Thông tư liên tịch 52/VT-KH-TC-TK hướng dẫn thực hiện chế độ quyết toán vật tư trong tình hình mới

I. NHỮNG QUI ĐỊNH VỀ THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ QUYẾT TOÁN VẬT TƯ

(lập, xét duyệt và xử lý quyết toán vật tư)

Quyết toán vật tư là một biện pháp quan trọng, nhằm mục đích khắc phục tình trạng buông lỏng quản lý trong các khâu hoạt động nhập, xuất, cung ứng, bảo quản, sử dụng vật tư và nâng cao tinh thần trách nhiệm trong việc sử dụng vật tư tiết kiệm, có hiệu quả cao, mà yêu cầu chủ yếu phải đạt là:

- Cung ứng vật tư ra phải thu được sản phẩm tương ứng về cho Nhà nước.

- Giảm được hao hụt, mất mát vật tư trong mọi khâu hoạt động: nhập, xuất, vận chuyển...

- Giảm được mức tiêu hao vật tư cho một số đơn vị sản phẩm, công việc.

- Điều hoà và huy động được mọi nguồn vật tư phụ vụ sản xuất kinh doanh.

- Ngăn chặn kịp thời các vi phạm về chế độ, chính sách quản lý sử dụng vật tư.

Để thực hiện được mục đích và yêu cầu trên, việc quyết toán vật tư được qui định cụ thể là:

1. Tất cả các đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc thành phần kinh tế quốc doanh và các thành phần kinh tế khác do trung ương và địa phương quản lý, được Nhà nước cung ứng vật tư, phải quyết toán vật tư với đơn vị quản lý cấp trên trực tiếp.

- Tất cả các Bộ, Uỷ ban Nhà nước và các cơ quan khác thuộc Hội đồng Bộ trưởng (gọi tắt là cấp Bộ), các uỷ ban nhân dân tỉnh thành phố đặc khu trực thuộc Trung ương (gọi tắt là cấp tỉnh) là cấp trực tiếp nhận chỉ tiêu kế hoạch Nhà nước, phải quyết toán vật tư phần do nhà nước thống nhất quản lý phân phối với Nhà nước.

- Cơ quan giúp thủ trưởng các cấp xét duyệt, xử lý quyết toán vật tư cho cấp dưới và lập báo cáo quyết toán vật tư gửi cấp trên:

Vụ kế hoạch của Bộ, Tổng cục đối với cấp Bộ, Uỷ ban Kế hoạch địa phương đối với cấp tỉnh.

Phòng vậ tư (phòng kế hoạch hoặc ban kế hoạch trong trường hợp không tổ chức phòng vật tư riêng) đối với cấp Liên hiệp xí nghiệp, Tổng công ty, Sở, Ty, Quận, Huyện, Thị và cấp đương tương.

- Bộ Vật tư, Bộ Mỏ và Than, Bộ Xây dựng, Bộ Lâm nghiệp, Bộ Nông nghiệp, Bộ Điện lực, Tổng cục Cao su, ... (gọi tắt là Bộ cung ứng) giúp Nhà nước trực tiếp xét duyệt, xử lý quyết toán vật tư phần do Bộ, Tổng cục trực tiếp cung ứng.

- Tổng cục Thống kê phải tổng hạch toán thống kê về quyết toán vật tư trong toàn nền kinh tế quốc dân và làm báo cáo phân tích tình hình quản lý sử dụng vật tư toàn quốc trình Hội đồng Bộ trưởng và gửi cho các cơ quan có liên quan của Đảng và Nhà nước.

2. Quyết toán vật tư phải thể hiện được các nội dung cơ bản sau:

- Tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư có phân tích chi tiết các nguồn nhập (nhập của cơ quan cung ứng, tự nhập khẩu, liên doanh liên kết, vay mượn,...), các trường hợp xuất (xuất để sản xuất kinh doanh, điều hoà, liên doanh liên kết, trao đổi bán nhượng,...).

-Tình hình quản lý sử dụng vật tư tiết kiệm hay hao hụt, mất mát vượt định mức tiêu hao vật tư cho phép.

- Kết quả sản xuất kinh doanh (tổng giá trị sản lượng hàng hoá thực hiện, số lượng sản phẩm chủ yếu với qui cách và chất lượng qui định, tiêu thụ theo kế hoạch và hợp đồng của từng ngành sản xuất vật chất....).

- Tình hình phân phối sản phẩm, có phân tích theo đối tượng phân phối như: giao nộp cho cơ quan cung ứng; cho nội thương; cho lương thực thực phẩm; cho ngoại thương để xuất khẩu; cho nội vụ-quốc phòng; phân phối trực tiếp cho các cơ quan xí nghiệp thuộc Trung ương và địa phương quản lý; bán lẻ theo lệnh trên hay xí nghiệp tự giải quyết; trao đổi hàng hoá, bán nhượng sản phẩm,...

- Thanh toán chi tiêu vật tư theo sản phẩm thực tế đã giao nộp cho Nhà nước (vật tư đã được cung ứng, vật tư tính tương ứng với sản phẩm giao nộp, vật tư được cấp thêm hoặc vật tư phải hoàn lại hay trừ vào chi tiêu năm sau).

3. Biểu mẫu sử dụng để quyết toán vật tư là biểu mẫu của chế độ báo cáo thống kê về quyết toán vật tư cho các đơn vị sản xuất kinh doanh do Tổng cục Thống kê ban hành:

+ Đơn vị kinh tế cơ sở sử dụng 5 biểu:

01QTVT-CS nhập, xuất, tồn kho vật tư của đơn vị cơ sở

02QTVT-CS kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị cơ sở

03QTVT-CS phân phối sản phẩm của đơn vị cơ sở

04QTVT-CS tiêu hao vật tư cho sản phẩm, công việc của đơn vị cơ sở

05QTVT-CS quyết toán vật tư thu đổi của đơn vị cơ sở

+ Đơn vị quản lý cấp trên (đơn vị kinh tế tổng hợp) sử dụng 6 biểu:

01QTVT-TH nhập, xuất, tồn kho vật tư của đơn vị quản lý cấp trên

02QTVT-TH sử dụng vật tư phân theo ngành kinh tế của đơn vị quản lý cấp trên

03QTVT-TH kế quan sx kinh doanh của đơn vị quản lý cấp trên

04QTVT-TH phân phối sản phẩm của đơn vị quản lý cấp trên

05QTVT-TH tiêu hao vật tư cho sản phẩm, công việc của đơn vị quản lý cấp trên

06QTVT-TH quyết toán vật tư thu đổi của đơn vị quản lý cấp trên

(Biểu mẫu cụ thể xem phần phụ lục kèm theo thông tư)

- Danh mục vật tư phải quyết toán đối với cấp Bộ, cấp tỉnh là danh mục vật tư do nhà nước thống nhất quản lý, phân phối (do Hội đồng Bộ trưởng, Uỷ ban Kế hoạch, Bộ cung ứng phân phối) theo qui định tại Nghị định số 143-CP ngày 13/5/1980 về việc ''ban hành hệ thống chi tiêu pháp lệnh của kế hoạch nhà nước'' và kinh tế cơ sở là danh mục vật tư mà đơn vị sử dụng ký kết hợp đồng với cơ quan trực tiếp cung ứng.

- Danh mục sản phẩm công việc để quyết toán đối với cấp Bộ, cấp tỉnh là danh mục sản phẩm trọng yếu và danh mục công trình xây dựng cơ bản trọng điểm của nền kinh tế quốc dân qui định tại Nghị định số 106-HĐBT ngày 5/4/1984 về việc ''ban hành danh mục sản phẩm trọng yếu, cơ sở sản xuất ưu tiên và công trình xây dựng cơ bản trọng điểm của nền kinh tế quốc dân" và các Nghị định, quyết định bổ sung sửa đổi; còn đối với đơn vị kinh tế cơ sở là danh mục sản phẩm, công việc chủ yếu do cơ quan quản lý cấp trên giao trong kế hoạch sản xuất kinh doanh.

- Ngoài phần báo cáo bằng số liệu trên theo các biểu chính thức, còn phải báo cáo bằng lời văn kèm theo các phụ lục biểu (nếu cần) để thuyết minh cụ thể từng trường hợp nhập tự tìm kiếm, xuất vật tư ra ngoài đơn vị, khối lượng vật tư trên sản phẩm dở dang, số lượng sản phẩm dở dang, tồn kho sản phẩm và đối tượng phân phối sản phẩm ..., nêu lên những nét chủ yếu về hiệu quả của quá trình sử dụng vật tư, những khó khăn và ảnh hưởng của nguyên nhân về kế hoạch, cung ứng vật tư và cấp phát vốn đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ báo cáo.

- Người duyệt ký báo cáo quyết toán vật tư (thủ tưởng) phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Nhà nước về tính chính xác và trung thực qua số liệu.

- Thời kỳ và nơi gửi báo cáo quyết toán vật tư:

Đơn vị gửi b/c thống kê về

Số kỳ gửi báo cáo

Số kỳ quyết

Ngày nộp quyết toán vật tư chậm nhất

Nơi nhận báo cáo thống kê về QTVT và Để làm gì

QTVT và bản quyết toán vật tư

thống kê về QTVT

toán vật tư

Kỳ 6 tháng

Kỳ cả năm

bản quyết toán vật tư

I. Đ/vị kinh tế cơ sở

1. Thuộc địa phương quản lý

4 kỳ báo cáo thống kê

2 kỳ quyết toán (6 tháng

cả năm)

20/ 7

20/ 1

năm sau

- Sở, ty, quận, huyện, thị...

- CQ trực tiếp cung ứng

-Cục Thống kê địa phương- Để xét duyệt quyết toán

- Để làm chức năng quản lý NN

- Cơ quan báo cáo và kiểm tra số liệu của Nhà nước

2. Thuộc TW quản lý

(quí I

6 tháng

9tháng và cả năm)

- LHXN, TCT thuộc bộ

- CQ trực tiếp c/ứng

-Cục Thống kê địa phương- Để xét duyệt quyết toán

- Để làm chức năng quản lý Nhà nước

- Cơ quan báo cáo và kiểm tra số

liệu của Nhà nước

Cơ quan quản lý cấp trên cơ sở

1. Sở, Ty, Quận, huyện thị và cấp tương đương

2 kỳ báo cáo thống kê

(6 tháng và cả năm)

2 kỳ quyết toán (6 tháng và cả năm)

30/ 7

30/ 1 năm sau

- Uỷ ban kế hoạch địa phương

- Cục thống kê địa phương- Để xét duyệt quyết toán

- Cơ quan báo cáo và kiểm tra số liệu của Nhà nước

2. Liên hiệp xí nghiệp

Tổng công ty và cấp tương đương

- Vụ KH của Bộ, tổng cục chủ quản

- Bộ vật tư (Vụ KH)

- Tổng cục thống kê (Vụ tài sản vật tư)- Để xét duyệt quyết toán

- Để kiểm tra sử dụng

- Cơ quan báo cáo và kiểm tra số liệu

III. Cấp Bộ, cấp tỉnh

2 kỳ báo cáo thống kê (6 tháng và cả năm)

1 kỳ quyết toán (cả năm)

15/ 2 năm sau

-Bộ vật tư (Vụ kế hoạch)

- Bộ cung ứng (Vụ kế hoạch)

- Tổng cục thống kê (Vụ tài sản vật tư)

- Cơ quan thường trực quyết toán vật tư Nhà nước

- Để xét duyệt quyết toán

- Cơ quan báo cáo và kiểm tra số liệu của nhà nước.

Ghi chú:

- Bản quyết toán vật tư là bản báo cáo thống kê về quyết toán vật tư đã được cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp duyệt.

- Kỳ quyết toán vật tư cả năm phải có xác nhận của đơn vị mua sản phẩm kèm theo bản quyết toán vật tư (số lượng sản phẩm phải giao, số sản phẩm đã giao) để làm căn cứ kiểm tra trong việc sử dụng vật tư, đồng thời kiểm tra đơn vị nhận sản phẩm.

4. Để đảm bảo việc quyết toán có chất lượng (chính xác) yêu cầu:

- Các cấp (đơn vị kinh tế cơ sở, đơn vị kinh tế tổng hợp) phải thường xuyên củng cố công tác hạch toán kinh tế: hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê và hạch toán kế toán.

- Bản báo cáo thống kê về quyết toán vật tư của đơn vị kinh tế cơ sở, nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ ghi chép ban đầu, sổ sách hạch toán thống kê kế toán vềủ dụng vật tư và các hoạt động sản xuất kinh doanh, các văn bản giao nhiệm vụ kế hoạch sản xuất, các định mức kinh tế kỹ thuật do cấp trên duyệt và các hợp đồng kinh tế.

- Bản quyết toán vật tư của đơn vị kinh tế tổng hợp (cơ quan quản lý cấp trên) phải trên cơ sở tổng hợp các bản quyết toán vật tư của đơn vị cấp dưới, trường hợp số liệu tổng hợp khác với số liệu trong báo cáo thống kê về quyết toán vật tư của cấp mình thì phải nghiên cứu và làm thủ tục điều chỉnh số liệu (thống nhất giữa báo cáo thống kê và quyết toán).

- Cơ quan quản lý cấp trên các cấp có trách nhiệm hướng dẫn đôn đốc và kiểm tra việc quyết toán vật tư của các đơn vị cấp dưới.

- Cơ quan cung ứng các cấp có nhiệm vụ kiểm tra việc sử dụng vật tư đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh (thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về vật tư), trước khi kiểm tra phải thông báo nội dung, thời gian kiểm tra cho đơn vị được kiểm tra và sau kiểm tra phải lập biên bản kiểm tra gửi cho cấp Bộ, cấp tỉnh chủ quản, đồng thời làm báo cáo gửi cấp trên về kết quả kiểm tra.

- Định kỳ mỗi quí một lần, giữa cơ quan trực tiếp cung ứng với đơn vị được cấp phát vật tư, phải có sự đối chiếu số liệu trên cơ sở kế hoạch hoặc hợp đồng đã ký kết; sau đó cơ quan cung ứng làm văn bản xác nhận số lượng, chất lượng vật tư đã cung ứng.

5. Các Bộ cung ứng, sau khi nhận bản quyết toán vật tư của cấp Bộ, cấp tỉnh gửi, đối chiếu với số liệu đã hạch toán thống kê, cung ứng của từng ngành hàng, làm văn bản thanh toán sòng phẳng chỉ tiêu vật tư theo sản phẩm thực tế đã giao nộp cho Nhà nước.

6. Để tạo thuận lợi cho Bộ Vật tư làm được nhiệm vụ xét duyệt quyết toán vật tư toàn nền kinh tế quốc dân theo qui định của Nghị định số 190-HĐBT (điểm 5,điều 10), các Bộ cung ứng phải báo cáo về kết quả trực tiếp xét duyệt, xử lý quyết toán vật tư phần do Bộ, Tổng cục trực tiếp cung ứng, gửi cho Bộ Vật tư để Bộ Vật tư tổng hợp chung báo cáo Liên Bộ và Nhà nước.

Nội dung phải báo cáo là:

- Quyết toán vật tư, thiết bị nhập khẩu theo hiệp định dài hạn (5 năm), Nghị định thư, hợp đồng và phụ lục hợp đồng (năm); quyết toán vật tư sản xuất trong nước theo kế hoạch thu mua gia công, với thực tế đã cung ứng cho nền kinh tế quốc dân.

- Kết quả thanh toán chỉ tiêu vật tư theo sản phẩm thực tế đã giao nộp cho Nhà nước với cấp Bộ, cấp tỉnh (vật tư đã cung ứng, vật tư được cấp thêm và vật tư phải hoàn lại hoặc trừ vào chỉ tiêu năm sau).

- Tình hình quản lý sử dụng vật tư, trong đó tình hình hao hụt mất mát vật tư trong từng lĩnh vực, phân phối lưu thông và sử dụng, tình hình tiêu hao vật tư thực tế cho một đơn vị sản phẩm công việc.

- Kiến nghị về công tác kế hoạch hoá kinh tế vật tư và các biện pháp mới (chế độ chính sách) và quản lý sử dụng vật tư.

II. Chế độ xử lý quyết toán vật tư

1. Sau khi báo cáo lên cấp trên của 2 bên (cung ứng và sử dụng), các công ty (xí nghiệp) cung ứng vật tư được quyền tạm ngừng cung ứng đối với những đơn vị:

- Có vật tư tồn kho quá lớn so với định mức dự trữ tối đa.

- Vi phạm chế độ chính sách về quản lý sử dụng vật tư như: dùng vật tư sai mục đích ghi trong kế hoạch. Sản xuất kinh doanh được duyệt, đem bán lại vật tư được phân phối theo kế hoạch hoặc mua của Nhà nước cho tư thương hoặc đơn vị kinh tế khác để kiếm chênh lệch giá, không giao nộp sản phẩm đúng số lượng, chất lượng theo hợp đồng đã ký mà không có lý do chính đáng.

- Không hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh (trừ trường hợp không hoàn thành kế hoạch do yếu tố vật tư).

Khi xử lý ngừng cung ứng, hai bên (cung ứng và sử dụng) gặp nhau làm cam kết báo cáo lên cấp trên rồi mới được cấp tiếp.

2. Các Bộ cung ứng được quyền thu hồi vật tư trường hợp năm sau không có chỉ tiêu vật tư hoặc trừ vào chỉ tiêu vật tư năm sau đối với những đơn vị không hoàn thành kế hoạch giao nộp sản phẩm cho Nhà nước và nghiên cứu đề nghị cơ quan (cấp) giao chỉ tiêu vật tư giải quyết cấp bù vật tư cho những đơn vị giao nộp sản phẩm vượt kế hoạch.

3. Các đơn vị hoặc cá nhân có thành tích sử dụng tiết kiệm năng lượng, nguyên nhiên vật liệu so với định mức Nhà nước qui định, sẽ được khen thưởng bằng tiền. Ngược lại, nếu sử dụng vượt định mức sẽ bị cắt giảm tỷ lệ phân phối lợi nhuận và lập 3 quí của xí nghiệp, dựa trên qui định cụ thể về thưởng phạt thực hành tiết kiệm do Bộ Tài chính ban hành (theo tinh thần của Nghị quyết 15-HĐBT ngày 8/2/82).

4. Những đơn vị sản xuất kinh doanh không thực hiện chế độ quyết toán vật tư, không gửi báo cáo thống kê về quyết toán vật tư cho: cơ quan cung ứng, ngành thống kê và các nơi nhận khác theo qui định của chế độ báo cáo thống kê về quyết toán vật tư và thông tư này, thì ngoài việc trừ phạt giảm mức trích lập quĩ khen thưởng và quĩ phúc lợi hàng quí và hàng năm, còn bị ngừng cung ứng vật tư cho đến khi đã tổ chức thực hiện chế độ quyết toán vật tư và đã có báo cáo thống kê về quyết toán vật tư.

Thông tư này thay cho thông tư số 85 TK-KH-TC-VT ngày 02/2/83 của Liên Bộ về việc "Hướng dẫn thi hành quyết định số 195-HĐBT ngày 14/12/1982".

Trong khi thi hành, nếu phát hiện những vấn đề không phù hợp với đặc điểm tình hình của Bộ, địa phương thì phản ánh bằng văn bản nói rõ ý kiến của mình với Bộ Vật tư (cơ quan thường trực quyết toán vật tư Nhà nước); trường hợp không hợp lý về mẫu báo cáo thì ngoài việc phản ánh cho Bộ Vật tư, còn phản ánh cho Tổng cục Thống kê, đề Tổng cục Thống kê nghiên cứu giải quyết.

Khi chưa có ý kiến sửa đổi hoặc bổ sung của Liên Bộ thì vẫn thi hành đầy đủ những qui định nêu trong thông tư này.