, tài liệu.

4. Thẩm tra văn bản là điều tra, xem xét về căn cứ pháp lý, tính khả thi và chính xác nội dung của dự án, dự thảo văn bản.

5. Thẩm định văn bản là hoạt động nghiên cứu, xem xét, đánh giá về thủ tục, thể thức và tính pháp lý của nội dung; bảo đảm tính hợp hiến, thống nhất, đồng bộ của dự thảo và tính khả thi của văn bản.

Điều 4. Tiếp nhận thông tin, văn bản đến.

1. Tất cả các loại văn bản đến đều phải làm thủ tục tiếp nhận tại Văn thư thuộc Phòng Hành chính của Văn phòng Bộ, hoặc Văn thư của đơn vị.

2. Phòng Hành chính sẽ trả lại nơi gửi các văn bản không đúng thể thức văn bản, thủ tục hành chính, nhàu nát, khó đọc.

3. Văn thư không bóc những bì thư thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật và những bì thư có ghi "chỉ người có tên mới được bóc", văn bản gửi Ban cán sự Đảng, đơn thư khiếu tố, thư riêng có tên của người gửi, người nhận.

4. Những văn bản gửi cho các đơn vị nhưng gửi qua Văn phòng Bộ, thì Phòng Hành chính Văn phòng Bộ vào sổ theo dõi riêng và chuyển đến các đơn vị

5. Các loại văn bản còn lại, Văn thư vào sổ, vào máy tính (số hiệu, cơ quan phát hành, trích yếu nội dung) để quản lý, theo dõi quá trình xử lý và trình Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo Bộ trong ngày. Riêng những đơn, thư khiếu tố phải giữ lại bì thư (kèm theo), để giúp cho việc tra cứu khi cần thiết.

6. Đối với điện mật, Văn thư phải chuyển ngay tới Chánh văn phòng Bộ để trình lãnh đạo Bộ, hoặc chuyển cho đơn vị liên quan xử lý. Sau khi xử lý xong, chuyển lại Văn thư để trả lại Cơ yếu Trung ương theo quy định.

7. Khi tiếp nhận các văn bản hoả tốc, các thông tin khác như: điện thoại, truyền miệng, Fax, Telex, E-mail có liên quan đến công việc chỉ đạo, điều hành của Bộ thì người nhận phải báo cáo ngay với Chánh Văn phòng Bộ, hoặc người có trách nhiệm để xử lý kịp thời.

Điều 5. Xử lý văn bản đến.

1. Hàng ngày, Chánh Văn phòng Bộ ghi ý kiến xử lý vào "Phiếu chuyển công văn"; Văn thư vào sổ theo dõi và chuyển văn bản đến các địa chỉ theo ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng và Lãnh đạo Bộ.

2. Các văn bản sau khi có ý kiến xử lý của lãnh đạo Bộ, Phòng Tổng hợp trả lại Văn thư, để chuyển cho đơn vị có trách nhiệm giải quyết và có trách nhiệm theo dõi quá trình xử lý.

3. Khi tiếp nhận văn bản do các nơi gửi đến, Thủ trưởng đơn vị tiếp nhận có trách nhiệm:

a. Xem xét, giải quyết đúng yêu cầu về nội dung, về thời gian và thẩm quyền quy định.

b. Những văn bản không thuộc thẩm quyền của đơn vị, thì trả lại Văn phòng Bộ, hoặc đơn vị chuyển đến.

Điều 6. Kiểm tra việc thực hiện xử lý văn bản của các đơn vị.

1. Trưởng phòng Phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng Bộ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện ý kiến chỉ đạo xử lý các văn bản, hàng ngày báo cáo tiến độ thực hiện với Chánh Văn phòng Bộ.

2. Pháp chế Bộ có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc chuẩn bị các văn bản quy phạm pháp luật; các văn bản lấy ý kiến thành viên Chính phủ và hàng ngày báo cáo tiến độ thực hiện với Lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực chuyên môn và Chánh Văn phòng Bộ

Điều 7. Báo cáo, xin ý kiến xử lý văn bản đến.

Điều 8. Soạn thảo, lấy ý kiến, thẩm tra, thẩm định văn bản.

1. Những văn bản có nội dung thuộc một lĩnh vực chuyên môn và do một đơn vị phụ trách, chủ trì soạn thảo:

a. Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm giao nhiệm vụ cụ thể cho một công chức, hoặc một nhóm công chức (trong đó có một người chịu trách nhiệm chính), soạn thảo văn bản theo đúng kế hoạch, nội dung và thời gian .

b. Những văn bản dự thảo nghị định trình Chính phủ; quyết định, thông tư, chỉ thị do Bộ ban hành; các văn bản có liên quan đến chính sách, chiến lược, kế hoạch dài hạn, chương trình, dự án cấp Nhà nước và cấp Bộ, thì nhất thiết nội dung văn bản phải được thảo luận và thông qua tập thể lãnh đạo đơn vị.

2. Những văn bản có nội dung liên quan tới nhiều lĩnh vực chuyên môn và do một cơ quan chủ trì phối hợp với nhiều đơn vị soạn thảo:

a. Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản, ngoài việc thực hiện qui định tại Khoản 1 điều này, phải có văn bản yêu cầu và gửi kèm dự thảo đến các đơn vị có liên quan (có ký nhận) lấy ý kiến và thẩm tra nội dung văn bản dự thảo; đồng thời, có trách nhiệm tổng hợp đầy đủ và đúng ý kiến góp ý của các đơn vị này; hoàn chỉnh dự thảo văn bản và chịu trách nhiệm về phần chuyên môn do mình phụ trách.

b. Thủ trưởng các đơn vị có liên quan phải trực tiếp nghiên cứu và có trách nhiệm góp ý kiến, thẩm tra nội dung trả lời bằng văn bản, theo yêu cầu của đơn vị chủ trì soạn thảo. Quá thời hạn quy định tại Khoản 6 Điều 8 Qui chế này, đơn vị có liên quan không có ý kiến tham gia, thì coi như đơn vị đã đồng ý với dự thảo và Thủ trưởng đơn vị chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Bộ trưởng, trước pháp luật về phần nội dung chuyên môn do mình phụ trách.

c. Khi đơn vị chủ trì soạn thảo tổ chức họp để thẩm định, hoặc lấy ý kiến tham gia vào dự thảo dự án, chương trình , đơn vị soạn thảo phải gửi tài liệu trước hai ngày (02 ngày) cho các đơn vị có liên quan. Lãnh đạo đơn vị có liên quan, hoặc chuyên viên được phân công dự họp thẩm định, hoặc góp ý vào dự thảo văn bản, phải nghiên cứu kỹ những nội dung có liên quan và tham gia ý kiến vào nội dung dự án, dự thảo văn bản với đơn vị chủ trì soạn thảo. ý kiến tham gia tại cuộc họp, được coi là ý kiến của Thủ trưởng đơn vị.

d. Trong trường hợp cần thiết, Bộ trưởng sẽ quyết định thành lập Hội đồng thẩm định, thẩm tra các dự án, dự thảo văn bản theo quy định của pháp luật.

3. Đối với các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản lấy ý kiến thành viên Chính phủ:

a. Các văn bản quy phạm pháp luật, ngoài việc lấy ý kiến, thẩm tra theo các quy định trên, Pháp chế Bộ chịu trách nhiệm thẩm định về thể thức và tính pháp lý của nội dung văn bản trước khi trình Bộ trưởng.

b. Đối với các văn bản lấy ý kiến Thành viên Chính phủ, Pháp chế Bộ chịu trách nhiệm tổ chức lấy ý kiến của các đơn vị liên quan, tổng hợp và trực tiếp trình Bộ trưởng. Các đơn vị có liên quan có trách nhiệm trả lời, hoặc tham gia ý kiến theo quy định tại Điểm b và c của Khoản 2 Điều này.

4. Đối với các văn bản trả lời chất vấn của đại biểu Quốc hội và kiến nghị của cử tri:

a. Khi có văn bản chất vấn của đại biểu Quốc hội, Chánh Văn phòng Bộ, chịu trách nhiệm trình Thứ trưởng phụ trách, để phân công cho các đơn vị có liên quan, chuẩn bị nội dung trả lời. Phòng Tổng hợp (Văn phòng Bộ) đôn đốc các đơn vị thực hiện, tổng hợp và hoàn chỉnh văn bản, báo cáo Thứ trưởng phụ trách xem xét, trước khi trình Bộ trưởng duyệt và ký trả lời đại biểu Quốc hội.

b. Các văn bản trả lời kiến nghị của cử tri, Chánh văn phòng Bộ có trách nhiệm trình Thứ trưởng phụ trách để phân công cho các đơn vị có liên quan chuẩn bị nội dung trả lời. Phòng Tổng hợp đôn đốc các đơn vị thực hiện và tổng hợp, hoàn chỉnh văn bản trình Thứ trưởng phụ trách xem xét lại nội dung về lĩnh vực chuyên môn được phân công phụ trách để ký, hoặc ký tắt để trình Bộ trưởng ký trả lời cho cử tri.

5. Đối với văn bản thông báo ý kiến của lãnh đạo Bộ phân công cho các đơn vị triển khai thực hiện nhiệm vụ do Lãnh đạo Đảng và Nhà nước giao cho Bộ.

Điều 9. Trình ký văn bản.

1. Quy định chung.

a. Văn bản trình ký phải đúng thể thức; kỹ thuật trình bày rõ ràng, sạch đẹp; đúng quy trình và trình tự, thủ tục soạn thảo theo quy định của pháp luật.

b. Các đơn vị không được trình thẳng văn bản lên Lãnh đạo Bộ. Tất cả văn bản trình ký phải qua Văn phòng Bộ.

c. Những văn bản trình Bộ trưởng, phải do Thủ trưởng đơn vị và Chánh Văn phòng, hoặc Phó Chánh Văn phòng Bộ (phụ trách tổng hợp, pháp chế) đồng ký trình và phải có ý kiến của Thứ trưởng phụ trách ghi vào "Phiếu trình văn bản" của hồ sơ trình ký.

d. Việc trình ký văn bản phải theo đúng trình tự quy định tại Điều này.

2. Quy trình trình ký văn bản.

a. Hoàn chỉnh hồ sơ trình ký.

Điều 10. Hồ sơ và phiếu trình ký.

1. Hồ sơ trình ký.

a. Phiếu trình văn bản (theo mẫu thống nhất của Bộ).

b. Dự thảo văn bản mới nhất đã hoàn chỉnh.

c. Ý kiến đề nghị hoặc tờ trình của Thủ trưởng đơn vị soạn thảo.

d. Các văn bản căn cứ pháp lý và ý kiến thẩm tra, thẩm định, góp ý.

2. Phiếu trình ký.

Điều 11. Thẩm quyền ký các văn bản của Thủ trưởng các đơn vị.

1. Thủ trưởng các đơn vị được ký các văn bản theo đúng thẩm quyền được ghi trong Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, của Bộ trưởng khi thành lập đơn vị.

2. Các văn bản ký thừa lệnh Bộ trưởng, phải được Bộ trưởng, hoặc Thứ trưởng phụ trách phê duyệt trực tiếp về nội dung vào bản lưu của dự thảo.

3. Các văn bản ký thừa uỷ quyền, Thủ trưởng đơn vị ký theo nội dung đã được ghi trong Quyết định uỷ quyền và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, trước pháp luật về thể thức của văn bản và nội dung chuyên môn do mình phụ trách.

4. Chỉ được dùng bút mực màu thẫm (xanh, đen) ký các văn bản ban hành chính thức và chữ ký đúng vị trí quy định về thể thức văn bản.

Điều 12. Trách nhiệm của các bên liên quan.

Điều 13. Phát hành văn bản.

1. Văn bản sau khi được Lãnh đạo Bộ ký sẽ gửi trả đơn vị soạn thảo để chuyển cho Phòng Hành chính (Văn phòng Bộ) vào sổ, đóng dấu và làm thủ tục phát hành.

Điều 14. Quản lý hồ sơ, tài liệu.

1. Việc quản lý, giữ gìn hồ sơ, tài liệu không để thất lạc là trách nhiệm của Thủ trưởng và của mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị.

2. Hồ sơ, tài liệu do cơ quan, đơn vị và cá nhân quản lý phải cất giữ cẩn thận. Những hồ sơ, tài liệu mật phải quản lý theo Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước và khi cần sao chụp, cung cấp ra ngoài cơ quan, đơn vị, phải có ý kiến bằng văn bản của người có thẩm quyền.

3. Hết năm, hoặc chuyển đi nơi khác, cán bộ, công chức phải đem hồ sơ, tài liệu (kể cả các đề tài nghiên cứu khoa học bằng nguồn vốn ngân sách do các đơn vị thực hiện) nộp lại cho đơn vị. Các đơn vị đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho lập lưu trữ riêng thì thực hiện theo qui định của luật pháp. Các đơn vị còn lại phải thực hiện việc lưu trữ văn bản tại kho Lưu trữ của Văn phòng Bộ theo quy định.

4. Văn phòng Bộ có trách nhiệm phân loại văn bản, lưu trữ tại kho Lưu trữ và lưu trữ trên Máy tính của Bộ.

5. Phòng Máy tính (Văn phòng Bộ) có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị để thu thập, tổng hợp và lưu giữ những số liệu cơ bản về diện tích, dân số, kinh tế, xã hội, văn hoá, giáo dục của từng tỉnh, thành trong cả nước; các chương trình, dự án, công trình đầu tư do Bộ quản lý thực hiện trên địa bàn ở mỗi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ và công tác nghiên cứu.

Điều 15. Khai thác hồ sơ, tài liệu.

Điều 16. Đối với các đơn vị thuộc Bộ.

Điều 17. Đối với Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Chi cục trực thuộc Uỷ ban Nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Điều 18. Đối với Văn phòng Bộ.

Điều 19. Khen thưởng và kỷ luật.

a. Những đơn vị và cá nhân thực hiện tốt Quy chế này sẽ được biểu dương, khen thưởng thường xuyên hoặc đột xuất.

b. Những văn bản đã ban hành mà sau đó phát hiện có sai sót, thì tổ chức và cá nhân có liên quan phải bị kiểm điểm, làm rõ trách nhiệm cá nhân; tuỳ theo phạm vi và mức độ sai trái, đơn vị và cá nhân vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Điều 20. Điều khoản thi hành.