Quyết định 656/QĐ-TTPVHCC năm 2026 phê duyệt phương án tái cấu trúc thủ tục hành chính lĩnh vực Công chứng thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội do Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố Hà Nội ban hành

UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CÔNG -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 656/QĐ-TTPVHCC	Hà Nội, ngày 11 tháng 5 năm 2026

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT PHƯƠNG ÁN TÁI CẤU TRÚC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC CÔNG CHỨNG THUỘC PHẠM VI QUẢN LÝ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CÔNG
THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 16/6/2025;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 22/6/2023;

Căn cứ Luật Công chứng số 46/2024/QH15;

Căn cứ Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

Căn cứ Nghị định số 42/2022/NĐ-CP ngày 24/6/2022 của Chính phủ về quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng;

Căn cứ Nghị định số 137/2024/NĐ-CP ngày 23/10/2024 của Chính phủ về quy định về giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước và hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử;

Căn cứ Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09/6/2025 của Chính phủ về việc thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia; Nghị định số 367/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09/6/2025 của Chính phủ về việc thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia;

Căn cứ Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP ngày 15/11/2025 của Chính phủ về việc Quy định cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu;

Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27/10/2025 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP;

Căn cứ Nghị định số 104/2025/NĐ-CP ngày 15/5/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;

Căn cứ Thông tư số 05/2025/TT-BTP ngày 15/5/2025 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;

Căn cứ Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 111/2017/TT-BTC ngày 20/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính;

Căn cứ Thông tư số 02/2017/TT-VPCP ngày 31/10/2017 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về nghiệp vụ kiểm soát thủ tục hành chính;

Căn cứ Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2023 của Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

Căn cứ Quyết định số 6470/QĐ-UBND ngày 26/12/2025 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội;

Căn cứ Quyết định số 105/QĐ-UBND ngày 09/01/2026 của Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội về việc Chủ tịch UBND Thành phố ủy quyền thực hiện một số nhiệm vụ về kiểm soát thủ tục hành chính;

Theo đề nghị của Sở Tư pháp tại văn bản số 2260/STP-VP ngày 28/4/2026.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này phương án tái cấu trúc quy trình nội bộ, quy trình điện tử giải quyết 28 thủ tục hành chính (TTHC) lĩnh vực Công chứng thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, cụ thể như sau:

1. Danh mục TTHC lĩnh vực Công chứng thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội.
(Chi tiết tại Phụ lục I kèm theo)

2. Phương án tái cấu trúc quy trình giải quyết TTHC lĩnh vực Công chứng thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội.
(Chi tiết tại Phụ lục II kèm theo)

Điều 2. Tổ chức thực hiện:

1. Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Tư pháp và các cơ quan, đơn vị liên quan điện tử hóa mẫu đơn, mẫu tờ khai; tích hợp, kiểm thử cung cấp dịch vụ công trực tuyến.

2. Sở Khoa học và Công nghệ chủ trì, phối hợp Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố, Sở Tư pháp hoàn thành việc tích hợp, kết nối, chia sẻ dữ liệu chuyên ngành với hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính theo phương án này.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 4. Các đơn vị có tên tại Điều 2, Ủy ban nhân dân xã, phường và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:

- Như Điều 4;
- Bộ Tư pháp;
- Chủ tịch UBND Thành phố;
- Các PCT UBND Thành phố; (để báo cáo)
- Tổ Giúp việc thường trực BCĐ NQ 57/TP;
- Trung tâm thông tin điện tử TP;
- TTPVHCC: GĐ, PGĐ, các phòng, TT,
CN trực thuộc, Điểm hỗ trợ DVC số;
- Lưu: VT, Sở Tư pháp, TTPVHCC.

GIÁM ĐỐC

Phan Văn Phúc

PHỤ LỤC I

DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC CÔNG CHỨNG THUỘC PHẠM VI QUẢN LÝ CỦA UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI (Kèm theo Quyết định số: 656/QĐ-TTPVHCC ngày 11 tháng 5 năm 2026 của Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố)

STT	Mã TTHC	Tên thủ tục hành chính	Thẩm quyền giải quyết
1.	1.013842	Sáp nhập Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh	Sở Tư pháp, UBND cấp tỉnh
2.	1.013837	Cấp lại Giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng do bị mất, hỏng	Sở Tư pháp, UBND cấp tỉnh
3.	1.013839	Hợp nhất Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh	Sở Tư pháp, UBND cấp tỉnh
4.	1.013836	Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng	Sở Tư pháp
5.	1.013840	Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng hợp nhất	Sở Tư pháp
6.	1.013848	Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận chuyển nhượng vốn góp	Sở Tư pháp
7.	1.013853	Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được bán	Sở Tư pháp
8.	1.013843	Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập	Sở Tư pháp
9.	1.013832	Thu hồi Thẻ công chứng viên	Sở Tư pháp
10.	1.013803	Bổ nhiệm công chứng viên	Sở Tư pháp
11.	1.013804	Bổ nhiệm lại công chứng viên	Sở Tư pháp
12.	1.013805	Miễn nhiệm công chứng viên	Sở Tư pháp
13.	1.013806	Công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài	UBND Thành phố, Sở Tư pháp
14.	1.013807	Đăng ký tập sự hành nghề công chứng	Sở Tư pháp
15.	1.013818	Đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng	Sở Tư pháp
16.	1.013808	Đăng ký tập sự lại hành nghề công chứng sau khi chấm dứt tập sự hành nghề công chứng	Sở Tư pháp
17.	1.013810	Thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công chứng này sang tổ chức hành nghề công chứng khác trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương	Sở Tư pháp
18.	1.013812	Thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương này sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác	Sở Tư pháp
19.	3.000444	Công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng	Sở Tư pháp
20.	1.013830	Cấp lại Thẻ công chứng viên	Sở Tư pháp
21.	1.013834	Thành lập Văn phòng công chứng	Sở Tư pháp
22.	1.013846	Chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của toàn bộ thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng	Sở Tư pháp
23.	1.013859	Cấp thẻ công chứng viên	Sở Tư pháp
24.	1.013835	Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng	Sở Tư pháp
25.	1.013816	Chấm dứt tập sự hành nghề công chứng	Sở Tư pháp
26.	1.013856	Công nhận Điều lệ của Văn phòng công chứng được thành lập trước ngày 01/7/2025	Sở Tư pháp
27.	1.013849	Chuyển đổi Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân thành Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh	Sở Tư pháp, UBND cấp tỉnh
28.	1.013852	Bán Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân	Sở Tư pháp, UBND cấp tỉnh

PHỤ LỤC II

PHƯƠNG ÁN TÁI CẤU TRÚC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC CÔNG CHỨNG THUỘC PHẠM VI QUẢN LÝ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
(Kèm theo Quyết định 656 /QĐ-TTPVHCC ngày 11 tháng 5 năm 2026 của Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố)

A. CƠ SỞ TÁI CẤU TRÚC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

1. Cơ sở tái cấu trúc thủ tục hành chính

Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia;

Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP ngày 15/11/2025 của Chính phủ về việc Quy định cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu;

Quyết định số 06/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022 - 2025, tầm nhìn đến năm 2030;

Kế hoạch số 02-KH/BCĐTW ngày 19/6/2025 của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số về thúc đẩy chuyển đổi số liên thông, đồng bộ, nhanh, hiệu quả đáp ứng yêu cầu sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị;

Kế hoạch số 20-KH/BCĐ57 của Ban chỉ đạo 57 Thành ủy Hà Nội về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số trên địa bàn thành phố Hà Nội năm 2026;

Kế hoạch số 38/KH-UBND về Thực hiện Kế hoạch hành động số 20-KH/BCĐ57 ngày 19/01/2026 của Ban chỉ đạo 57 Thành ủy thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số trên địa bàn thành phố Hà Nội năm 2026;

Kế hoạch số 86/KH-UBND ngày 6/3/2026 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về việc tập trung đẩy mạnh tái cấu trúc thủ tục hành chính, nâng cao tỷ lệ thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình trên địa bàn thành phố Hà Nội.

2. Phân tích, đánh giá hiện trạng thực hiện thủ tục hành chính.

Các TTHC lĩnh vực Công chứng hiện đã được Bộ chuyên ngành quy định mức độ dịch vụ công trực tuyến toàn trình. Tuy nhiên, Danh mục thành phần hồ sơ hiện hành vẫn chưa nêu cụ thể các loại tài liệu điện tử hoặc thông điệp dữ liệu đáp ứng yêu cầu thay thế cho hồ sơ giấy nhằm hướng dẫn người dân thực hiện một cách thuận lợi. Việc chưa coi dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia và chuyên ngành là “đầu vào mặc định” dẫn đến tình trạng người dân vẫn phải đính kèm nhiều bản sao điện tử không cần thiết, gây lãng phí nguồn lực xã hội.

Hệ thống cung cấp dịch vụ công trực tuyến tiếp tục có thể cải thiện để nâng cao hiệu suất trong quá trình giải quyết TTHC cho công dân như: E-form mẫu đơn, công dân đăng nhập bằng số CCCD thì hệ thống tự điền các thông tin của người dân, doanh nghiệp, không phải thực hiện ký số khi đăng nhập qua VneID. Cán bộ hành chính có thể hoàn toàn thực hiện việc thẩm định, giải quyết hồ sơ ngay trên cổng dịch vụ công trực tuyến như Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện; Phiếu hướng dẫn, bổ sung hoàn thiện hồ sơ; Kết quả giải quyết mà không phải thực hiện qua tiếp hệ thống thứ ba, gây lãng phí thời gian, hiệu quả làm việc.

B. PHƯƠNG ÁN TÁI CẤU TRÚC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

1. Thủ tục : Sáp nhập Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh

1.1. Mã thủ tục: 1.013842

1.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

1.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh

1.4. Phí/lệ phí: Không

1.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
1.	Hợp đồng sáp nhập Văn phòng công chứng	x		Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Tổ chức không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối	- Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức sau: - Văn bản điện tử[1] - Bản sao điện tử có chứng thực[2]
2.	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 năm gần nhất đã được kiểm toán của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập	x	x	- Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.	giải quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực - Bản sao điện tử[3]

- Việc rà soát và quy định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin, giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương ứng; theo đó, không yêu cầu doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.

- Trong trường hợp thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối, chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

1.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

- Nội dung thực hiện: Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ, đồng thời đề nghị tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

+ Hệ thống: Tự động thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép, thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có).

+ Cơ quan chuyên môn: Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết.

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

- Nội dung thực hiện: Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho doanh nghiệp thông qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong trường hợp pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc trả kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

- Nội dung thực hiện: Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử của doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và tái sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của doanh nghiệp.

1.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt; không yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có trong các cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác thực; không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ sung, thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm bảo đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.

- Đối với các dữ liệu do hệ thống tự động khai thác, điền và xác thực từ các cơ sở dữ liệu dùng chung, cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn không chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu nguồn; trách nhiệm thuộc đơn vị quản lý cơ sở dữ liệu theo quy định.

2. Thủ tục : Cấp lại Giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng do bị mất, hỏng

2.1. Mã thủ tục: 1.013837

2.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp

2.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng

2.4. Phí/lệ phí: 500.000 đồng/hồ sơ

2.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan.

Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
1.	Đơn đề nghị cấp lại giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ lý do đề nghị cấp lại	x		Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung	Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng	Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử
2.	Bản chính giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng trong trường hợp giấy đăng ký hoạt động bị hỏng	x		Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Tổ chức không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối - Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.	- Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực

2.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

2.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

3. Thủ tục : Hợp nhất Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh

3.1. Mã thủ tục: 1.013839

3.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp, UBND cấp tỉnh

3.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh

3.4. Phí/lệ phí: Không quy định phí, lệ phí (QĐ 1859/QĐ-BTP)

3.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
1.	Hợp đồng hợp nhất Văn phòng công chứng	x		Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Tổ chức không phải nộp tài liệu này khi cơ	- Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực
2.	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 năm gần nhất đã được kiểm toán của các Văn phòng công chứng bị hợp nhất	x	x	sở dữ liệu đã được kết nối - Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.	quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực - Bản sao điện tử

3.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

3.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

4. Thủ tục : Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng

4.1. Mã thủ tục: 1.013836

4.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp

4.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng

4.4. Phí/lệ phí:

- Đối với trường hợp thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng do Văn phòng công chứng thay đổi tên, địa chỉ trụ sở, Trưởng Văn phòng công chứng thì được Sở Tư pháp cấp lại giấy đăng ký hoạt động, mức phí: 500.000 đồng

- Đối với trường hợp thay đổi nội dung đăng ký hoạt động khác thì Sở Tư pháp ghi nhận nội dung thay đổi vào giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, mức phí: 0 đồng

4.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
1.	Đơn đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định (Mẫu TP-CC-07 ban hành kèm theo Thông tư số 05/2025/TT- BTP)	x		Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung	Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng	Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử
2.	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh nội dung đề nghị thay đổi (Trường hợp bổ sung công chứng viên hợp danh thì phải có giấy tờ chứng minh đã nộp đủ số vốn góp theo thoả thuận và 02 ảnh 2cm x 3 cm của công chứng viên được bổ sung)	x	x	Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Tổ chức không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối - Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền. Tải file ảnh lên hệ thống (Ảnh định dạng jpg)	- Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực - Bản sao điện tử

4.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

4.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

5. Thủ tục : Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng hợp nhất

5.1. Mã thủ tục: 1.013840

5.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp

5.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng

5.4. Phí/lệ phí: 1.000.000 đồng/hồ sơ

5.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
1.	Đơn đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng hợp nhất theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định (Mẫu TP-CC-10 ban hành kèm theo Thông tư số 05/2025/TT-BTP)	x		Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung	Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng	Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử
2.	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử Giấy tờ chứng minh điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng hợp nhất theo quy định tại Điều 18 của Nghị định số 104/2025/NĐ-CP	x	x	Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Tổ chức không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối - Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.	- Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực - Bản sao điện tử
3.	Thẻ công chứng viên của các công chứng viên của Văn phòng công chứng hợp nhất	x				Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực

5.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

5.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

6. Thủ tục : Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận chuyển nhượng vốn góp

6.1. Mã thủ tục: 1.013848

6.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp

6.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng nhận chuyển nhượng vốn góp

6.4. Phí/lệ phí: Không

6.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
1.	Đơn đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận chuyển nhượng vốn góp theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định (Mẫu TP-CC-12 ban hành kèm theo Thông tư số 05/2025/TT-BTP)	x		Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung	Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng	Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử
2.	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng nhận chuyển nhượng vốn góp theo quy định tại Điều 18 của Nghị định số 104/2025/NĐ-CP	x	x	Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Tổ chức không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối - Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.	- Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực - Bản sao điện tử

- Trong trường hợp thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối, chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai

thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

6.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

6.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

7. Thủ tục : Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được bán

7.1. Mã thủ tục: 1.013853

7.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp

7.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng

7.4. Phí/lệ phí: Không

7.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
1.	Đơn đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định (Mẫu TP-CC-13 ban hành kèm theo Thông tư số 05/2025/TT-BTP)	x		Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung	Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng	Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử
2.	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng theo quy định tại Điều 18 của Nghị định số 104/2025/NĐ-CP	x	x	Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Tổ chức không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối - Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.	- Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực - Bản sao điện tử

7.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

7.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

8. Thủ tục : Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập

8.1. Mã thủ tục: 1.013843

8.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp

8.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng

8.4. Phí/lệ phí: 500.000 đồng/hồ sơ

8.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
1.	Đơn đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập theo do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định (Mẫu TP-CC-11 ban hành kèm theo Thông tư số 05/2025/TT-BTP)	x		Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung	Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng	Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử
2.	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh về điều kiện trụ sở của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập quy định tại Điều 18 của Nghị định số 104/2025/NĐ- CP ngày 15/5/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng	x	x	Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Tổ chức không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối - Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.	- Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực - Bản sao điện tử
3.	Thẻ công chứng viên của các công chứng viên của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập	x				Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực

8.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

8.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

9. Thủ tục : Thu hồi Thẻ công chứng viên

9.1. Mã thủ tục: 1.013832

9.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp

9.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức hành nghề công chứng

9.4. Phí/lệ phí: Không

9.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
1.	Đơn đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng và đề nghị cấp/cấp lại/thu hồi thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-07 ban hành kèm theo Thông tư số 05/2025/TT-BTP)	x		Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung	Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng	Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử
2	Quyết định miễn nhiệm công chứng viên/ Văn bản thông báo của Phòng công chứng / hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng hoặc hồ sơ chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng (tùy trường hợp thu hồi thẻ công chứng viên).	x		Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Tổ chức không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối - Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.	- Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực

9.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

9.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

10. Thủ tục : Bổ nhiệm công chứng viên

10.1. Mã thủ tục: 1013803

10.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp

10.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng, Phòng công chứng

10.4. Phí/lệ phí: Không

10.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
1.	Văn bản đề nghị bổ nhiệm công chứng viên (Mẫu TP-CC-02 ban hành kèm theo Thông tư số 11/2025/TT-BTP	x		Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung	Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng	Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử
2.	Giấy tờ chứng minh thời gian công tác pháp luật theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tư pháp; trường hợp người đề nghị bổ nhiệm thuộc đối tượng quy định tại khoản 5 và khoản 6 Điều 14 của Luật Công chứng thì phải có bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh đã miễn nhiệm, đã thu hồi chứng chỉ hành nghề hoặc không còn thuộc các trường hợp này (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử) Không yêu cầu người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 3 Điều này nộp bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi Sở Tư pháp khai thác được thông tin về giấy tờ này trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm. Trong thời hạn bổ nhiệm công chứng viên, Sở Tư pháp kiểm tra, tra cứu thông tin về giấy tờ chứng minh thời gian đóng bảo hiểm xã hội trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm. Trường hợp Sở Tư pháp không khai thác được thông tin hoặc thông tin khai thác được trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm không đầy đủ, không chính xác thì yêu cầu người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên hoàn thiện hồ sơ, nộp bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh thời gian đóng bảo hiểm xã hội.	x	x	Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Tổ chức không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối - Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền	- CSDL tổ chức hành nghê công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực
3	Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử)		x
4	Giấy khám sức khoẻ do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền cấp trong thời hạn 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử)	x	x

- Việc rà soát và quy định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin, giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.

- Trong trường hợp thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối, chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

10.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

- Nội dung thực hiện: Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ, đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

- Nội dung thực hiện: Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho công dân, doanh nghiệp thông qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong trường hợp pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc trả kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

- Nội dung thực hiện: Tự động cập nhật trạng thái hồ sơ là "hoàn thành" và lưu trữ kết quả giải quyết vào các cơ sở dữ liệu chuyên ngành cùng Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp. Việc này nhằm phục vụ cho việc tự động điền thông tin và tái sử dụng hồ sơ trong các lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo của công dân, doanh nghiệp.

10.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Cán bộ tiếp nhận và cán bộ chuyên môn xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC có trách nhiệm tuân thủ nghiêm quy trình điện tử đã được tái cấu trúc và phê duyệt; không yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có trong các cơ sở dữ liệu dùng chung hoặc đã được hệ thống tự động khai thác, xác thực; không phát sinh quy trình xử lý song song ngoài hệ thống; mọi yêu cầu bổ sung, thông báo, trả kết quả phải được thực hiện thống nhất trên Hệ thống nhằm bảo đảm minh bạch, truy vết và trách nhiệm giải trình.

11. Thủ tục : Bổ nhiệm lại công chứng viên

11.1. Mã thủ tục: 1013804

11.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

11.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng; Phòng công chứng

11.4. Phí/lệ phí: Không

11.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
1.	Văn bản đề nghị bổ nhiệm lại công chứng viên (Mẫu TP-CC-04 ban hành kèm theo Thông tư số 11/2025/TT-BTP)	x		Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E-Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung	Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng	Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử
2.	Các giấy tờ chứng minh đủ điều kiện bổ nhiệm lại quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 17 của Luật Công chứng (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm theo bản chính để đối chiếu hoặc bản sao điện tử).	x	x	Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Tổ chức không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối - Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền	- CSDL tổ chức hành nghê công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực

- Việc rà soát và quy định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin, giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.

- Trong trường hợp thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối, chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

11.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

- Nội dung thực hiện: Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ, đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

11.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

12. Thủ tục : Miễn nhiệm công chứng viên

12.1. Mã thủ tục: 1013805

12.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

12.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng Phòng công chứng

12.4. Phí/lệ phí: Không

12.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc:

Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố

Sau Tái cấu trúc

STT

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Phương thức cung cấp

Nguồn dữ liệu/ CSDL

Hình thức nộp

Văn bản đề nghị miễn nhiệm công chứng viên (Mẫu TP-CC-03 ban hành kèm theo Thông tư số 11/2025/TT-BTP)

Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E-Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung

Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng

Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử

- Việc rà soát và quy định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin, giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.

- Trong trường hợp thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối, chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

12.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

- Nội dung thực hiện: Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ, đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

12.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

13. Thủ tục : Công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài

13.1. Mã thủ tục: 1013806

13.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

13.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng

13.4. Phí/lệ phí: Không

13.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
1.	Văn bản đề nghị công nhận tương đương đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài (Mẫu TP-CC-01 ban hành kèm theo Thông tư số 11/2025/TTBTP)	x		Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung	Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng	Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử
2	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử văn bằng và kết quả đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài đã được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, được dịch ra tiếng Việt và bản dịch tiếng Việt phải được chứng thực chữ ký người dịch.	x	x	Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Tổ chức không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối - Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền	- CSDL tổ chức hành nghê công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực - Bản sao điện tử.

- Việc rà soát và quy định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin, giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.

- Trong trường hợp thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối, chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

13.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

- Nội dung thực hiện: Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ, đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

13.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

14. Thủ tục : Đăng ký tập sự hành nghề công chứng

14.1. Mã thủ tục: 1013807

14.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

14.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng Phòng công chứng

14.4. Phí/lệ phí: Không

14.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
1.	Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng Mẫu TP-TSCC-01a áp dụng đối với trường hợp tự liên hệ tập sự và được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự hoặc Mẫu TP-TSCC-01b áp dụng đối với trường hợp đã liên hệ tập sự và tổ chức hành nghề công chứng từ chối nhận tập sự ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT- BTP ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định về tập sự hành nghề công chứng.	x		Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung	Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng	Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử
2	Giấy chứng nhận tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài		x	Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Tổ chức không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối - Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền	- CSDL tổ chức hành nghê công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực

- Việc rà soát và quy định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin, giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.

- Trong trường hợp thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối, chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai

thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

14.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

- Nội dung thực hiện: Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ, đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

14.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

15. Thủ tục : Đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng

15.1. Mã thủ tục: 1013805

15.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

15.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng Phòng công chứng

15.4. Phí/lệ phí: Không

15.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
1.	Giấy đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-10 ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP)	x		Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung	Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng	Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử
2	Quyết định công nhận hoàn thành tập sự; (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử)	x	x	Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Tổ chức không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối - Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền	- CSDL tổ chức hành nghê công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực - Bản sao điện tử
3	Giấy tờ chứng minh đã nộp phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng. (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử)	x	x

- Việc rà soát và quy định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin, giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.

- Trong trường hợp thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối, chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

15.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

- Nội dung thực hiện: Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ, đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

15.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

16. Thủ tục : Đăng ký tập sự lại hành nghề công chứng sau khi chấm dứt tập sự hành nghề công chứng

16.1. Mã thủ tục: 1013808

16.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

16.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng Phòng công chứng

16.4. Phí/lệ phí: Không

16.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
1.	Giấy đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-01a hoặc Mẫu TP-TSCC-01b ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT- BTP)	x		Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung	Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng	Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử
2	Giấy chứng nhận tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài.		x	Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Tổ chức không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối - Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền	- CSDL tổ chức hành nghê công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực

- Việc rà soát và quy định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin, giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.

- Trong trường hợp thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối, chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

16.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

- Nội dung thực hiện: Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ, đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

16.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

17. Thủ tục : Thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công chứng này sang tổ chức hành nghề công chứng khác trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

17.1. Mã thủ tục: 1013810

17.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

17.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng Phòng công chứng

17.4. Phí/lệ phí: Không

17.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc:

Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố

Sau Tái cấu trúc

STT

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Phương thức cung cấp

Nguồn dữ liệu/ CSDL

Hình thức nộp

Giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-03 ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP).

Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung

Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng

Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử

- Việc rà soát và quy định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin, giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.

- Trong trường hợp thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối, chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

17.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

- Nội dung thực hiện: Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ, đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

17.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

18. Thủ tục : Thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương này sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác

18.1. Mã thủ tục: 1013812

18.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

18.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng Phòng công chứng

18.4. Phí/lệ phí: Không

18.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
*1. Đối với Sở Tư pháp nơi đã đăng ký tập sự*
1.	Giấy đề nghị thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-03 ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP).	x		Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung	Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng	Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử
*2. Đối với Sở Tư pháp nơi chuyển đến*
1.	Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng theo Mẫu TP-TSCC-01a hoặc Mẫu TP-TSCC-01b ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP.	x		Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E-Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung	Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng	Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử
2.	Giấy chứng nhận tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài.		x	Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Tổ chức không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối - Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền	- CSDL tổ chức hành nghê công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực
3.	Quyết định xoá đăng ký tập sự hành nghề công chứng của Sở Tư pháp nơi đã đăng ký tập sự theo Mẫu TP-TSCC-04 ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP.	x

- Việc rà soát và quy định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin, giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.

- Trong trường hợp thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối, chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

18.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

- Nội dung thực hiện: Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ, đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

18.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

19. Thủ tục : Công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng

19.1. Mã thủ tục: 3000444

19.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

19.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng Phòng công chứng

19.4. Phí/lệ phí: Không

19.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
1.	Văn bản đề nghị công nhận hoàn thành tập sự;	x		Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E-Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung	Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng	Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử
2	Báo cáo kết quả tập sự, Sổ nhật ký tập sự. (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử)	x	x	Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Tổ chức không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối - Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền	- CSDL tổ chức hành nghê công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực - Bản sao điện tử

- Việc rà soát và quy định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin, giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.

- Trong trường hợp thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối, chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

19.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

- Nội dung thực hiện: Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ, đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

19.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

20. Thủ tục : Cấp lại Thẻ công chứng viên

20.1. Mã thủ tục: 1013830

20.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

20.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng Phòng công chứng

20.4. Phí/lệ phí: Không

20.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
1.	Đơn đề nghị cấp lại thẻ công chứng viên theo Mẫu TP-CC-08 ban hành kèm theo Thông tư số 05/2025/TT-BTP.	x		Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E-Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung	Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng	Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử
2	02 ảnh chân dung cỡ 2cm x 3cm (ảnh chụp không quá 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ).	x		Cá nhân, tổ chức tải file lên hệ thống	- CSDL tổ chức hành nghê công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính	Ảnh định dạng jpg
3	Thẻ công chứng viên đang sử dụng (trong trường hợp thẻ bị hỏng).	x		Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Tổ chức không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối - Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền		Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực

- Việc rà soát và quy định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin, giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.

- Trong trường hợp thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối, chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

20.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

- Nội dung thực hiện: Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ, đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

20.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

21. Thủ tục: Thành lập Văn phòng công chứng

21.1. Mã thủ tục: 1013834

21.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

21.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng Phòng công chứng

21.4. Phí/lệ phí: Không

21.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
1.	Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng	x		Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung	Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng	Đơn đề nghị dưới dạng E- Form điện tử
2	Đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện đề án thành lập Văn phòng công chứng; giá trị và tỷ lệ góp vốn, xác định thời hạn góp vốn trước ngày Văn phòng công chứng nộp hồ sơ đăng ký hoạt động đối với Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh; thông tin về vốn đầu tư của Trưởng Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân	x		Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Tổ chức không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối - Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền	Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực
3	Quyết định bổ nhiệm của các công chứng viên hợp danh dự kiến và dự thảo Điều lệ Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh; quyết định bổ nhiệm của công chứng viên dự kiến làm Trưởng Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân	x	x
4	Giấy tờ chứng minh đã hành nghề công chứng từ đủ 02 năm trở lên đối với công chứng viên dự kiến làm Trưởng Văn phòng công chứng. (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử).	x	x

- Việc rà soát và quy định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin, giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.

- Trong trường hợp thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối, chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

21.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

- Nội dung thực hiện: Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ, đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

21.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

22. Thủ tục : Chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của toàn bộ thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng

22.1. Mã thủ tục: 1013846

22.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

22.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng Phòng công chứng

22.4. Phí/lệ phí: Không

22.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
1.	Hợp đồng chuyển nhượng vốn góp, trong đó có nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng nơi các công chứng viên hợp danh chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp đang hành nghề (sau đây gọi là Văn phòng công chứng chuyển nhượng vốn góp); tên, số quyết định bổ nhiệm của công chứng viên hợp danh chuyển nhượng, nhận chuyển nhượng vốn góp; giá chuyển nhượng và phương thức thanh toán; việc bàn giao Văn phòng công chứng chuyển nhượng vốn góp; số lượng, phân loại hồ sơ công chứng, tài sản hiện có của Văn phòng công chứng chuyển nhượng vốn góp; quyền, nghĩa vụ của các bên, trong đó nêu rõ việc kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, tiếp nhận yêu cầu công chứng đang thực hiện và hồ sơ của Văn phòng công chứng chuyển nhượng vốn góp; Hợp đồng chuyển nhượng vốn góp phải có chữ ký của tất cả công chứng viên chuyển nhượng vốn góp và công chứng viên nhận chuyển nhượng vốn góp.	x		Tổ chức tải file lên hệ thống	- CSDL tổ chức hành nghê công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực
2	Kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 năm gần nhất đã được kiểm toán của Văn phòng công chứng chuyển nhượng vốn góp. (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử).	x	x
3	Quyết định bổ nhiệm của các công chứng viên nhận chuyển nhượng vốn góp; giấy tờ chứng minh công chứng viên nhận chuyển nhượng vốn góp đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 30 của Luật Công chứng.		x

- Việc rà soát và quy định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin, giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.

- Trong trường hợp thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối, chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

22.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

- Nội dung thực hiện: Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ, đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

22.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

23. Thủ tục : Cấp thẻ công chứng viên

23.1. Mã thủ tục: 1.013859

23.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp

23.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức hành nghề công chứng

23.4. Phí/lệ phí: 100.000 đồng/hồ sơ

23.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
*1. Đối với công chứng viên của Phòng công chứng*
1.	Đơn đề nghị cấp thẻ công chứng viên (theo Mẫu TP- CC-05 ban hành kèm theo Thông tư số 05/2025/TT- BTP)	x		Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung	Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng	Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử
2.	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử Quyết định bổ nhiệm hoặc bổ nhiệm lại công chứng viên	x	x	Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Tổ chức không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối - Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.	- Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực - Bản sao điện tử
3.	02 ảnh 2cm x 3cm của mỗi công chứng viên (ảnh chụp không quá 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ)	x		Cá nhân tải file lên hệ thống		Ảnh định dạng jpg
4.	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử Giấy tờ chứng minh công chứng viên là hội viên Hội công chứng viên tại địa phương	x	x	Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Tổ chức không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối - Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.		Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực - Bản sao điện tử
2. Đối với công chứng viên của Văn phòng công chứng, hồ sơ đề nghị cấp thẻ được bao gồm trong hồ sơ đề nghị đăng ký hoạt động hoặc hồ sơ đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động trong trường hợp bổ sung công chứng viên theo quy định tại Điều 20 và Điều 21 của Nghị định số 104/2025.NĐ-CP
1.	Đơn đề nghị đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng và đề nghị cấp thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-06 ban hành kèm theo Thông tư số 05/2025/TT-BTP)	x		Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung;	Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng	Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử
2.	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng	x	x	Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Tổ chức không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối - Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.	- Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực - Bản sao điện tử
3.	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh công chứng viên hợp danh đã góp vốn theo quy định của Luật Doanh nghiệp đối với Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh; giấy tờ chứng minh về vốn đầu tư của Trưởng Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân; hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm của công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động (nếu có)	x	x
4.	02 ảnh 2cm x 3cm của mỗi công chứng viên	x		Cá nhân tải file lên hệ thống		Ảnh định dạng jpg

23.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

23.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

24. Thủ tục : Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

24.1. Mã thủ tục: 1.013835

24.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp

24.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng

24.4. Phí/lệ phí: 1.000.000 đồng/hồ sơ

24.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
1.	Đơn đề nghị đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng và đề nghị cấp thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-06 ban hành kèm theo Thông tư số 05/2025/TT- BTP)	x		Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung	- Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp - Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng	Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử
2.	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng	x	x	Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Tổ chức không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối - Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền.	- Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực - Bản sao điện tử
3.	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh công chứng viên hợp danh đã góp vốn theo quy định của Luật Doanh nghiệp đối với Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh; giấy tờ chứng minh về vốn đầu tư của Trưởng Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân; hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm của công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động (nếu có)	x	x
4.	02 ảnh 2cm x 3cm của mỗi công chứng viên	x		Cá nhân tải file lên hệ thống		Ảnh định dạng jpg

24.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

24.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

25. Thủ tục : Chấm dứt tập sự hành nghề công chứng

25.1. Mã thủ tục: 1.013816

25.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp

25.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Tổ chức hành nghề công chứng

25.4. Phí/lệ phí: Không

25.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc:

Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố

Sau Tái cấu trúc

STT

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

Phương thức cung cấp

Nguồn dữ liệu/ CSDL

Hình thức nộp

Báo cáo bằng văn bản của tổ chức hành nghề công chứng về việc chấm dứt tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-05 ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP)

Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung

Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng

Đơn đề nghị dưới dạng E- Form điện tử

25.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

25.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

26. Thủ tục : Công nhận Điều lệ của Văn phòng công chứng được thành lập trước ngày 01/7/2025

26.1. Mã thủ tục: 1.013856

26.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp

26.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng

26.4. Phí/lệ phí: Không

26.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
1.	Văn bản thông báo	x		Tổ chức tải file lên hệ thống	- CSDL tổ chức hành nghê công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực
2.	Dự thảo Điều lệ Văn phòng công chứng (gồm các nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng; họ và tên, địa chỉ liên lạc của các công chứng viên hợp danh; tổng vốn điều lệ, tài sản góp vốn, giá trị và tỷ lệ góp vốn của các công chứng viên hợp danh; quyền và nghĩa vụ của các công chứng viên hợp danh; cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng, quyền và nghĩa vụ của Trưởng Văn phòng công chứng và các công chứng viên hợp danh còn lại; nguyên tắc trả lương, thu nhập; nguyên tắc giải quyết tranh chấp; thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ)	x		Tổ chức tải file lên hệ thống

- Việc rà soát và quy định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin, giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.

- Trong trường hợp thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối, chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

26.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

- Nội dung thực hiện: Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ, đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

26.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

27. Thủ tục : Chuyển đổi Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân thành Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh

27.1. Mã thủ tục: 1.013849

27.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

27.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân

27.4. Phí/lệ phí: Không

27.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
1.	Đơn đề nghị chuyển đổi Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ việc đáp ứng các điều kiện chuyển đổi quy định tại khoản 3 Điều 17 Nghị định số 104/2025/NĐ- CP ngày 15/5/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng	x		Tổ chức tải file lên hệ thống	- CSDL tổ chức hành nghê công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực
2.	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử Quyết định bổ nhiệm của các công chứng viên hợp danh dự kiến của Văn phòng công chứng chuyển đổi; giấy tờ chứng minh đã hành nghề công chứng từ đủ 02 năm trở lên đối với công chứng viên dự kiến làm Trưởng Văn phòng công chứng chuyển đổi	x	x
3.	Dự thảo Điều lệ của Văn phòng công chứng chuyển đổi	x
4.	Văn bản cam kết, thỏa thuận theo quy định tại khoản 3 Điều 17 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP	x

- Việc rà soát và quy định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin, giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.

- Trong trường hợp thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối, chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

27.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

- Nội dung thực hiện: Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ, đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

27.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

28. Thủ tục : Bán Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân

28.1. Mã thủ tục: 1.013852

28.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

28.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân

28.4. Phí/lệ phí: Không

28.5. Rà soát, đánh giá

Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể:

Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố				Sau Tái cấu trúc
STT	Thành phần hồ sơ	Bản chính	Bản sao	Phương thức cung cấp	Nguồn dữ liệu/ CSDL	Hình thức nộp
1.	Hợp đồng bán Văn phòng công chứng, trong đó có các nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng; tên, số quyết định bổ nhiệm của Trưởng Văn phòng công chứng và công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có); tên, số quyết định bổ nhiệm của công chứng viên mua Văn phòng công chứng; giá bán, phương thức thanh toán; việc bàn giao Văn phòng công chứng; số lượng, phân loại hồ sơ công chứng, tài sản hiện có của Văn phòng công chứng; quyền, nghĩa vụ của các bên, trong đó nêu rõ việc kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, tiếp nhận yêu cầu công chứng đang thực hiện và hồ sơ của Văn phòng công chứng	x		Tổ chức tải file lên hệ thống	- CSDL tổ chức hành nghê công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính	Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực
2.	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 năm gần nhất đã được kiểm toán của Văn phòng công chứng được bán	x	x
3.	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử Quyết định bổ nhiệm của công chứng viên mua Văn phòng công chứng; giấy tờ chứng minh công chứng viên mua Văn phòng công chứng đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 31 của Luật Công chứng	x	x

- Việc rà soát và quy định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin, giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương ứng; theo đó, không yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào.

- Trong trường hợp thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối, chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

28.6. Quy trình thực hiện

a) Lưu đồ

b) Mô tả chi tiết

Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân/doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng.

Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến

- Người thực hiện: Tổ chức

- Nội dung thực hiện: Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

- Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ.

- Nội dung thực hiện: Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, cán bộ phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ, đồng thời đề nghị cá nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật.

Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn.

- Nội dung thực hiện:

Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC

- Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố.

Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái sử dụng dữ liệu

- Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

28.7. Nguyên tắc tác nghiệp của cán bộ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC

C. ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG

1. Tác động đối với người dân

Giảm thiểu tuyệt đối nhu cầu đi lại, chờ đợi tại cơ quan hành chính. Công dân có thể thực hiện thủ tục 24/7, mọi lúc, mọi nơi thông qua môi trường mạng. Việc tái sử dụng dữ liệu (theo nguyên tắc "một lần khai báo") giúp rút ngắn đáng kể thời gian chuẩn bị hồ sơ.

Toàn bộ quy trình được thực hiện trên môi trường điện tử duy nhất (Cổng DVC Quốc gia), cho phép công dân theo dõi trạng thái hồ sơ theo thời gian thực, nâng cao tính minh bạch, giảm thiểu rủi ro hồ sơ bị thất lạc hoặc chậm trễ.

Việc trả kết quả điện tử (qua Kho dữ liệu cá nhân/Hệ thống thông tin giải quyết TTHC) giúp công dân được sở hữu kết quả giải quyết TTHC dưới dạng dữ liệu số có giá trị pháp lý, phục vụ cho các giao dịch điện tử tiếp theo.

2. Tác động đối với cơ quan có thẩm quyền giải quyết

Cán bộ và Lãnh đạo cơ quan chuyên môn thực hiện toàn bộ quy trình từ soạn thảo, thẩm định đến phê duyệt kết quả giải quyết TTHC trực tiếp trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.

Các biểu mẫu điện tử (Phiếu bổ sung, Thông báo) và Kết quả giải quyết TTHC được hoàn thiện theo mẫu chuẩn có sẵn trên Hệ thống. Việc ký số điện tử trực tiếp trên Hệ thống và tự động chuyển sang Bộ phận Văn thư điện tử giảm thiểu lỗi thủ công, tăng tính thống nhất và rút ngắn quy trình phê duyệt nội bộ.

3. Tác động đối với bộ phận một cửa

Chi nhánh được giảm tải đáng kể khối lượng công việc đón tiếp trực tiếp tại quầy, chuyển trọng tâm sang hỗ trợ từ xa và chuyên sâu vào việc tiếp nhận hồ sơ trực tuyến, qua đó tăng năng suất tiếp nhận và xử lý hồ sơ trên mỗi cán bộ.

Chi nhánh có khả năng kiểm soát chi tiết, toàn diện quy trình và kết quả giải quyết TTHC, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ công và khả năng giải quyết các vướng mắc, khiếu nại của Công dân.

4. Chi phí tuân thủ thủ tục hành chính

Việc thực hiện giao dịch điện tử toàn trình giúp giảm gánh nặng chi phí tuân thủ thông qua việc cắt bỏ các thành phần hồ sơ thừa và tăng cường tái sử dụng dữ liệu số, giúp người dân và doanh nghiệp tiết kiệm tối đa các khoản chi trực tiếp cho in ấn, đi lại mà còn giảm thiểu đáng kể chi phí cơ hội về thời gian chờ đợi.

STT	Tên thủ tục hành chính	Chi phí tuân thủ trước tái cấu trúc (đồng)	Chi phí tuân thủ sau tái cấu trúc (đồng)
1	Sáp nhập Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh	8,700,000	2,310,000
2	Cấp lại Giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng do bị mất, hỏng	14,470,000	7,310,000
3	Hợp nhất Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh	8,700,000	2,310,000
4	Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng	137,465,000	69,445,000
5	Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng hợp nhất	20,240,000	13,080,000
6	Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận chuyển nhượng vốn góp	9,470,000	2,310,000
7	Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được bán	9,470,000	2,310,000
8	Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập	15,240,000	8,080,000
9	Thu hồi Thẻ công chứng viên	8,700,000	1,540,000
10	Bổ nhiệm công chứng viên	10.240.000	1.540.000
11	Bổ nhiệm lại công chứng viên	9.470.000	1.540.000
12	Miễn nhiệm công chứng viên	8.700.000	1.540.000
13	Công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài	9.470.000	1.540.000
14	Đăng ký tập sự hành nghề công chứng	9.470.000	1.540.000
15	Đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng	10.240.000	1.540.000
16	Đăng ký tập sự lại hành nghề công chứng sau khi chấm dứt tập sự hành nghề công chứng	9.470.000	1.540.000
17	Thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công chứng này sang tổ chức hành nghề công chứng khác trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương	8.700.000	1.540.000
18	Thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương này sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác	10,240,000	3,080,000
19	Công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng	8.700.000	1.540.000
20	Cấp lại Thẻ công chứng viên	10,240,000	1,540,000
21	Thành lập Văn phòng công chứng	11,010,000	3,080,000
22	Chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của toàn bộ thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng	10,240,000	3,080,000
23	Cấp thẻ công chứng viên	12,010,000	4,850,000
24	Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng	21,010,000	13,850,000
25	Chấm dứt tập sự hành nghề công chứng	8,700,000	1,540,000
26	Công nhận Điều lệ của Văn phòng công chứng được thành lập trước ngày 01/7/2025	67,860,000	12,012,000
27	Chuyển đổi Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân thành Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh	10,240,000	3,850,000
28	Bán Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân	9,470,000	3,080,000
Tổng cộng		394,005,000	155,577,000
Chi phí tiết kiệm được sau tái cấu trúc		238,428,000 (Tiết kiệm 60,51%)

* Chi tiết tại Phụ lục III

D. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố:

Trung tâm phục vụ hành chính công Thành phố chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp và các cơ quan, đơn vị liên quan thực hiện điện tử hóa các mẫu đơn, tờ khai hành chính.

Đánh giá việc cải thiện chất lượng dịch vụ công trực tuyến theo quy định tại Điều 29 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2023 của Văn phòng Chính phủ.

Tổ chức tuyên truyền, phổ biến và hướng dẫn người dân, doanh nghiệp thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ trực tuyến toàn trình; đảm bảo không đặt ra thêm bất kỳ yêu cầu, điều kiện nào khác biệt so với hồ sơ giấy (ngoài các quy định của pháp luật).

2. Sở Tư pháp:

Phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố và đơn vị phát triển hệ thống để hoàn thiện quy trình điện tử và biểu mẫu điện tử.

Tổ chức thụ lý hồ sơ trực tuyến toàn trình; đảm bảo không đặt ra thêm bất kỳ yêu cầu, điều kiện nào khác biệt so với hồ sơ giấy (ngoài các quy định của pháp luật).

Thực hiện giải quyết và trả kết quả theo đúng quy trình điện tử đã được phê duyệt; tuân thủ nghiêm ngặt quy định của phương án tái cấu trúc.

3. Sở Khoa học và Công nghệ:

Chủ trì, phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố, Sở Tư pháp hoàn thành việc tích hợp, kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành liên quan.

4. Các cơ quan, đơn vị có liên quan khác:

Có trách nhiệm công nhận, khai thác và sử dụng kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử (bản điện tử) được thực hiện theo phương án này trong các giao dịch hành chính tiếp theo, đảm bảo tính đồng bộ và hiệu quả.

PHỤ LỤC III

BẢNG TÍNH TOÁN CHI PHÍ TUÂN THỦ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
(Kèm theo Quyết định số 656/QĐ-TTPVHCC ngày 11 tháng 5 năm 2026 của Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố)

1. Thủ tục : Sáp nhập Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh - Mã thủ tục: 1.013842

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		2	77,000	1	77,000
1	Hợp đồng sáp nhập Văn phòng công chứng	1	77,000	1	77,000
2	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 năm gần nhất đã được kiểm toán của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập	1	77,000	1	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	0	0	0
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		870,000 ₫		231,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		8,700,000 ₫		2,310,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		6,390,000 ₫
		(Tiết kiệm: 73,45%)

2. Thủ tục : Cấp lại Giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng do bị mất, hỏng - Mã thủ tục: 1.013837

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		3	77,000	1	77,000
1	Đơn đề nghị cấp lại giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ lý do đề nghị cấp lại	2	77,000	1	77,000
2	Bản chính giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng trong trường hợp giấy đăng ký hoạt động bị hỏng	1	77,000	1	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	500,000	0	500,000
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		1,447,000 ₫		731,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		14,470,000 ₫		7,310,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		7,160,000 ₫
		(Tiết kiệm: 49,48%)

3. Thủ tục : Hợp nhất Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh - Mã thủ tục: 1.013839

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		2	77,000	1	77,000
1	Hợp đồng hợp nhất Văn phòng công chứng	1	77,000	1	77,000
2	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 năm gần nhất đã được kiểm toán của các Văn phòng công chứng bị hợp nhất	1	77,000	1	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	0	0	0
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		870,000 ₫		231,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		8,700,000 ₫		2,310,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		6,390,000 ₫
		(Tiết kiệm: 73,45%)

4. Thủ tục : Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng - Mã thủ tục: 1.013836

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		3	77,000	1	77,000
1	Đơn đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định	2	77,000	1	77,000
2	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh nội dung đề nghị thay đổi	1	77,000	0	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	500,000	0	500,000
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		1,447,000 ₫		731,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		95		95
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		137,465,000 ₫		69,445,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		68,020,000 ₫
		(Tiết kiệm: 49,48%)

5. Thủ tục : Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng hợp nhất - Mã thủ tục: 1.013840

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		4	77,000	3	77,000
1	Đơn đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng hợp nhất theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định	2	77,000	1	77,000
2	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử Giấy tờ chứng minh điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng hợp nhất	1	77,000	1	77,000
3	Thẻ công chứng viên của các công chứng viên của Văn phòng công chứng hợp nhất	1	77,000	1	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	1,000,000	0	1,000,000
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		2,024,000 ₫		1,308,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		20,240,000 ₫		13,080,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		7,160,000 ₫
		(Tiết kiệm: 35,37%)

6. Thủ tục : Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận chuyển nhượng vốn góp - Mã thủ tục: 1.013848

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		3	77,000	1	77,000
1	Đơn đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận chuyển nhượng vốn góp	2	77,000	1	77,000
2	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng nhận chuyển nhượng vốn góp	1	77,000	1	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	0	0	0
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		947,000 ₫		231,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		9,470,000 ₫		2,310,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		7,160,000 ₫
		(Tiết kiệm: 75,6%)

7. Thủ tục : Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được bán - Mã thủ tục: 1.013853

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		3	77,000	1	77,000
1	Đơn đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng	2	77,000	1	77,000
2	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng	1	77,000	0	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	0	0	0
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		947,000 ₫		231,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		9,470,000 ₫		2,310,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		7,160,000 ₫
		(Tiết kiệm: 75,6%)

8. Thủ tục : Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập - Mã thủ tục: 1.013843

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		4	77,000	3	77,000
1	Đơn đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập	2	77,000	1	77,000
2	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh về điều kiện trụ sở của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập	1	77,000	1	77,000
3	Thẻ công chứng viên của các công chứng viên của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập	1	77,000	1	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	500,000	0	500,000
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		1,524,000 ₫		808,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		15,240,000 ₫		8,080,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		7,160,000 ₫
		(Tiết kiệm: 46,98%)

9. Thủ tục : Thu hồi Thẻ công chứng viên - Mã thủ tục: 1.013832

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		2	77,000	1	77,000
1	Đơn đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng và đề nghị cấp/cấp lại/thu hồi thẻ công chứng viên	2	77,000	1	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	0	0	0
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		870,000 ₫		154,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		8,700,000 ₫		1,540,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		7,160,000 ₫
		(Tiết kiệm: 82,3%)

10. Thủ tục: Bổ nhiệm công chứng viên - Mã thủ tục: 1.013803

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		4	77,000	1	77,000
1	Văn bản đề nghị bổ nhiệm công chứng viên (Mẫu TP-CC- 02 ban hành kèm theo Thông tư số 11/2025/TT-BTP	1	77,000	1	77,000
2	Giấy tờ chứng minh thời gian công tác pháp luật theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tư pháp; trường hợp người đề nghị bổ nhiệm thuộc đối tượng quy định tại khoản 5 và khoản 6 Điều 14 của Luật Công chứng thì phải có bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh đã miễn nhiệm, đã thu hồi chứng chỉ hành nghề hoặc không còn thuộc các trường hợp này (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử) Không yêu cầu người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 3 Điều này nộp bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi Sở Tư pháp khai thác được thông tin về giấy tờ này trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm. Trong thời hạn bổ nhiệm công chứng viên, Sở Tư pháp kiểm tra, tra cứu thông tin về giấy tờ chứng minh thời gian đóng bảo hiểm xã hội trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm. Trường hợp Sở Tư pháp không khai thác	1	77,000	0	77,000
3	Giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử)	1	77,000	0	77,000
4	Giấy khám sức khoẻ do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thẩm quyền cấp trong thời hạn 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử)	1	77,000	0	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	0	0	0
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		1,024,000 ₫		154,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		10,240,000 ₫		1,540,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		8,700,000 ₫
		(Tiết kiệm: 84,96%)

11. Thủ tục : Bổ nhiệm lại công chứng viên - Mã thủ tục: 1.013804

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		3	77,000	1	77,000
1	Văn bản đề nghị bổ nhiệm lại công chứng viên (Mẫu TP- CC-04 ban hành kèm theo Thông tư số 11/2025/TT-BTP)	2	77,000	1	77,000
2	Các giấy tờ chứng minh đủ điều kiện bổ nhiệm lại quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 17 của Luật Công chứng (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm theo bản chính để đối chiếu hoặc bản sao điện tử).	1	77,000	0	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	0	0	0
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		947,000 ₫		154,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		9,470,000 ₫		1,540,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		7,930,000 ₫
		(Tiết kiệm: 83,74%)

12. Thủ tục : Miễn nhiệm công chứng viên - Mã thủ tục: 1.013805

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		2	77,000	1	77,000
1	Văn bản đề nghị miễn nhiệm công chứng viên (Mẫu TP- CC-03 ban hành kèm theo Thông tư số 11/2025/TT-BTP)	2	77,000	1	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	0	0	0
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		870,000 ₫		154,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		8,700,000 ₫		1,540,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		7,160,000 ₫
		(Tiết kiệm: 82,3%)

13. Thủ tục Công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài - Mã thủ tục: 1.013806

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		3	77,000	1	77,000
1	Văn bản đề nghị công nhận tương đương đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài (Mẫu TP-CC-01 ban hành kèm theo Thông tư số 11/2025/TTBTP).	2	77,000	1	77,000
2	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử văn bằng và kết quả đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài đã được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, được dịch ra tiếng Việt và bản dịch tiếng Việt phải được chứng thực chữ ký người dịch.	1	77,000	0	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	0	0	0
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		947,000 ₫		154,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		9,470,000 ₫		1,540,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		7,930,000 ₫
		(Tiết kiệm: 83,74%)

14. Thủ tục : Đăng ký tập sự hành nghề công chứng - Mã thủ tục: 1.013807

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		3	77,000	1	77,000
1	- Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng theo Mẫu TP-TSCC-01a áp dụng đối với trường hợp tự liên hệ tập sự và được tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự hoặc Mẫu TP- TSCC-01b áp dụng đối với trường hợp đã liên hệ tập sự và tổ chức hành nghề công chứng từ chối nhận tập sự ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP ngày 15/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định về tập sự hành nghề công chứng.	2	77,000	1	77,000
2	- Giấy chứng nhận tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài	1	77,000	0	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	0	0	0
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		947,000 ₫		154,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		9,470,000 ₫		1,540,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		7,930,000 ₫
		(Tiết kiệm: 83,74%)

15. Thủ tục : Đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng - Mã thủ tục: 1.013818

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		4	77,000	1	77,000
1	Giấy đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP-TSCC-10 ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP);	2	77,000	1	77,000
2	Quyết định công nhận hoàn thành tập sự; (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử)	1	77,000	0	77,000
3	Giấy tờ chứng minh đã nộp phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng. (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử)	1	77,000	0	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	0	0	0
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		1,024,000 ₫		154,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		10,240,000 ₫		1,540,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		8,700,000 ₫
		(Tiết kiệm: 84,96%)

16. Thủ tục : Đăng ký tập sự lại hành nghề công chứng sau khi chấm dứt tập sự hành nghề công chứng - Mã thủ tục: 1.013808

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		3	77,000	1	77,000
1	Giấy đăng ký tập sự hành nghề công chứng (Mẫu TP- TSCC-01a hoặc Mẫu TP-TSCC-01b ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP)	2	77,000	1	77,000
2	Giấy chứng nhận tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài.	1	77,000	0	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	0	0	0
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		947,000 ₫		154,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		9,470,000 ₫		1,540,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		7,930,000 ₫
		(Tiết kiệm: 83,74%)

17. Thủ tục : Thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công chứng này sang tổ chức hành nghề công chứng khác trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương - Mã thủ tục: 1.013810

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		2	77,000	1	77,000
1	Văn bản đề nghị miễn nhiệm công chứng viên (Mẫu TP- CC-03 ban hành kèm theo Thông tư số 11/2025/TT-BTP)	2	77,000	1	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	0	0	0
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		870,000 ₫		154,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		8,700,000 ₫		1,540,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		7,160,000 ₫
		(Tiết kiệm: 82,3%)

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		4	77,000	1	77,000
1	Giấy đề nghị đăng ký tập sự hành nghề công chứng theo Mẫu TP-TSCC-01a hoặc Mẫu TP-TSCC-01b ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP.	2	77,000	1	77,000
2	Giấy chứng nhận tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng hoặc quyết định công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài.	1	77,000	1	77,000
3	Quyết định xoá đăng ký tập sự hành nghề công chứng của Sở Tư pháp nơi đã đăng ký tập sự theo Mẫu TP-TSCC-04 ban hành kèm theo Thông tư số 06/2025/TT-BTP.	1	77,000	1	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	0	0	0
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		1,024,000 ₫		308,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		10,240,000 ₫		3,080,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		7,160,000 ₫
		(Tiết kiệm: 69,92%)

19. Thủ tục : Công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng - Mã thủ tục: 3.000444

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		3	77,000	2	77,000
1	Văn bản đề nghị công nhận hoàn thành tập sự;	2	77,000	1	77,000
2	Báo cáo kết quả tập sự, Sổ nhật ký tập sự. (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử)	1	0	1	0
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	0	0	0
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		870,000 ₫		154,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		8,700,000 ₫		1,540,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		7,160,000 ₫
		(Tiết kiệm: 83,74%)

20. Thủ tục : Cấp lại Thẻ công chứng viên - Mã thủ tục: 1.013830

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		4	77,000	1	77,000
1	Đơn đề nghị cấp lại thẻ công chứng viên theo Mẫu TP- CC-08 ban hành kèm theo Thông tư số 05/2025/TT- BTP.	2	77,000	1	77,000
2	Thẻ công chứng viên đang sử dụng (trong trường hợp thẻ bị hỏng).	1	77,000	0	77,000
3	02 ảnh chân dung cỡ 2cm x 3cm (ảnh chụp không quá 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ).	1	0	0	0
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	0	0	0
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		1,024,000 ₫		154,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		10,240,000 ₫		1,540,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		8,700,000 ₫
		(Tiết kiệm: 84,96%)

21. Thủ tục: Thành lập Văn phòng công chứng - Mã thủ tục: 1013834

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		5	77,000	1	77,000
1	Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng	2	77,000	1	77,000
2	Đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện đề án thành lập Văn phòng công chứng; giá trị và tỷ lệ góp vốn, xác định thời hạn góp vốn trước ngày Văn phòng công chứng nộp hồ sơ đăng ký hoạt động đối với Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh; thông tin về vốn đầu tư của Trưởng Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân;	1	0	1	0
3	Quyết định bổ nhiệm của các công chứng viên hợp danh dự kiến và dự thảo Điều lệ Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh; quyết định bổ nhiệm của công chứng viên dự kiến làm Trưởng Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân;	1	77,000	1	77,000
4	Giấy tờ chứng minh đã hành nghề công chứng từ đủ 02 năm trở lên đối với công chứng viên dự kiến làm Trưởng Văn phòng công chứng. (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử).	1	77,000	0	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	0	0	0
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		1,101,000 ₫		308,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		11,010,000 ₫		3,080,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		7,930,000 ₫
		(Tiết kiệm: 72,03%)

22. Thủ tục : Chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của toàn bộ thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng - Mã thủ tục: 1013846

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		4	77,000	3	77,000
1	Hợp đồng chuyển nhượng vốn góp, trong đó có nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng nơi các công chứng viên hợp danh chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp đang hành nghề (sau đây gọi là Văn phòng công chứng chuyển nhượng vốn góp); tên, số quyết định bổ nhiệm của công chứng viên hợp danh chuyển nhượng, nhận chuyển nhượng vốn góp; giá chuyển nhượng và phương thức thanh toán; việc bàn giao Văn phòng công chứng chuyển nhượng vốn góp; số lượng, phân loại hồ sơ công chứng, tài sản hiện có của Văn phòng công chứng chuyển nhượng vốn góp; quyền, nghĩa vụ của các bên, trong đó nêu rõ việc kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, tiếp nhận yêu cầu công chứng đang thực hiện và hồ sơ của Văn phòng công chứng chuyển nhượng vốn góp; Hợp đồng chuyển nhượng vốn góp phải có chữ ký của tất cả công chứng viên chuyển nhượng vốn góp và công chứng viên nhận chuyển nhượng vốn góp.	2	77,000	1	77,000
2	Kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 năm gần nhất đã được kiểm toán của Văn phòng công chứng chuyển nhượng vốn góp. (Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử).	1	77,000	1	77,000
3	Quyết định bổ nhiệm của các công chứng viên nhận chuyển nhượng vốn góp; giấy tờ chứng minh công chứng viên nhận chuyển nhượng vốn góp đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 30 của Luật Công chứng.	1	77,000	1	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	0	0	0
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		1,024,000 ₫		308,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		10,240,000 ₫		3,080,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		7,160,000 ₫
		(Tiết kiệm: 69,92%)

23. Thủ tục : Cấp thẻ công chứng viên - Mã thủ tục: 1.013859

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		5	77,000	4	77,000
1	Đơn đề nghị cấp thẻ công chứng viên	2	77,000	1	77,000
2	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử Quyết định bổ nhiệm hoặc bổ nhiệm lại công chứng viên	1	77,000	1	77,000
3	02 ảnh 2cm x 3cm của mỗi công chứng viên (ảnh chụp không quá 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ)	1	77,000	1	77,000
4	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử Giấy tờ chứng minh công chứng viên là hội viên Hội công chứng viên tại địa phương	1	77,000	1	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	100,000	0	100,000
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		1,201,000 ₫		485,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		12,010,000 ₫		4,850,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		7,160,000 ₫
		(Tiết kiệm: 59,62%)

24. Thủ tục : Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng - Mã thủ tục: 1.013835

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		5	77,000	4	77,000
1	Đơn đề nghị đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng và đề nghị cấp thẻ công chứng viên	2	77,000	1	77,000
2	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng	1	77,000	1	77,000
3	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử giấy tờ chứng minh công chứng viên hợp danh đã góp vốn theo quy định của Luật Doanh nghiệp đối với Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh; giấy tờ chứng minh về vốn đầu tư của Trưởng Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân; hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm của công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động (nếu có)	1	77,000	1	77,000
4	02 ảnh 2cm x 3cm của mỗi công chứng viên	1	77,000	1	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	1,000,000	0	1,000,000
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		2,101,000 ₫		1,385,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		21,010,000 ₫		13,850,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		7,160,000 ₫
		(Tiết kiệm: 34,1%)

25. Thủ tục : Chấm dứt tập sự hành nghề công chứng - Mã thủ tục: 1.013816

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		2	77,000	1	77,000
1	Báo cáo bằng văn bản của tổ chức hành nghề công chứng về việc chấm dứt tập sự hành nghề công chứng	2	77,000	1	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	0	0	0
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		870,000 ₫		154,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		8,700,000 ₫		1,540,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		7,160,000 ₫
		(Tiết kiệm: 82,3%)

26. Thủ tục : Công nhận Điều lệ của Văn phòng công chứng được thành lập trước ngày 01/7/2025 - Mã thủ tục: 1.013856

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		2	77,000	1	77,000
1	Văn bản thông báo	1	77,000	1	77,000
2	Dự thảo Điều lệ Văn phòng công chứng (gồm các nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng; họ và tên, địa chỉ liên lạc của các công chứng viên hợp danh; tổng vốn điều lệ, tài sản góp vốn, giá trị và tỷ lệ góp vốn của các công chứng viên hợp danh; quyền và nghĩa vụ của các công chứng viên hợp danh; cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng, quyền và nghĩa vụ của Trưởng Văn phòng công chứng và các công chứng viên hợp danh còn lại; nguyên tắc trả lương, thu nhập; nguyên tắc giải quyết tranh chấp; thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ)	1	77,000	0	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	0	0	0
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		870,000 ₫		154,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		78		78
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		67,860,000 ₫		12,012,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		55,848,000 ₫
		(Tiết kiệm: 82,3%)

27. Thủ tục : Chuyển đổi Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân thành Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh - Mã thủ tục: 1.013849

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		4	77,000	4	77,000
1	Đơn đề nghị chuyển đổi Văn phòng công chứng	1	77,000	1	77,000
2	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử Quyết định bổ nhiệm của các công chứng viên hợp danh dự kiến của Văn phòng công chứng chuyển đổi; giấy tờ chứng minh đã hành nghề công chứng từ đủ 02 năm trở lên đối với công chứng viên dự kiến làm Trưởng Văn phòng công chứng chuyển đổi	1	77,000	1	77,000
3	Dự thảo Điều lệ của Văn phòng công chứng chuyển đổi	1	77,000	1	77,000
4	Văn bản cam kết, thỏa thuận theo quy định tại khoản 3 Điều 17 Nghị định số 104/2025/NĐ-CP	1	77,000	1	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	0	0	0
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		1,024,000 ₫		385,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		10,240,000 ₫		3,850,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		6,390,000 ₫
		(Tiết kiệm: 62,4%)

28. Thủ tục : Bán Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân - Mã thủ tục: 1.013852

STT	Tên hồ sơ	Trước khi Tái cấu trúc		Sau khi Tái cấu trúc
		Giờ	Chi phí (đồng)	Giờ	Chi phí (đồng)
(1) Chuẩn bị hồ sơ		3	77,000	3	77,000
1	Hợp đồng bán Văn phòng công chứng	1	77,000	1	77,000
2	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 năm gần nhất đã được kiểm toán của Văn phòng công chứng được bán	1	77,000	1	77,000
3	Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử Quyết định bổ nhiệm của công chứng viên mua Văn phòng công chứng; giấy tờ chứng minh công chứng viên mua Văn phòng công chứng đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 31 của Luật Công chứng	1	77,000	1	77,000
(2) Nộp hồ sơ và nhận kết quả		8	77,000	1	77,000
(3) Phí/lệ phí		0	0	0	0
(4) Các chi phí khác (xăng xe, đi lại, tư vấn,...)		1	100,000	0	0
Tổng chi phí/bộ hồ sơ (1) + (2) + (3) + (4)		947,000 ₫		308,000 ₫
Số lượng đối tượng tuân thủ/ 01 năm		10		10
Tổng chi phí thực hiện TTHC 1 năm		9,470,000 ₫		3,080,000 ₫
Chi phí tiết kiệm sau khi tái cấu trúc		6,390,000 ₫
		(Tiết kiệm: 67,47%)

[1] Theo quy định tại Điều 10, Điều 13 Luật Giao dịch điện tử năm 2023 và Điều 4 Nghị định số 137/2024/NĐ-CP, văn bản điện tử được sử dụng và có giá trị pháp lý như bản gốc (bản chính) khi thông tin được bảo đảm tính toàn vẹn kể từ khi khởi tạo và có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh để tham chiếu. Đối với kết quả giải quyết TTHC, văn bản điện tử phải được cơ quan có thẩm quyền ký số, ban hành hợp lệ và lưu trữ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC hoặc Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân, tổ chức để phục vụ việc tái sử dụng.

[2] Bản sao điện tử có chứng thực là bản sao được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng giấy để xác thực nội dung là đúng với bản chính theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Nghị định số 45/2020/NĐ-CP. Căn cứ Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Điều 9 Luật Giao dịch điện tử năm 2023, bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính để đối chiếu, xác nhận trong các giao dịch và giải quyết thủ tục hành chính, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

[3] Riêng với thành phần quy định là "bản sao điện tử", theo quy định của pháp luật chuyên ngành, chấp nhận bản sao điện tử bằng cách quét (scan) hoặc chụp ảnh rõ nét từ bản chính (hoặc bản sao chứng thực) sang định dạng, không yêu cầu công chứng, chứng thực điện tử. Cá nhân, tổ chức chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính trung thực, chính xác và hợp pháp của thông tin kê khai trong hồ sơ, tài liệu.

Quyết định 656/QĐ-TTPVHCC năm 2026 phê duyệt phương án tái cấu trúc thủ tục hành chính lĩnh vực Công chứng thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội do Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố Hà Nội ban hành

Tổng quan văn bản

Chưa có thông tin lược đồ

Số ký hiệu	656/QĐ-TTPVHCC
Ngày ban hành	11/05/2026
Loại văn bản	Quyết định
Ngày có hiệu lực	11/05/2026
Nguồn thu thập	Cơ sở dữ liệu
Ngày đăng công báo	---
Cơ quan ban hành / Người ký	Trung tâm phục vụ hành chính công thành phố Hà Nội / Phan Văn Phúc
Phạm vi	Hà Nội
Trích yếu	Năm 2026 phê duyệt phương án tái cấu trúc thủ tục hành chính lĩnh vực Công chứng thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội do Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố Hà Nội ban hành
Tình trạng hiệu lực	Còn hiệu lực