Quyết định 74/2005/QĐ-UBND v/v Ban hành quy định công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Phước

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này bản qui định về công tác Lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh .

Điều 2: Quyết định này thay thế Quyết định số 05/2000/QĐ-UB ngày 17/01/2000 của UBND tỉnh và có hiệu lực kể từ ngày ký .

Điều 3: Các ông (bà) Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đôc các Sỏ,ngành, chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có lien quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

CHỦ TỊCH

(Đã ký)

Nguyễn Tấn Hưng

QUY ĐỊNH

Công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn Tỉnh

( Ban hành kèm theo Quyết định số: 74-/2005/QĐ-UBND ngày 01

tháng 8 năm 2005 của UBND tỉnh ).

____________

Để bảo quản an toàn và sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả,UBND tỉnh qui định công tác lưu trữ và lài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh như sau:

CHƯƠNG I

: QUI ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Tài liệu lưu trữ của tỉnh được bảo quản tại Trung tâm lưu trữ tỉnh . lưu trữ huyện,thị xã có giá trị về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hoá, giáo dục, xã hội và khoa học kỹ thuật dược hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan.đoàn thế tổ chức chính trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang và cá nhân trên địa bàn tỉnh, huyện, thị xã trải qua các thời kỳ lịch sử nhằm để nghiên cứu khoa học, lịch sử và các hoạt động khác .

Tài liệu lưu trữ phải là bản chính của văn bản hoặc tài liệu khác ghi trên các chất liệu khác.Phim,ảnh,băng đĩa từ ghi âm hoặc bằng các phương pháp ghi tin khác.Trường hợp không còn bản chính thì được thay thế bằng văn bản sao có giá trị như bản chính.

Trung lâm lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thị xã quản lý cống tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi địa phương mình .

Điều 2: Tài liệu lưu trữ của dịa phương là di sản văn hoấ,thuộc một phần phỏng lưu trữ quốc gia,khồng một cơ quan.tập thể,cá nhân nào dược chiêm dụng làm của riêng. Nghiêm cấm việc mua bán. trao đổi,tiêu huỷ tài liệu lưu trữ trái pháp luật .

Điều 3: Trung tâm lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện ,lhi xã cổ trách nhiệm giííp LBND tinh, LBNl) huyện, thị xã. UBND xã, phường, thị trấn thực hiện chồ dộ quản lý tạp trung thông nhất cổng tác lưu trừ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi của dịa phương mình.

Điều 4: Thủ trưởng các sở. ban, ngành , đoàn thể trong tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, UBND thị trấn, phường, xã trong phạm vi quyền hạn của mình cỏ trách nhiệm chỉ đạo. tổ chức quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo qui định của pháp luật.

CHƯƠNG II

: CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

l. Thu thập tài liêu lưu trữ

Điều 5: Trung tâm lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thị xã cỏ nhiệm vụ theo dõi, tổ chức thu thập hồ sơ, lài liệu đến hạn nộp lưu của các cơ quan, đơn vị thuộc mình quản lý.

Các cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ tỉnh, huyện. thị xã phải thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh khỏi tài liệu của mình trước khi giao nộp.

Điều 6: Thành phần tài liệu nộp vào kho lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện, thị xã. Đôi vơi Trung tâm lưu trữ tỉnh thực hiện theo công văn số 907/UB-LT ngày 09/7/1999 của UBND tỉnh hướng dẫn xây dựng danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ và công văn số 920/UB-LT ngày 12/9/1999 cua UBND lỉnh Ban hành danh mục mẫu thành phần tài liộu nộp vào Trung tâm lưu trữ .Đối với UBND hu vện. thị xã thực hiện theo công văn số 94/VP-LT ngày 26/3/2004 của Văn phòng UBND lỉnh hướng dẫn ban hành danh mục tài liệu và danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện,thị xã.

Tài liệu nộp lưu phải là bản chính (hoặc bản sao cỏ giá trị như bản chính) thành phần tài liệu như:

- Tài liệu hoạt động của Nhà nước (tài liệu hành chánh).

- Tài liệu khoa học kỹ thuật; dự án, dồ án, bản vẽ thiết kế, hán dồ. công trình nghiên cứu khoa học. phát minh sáng chế, luận án tốt nghiệp...

- Tài liêu chuyên môn: sổ sách thong kê. biểu mẫu có số liệu, hồ sơ nhân sự .

- Tài liệu bản thảo,bản nháp của tác phẩm văn học nghệ thuật.

- Tài liệu âm bản, dương bản, các bộ phim, ghi âm, khuôn đúcc đĩa, các bức ảnh. Micro fim.

- Tài liệu nhật ký. hồi ký, tranh vẽ hoặc in

- Tài liệu viết lay để tuyên truyền cổ động kêu gọi.

- Tài liệu là bút lích có ý nghĩa vãn hoá lịch sử cua tập thể, gia dinh,dòng họ, cá nhân điển hình tiêu biểu trải qua các thời kỳ lịch sử.

- Tài liệu sách, báo và các tài liệu khác có giá trị.

Các loại tài liệu trên hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Đảng. Nhà nươc, tổ chức chính trị,tổ chức chính trị - xã hội qua các thời kỳ lịch sử.

Điều 7: Cán bộ công chức,viên chức và nhân viên đang công tác liên quan đến công văn giấy tờ, chỉ được giữ hồ sơ tài liệu vồ những vụ việc đã giải quyết xong trong thời gian nhiều nhất là 01 năm, kể tử ngày việc đố kết thúc; sau thời hạn 01 năm phải nộp hồ sơ tài liệu đó vào lưu trữ cơ quan .

Lưu trữ cơ quan được quản lý.khai thác sử dụng trong thời hạn là 5 năm . Sau 5 năm lưu trữ cơ quan nộp hồ sơ, tài liệu để vào kho lưu trữ tỉnh,huyện.thị xã (lưu trữ lịch sử); Trung tâm lưu trữ có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ tài liệu thuộc các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh theo qui định Nhà nước. Kho lưu trữ của huyện, thị xã tiếp nhận hồ sơ. tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc huyện, thị xã quản lý .

Trường hợp cần thiết cơ quan, đơn vị nào muốn giữ lại hồ sơ tài liệu lưu trữ đã đến hạn nộp hai vào kho lưu trữ tỉnh, huyện, thị xã thì phải có văn bản báo cáo thuyết trình cho Chủ tịch UBND tỉnh, Chủ tịch UBND huyện,thị xã và cơ quan lưu trữ cùng cáp nêu dược sự đồng ý phải ấn định thời gian cụ thể, không giữ lại quá 2 năm. Đối với lưu trữ hiện hành (lưu trữ cơ quan) thì báo cáo thủ trưởng cơ quan ,đơn vị mình nếu được sự chấp thuận thì qui dịnh thời gian cụ thể nhưng không quá 01 năm.

Điều 8: Thủ tục giao nhận hồ sơ,tài liệu vào kho lưu trừ tỉnh, huyện, thị xã:

Việc giao nhận hồ sơ, tài liệu dược tiến hành lại kho lưu trữ tỉnh, huyện, thị xã: phái lập biên bản giao nhận ( biên bản dược lập thành 2 bản ) bên giao giữ 01 bán. bổn nhận giữ 01 bản ( phụ lục 01). Phương tiện vận chuyển lài liệu do bên giao chịu trách nhiệm .

Khi giao nhận phải có đầy đủ; Mục lục hồ sơ, lịch sử đơn vị hình thành phông kèm theo dể giúp cho việc khai thác sử dụng hồ sơ, lài liệu dược thuận lợi.

Kho lưu trữ lỉnh, huyện, thị xã chỉ nhận hồ sơ,tài liệu chỉnh lý hoàn chỉnh. Nếu tài liệu chưa chỉnh lý, chưa phân loại thành hồ sơ thì bên giao có trách nhiệm đầu tư kinh phí để chỉnh lý. Phương pháp chỉnh lý theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hoặc các văn bản hướng dẫn của Trung tâm lưu trữ tỉnh.

Điều 9: Cán bộ nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác phải kiểm tra lại tài liệu do mình quán lý để bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong và hồ sơ. tài liệu đến hạn nộp lưu. nộp cho lưu trữ cơ quan.Đối với hồ sơ, tài liệu công việc còn dở dang thì bàn giao cho người thay thế (có biên bản bàn giao và sự chứng kiến của lưu trữ cơ quan kèm theo danh mục tài liệu).

Điều 10: Các cơ quan khi sáp nhập, giải thể, chia trách, việc thu nộp tài liệu được tiến hành như sau

1. Đối với cơ quan giải thể

a) Cấp tỉnh:Một, sở, ngành hay cơ quan ngang sỏ (dưới đây gọi chung là sở.ngành) trực thuộc UBND tỉnh nếu giải thể thì hồ sơ,tài liệu nộp vào kho lưu trữ tỉnh.
Đơn vị thuộc sở, ngành; Phòng, ban, xí nghiệp, trường học ...(dưới dây gọi chung là đơn vị thuộc Sở, ngành ) giải thể thì hồ sơ, tài liệu nộp cho bộ phận lưu trữ của Sở.ngành.

b) Cấp huyện:Đơn vị thuộc UBND huyện,thị xã giải thể thì hồ sơ, lài liệu nộp cho lưu trữ huyện, thị xã.

2. Đối vài các cơ quan chia trách thành các cơ quan mới

a) Cấp tỉnh:Một sở, ngành trực thuộc UBND tỉnh chia tách thành hai hay nhiều Sỏ, ngành mới thì hồ sơ, tài liệu của Sở, ngành cũ nộp vào kho lưu trữ tỉnh .
Đơn vị thuộc Sở, ngành chia tách hai hay nhiều đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu đơn vị cũ nộp vào bộ phận lưu trữ Sở, ngành.

b) Cấp huyện:Một huyện, thị xã chia tách hai hay nhiều huyện, thị xã mới nhưng tên huyện, thị xã cũ không thay đổi thì hồ sơ, tài liệu giữ lại tại huyện, thị xã cũ (trường hợp 1-trong 2 huyện, thị xã đổi tên mới thì hồ sơ tài liệu được giữ lại huyện, thị xã sở tại).
Một đơn vị trực thuộc UBND huyện, thị xã chia tách thành hai hay nhiều đơn vị mơi thì hồ sơ, tài liệu của đơn vị cũ nộp vào kho lưu trữ huyẹn. thị xã .

c) Cấp xã:Xã, phường, thị trấn chia tách hai hay nhiều xã phương,thị trân mơi thì hồ sơ,lài liệu của xã,phường,thị trân cũ nộp cho một trong số xã.phường.thị trấn mới sở tại.
Một xã, phương, thị trấn chia tách nửa này sang xã, phương, thị trấn khác: nửa kia sang xã, phương, thị trấn khác thì hồ sơ, lài liệu của xã, phương, thị trấn cũ nộp vào kho lưu trữ của huyện, thị xã .

3. Đối với các cơ quan sáp nhập thành 01 cơ quan mới

a) Cấp tỉnh:Hai hay nhiều sở, ngành hợp nhất thành một sơ,ngành mơi thì hồ sơ. tài liệu của Sơ,ngành cũ nộp vào kho lưu trữ tỉnh .
Hai hay nhiều đơn vị trực thuộc Sở,ngành hợp nhất thành một đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu của các đơn vị cũ nộp vào bộ phận lưu trữ Sở,ngành.

b) Cấp huyên:Hai hay nhiều huyện,thị xã hợp nhất thành một huyện, thị xã mơi thì hồ sơ, tài liệu cua các huyện, thị xã cũ nộp vào kho lưu trữ của huyện, thị xã mới.
Hai hay nhiều đơn vị trực thuộc huyện,thị xã hợp nhất thành một đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu của các đơn vị cũ nộp vào kho lưu trữ huyện, thị xã .

c) cấp xã: Hai hay nhiều xã,phường,Ihị trấn hợp nhất thành một xã, phường, thị trấn mới thì hồ sơ,lài liệu của xã, phường,thị trấn cũ nộp cho xã, phường.thị trân mới quán lý.
+ Trường hợp các cơ quan giải thể, chia tách, hợp nhất cỏ những hồ sơ, tài liệu vụ việc chưa giải quyết xong thì được chuyển sang cơ quan, đơn vị moi để tiếp tục giai quyết thì phải thông kê đầy đủ danh mục tài liệu dó, gửi bản thông kẽ cho thiỉ trương cơ quan, lưu trữ cơ quan cấp mình cỏ trách nhiệm nhạn biết theo dõi. Lưu trữ lịch sử phải cỏ trách nhiệm tổ chức thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra, thu thập tài liệu cua các đơn vị này vào kho lưu trữ lịch sử theo qui định hiện hành .

Điều 11: Căn cứ vào các văn bản hướng dẫn cua Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ tỉnh cổ trách nhiệm xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tấc lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong phạm vi quyền hạn cíỉa mìtth cho các cơ quan,đơn vị trong tỉnh .

Điều 12: Hàng năm, Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện, thị xã cổ kế hoạch lổ chức thu thập, sưu tầm. bổ sung những tài liệu còn thiêu từ các nguồn; tài liệu cá nhân, gia đình dòng họ liêu biểu, nổi tiếng; tài liệu dặc biệt quí hiếm qua các thơi kỳ lịch sử cua tỉnh.

Điều 13: Việc xác định giá trị tài liệu đưa vào bảo quản hoặc loại ra những tài liệu hết giá trị, không giá trị, để tiêu hiív do Hội đồng xác định giá trị lài liệu ciỉa tỉnh, huyện, thị xã thực hiện đúng theo Điều 11,12 Nghị định sỏT 1 1/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ .

Điều 14: Các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân dược phẽp tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu sau khi cổ quyôd định tiêu huỷ của cấp cổ thẩm quyền.

2/ Thống kê tài liệu lưu trữ

Điều 15: Trung tâm lưu trữ tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc các huyện, thị xã, Sở, ngành thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ công lác lưu trữ và lài liệu lưu trữ, số liệu lấv từ ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 hàng năm báo cáo UBND tỉnh.Trung tâm Lưu trữ tỉnh tổng hợp gửi báo báo về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đúng theo qui định hiện hành.

Kho lưu trữ phải đảm bảo đầy đủ sổ sách thong ke tài liệu lưu trữ. phần mồm tin học họăc công cụ dể phục vụ cho việc tra tìm tài liệu lưu trữ.

3,Bảo quản tài liệu lưu trữ

Điều 16:Chủ tịch UBND các huyện ,thị xã, giám đôc các sớ' ngành, Trung lâm Lưu trữ tỉnh cổ trách nhiệm chỉ đạo thực hiện cấc qui định sau dây về bao quản lài liệu lưu trữ:

- Tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị phải điíỢc bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ.

- Xây dựng kho lưu trữ đúng theo tiêu chuẩn qui định hiện hành.

- Thực hiện hiện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng gian báo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ của đơn vị mình.

- Tổ chức phòng chống côn trùng, nấm mốc, khử axít ( khử trùng ), tu hồ phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc cỏ nguy cơ bị hư hỏng.

-Thực hịên chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quí. hiếm.

- Trang bị đầy đủ các máy mốc thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ như máy điều hoà nhiệt độ, máy hút bụi, máy hút ẩm, quạt thông gió, giá, kệ, tủ...

-Thống nhất trang bị biểu, mẫu hồ sơ, kệ, giá ... theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

- Các kho lưu trữ phải thống nhất nội qui quản lý tài liệu lưu trữ trong kho.

Điều 17:Thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi cho toàn tỉnh là 20 năm kể từ năm tài liệu đó hình thành đối với tài liệu thông thường; không áp dụng thời hạn này đối với tài liệu lưu trữ quí hiếm,lài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật, tài liệu có độ mật và các tài liệu khác.

4. Sử dụng tài liệu

Điều 18:Quyền và trách nhiệm của cơ quan,tổ chức và cá nhân trong việc khai thác.sử dụng tài liệu lưu trữ:

1. Đối tượng sau đây được sử dụng tài liệu lưu trữ

- Cơ quan, tổ chức, cá nhân được khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học.

- Cán bộ công chức - viên chức trong cơ quan sử dụng đê thực hiện nhiệm vụ được giao.

- Người nước ngoài được nghiên cứu khai thác sử dụng tài liệu.

2.Tổ chức sử dung

- Tài liệu lưu trữ chỉ được sử dụng trong phòng dọc, không được mang ra khỏi kho lưu trữ khi chưa có sự dồng ý của cấp có thẩm quyền.

- Đối với tài liệu thuộc danh mục bí mật Quốc gia. lài liệu quí hiếm, tài liệu có giá trị đặc biệt, không dược công bố rộng rãi.

-Tất cả các đối tượng trên khi khai thác,sử dụng tài liệu lưu trữ phải trả phí khai thác tài liệu theo qui định của pháp luật.

Điều 19:Thẩm quyền phê duyệt cho sử dụng lài liệu lưu trữ

- Chủ tịch UBND lỉnh, huyện, thị xã, Chánh Văn phòng UBND các cấp. giám dôc Trung tâm lưu trữ tỉnh, cán bộ lưu trữ huyện, thị xã cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ dang bảo quản ỏ kho lưu trữ thuộc phạm vi mình quản lý .

1. Đối với người nước ngoài

Người nước ngoài có nhu cầu khai thác,sử dụng tài liệu thì phải được phép ciía Chủ tịch UBND tỉnh,huyện,thị xã phô duyệt.

2. Đối với cơ quan tổ chức, cá nhân

Cư quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác,sử dụng tài liộu lưu trữ phải có sự dồng V của Chánh Văn phòng UBND tỉnh, huyện, thị xã và Giám đ(Yc Trung tâm lưu trữ tỉnh. Đôi với cán hộ lưu trữ huyện, thị xã trong phạm vi quyền hạn của mình cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Điều 20:Thẩm quyền sao chứng thực tài liệu lưu trữ

Người có thẩm quyền cho phcp khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì ký sao chứng thực lưu trữ .'

- Việc sao chứng thực tài liệu lưu trữ phải do cơ quan, tổ chức trực liếp quản lý tài liệu lưu trữ thực hiện .

CHƯƠNG III

: QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Điều 21: Trung tâm lưu trữ tỉnh có trách nhiệm tham mưu cho UBND tỉnh ban hành các văn bản qui phạm pháp luật về quản lý Nhà nước công lác lưu trữ,tài liệu lưu trữ trên cơ sở Điều 23, 24 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ.

Điều 22: Trung lâm lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện, thị xã cổ trách nhiệm the chê hoá các văn bản quán lv nhà nước về công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ de hướng dẫn lưu trữ cấp dưới thực hiện tốt công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.Tổ chức thực hiện lổt các che độ chính sách về công tác lưu trữ.

Điều 23: Khen thưởng,xử lý vi phạm và khiếu nại, tố cáo.

I. Cơ quan, tổ chức, cá nhân đạt được những thành tích trong bản quy định này được khen thưởng theo quy định của pháp luật.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân nào vi phạm các Điều trong bản quy định này, tuỳ theo mức dộ nặng nhẹ xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc truy tố trước pháp luật.

3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo các hành vi vi phạm pháp luật trong tỉnh vực lưu trữ.

CHƯƠNG IV

: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 24: Chánh văn phòng UBND tỉnh,Giám đốc Trung tâm Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc tổ chức thực hiện qui định này.

Điều 25: Căn cứ qui định này, Thủ trưỏng Sở, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã có trách nhiệm thực hiện, xây dựng bản qui định cho cơ quan, đơn vị mình.

Điều 26: Thủ trưỏng các cơ quan, đơn vị trong tỉnh có trách nhiệm đảm bảo cấp kinh phí, cơ sở vật chất đầy đủ cho việc thực hiện công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi đơn vị mình quản lý./.