Quyết định số 03/2026/QĐ-CTUBND về Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Điện Biên

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH ĐIỆN BIÊN

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Điện Biên.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 21/8/2026.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ; Thủ trưởng các sở, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường; Công ty Điện lực Điện Biên; các doanh nghiệp viễn thông cung cấp dịch vụ cho Hệ thống; cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH ĐIỆN BIÊN

(Ban hành kèm theo Quyết định số 03/2026/QĐ-CTUBND ngày 11 tháng 8 năm 2026 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Điện Biên)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Điện Biên.

2. Đối tượng áp dụng

a) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Điện Biên.

b) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan.

Điều 2. Giải thích từ ngữ và cấu trúc Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Điện Biên

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến là hệ thống thông tin đa phương tiện phục vụ việc truyền dẫn trực tiếp hình ảnh, âm thanh, dữ liệu giữa hai hoặc nhiều điểm cầu thông qua hạ tầng kỹ thuật chuyên dụng, mạng truyền số liệu chuyên dùng và phương thức kết nối phù hợp theo quy định.

2. Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Điện Biên (sau đây gọi tắt là Hệ thống) được kết nối thông qua Mạng truyền số liệu chuyên dùng; thiết bị điều khiển đa điểm đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh Điện Biên. Các thiết bị quản lý, điều khiển, giám sát và hỗ trợ vận hành Hệ thống được bố trí theo yêu cầu kỹ thuật, điều kiện thực tế và hướng dẫn của cơ quan quản lý Hệ thống.

3. Cơ quan quản lý Hệ thống là Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Điện Biên, thực hiện quản lý nhà nước, quản lý kỹ thuật, điều phối và hướng dẫn việc quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống theo Quy chế này.

4. Hệ thống được triển khai gồm 02 cấp, cụ thể như sau:

a) Cấp tỉnh: Các điểm cầu tại Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Khoa học và Công nghệ và các sở, ngành tỉnh;

b) Cấp xã: Các điểm cầu đặt tại Ủy ban nhân dân các xã, phường.

5. Việc bổ sung, điều chỉnh, thay đổi điểm cầu của Hệ thống được thực hiện theo yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan có thẩm quyền, điều kiện hạ tầng kỹ thuật thực tế và hướng dẫn của cơ quan quản lý Hệ thống.

6. Thiết bị điều khiển đa điểm (Multipoint Control Unit - MCU), sau đây gọi tắt là MCU, là thiết bị đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh Điện Biên, dùng để quản lý, thiết lập phiên kết nối, phối trộn, xử lý hình ảnh, âm thanh, dữ liệu truyền phát giữa các điểm cầu trong Hệ thống.

7. Điểm cầu là phòng họp trực tuyến được bố trí thiết bị đầu cuối, phần mềm kết nối và các thiết bị ngoại vi cần thiết (xuất hình ảnh/âm thanh, thu hình ảnh/âm thanh) để tham gia cuộc họp trực tuyến thông qua Hệ thống.

8. Điểm cầu chính là điểm cầu của cơ quan, đơn vị chủ trì cuộc họp trực tuyến, thực hiện việc điều hành cuộc họp và phối hợp điều phối các điểm cầu tham dự.

9. Điểm cầu nhánh là điểm cầu của cơ quan, đơn vị được mời tham dự cuộc họp trực tuyến, tham gia theo sự điều hành của điểm cầu chính và sự điều phối kỹ thuật của cơ quan quản lý Hệ thống.

10. Cơ quan chủ trì cuộc họp là cơ quan, đơn vị tổ chức, điều hành cuộc họp trực tuyến tại điểm cầu chính.

11. Đơn vị vận hành Hệ thống là đơn vị được giao nhiệm vụ vận hành kỹ thuật, theo dõi, hỗ trợ kết nối, xử lý sự cố kỹ thuật của Hệ thống.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 3. Nguyên tắc quản lý và sử dụng Hệ thống

1. Hệ thống được triển khai sử dụng nhằm phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo, điều hành của các cơ quan Trung ương đến cấp tỉnh và từ cấp tỉnh đến cấp cơ sở; bảo đảm thông tin được truyền đạt nhanh chóng, chính xác.

2. Việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống phải bảo đảm tính thống nhất, an toàn thông tin, an ninh mạng, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng ngân sách nhà nước; được phân cấp rõ ràng về trách nhiệm giữa cơ quan tham mưu quản lý nhà nước và các cơ quan, đơn vị, địa phương trực tiếp quản lý điểm cầu.

Điều 4. Các trường hợp tổ chức Hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Cuộc họp trực tuyến do cơ quan Trung ương tổ chức mà cơ quan, đơn vị, địa phương ở tỉnh Điện Biên tham gia với tư cách là điểm cầu nhánh.

2. Cuộc họp trực tuyến do Tỉnh ủy, Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh, các sở, ngành tỉnh hoặc cơ quan, đơn vị có liên quan chủ trì, tổ chức để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành, hội nghị, làm việc, tập huấn, giao ban và các nhiệm vụ khác.

3. Cuộc họp trực tuyến đột xuất, khẩn cấp phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Thường trực Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh về phòng, chống thiên tai, dịch bệnh, bảo đảm quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội hoặc tình trạng khẩn cấp.

4. Các cuộc họp trực tuyến khác theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền và phù hợp với khả năng đáp ứng của Hệ thống.

Điều 5. Yêu cầu đối với phòng họp trực tuyến

1. Phòng họp trực tuyến phải được bố trí phù hợp với quy mô, tính chất, yêu cầu của cuộc họp; bảo đảm các điều kiện cần thiết về diện tích, ánh sáng, âm thanh, hình ảnh, nguồn điện, đường truyền, vị trí lắp đặt thiết bị và điều kiện kỹ thuật khác phục vụ việc kết nối, tổ chức cuộc họp trực tuyến.

2. Thiết bị phục vụ hội nghị truyền hình trực tuyến tại các điểm cầu phải được lắp đặt, kết nối, quản lý, vận hành, sử dụng và bảo quản theo hướng dẫn của nhà sản xuất, hướng dẫn của cơ quan quản lý Hệ thống và quy trình kỹ thuật có liên quan; bảo đảm hoạt động ổn định, an toàn, hiệu quả.

3. Việc bố trí, quản lý, sử dụng phòng họp trực tuyến và thiết bị phục vụ hội nghị truyền hình trực tuyến phải bảo đảm an toàn điện, an toàn phòng cháy, chữa cháy, an toàn thông tin, an ninh mạng và bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

4. Việc thay đổi cấu hình, tháo dỡ, di chuyển, đấu nối, cài đặt phần mềm hoặc sử dụng thiết bị, đường truyền ngoài phạm vi được phép chỉ được thực hiện khi có ý kiến của cơ quan quản lý Hệ thống hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Điều 6. Đăng ký sử dụng Hệ thống

1. Đối với các cuộc họp trực tuyến do Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì, việc tổ chức thực hiện theo giấy mời họp hoặc văn bản chỉ đạo của cơ quan có thẩm quyền. Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chủ động thông báo cho cơ quan quản lý Hệ thống về thời gian, quy mô, thành phần điểm cầu và yêu cầu cần thiết khác để tổng hợp, điều phối sử dụng Hệ thống.

2. Đối với các cuộc họp trực tuyến do các sở, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân các xã, phường hoặc cơ quan, đơn vị khác chủ trì, cơ quan chủ trì cuộc họp gửi văn bản đăng ký sử dụng đến cơ quan quản lý Hệ thống trước thời gian tổ chức cuộc họp ít nhất 02 ngày làm việc nhằm bảo đảm không trùng lặp khung giờ kết nối, trừ trường hợp cuộc họp đột xuất, khẩn cấp hoặc theo chỉ đạo của cơ quan có thẩm quyền.

3. Nội dung đăng ký sử dụng Hệ thống gồm các thông tin chủ yếu sau:

a) Tên cuộc họp;

b) Cơ quan, đơn vị chủ trì cuộc họp;

c) Thời gian tổ chức cuộc họp;

d) Hình thức, quy mô cuộc họp và danh sách điểm cầu tham dự;

đ) Người chủ trì cuộc họp;

e) Đầu mối hành chính và đầu mối kỹ thuật của cơ quan, đơn vị đăng ký;

g) Yêu cầu kỹ thuật, yêu cầu hỗ trợ khác (nếu có);

h) Yêu cầu về bảo mật, an toàn thông tin đối với cuộc họp có nội dung thuộc phạm vi bí mật nhà nước hoặc nội dung cần bảo vệ theo quy định.

4. Trường hợp có từ 02 cuộc họp trở lên đăng ký sử dụng Hệ thống trong cùng thời gian hoặc yêu cầu sử dụng vượt quá khả năng đáp ứng, cơ quan quản lý Hệ thống thực hiện điều phối theo nguyên tắc ưu tiên: cuộc họp đột xuất, khẩn cấp, phục vụ quốc phòng, an ninh, phòng, chống thiên tai, dịch bệnh, tình trạng khẩn cấp; cuộc họp theo chỉ đạo của cơ quan Trung ương, Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh; sau đó đến các cuộc họp khác. Trường hợp các cuộc họp có cùng mức ưu tiên thì căn cứ thời điểm đăng ký, yêu cầu thực tế và ý kiến của cơ quan có thẩm quyền để điều phối; đồng thời thông báo kịp thời cho các cơ quan, đơn vị liên quan.

5. Trường hợp có thay đổi về thời gian, thành phần điểm cầu, yêu cầu kỹ thuật, yêu cầu bảo mật hoặc nội dung khác so với đăng ký ban đầu, cơ quan, đơn vị đăng ký có trách nhiệm kịp thời thông báo cho cơ quan quản lý Hệ thống để điều chỉnh, điều phối phù hợp.

6. Đối với cuộc họp đột xuất, khẩn cấp hoặc theo chỉ đạo của cơ quan có thẩm quyền, cơ quan chủ trì cuộc họp thông báo ngay cho cơ quan quản lý Hệ thống bằng hình thức phù hợp để được ưu tiên điều phối, hỗ trợ tổ chức thực hiện; việc bổ sung văn bản đăng ký hoặc thông tin liên quan được thực hiện sau khi bảo đảm yêu cầu tổ chức cuộc họp.

Điều 7. Công tác chuẩn bị trước cuộc họp trực tuyến

1. Căn cứ lịch sử dụng Hệ thống đã được điều phối, cơ quan chủ trì cuộc họp phối hợp với cơ quan quản lý Hệ thống, cơ quan, đơn vị quản lý điểm cầu và tổ chức, cá nhân có liên quan chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tổ chức cuộc họp trực tuyến.

2. Cơ quan, đơn vị quản lý điểm cầu có trách nhiệm kiểm tra điều kiện kỹ thuật tại điểm cầu quản lý, bao gồm thiết bị đầu cuối, hệ thống âm thanh, hình ảnh, nguồn điện, đường truyền, mạng cục bộ và điều kiện kỹ thuật cần thiết khác; kịp thời thông báo cho cơ quan quản lý Hệ thống, cơ quan chủ trì cuộc họp khi phát hiện sự cố hoặc nguy cơ ảnh hưởng đến việc kết nối, tổ chức cuộc họp để được hướng dẫn, phối hợp xử lý.

3. Việc kiểm thử kỹ thuật được thực hiện phù hợp với quy mô, tính chất, yêu cầu của cuộc họp và thông báo của cơ quan quản lý Hệ thống. Đối với cuộc họp quan trọng, cuộc họp có nhiều điểm cầu hoặc có yêu cầu kỹ thuật, bảo mật cao, việc kiểm thử kỹ thuật thực hiện trước thời gian tổ chức cuộc họp ít nhất 04 giờ làm việc, trừ trường hợp cuộc họp đột xuất, khẩn cấp hoặc theo chỉ đạo của cơ quan có thẩm quyền.

4. Nội dung kiểm thử kỹ thuật bao gồm kiểm tra kết nối giữa các điểm cầu, chất lượng âm thanh, hình ảnh, tín hiệu trình chiếu, chia sẻ tài liệu, khả năng điều khiển, vận hành thiết bị và yêu cầu kỹ thuật khác theo tính chất cuộc họp.

5. Các điểm cầu tham dự cuộc họp phải hoàn thành việc kết nối chính thức với Hệ thống trước giờ khai mạc cuộc họp tối thiểu 30 phút, trừ trường hợp cuộc họp đột xuất, khẩn cấp hoặc trường hợp có yêu cầu khác của cơ quan chủ trì cuộc họp, cơ quan quản lý Hệ thống.

6. Cơ quan chủ trì cuộc họp có trách nhiệm chuẩn bị chương trình, tài liệu, nội dung trình chiếu và điều kiện phục vụ điều hành cuộc họp; phối hợp với cơ quan quản lý Hệ thống và các điểm cầu liên quan trong quá trình kiểm thử, kết nối, xử lý sự cố kỹ thuật trước khi cuộc họp bắt đầu.

7. Đối với cuộc họp có nội dung thuộc phạm vi bí mật nhà nước hoặc nội dung cần bảo vệ theo quy định, cơ quan chủ trì cuộc họp phải xác định và thông báo rõ yêu cầu bảo mật; cơ quan quản lý Hệ thống và c ác điểm cầu liên quan chỉ sử dụng hệ thống, thiết bị, đường truyền và phương thức kết nối đáp ứng yêu cầu bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh mạng và an toàn thông tin theo quy định của pháp luật.

8. Trường hợp phát sinh sự cố kỹ thuật trước cuộc họp, cơ quan quản lý Hệ thống chủ trì, phối hợp với cơ quan chủ trì cuộc họp, cơ quan, đơn vị quản lý điểm cầu, doanh nghiệp viễn thông và đơn vị liên quan để hướng dẫn, hỗ trợ xử lý; trường hợp cần thiết, báo cáo cơ quan có thẩm quyền xem xét, quyết định phương án tổ chức cuộc họp phù hợp.

Điều 8. Vận hành, điều khiển hệ thống trong cuộc họp

1. Đơn vị vận hành Hệ thống tại cơ quan quản lý Hệ thống có trách nhiệm:

a) Quản trị, theo dõi thông số kỹ thuật, điều chỉnh tín hiệu hình ảnh, âm thanh và các thông số kỹ thuật phù hợp với yêu cầu của cuộc họp;

b) Phối hợp với đầu mối kỹ thuật tại các điểm cầu, doanh nghiệp viễn thông và đơn vị liên quan để xử lý kịp thời sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh, hạn chế gián đoạn cuộc họp.

2. Các điểm cầu có trách nhiệm:

a) Vận hành thiết bị tại điểm cầu trong quá trình diễn ra cuộc họp; phối hợp điều chỉnh micro, camera, màn hình và thiết bị liên quan theo yêu cầu của cơ quan chủ trì cuộc họp hoặc đơn vị vận hành Hệ thống;

b) Phối hợp điều chỉnh khung hình, âm thanh, hình ảnh khi có đại biểu tại điểm cầu phát biểu;

c) Không tự ý kết nối, gọi hoặc thiết lập phiên làm việc với điểm cầu khác trong Hệ thống khi chưa có yêu cầu của đơn vị vận hành Hệ thống hoặc cơ quan chủ trì cuộc họp;

d) Khi phát hiện sự cố gián đoạn kết nối, mất tín hiệu hình ảnh, âm thanh hoặc sự cố kỹ thuật khác, kịp thời thông báo cho đơn vị vận hành Hệ thống để phối hợp xử lý;

đ) Sau khi kết thúc cuộc họp, thực hiện kiểm tra, bảo quản thiết bị và kết thúc phiên kết nối theo hướng dẫn của nhà sản xuất, cơ quan quản lý Hệ thống và quy trình kỹ thuật có liên quan.

Điều 9. Bảo đảm an toàn thông tin cho Hệ thống

1. Việc quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống phải đáp ứng yêu cầu bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ, an ninh mạng, bảo vệ dữ liệu, bảo vệ bí mật nhà nước và quy định pháp luật có liên quan.

2. Tài khoản, mật khẩu, mã truy cập phòng họp trực tuyến và thông tin kỹ thuật phục vụ kết nối phải được quản lý, cấp phát đúng đối tượng, đúng mục đích; không chia sẻ cho tổ chức, cá nhân không có nhiệm vụ tham dự, quản lý, vận hành hoặc hỗ trợ kỹ thuật cuộc họp.

3. Việc ghi âm, ghi hình, phát trực tiếp, chia sẻ tài liệu, dữ liệu, hình ảnh, âm thanh hoặc cung cấp thông tin cuộc họp cho bên thứ ba chỉ được thực hiện khi được người chủ trì cuộc họp hoặc cơ quan có thẩm quyền cho phép và phải tuân thủ quy định về an ninh mạng, an toàn thông tin, bảo vệ dữ liệu và bảo vệ bí mật nhà nước.

4. Đối với cuộc họp có nội dung thuộc phạm vi bí mật nhà nước, việc tổ chức, kết nối, truyền đưa, lưu trữ, ghi âm, ghi hình, trình chiếu và chia sẻ tài liệu phải thực hiện trên hệ thống, thiết bị, đường truyền và giải pháp kỹ thuật đáp ứng yêu cầu bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định. Không sử dụng mạng Internet công cộng, nền tảng hội nghị trực tuyến thương mại hoặc phương thức kết nối thay thế không đáp ứng yêu cầu bảo mật để truyền đưa nội dung, tài liệu thuộc phạm vi bí mật nhà nước.

5. Cơ quan chủ trì cuộc họp phối hợp với cơ quan quản lý Hệ thống quyết định biện pháp kỹ thuật, phương án kết nối và phương án dự phòng phù hợp với mức độ bảo mật của cuộc họp; trường hợp phương án dự phòng không đáp ứng yêu cầu bảo vệ bí mật nhà nước thì không được sử dụng để thay thế kết nối chính thức.

6. Khi phát hiện nguy cơ, sự cố mất an toàn thông tin, lộ, lọt thông tin, tài liệu hoặc dấu hiệu truy cập, kết nối trái phép vào Hệ thống, cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân liên quan phải kịp thời thông báo cho cơ quan quản lý Hệ thống và cơ quan có thẩm quyền để phối hợp xử lý theo quy định.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 10. Trách nhiệm của Sở Khoa học và Công nghệ

1. Là cơ quan quản lý Hệ thống; chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh về quản lý nhà nước, quản lý kỹ thuật, vận hành, điều phối và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống theo Quy chế này.

2. Quản lý, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa và bảo đảm an toàn thông tin đối với MCU, hệ thống phần mềm quản lý dùng chung và hạ tầng kỹ thuật tập trung đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh Điện Biên.

3. Tiếp nhận, tổng hợp, điều phối lịch sử dụng Hệ thống; phân bổ tài nguyên kênh truyền, cấp phát tài khoản kết nối và hướng dẫn cấu hình thiết bị đầu cuối tham gia Hệ thống.

4. Giao đơn vị có chức năng, nhiệm vụ phù hợp làm đơn vị vận hành Hệ thống và là đầu mối kỹ thuật trực tiếp quản trị, vận hành MCU, hệ thống phần mềm quản lý dùng chung; bố trí nhân sự chuyên trách ứng trực kỹ thuật, hỗ trợ kết nối và xử lý kịp thời các sự cố phát sinh trong quá trình tổ chức cuộc họp.

5. Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị quản lý, vận hành, sử dụng, bảo quản thiết bị hội nghị truyền hình trực tuyến tại các điểm cầu; hướng dẫn quy trình kiểm tra kỹ thuật, kiểm thử kết nối, xử lý sự cố và bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình sử dụng Hệ thống.

6. Xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống và xử lý sự cố kỹ thuật cho đội ngũ đầu mối kỹ thuật tại các điểm cầu.

7. Định kỳ 06 tháng, hằng năm hoặc đột xuất theo yêu cầu, tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh về tình hình quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống; kỳ số liệu, thời hạn gửi và nội dung báo cáo thực hiện theo chế độ báo cáo của Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Điều 11. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị trong bảo quản, vận hành, sử dụng Hệ thống

1. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, doanh nghiệp viễn thông và cơ quan, đơn vị liên quan bảo đảm điều kiện kỹ thuật phục vụ các cuộc họp trực tuyến kết nối từ Trung ương với Ủy ban nhân dân tỉnh; các cuộc họp do Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh tham dự hoặc chủ trì tại điểm cầu của Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh và Ủy ban nhân dân các xã, phường được giao quản lý điểm cầu có trách nhiệm quản lý, sử dụng phòng họp, tài sản, trang thiết bị thuộc Hệ thống theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công, quy định tại Quy chế này và các hướng dẫn của cơ quan chuyên môn liên quan.

3. Bảo đảm các điều kiện kỹ thuật tại điểm cầu do cơ quan, đơn vị quản lý (bao gồm thiết bị đầu cuối, hệ thống âm thanh, hình ảnh, nguồn điện, đường truyền, mạng cục bộ); thực hiện kiểm tra, kiểm thử kết nối và chuẩn bị các điều kiện cần thiết theo quy định tại Điều 7 Quy chế này hoặc theo thông báo của cơ quan chủ trì cuộc họp, cơ quan quản lý Hệ thống. Chủ động xây dựng phương án dự phòng về nguồn điện, đường truyền, thiết bị và phương thức kết nối thay thế theo hướng dẫn của cơ quan quản lý Hệ thống để kịp thời xử lý khi phát sinh sự cố; không sử dụng phương án dự phòng không đáp ứng yêu cầu bảo mật đối với cuộc họp có nội dung thuộc phạm vi bí mật nhà nước.

4. Phân công công chức, viên chức chuyên trách công nghệ thông tin hoặc cán bộ đầu mối kỹ thuật được đào tạo vận hành Hệ thống chịu trách nhiệm vận hành thiết bị đầu cuối. Cán bộ được phân công có trách nhiệm phối hợp chuẩn bị điều kiện kỹ thuật, kiểm tra thiết bị, kết nối Hệ thống trước cuộc họp; tham gia hỗ trợ vận hành trong quá trình họp và phối hợp xử lý các sự cố kỹ thuật phát sinh tại điểm cầu của cơ quan, đơn vị. Trường hợp thay đổi cán bộ phụ trách kỹ thuật, cơ quan, đơn vị phải bố trí cán bộ thay thế và thông báo cho Sở Khoa học và Công nghệ để được hướng dẫn, hỗ trợ đào tạo.

5. Kịp thời thông báo cho Sở Khoa học và Công nghệ khi phát hiện hư hỏng, mất mát, sự cố kỹ thuật, nguy cơ mất an toàn thông tin hoặc phát sinh nhu cầu thay đổi cấu hình, di chuyển, tháo dỡ, đấu nối, sử dụng thiết bị, đường truyền ngoài phạm vi được phép để được hướng dẫn, phối hợp xử lý.

6. Bảo đảm kinh phí để thực hiện bảo quản, vận hành, sử dụng điểm cầu do cơ quan, đơn vị quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về tài chính, ngân sách nhà nước và các quy định khác có liên quan.

7. Cơ quan chủ trì cuộc họp có trách nhiệm:

a) Chịu trách nhiệm về nội dung, chương trình, tài liệu, thời gian, thành phần tham dự và việc tổ chức cuộc họp theo quy định;

b) Ban hành văn bản triệu tập hoặc giấy mời họp, xác định rõ hình thức tổ chức, thời gian, địa điểm, danh sách điểm cầu tham dự và yêu cầu liên quan đến cuộc họp;

c) Thực hiện đăng ký sử dụng Hệ thống theo quy định tại Điều 6 Quy chế này;

d) Cử đầu mối phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ và các điểm cầu liên quan để chuẩn bị, tổ chức, điều hành cuộc họp; kịp thời thông tin khi có thay đổi về thời gian, thành phần điểm cầu hoặc yêu cầu khác so với nội dung đã đăng ký;

đ) Quản lý việc phát hành, gửi, chia sẻ, thu hồi, lưu trữ tài liệu cuộc họp; bảo đảm an toàn thông tin, bảo vệ bí mật nhà nước đối với nội dung, tài liệu cuộc họp theo quy định của pháp luật.

Điều 12. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Hằng năm, căn cứ khả năng cân đối ngân sách địa phương và quy định về phân cấp ngân sách nhà nước, Sở Tài chính chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí để duy trì hoạt động Hệ thống; bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa MCU, hệ thống phần mềm quản lý dùng chung, hạ tầng kỹ thuật tập trung tại Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh Điện Biên và thực hiện các nhiệm vụ bảo đảm an toàn thông tin theo quy định.

Điều 13. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị liên quan

1. Doanh nghiệp viễn thông có trách nhiệm:

a) Phối hợp bảo đảm điều kiện kỹ thuật, chất lượng đường truyền số liệu chuyên dùng theo chức năng, nhiệm vụ và hợp đồng cung cấp dịch vụ được ký kết;

b) Cung cấp đầu mối liên hệ, bố trí nhân sự kỹ thuật để kịp thời phối hợp xử lý các sự cố về đường truyền, kết nối trong quá trình chuẩn bị và tổ chức cuộc họp;

c) Thực hiện bảo mật thông tin cuộc họp theo quy định của pháp luật và thỏa thuận cung cấp dịch vụ có liên quan.

2. Công ty Điện lực Điện Biên có trách nhiệm:

a) Phối hợp bảo đảm cung cấp điện phục vụ Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh Điện Biên và các điểm cầu của Hệ thống theo phương án cung cấp điện, hợp đồng mua bán điện và quy định của pháp luật có liên quan;

b) Kịp thời thông báo kế hoạch ngừng, giảm cung cấp điện hoặc sự cố có khả năng ảnh hưởng đến Trung tâm tích hợp dữ liệu tỉnh Điện Biên và các điểm cầu để cơ quan quản lý Hệ thống, cơ quan, đơn vị liên quan chủ động phương án dự phòng, bảo đảm việc tổ chức cuộc họp theo yêu cầu.

Điều 14. Tổ chức thực hiện

1. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.

2. Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc phát sinh, các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Khoa học và Công nghệ để tổng hợp, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.